信息化背景下的高校科研檔案歸檔問題研究

吳哈娜

（百色學院 廣西 百色 533000）

1 引言

隨著知識經濟時代的到來，科學技術已經成為推動經濟社會發展的重要基礎，高校科研工作作為重要的技術來源，對社會發展起到關鍵作用，科研檔案管理能夠有效實現對科員成果、研究過程等環節產生的資料數據進行全面的收集，進行完善的歸檔，為高校科研工作和教學工作開展提供可靠的參考和依據。但是檔案歸檔工作中存在著一些問題，需要檔案管理部門和科研人員結合實際科研工作情況，建設完善的管理體系，推動檔案管理水平的提升。

2 高校科研檔案信息化建設的重要意義

信息技術在科研檔案管理中的科學運用，能夠有效提升檔案管理效率，利用專業信息設備和網絡技術，實現對管理流程的高效整合，建設完善的信息化管理平臺，推動管理效率的提升。同時利用技術手段，實現檔案存儲形式的數字化轉變，有效降低成本投入，并能夠通過對數字化檔案的深入分析，對資料進行科學管理，對資料的利用環節進行科學優化，有效提升科研檔案資源的利用效率[1]。

3 高校科研檔案歸檔工作問題分析

歸檔工作作為高校科研檔案管理的重要環節，是保證檔案資料真實有效的重要基礎，但是在實際的歸檔過程中存在著一些問題，制約著檔案管理效果的提升。首先是對歸檔工作的重視程度相對不足，當前高校科研壓力較大，學校管理部門和科研人員對歸檔工作缺乏有效的重視，不能按照相關的檔案管理規范對資料數據進行科學的整理，無法對相關資料進行全面的收集，影響檔案完整性。其次是歸檔規范不夠完善，對歸檔流程缺乏有效的規范，對歸檔工作中存在的問題不能做到及時發現和解決[2]。特別是隨著信息技術的運用，歸檔工作內容和形式發生了很大的變化，使得現有的檔案規章制度和過程管理體系已經不能滿足實際的管理需求，檔案管理部門缺乏主動意識，不能對相關的管理制度進行針對性的調整。再次是信息化程度較低，不能充分發揮信息技術優勢對歸檔工作進行優化，增大了歸檔工作量。相關信息基礎設施建設相對滯后，無法實現對歸檔流程的科學優化。最后是檔案管理人員的專業能力不足，科研檔案具有較強的專業性，需要管理人員在具備相應的檔案專業素養的同時，對科研項目形成有效的了解，保證檔案真實有效。而現有的檔案工作人員的專業素養和能力水平相對不足，無法保證歸檔工作的高效執行[3]。

4 信息化背景下高效科研檔案歸檔問題解決措施

4.1 完善歸檔工作制度

科研檔案歸檔工作中存在的問題是影響檔案管理質量的重要因素，管理部門應加強對歸檔工作的重視，充分結合高校科研工作需求，加強對歸檔工作的重視，有效提升科研人員的歸檔意識，保障管理制度的高效落實。要制定長效管理機制，結合檔案工作實際情況，對管理制度進行動態化調整，對歸檔工作流程進行科學規范，有效適應科研工作實際，提升管理工作的科學性。

4.2 建設信息化管理體系

信息技術的運用對提升歸檔工作水平起到積極作用，要合理利用信息技術手段，對歸檔流程進行科學優化，建設完善的信息化管理平臺，實現對檔案管理環節的全面覆蓋，并利用信息設備和技術，對歸檔工作進行優化，實現資料數據的數字形式轉化，有效提升管理效率。利用先進技術對科研資料進行深入分析，對資料進行科學的整理、分類、排序和保存，建設完善的檔案數據庫，推動歸檔工作高效開展。

4.3 強化歸檔意識

高校科研人員作為歸檔工作的重要主體，歸檔意識的提升是強化歸檔水平的重要基礎，在管理工作中，要加強宣傳教育，引導科研人員充分認識科研歸檔工作的重要作用，在日常科研工作中對自身工作進行嚴格規范，確保資料信息的完整和真實有效，并嚴格按照歸檔制度進行資料的整理和提交，提升檔案管理質量。高校要完善監管機制，對歸檔工作中存在的問題做到及時發現和解決，落實責任機制，對科研人員形成有效的督促作用。

4.4 加強人才隊伍建設

科研檔案具有較強的專業性，管理人員的專業水平是影響歸檔質量的重要因素，檔案管理部門要加強人才隊伍建設，積極引進優秀的檔案專業人才，充實管理隊伍。要完善培訓機制，結合歸檔工作實際情況，制定針對性的培訓策略，有效提升管理人員的素質能力。要完善考核機制，將歸檔工作成效作為重要的考核依據，將考核結果與激勵政策進行有效結合，激發管理人員的工作積極性和責任心。

5 結語

科研檔案歸檔工作的高效落實是推動科研項目科學推進的重要基礎，為科研工作開展提供基礎保障。管理部門要提升主動意識，充分結合歸檔工作中存在的具體問題，堅持以問題為導向，轉變傳統的管理思路，構建完善的歸檔體系，合理利用信息技術優勢，對歸檔流程進行科學優化，提升檔案歸檔水平。