人工智能技術(shù)在電子檔案管理的應(yīng)用

張國棟

（山東省濟寧市嘉祥縣職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校 山東 濟寧 272400）

1 引言

中職院校進行電子檔案管理工作過程中，應(yīng)用人工智能技術(shù)，具體技術(shù)分為以下幾項，一是系統(tǒng)智能技術(shù)、二是指紋虹膜技術(shù)、三是網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)、四是智能檢索技術(shù)，上述技術(shù)會使電子檔案管理體現(xiàn)出共享性特點，并且整個檔案管理工作更加安全。

2 人工智能技術(shù)

人工智能技術(shù)于20世紀50年代由西方國家提出，在現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展過程中，人工智能技術(shù)成為智能發(fā)展重要的載體，加快智能技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，與各個領(lǐng)域進行人工智能研究存在密切的關(guān)系，在相關(guān)研究的基礎(chǔ)上，會推動人工智能技術(shù)的發(fā)展，尤其是生產(chǎn)制造、管理等領(lǐng)域，人工智能技術(shù)會產(chǎn)生強大的動力，加快各個領(lǐng)域的智能化發(fā)展。人工智能技術(shù)是由多個智能化系統(tǒng)組成，體現(xiàn)出人腦智能特點，人腦智能特點分別與視覺、聽覺以及觸覺等有關(guān)，如使用指紋進行識別，或者使用人臉進行識別等，以人腦的智能特點，通過思維模擬整個識別過程，并且由人工智能進行操作。但是人工智能與人腦的思維模式存在一定的差異，主要體現(xiàn)在人腦具有獨立思考的能力[1-2]。

3 電子檔案管理

電子檔案是檔案的一種形式，體現(xiàn)出電子化特點，將檔案信息使用電子元件存儲，會壓縮檔案的占用空間。此外在企業(yè)管理工作中，采用電子檔案管理模式，安排專業(yè)人員負責(zé)管理工作，運用信息技術(shù)加強管理，會提升管理的質(zhì)量和效率。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式相比，電子檔案編撰過程更為簡單，使用計算機可以靈活調(diào)整檔案內(nèi)容。紙質(zhì)檔案在內(nèi)容調(diào)整過程中，需要進行反復(fù)的訂裝，整個過程消耗的時間較多，并且還會出現(xiàn)錯誤。在電子檔案管理工作中，工作人員使用計算機，采用電子檢索的方式，快速獲取相應(yīng)的檔案內(nèi)容，在繁復(fù)的內(nèi)容中將內(nèi)容進行歸檔，使電子檔案劃分更加準確和詳細。

4 應(yīng)用人工智能技術(shù)進行電子檔案管理的意義

4.1 降低錯誤發(fā)生概率

電子檔案工作中，應(yīng)用人工智能技術(shù)，會降低發(fā)生錯誤的概率。人工智能技術(shù)中的智能檢索技術(shù)，會快速篩選出相應(yīng)的信息，包括文字、音頻以及圖片等，智能檢索技術(shù)會拓寬檢索路徑，在檢索中會劃分出詳細的內(nèi)容，并按照時間、名稱或者其他要素進行排列，提升檢索效率和準確性。此外工作人員進行模糊檢索時，智能檢索技術(shù)會連接相關(guān)的信息，采用提示關(guān)鍵字的方式，會為用戶提供相應(yīng)的內(nèi)容，以便用戶進行相關(guān)內(nèi)容的查找。

4.2 提高工作效率

電子檔案管理使用元件的方式存儲信息，由于存儲空間較小，會存儲較多的電子信息。由于電子信息較多，傳統(tǒng)的管理方式，會使管理效率降低，應(yīng)用智能人工技術(shù)，會在檔案管理的各個環(huán)節(jié)，詳細劃分信息內(nèi)容，有助于提升工作效率。在提升工作效率過程中，會在計算機內(nèi)建立運行體系，使每項內(nèi)容與各個環(huán)節(jié)建立關(guān)系，計算機在上傳電子信息時，建立的關(guān)系會自動劃分內(nèi)容，將存儲內(nèi)容歸檔至相應(yīng)的文件，整個歸檔過程無需人工操作，并且計算機會編制目錄，極大地提高了工作效率。

4.3 降低管理成本

在中職院校電子檔案管理工作中，應(yīng)用人工智能技術(shù)會有效降低管理成本。人工智能技術(shù)應(yīng)用期間，在短期內(nèi)會投入技術(shù)成本、設(shè)備成本以及專業(yè)人員成本等，并在使用中會投入維護成本，但是作為一種長久的技術(shù)，在后期使用期間，信息技術(shù)的升級，會提升人工智能技術(shù)的管理效率，并且檔案管理部門的人員，會負責(zé)維護、管理以及運行等工作，整個工作難度較小，使用的人員較少，在人力資源成本投入方面減少。此外在長期的管理工作中，只需投入設(shè)備運行維護以及技術(shù)升級等成本，在減少人員使用方面，從長遠角度會產(chǎn)生較多的節(jié)約效益。

