醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)新模式探究

趙洪偉

（佳木斯向陽區(qū)人民醫(yī)院 黑龍江 佳木斯 154002）

1 引言

現(xiàn)代醫(yī)院的管理工作，需要逐漸健全信息化管理制度，推動醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)。檔案管理作為醫(yī)院信息管理的重要組成部分，其對于醫(yī)院管理工作的信息化建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。只有對醫(yī)院當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)全面的分析，探索出適合醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的新模式，將先進(jìn)的信息技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而為醫(yī)院檔案資料價(jià)值的充分發(fā)揮提供可靠保障，以此推動醫(yī)院各項(xiàng)工作質(zhì)量的不斷提高，從而促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展[1]。

2 醫(yī)院檔案信息化管理的范疇

檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人等在社會實(shí)踐過程中所形成的具有一定價(jià)值的各種記錄資料，其對于后續(xù)各種活動的順利開展具有一定的指導(dǎo)意義。對于醫(yī)院而言，檔案主要是指在醫(yī)院的發(fā)展過程中，對具有一定價(jià)值的資料進(jìn)行收集、分類以及載錄等，其也是醫(yī)院最基礎(chǔ)的信息資源，同時(shí)，對醫(yī)院的未來發(fā)展具有非常重要的作用，為了充分發(fā)揮醫(yī)院檔案資料的價(jià)值，就需要對其進(jìn)行信息化建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化水平的不斷提高。通常來說，醫(yī)院檔案主要包括：醫(yī)療、教學(xué)、科研、基本建設(shè)以及行政管理等活動過程中所形成的各種資料，其存在形式主要可以分為：紙質(zhì)文檔、電子信息、音頻以及視頻等方式。由于醫(yī)院的檔案數(shù)量繁多，為了對醫(yī)院的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)全面的有效管理，這就需要結(jié)合醫(yī)院的檔案管理特點(diǎn)，對其進(jìn)行科學(xué)合理的信息化管理，進(jìn)而提高檔案管理的工作效率[2]。

3 醫(yī)院檔案管理信息化的意義

檔案資料作為在醫(yī)院發(fā)展過程中所形成的基礎(chǔ)資料，其能夠?qū)︶t(yī)院的各項(xiàng)活動進(jìn)行原始、客觀以及真實(shí)的反映，通過開展檔案資料的管理工作，進(jìn)而有助于充分發(fā)揮其所具有的查證、查考以及科學(xué)管理功能，為醫(yī)院未來的長遠(yuǎn)發(fā)展起到一定積極作用。但是由于醫(yī)院的檔案資料繁多，這就需要耗費(fèi)大量的人力物力進(jìn)行管理，通過對其進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠借助信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作的全面進(jìn)行。作為醫(yī)院的管理者，通過對檔案資料進(jìn)行深入的分析研究，進(jìn)而能夠?yàn)楦黜?xiàng)管理措施的制定提供相應(yīng)的依據(jù)，確保其能夠滿足醫(yī)院的管理需求。

4 醫(yī)院檔案管理信息化新模式的建設(shè)策略

4.1 建立檔案管理信息化三級制度

4.1.1 創(chuàng)建檔案管理三級制度的必要性

創(chuàng)建檔案管理三級制度對于檔案資料而言，為了能夠最大限度發(fā)揮其使用價(jià)值，就要確保檔案資料的完整性，這就需要結(jié)合醫(yī)院的檔案管理工作特點(diǎn)，創(chuàng)建有一定針對性的檔案管理信息化三級制度，即部門負(fù)責(zé)、檔案室統(tǒng)一管理以及分管檔案工作的負(fù)責(zé)人統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，并將信息技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，通過信息技術(shù)進(jìn)一步提高檔案管理工作水平。同時(shí)，還需要采取有效的監(jiān)督措施，對整個(gè)檔案管理工作的開展情況進(jìn)行有效的監(jiān)督，確保所制定的各項(xiàng)制度能夠得以順利的實(shí)施。通過構(gòu)建檔案管理信息化三級制度，能夠通過信息技術(shù)對醫(yī)院的檔案管理活動進(jìn)行規(guī)范化的管理，確保其能夠與醫(yī)院的發(fā)展相匹配。

三級制度作為檔案管理規(guī)范化的重要保證，其能夠?yàn)楦黜?xiàng)檔案管理工作提供科學(xué)合理的指導(dǎo)，并對檔案管理工作責(zé)任進(jìn)行有效的劃分，將其落實(shí)到具體的個(gè)人，對責(zé)任范圍進(jìn)行明確的規(guī)定。

4.1.2 檔案管理信息化三級制度具體創(chuàng)建方法

在檔案管理信息化三級制度的創(chuàng)建過程中，作為醫(yī)院的檔案管理人員，需要嚴(yán)格按照國家檔案管理的相關(guān)辦法，并結(jié)合醫(yī)院自身的實(shí)際情況，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，編制切合實(shí)際、可操作性強(qiáng)的檔案管理辦法。同時(shí)，還要針對不同部門在檔案管理過程中職責(zé)的不同，設(shè)置符合各部門業(yè)務(wù)方面檔案管理的制度，進(jìn)而為醫(yī)院檔案管理工作的順利開展提供相應(yīng)的依據(jù)。

4.2 通過信息技術(shù)建立醫(yī)院檔案管理人才梯隊(duì)

對于醫(yī)院的檔案管理人員而言，其作為檔案資料管理的第一責(zé)任人，就需要對其各項(xiàng)檔案管理工作進(jìn)行更進(jìn)一步的規(guī)范化，通過信息技術(shù)建立醫(yī)院檔案管理人才梯隊(duì)，為醫(yī)院檔案管理工作水平的不斷提高提供可靠保障。

