“5W”模式下檔案網站檔案信息傳播研究

仲曉瑩

（蘇州大學 江蘇 蘇州 215000）

1 引言

檔案信息化建設是我國檔案事業發展中的重要內容，檔案信息的開發與傳播工作是檔案信息化建設的重要內容，而異于傳統實體檔案館建設的檔案網站是檔案信息傳播的重要媒介。檔案網站通過網絡的形式對相關業務信息、工作動態以及館藏資源等信息進行整合，在統一的服務平臺進行展示，使得檔案宣傳的陣地和方法有了新的突破。“互聯網+”時代下，隨著微媒體等新興的傳播媒介興起，檔案網站需不斷完善其傳播方法與策略以迎合新的發展需求。

拉斯韋爾的“5W”模式是研究檔案信息傳播活動的重要理論，該理論指出信息傳播者（Who）、傳播內容（Say What）、傳播媒介（In Which）、傳播受眾（To Whom）、傳播效果（With what Effect）是信息傳播過程中的要素[1]。本文擬以“5W”模式為理論支點，以我國省級綜合檔案館網站為研究對象，分析其檔案信息傳播現狀及發展對策。

2 檔案網站檔案信息傳播現狀

我國共有31個省級綜合檔案館網站，可將其一級欄目劃分為業務工作類（如“檔案業務”“檔案查詢”）、宣傳展示類（如“新聞動態”“館藏介紹”）以及休閑附加類（如“檔案故事”“公眾參與”）?；跈n案網站的欄目設置，傳播的檔案信息主要有如下類型：一為檔案局（館）業務工作類檔案信息，這部分常傳播最具實用性的信息，最能滿足檔案工作人員的需求；二為檔案局（館）宣傳展示類檔案信息，對外宣傳各地檔案及檔案工作，傳播檔案信息與文化；三為公眾休閑附加類檔案信息，此類信息趣味性與互動性相對較強，其中“檔案故事”“學生課堂”等欄目信息最具特色，對用戶的吸引力強，“公眾參與”“網上參與”等欄目信息能夠實現檔案信息傳播中的交流與反饋。

檔案網站作為檔案信息傳播的傳統媒介，具有其優勢。首先，檔案信息來自檔案本體，多為原創，真實性較強、精準度高。其次，網站信息來源多為省級檔案機構或相關政府部門，對網站實行規范管理，檔案信息權威性較強，更易獲得公眾信任；第三，檔案信息文化性較強，能夠突出地方特色，發揮檔案網站的文化宣傳作用。但當下我國檔案網站在檔案信息傳播方面也存在若干問題，一為部分檔案網站信息質量有待提高，部分檔案信息內容生澀、專業程度高，難以使用戶產生共鳴等問題；二為不善于運用多媒體技術，大部分信息僅以文字或圖片形式展現；三為服務功能薄弱，缺乏個性化與定制服務。

3 “5W”模式下檔案網站檔案信息傳播要素分析

檔案信息傳播是在多要素影響下動態發展的過程，各要素隨著社會的進步而呈現出新的需求與特點，要素間彼此連接、相互影響，最終表現為檔案信息傳播效果。下文將結合我國省級檔案網站案例，分別從5個傳播要素展開分析，為檔案網站的建設提供建議。

3.1 傳播主體——檔案信息傳播的開端

傳播主體是檔案信息的產生者，處于整個檔案信息傳播過程的開端。檔案網站是以檔案局（館）為主辦單位，通過網絡實現檔案局（館）檔案行政服務與信息共享的途徑。檔案局（館）是檔案網站信息傳播的主體，其權威性在一定程度上保證了傳播信息的可靠性，極大地避免了有害信息及虛假信息的傳播，在維護信息安全方面更有保障力。在“互聯網+”信息時代，檔案網站由傳播者傳統的工作方式，向網絡化與數字化轉變，更多網站逐步推進信息公開與檔案業務線上辦理，傳播主體需要增強主動服務的意識，使線上服務功能真正為用戶所用，進而提高受眾對檔案網站的忠誠度。

如今，傳播主體呈多元化趨勢，政務服務機構、地方主辦的檔案雜志、檔案教育中心等機構借助檔案網站來傳播信息，如在四川檔案網站能夠直接獲取四川省檔案科研所、四川檔案雜志、四川省檔案學校的信息，但傳播主體需要控制檔案信息資源質量，對相關信息進行篩選與監控。此外，檔案網站還可以積極實現跨界協作，如與博物館、圖書館等文化機構合作，豐富檔案信息傳播的主體，進一步開發檔案信息資源。