4.4 提高管理的安全性

中職院校電子檔案管理工作中，提升管理工作的安全性尤為重要。電子檔案涉及許多重要的內(nèi)容，增加檔案管理的安全性投入，需要應(yīng)用人工智能技術(shù)，借助人工技術(shù)的安全權(quán)限，為相關(guān)工作人員提供安全指導(dǎo)，使工作人員劃分成不同的等級，在相應(yīng)的等級中才能獲取檔案內(nèi)容。保證電子檔案管理的安全性，應(yīng)充分人工智能技術(shù)的識別優(yōu)勢，工作人員進行識別，以及使用獨立的安全密鑰進入到管理層級，會降低信息內(nèi)容泄露以及盜取的概率。此外電子檔案在網(wǎng)絡(luò)中，會受到病毒的攻擊，人工智能技術(shù)會識別和阻隔病毒，有效保護電子檔案。

5 人工智能技術(shù)應(yīng)用電子檔案管理的方法

5.1 系統(tǒng)智能技術(shù)

系統(tǒng)智能技術(shù)是人工智能技術(shù)重要的組成部分，運用系統(tǒng)智能技術(shù)，會快速搜索出相應(yīng)的內(nèi)容。如中職學(xué)校進行學(xué)生檔案管理工作中，借助系統(tǒng)智能技術(shù)，工作人員采用自行搜索、語音等方式，輸入關(guān)鍵字即可獲取學(xué)生檔案。此外工作人員掌握檔案文號，在系統(tǒng)中輸入檔案號，會快速展示檔案內(nèi)容。工作人員進行檔案編輯過程中，在學(xué)生檔案中添加文字、圖片等，使用系統(tǒng)智能技術(shù)，會與原有的檔案內(nèi)容融合，提升檔案內(nèi)容的完整性。中職學(xué)校的學(xué)生數(shù)量較多，許多時間較長的檔案，采用電子管理的方式，可以有效壓縮存在空間，借助系統(tǒng)智能技術(shù)進行管理，會使學(xué)生的檔案按照入校時間、畢業(yè)時間、名稱以及所屬學(xué)院等進行分類，在后續(xù)搜索中會提升管理效率和精準度[3]。

5.2 指紋虹膜技術(shù)

中職院校在電子檔案管理工作中，應(yīng)做好安全管理工作，尤其是在學(xué)校開展的科研工作以及學(xué)生信息管理工作中，建立安全的防護體系，會避免科研成果流失以及學(xué)生信息泄漏等情況。如果上述內(nèi)容被盜取，會影響中職院校和學(xué)生的發(fā)展。在電子檔案管理工作中，應(yīng)用指紋虹膜技術(shù)，會加強電子檔案安全管理。中職學(xué)校在進行檔案調(diào)閱過程中，工作人員必須經(jīng)過指紋以及虹膜的識別，獲得相應(yīng)的權(quán)限，才能調(diào)閱相關(guān)的檔案內(nèi)容。此外具有安全管理身份的人員，會負責(zé)不同環(huán)節(jié)的安全工作，尤其是在調(diào)閱與學(xué)校科研有關(guān)的內(nèi)容時，調(diào)閱人員應(yīng)獲得管理權(quán)限，然后進行指紋和虹膜識別，最終與其他管理人員共同進行信息調(diào)閱，整個過程全部由計算機記錄，各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息，均會在指紋虹膜等技術(shù)應(yīng)用中進行記錄，一旦工作人員在識別中出現(xiàn)問題，如未經(jīng)過識別，電子檔案管理系統(tǒng)會關(guān)閉訪問渠道，同時發(fā)出預(yù)警，中斷一切發(fā)生信息泄露行為。中職院校應(yīng)積極應(yīng)用指紋虹膜技術(shù)，用于建立安全的管理體系，有效加強檔案的安全管理。

5.3 網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)

中職學(xué)校進行電子檔案管理工作中，會包含許多管理內(nèi)容，如學(xué)生學(xué)籍、圖書以及科研成果等，上述管理內(nèi)容在檔案工作中，采用傳統(tǒng)的方法會使整個過程花費較長的時間，并且經(jīng)過各項審批后，會影響管理工作的正常進行。中職院校應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)共享平臺，在平臺中使用OA軟件，各項檔案內(nèi)容會在軟件內(nèi)進行審批，完成審批的檔案，會在平臺內(nèi)進行傳輸和調(diào)配，工作人員使用分配的賬戶查閱相關(guān)的內(nèi)容。在疫情背景下，使用網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)，可以實現(xiàn)無接觸辦公，在網(wǎng)絡(luò)平臺中傳輸和接受電子檔案，不僅工作效率不斷提升，還能確保工作的安全性。中職院校應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)的宣傳，不斷擴大網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)的應(yīng)用范圍，由電子檔案管理工作為載體，推動中職院校網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)的發(fā)展，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享的同時，還能提升中職院校技術(shù)管理水平。

5.4 智能檢索技術(shù)

在中職院校電子檔案管理工作中，應(yīng)用智能檢索技術(shù)，使檔案管理由傳統(tǒng)的人工檢索方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C檢索方式，整個檢索過程只需花費較少的時間，即可獲取相應(yīng)的檔案內(nèi)容，有效提升檔案管理工作效率。與傳統(tǒng)的管理模式下相比，工作人員使用智能檢索技術(shù)，會減少人員的工作壓力。

6 結(jié)語

綜上所述，在中職院校電子檔案管理工作中，應(yīng)用人工智能技術(shù)，一方面加強電子檔案管理的安全性，另一方面會提升電子檔案管理的效率，并且有效降低管理工作的成本。中職院校應(yīng)充分發(fā)揮人工智能技術(shù)的優(yōu)勢，建立信息化檔案管理體系，提升檔案管理的整體性，促進中職院校管理工作快速發(fā)展。