4.2.1 重視檔案管理人員的信息技術(shù)與專業(yè)培訓(xùn)工作

為了對檔案管理人員的整體情況進(jìn)行全面的掌握，這就需要對整個(gè)管理隊(duì)伍進(jìn)行系統(tǒng)全面的調(diào)查，并針對其中的薄弱部分開展相應(yīng)的信息技術(shù)與專業(yè)培訓(xùn)。為了確保檔案培訓(xùn)工作的順利實(shí)施，這就需要制定科學(xué)合理的檔案培訓(xùn)規(guī)劃和培訓(xùn)目標(biāo)和采用先進(jìn)的信息管理技術(shù)，并對檔案管理方面的相關(guān)知識進(jìn)行及時(shí)的更新，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍整體專業(yè)水平的不斷提高。此外，在檔案管理過程中，不僅需要具有專業(yè)的檔案管理知識儲備，還要對檔案信息類型進(jìn)行充分的掌握，進(jìn)而為各種檔案信息的進(jìn)一步整合建立良好的基礎(chǔ)。

4.2.2 制定檔案管理考評體系

為了對檔案管理工作的開展情況進(jìn)行科學(xué)合理的評價(jià)，這就需要結(jié)合醫(yī)院的檔案管理工作特點(diǎn)，通過信息技術(shù)制定相應(yīng)的考評體制，將檔案管理與醫(yī)療工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而推動檔案管理工作水平的不斷提高。對于具體的檔案考評內(nèi)容，需要充分結(jié)合醫(yī)院的工作實(shí)際，編制切合實(shí)際的考核細(xì)則，確保考評體系的科學(xué)性、穩(wěn)定性、導(dǎo)向性以及可操作性等。具體來說，考評體系主要包括：檔案信息資料收集的完整性、規(guī)范化以及時(shí)效性等。

4.2.3 采用信息技術(shù)加大宣傳和教育力度

檔案管理是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工作，其工作量非常大，僅僅依靠檔案管理人員難以進(jìn)行全面的檔案管理，這就需要醫(yī)院其他各個(gè)部門的有效的配合，并且還要采用先進(jìn)的信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)以及各種媒體在更大的范圍內(nèi)進(jìn)行推廣宣傳。為了確保其他部門在檔案管理過程中能夠做好相應(yīng)的配合工作，這就需要提高其對檔案管理工作的重視程度，因此，可以通過在醫(yī)院內(nèi)部加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳教育。

4.3 推行醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

4.3.1 通過醫(yī)院檔案管理信息化促進(jìn)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化

當(dāng)前信息時(shí)代，檔案管理工作也要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新發(fā)展，滿足新醫(yī)改的發(fā)展要求，探索建立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的新模式，這就需要采用現(xiàn)代化的檔案管理方式。通過將信息技術(shù)有效運(yùn)用于醫(yī)院檔案管理工作，一定程度上促進(jìn)檔案管理工作更加系統(tǒng)、高效以及快捷，進(jìn)而為檔案管理工作提供科學(xué)合理的依據(jù)。現(xiàn)代化的存儲技術(shù)能夠?yàn)闄n案的查詢、檢索以及存儲等的高效進(jìn)行提供可靠保障，大大降低檔案資料的存儲空間，改善檔案資料的存儲環(huán)境，確保檔案資料的存儲安全[3]。

4.3.2 統(tǒng)一檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)對于檔案管理工作的順利實(shí)施具有非常重要的指導(dǎo)意義，通過進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，有助于逐步對各種不同類型的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步的整合，這就為日常各種檔案數(shù)據(jù)的采集、歸納以及整理等工作的順利進(jìn)行提供可靠保障。同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理也為檔案資料的有效共享建立良好的基礎(chǔ)，確保醫(yī)院的所有部門都能對檔案資料進(jìn)行有效的共享，這就為檔案資料價(jià)值的充分發(fā)揮提供了有利條件。

4.3.3 注重檔案信息的安全

為了確保檔案資料的安全，就要做好相應(yīng)的檔案管理工作，避免重要的檔案資料外泄。通過構(gòu)建完善的信息安全保障體系，對檔案信息資料的開放范圍進(jìn)行科學(xué)合理的界定，進(jìn)而為檔案資料的安全性提供可靠保障。同時(shí)，還要結(jié)合檔案資料管理的現(xiàn)狀，制定有針對性的電子信息檔案保密制度，確保重要的檔案信息能夠得到安全的保障。此外，在對檔案管理進(jìn)行信息化處理的過程中，需要結(jié)合檔案信息安全管理工作的需求，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新維護(hù)，消除其中存在的各種漏洞，還要做好檔案信息的備份管理工作，進(jìn)而為檔案資料的安全性提供可靠保障。

4.3.4 采用先進(jìn)的信息化檔案管理技術(shù)

通過結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的需求，將先進(jìn)的信息化管理技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有效的融合，促進(jìn)檔案管理工作水平不斷提高。日常工作過程中，需要及時(shí)關(guān)注國內(nèi)外先進(jìn)檔案管理信息化技術(shù)，進(jìn)而對管理技術(shù)進(jìn)行及時(shí)更新，確保能夠?yàn)獒t(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行提供可靠保障。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案作為醫(yī)院各項(xiàng)活動客觀真實(shí)的記錄，對醫(yī)院的未來發(fā)展具有重要意義。通過建設(shè)檔案管理工作信息化新模式，促進(jìn)檔案管理工作水平不斷提高，為檔案資料價(jià)值的充分發(fā)揮提供可靠保障。