醫院物流管理信息系統的開發與實踐

崔 萌

（山東第一醫科大學 山東 泰安 271016）

1 引言

醫院物流管理系統主要包括以下模塊：訂單管理、計劃管理、庫存管理、應付款管理等。同時，強化二級庫的管理，保證消耗物資的發放與處方進行掛鉤，有利于庫存準確性以及真實性的提升，結合物資預算以及科室物資消耗定額情況，不斷完成物資采購以及物資發放的控制，實現整體物資管理過程控制。這一過程中，需要保證物資管理以及財務系統等子系統之間的數據共享。醫院在長時間發展中，物資材料管理需要重視物流管理系統的建立與使用，充分發揮管理的作用，實現醫院材料成本有效控制。

2 醫院物流管理信息系統概述

在醫院運行過程中，物流管理信息系統主要是指加工處理物流相關信息，實現物流以及資金流的有效控制以及管理，可以為醫院管理人員提供信息數據的分析以及決策支持，以此構成人機結合的管理系統，這一系統的應用可以收集、傳遞、加工、保存醫院不同物流數據與信息，將有用的信息傳遞到使用人員。通過這種方式幫助醫院進行有效管理，醫院物流信息管理系統可以保證網絡化、智能化、集成化等優勢，同時具備較高的動態性、實時性等，醫院整體物資的使用可以實現可視化、動態化以及精確化管理[1]。

3 物流管理整體思路概述

在物流管理整體流程中，主要包括以下幾方面：（1）現狀。目前，我國醫院物流管理依然處于初期使用階段，并且深入化應用物流管理的核心功能，比較常見的有高值耗材管理應用、庫存預警管理應用、供應商資質管理等。在提高物流管理應用水平之后，可以掌握醫院物流管理需求，以此為依據，設計醫院物流管理系統。（2）需求。物流管理流程的合理性，保證采購管理的透明化，庫存數據提高準確性，供應商付款具有計劃性，在物流數據獲取之后可以及時提供到相關部門，為分析報告提供支持。（3）設計思路。主要有兩方面內容，分別是內部模塊設計以及外部模塊集成化設計。內部模塊設計主要有物資采購計劃管理、訂單管理以及庫存管理等，在內部單據信息有效溝通之后，不斷完善物流系統的基本化應用。外部模塊化設計，主要是醫院的財務管理系統、成本管理系統等部分子系統集成化設計應用，對信息孤島問題有效解決，有效利用數據共享以及信息化資源，降低資金成本[2]。

4 物流信息管理系統應用過程中存在的問題

目前，大多數醫院已經實施醫院信息系統建設、收費系統以及辦公自動化等，尤其是在中心城市的三甲醫院應用較多，醫院門診、掛號等流程中逐漸實現電子化、一部分醫院在取藥位置也實現了條碼技術，但是這種技術的應用僅僅是局部范圍，難以為醫院的整體決策提供更加全面化的科學信息，因此大多數的信息系統僅僅停留在財務結算作為核心的運行模式，不能擴大覆蓋面，只在局部位置后進行醫院業務試驗作用，在外部環境協調以及內部環境整合中應用不多，其中物流一體化的作用支持更是少之又少。（1）醫院物流管理系統中資產不明確。長時間管理過程中，使用的管理手段缺乏科學性以及動態性，物資管理方面較為粗放，因此物資清查盤點工作經常是混亂的狀態，難以做到賬務與實際情況符合，管理數據難以保證正確性，實物資產家底不夠清晰，不能為醫院的資產管理決策提供更加準確的科學化依據。（2）實際采購與預算工作難以掛鉤。醫院物資采購以及使用需要在預算支持下進行，但在實際采購過程中，涉及的物資種類較多，型號多，市場價格變化幅度大，與物資質量也產生聯系，實際采購階段不能有效控制物資價格，并且突發因素影響也會追加部分物流品種，執行預算工作難易度增加。在以往采購工作中，物資采購缺乏較為詳細的記錄，并且采購預算缺乏科學化的依據，采購預算整體合理性較低，經費也較難控制，物資采購以及消耗過程缺乏有效的預算控制[3]。（3）物資重復性購置。在管理過程中資金與物資管理經常處于脫離狀態，難以將存量資產與增減變化情況納入年度預算中，不能實現同步管理，醫院在實物資產采購以及使用過程中，難以統一化管理，部分物資的使用需要由單個部門自行訂貨和定量等，物資管理存在盲目性，因此在一定程度上造成項目重復建設、設備也出現重復購置情況，資金使用投入也存在重復性。（4）與財務系統斷層。物資使用需要貫穿到整體臨床科室中，因此其出庫以及入庫等數據需要進行手工管理，通過手工填寫記賬憑證等，財務工作人員的工作量無形之中增加。臨床醫生在開具醫囑過程中，收費材料不能實現醫囑核銷，成本核算難度較大。現如今使用的物流信息管理系統僅僅是記錄物資出入庫以及加和，沒有與醫療業務產生的物資消耗相連接，因此物資消耗支出以及資產難以通過系統完成數據共享。物資管理長時間處于信息孤島的狀態，信息不能充分共享，單一科室不經常使用設備，不能借用到其他科室，臨床科室工作開展中固定資產使用情況不清晰，信息封閉，部分物資難以及時調整使用，資源長時間閑置。（5）資金流失情況比較嚴重。醫院物資管理過程中，缺乏動態性的跟蹤設備，資產管理情況不明確，不能進行物資的全過程監督以及管理，難以及時管理和控制待處置資產、庫存資產等，醫院資金流失現象比較嚴重[4]。

5 醫院物流信息管理系統應用分析

5.1 醫療物資管理模塊

這一管理模塊的主要功能有網上物資采購技術、審計采購計劃、庫存管理以及賬務處理等[5]。使用一定數量的客戶端可以對醫院不同獨立核算單位以及機關進行網上配送，降低過程中的人力投入資本，完善以及優化采購流程、供應流程等，對工作效率具有提高作用。針對二級庫房的管理，聯系醫院器械信息以及患者信息，提高科室行為的規范性，增加管理過程中的成本意識以及風險意識。在高值耗材管理過程中，采取零庫存管理模式，實現精確化管理。在整體醫院運行過程中，高值耗材需要首先建立產品信息、供應商信息等相應標準信息庫，患者在使用之后，使用條碼掃描高值耗材，實現系統自動完成入庫、出庫等工作。高值耗材條形碼使用過程中，可以建立不良事件的快速追溯機制，保證醫院避免相應的風險，社會效益較好。

5.2 應付款管理模塊

該部分管理模塊主要目的是保證物資會計可以更好地了解醫院與供應商采購資金付款以及未付款的情況，在采購過程中供應商提供的發票信息以及付款信息有效記錄之后，可以實時了解應付款額的情況，為醫院財務部門以及領導審批提供審批付款的依據。這一過程需要注意實時記錄發票以及付款信息，周期性地提供供應商付款報表，財務部門以及相關領導之間的審批流程需要明確并且簡化，掌握財務資金的實際使用情況，實現資金的合理化應用[6]。

5.3 消毒供應室管理模塊

消毒供應室管理屬于物資管理中的下級模塊，消毒供應室工作開展在整體醫院質量管理中占據重要作用，使用現代信息化手段可以保證消毒供應室的科學化管理。消毒供應室進行財務管理，主要包括以下幾種管理功能，分別是領用管理、交換管理、消毒管理以及借用管理。這一管理模塊與物資管理模塊中需要共享物資編碼庫，核算供應商等相應信息數據，在共同使用服務端，不斷優化管理流程，減少科室的工作量，提高消毒供應室的保障效率[7]。

5.4 采購訂單管理模塊

采購訂單管理可以為庫房管理提供準確的收貨信息，有效控制內部采購的審批流程。采購訂單的使用可以為供應商的送貨工作提供比較完整的采購信息。倉庫管理人員掌握訂單實際情況，具有周期性，提前做好收貨準備。審批工作是流程的核心部分，因此審批環節越少，工作效率越高；采購流程確認之后，掌握物資材料的庫存情況，以此確定最終的采購量；工作人員可以打印采購單，將其與采購合同共同交給供應商，作為采購依據使用。每個月份的采購計劃需要有效核對，保證科室采購需求量與其消耗量符合，避免超儲情況出現；針對長期未供貨的采購訂單需要使用催貨單[8]。

6 結語

醫院物流信息管理系統將科室需求作為業務核心，主要目的是降低庫存成本，減少總運營成本，以此提高收益效果。通過綜合管理水平提升，提供物流信息管理需要的分析數據，提高管理質量。