3.2 傳播內容——檔案信息傳播的中心內容

傳播內容是檔案信息傳播的前提，傳播內容的優劣決定了傳播的質量與效果。檔案網站需擴大開放檔案目錄，及時上傳政務信息、綜合信息等，加大信息共享力度。此外，還應深入挖掘檔案資源，找準新媒體時代用戶的興趣點，結合重大時政熱點、社會重要事件等進行信息傳播活動。如江蘇檔案信息網設置了“蘭臺戰‘疫’”“為英雄建檔、讓英雄留名”專欄，以檔案的形式記錄全中國共同經歷的戰“疫”歲月，幫助群眾了解戰“疫”背后的故事，傳播社會正能量。安徽省檔案館網站設置了“我在安徽用檔案”微視頻展播，展示了民眾利用檔案、發揮檔案作用的故事，使檔案信息更加貼近民眾生活。

除了把關傳播內容的質量，也需要選擇先進的展現形式來講好內容。天津檔案方志網設有“三維展廳”“網上展廳”欄目，綜合運用VR技術、音視頻技術等，能夠讓用戶收獲真切的線上參觀體驗，增加了傳播信息的生動性與趣味性。這啟示檔案網站能夠通過引入超媒體技術等現代互聯網展示技術，以更加生動的展現形式讓檔案內容“活”起來，提高用戶對檔案網站的喜愛程度。

3.3 傳播媒介——檔案信息傳播的媒介支撐

媒介是檔案信息傳播的渠道，在整個傳播過程中起到了支撐作用。當下，傳統媒介與新型媒介并存，且有融合發展的趨勢。檔案網站作為傳統信息媒介，具有可信度高的優勢，并不會立即被取代，可與其他傳統媒介及新型媒介（如“兩微一端”）協作進行信息傳播，拓寬傳播途徑以增強信息傳播的效果。一方面，檔案網站可以與電視臺、報紙等傳統媒介合作。檔案網站借助受眾龐大的主流媒體，能夠加強檔案的社會話語權。另一方面，可以加大開發“兩微一端”的力度。在我國31個省級網站中，除6省檔案網站無法訪問外，有21個省級檔案網站在網頁首頁展示了微信公眾號、微博等二維碼及相關信息，以主動的姿態拓展傳播媒介。此外，各省級檔案機構還可以通過各類社交媒體，開展檔案信息的收集工作，為檔案信息傳播提供內容支撐。

通過構建一網通辦平臺，與其他政府機關共享信息資源，將檔案公共服務與政務服務相結合，也是傳播檔案信息的有效方式之一。上海檔案信息網首頁設置有醒目的“一網通辦”欄目，點擊后即進入了全球一體化在線政務服務平臺，能夠直接在該頁面辦理檔案政務。這種方式順應了“互聯網+”背景下互聯互通的趨勢，擴大了檔案信息傳播的范圍，推動了信息資源的共建共享。

3.4 受眾——檔案信息傳播核心要素

受眾是接收檔案信息的對象，是傳播的終點[2]。在傳統的檔案信息傳播的過程中，受眾處于被動接受的一方，但當今時代，受眾對檔案信息的需求呈現多元化等特征。為提高信息傳播效果，檔案網站需準確定位、預測并滿足受眾需求。美國國家檔案局（NARA）網站依據公民檔案管理員、聯邦雇員、新聞記者等不同類型的用戶，提供了針對性的信息服務，提高了檔案信息傳播的效率。我國檔案網站可以利用檔案用戶需求感知引擎對受眾需求做出預測[3]，學習借鑒NARA網站的分眾傳播模式，讓檔案信息傳播走向智能化與個性化。此外，我國大部分檔案網站僅提供站內一框式檢索，為滿足部分用戶的高級檢索需求，應提供多元化的檢索工具，并在網站上設置檢索及使用指南。

加強與用戶的互動交流也是提高受眾滿意度的關鍵，檔案網站與受眾可以通過“公眾留言”“我要咨詢”等欄目保持有效溝通。我國檔案網站已逐漸加強互動交流欄目的建設。浙江檔案網在公眾服務的建設方面別具特色，它設有專家答疑欄目，用戶能夠根據專家列表選擇專家咨詢，網站內的專家及時且高質量地解決用戶的各類信息服務需求，且將答復列表公開，方便所有用戶瀏覽。但還需要重點解決部分網站互動交流欄目用戶使用率低、回復速度慢等問題。

3.5 傳播效果——檔案信息價值的實現

檔案信息傳播效果能夠幫助檔案管理者了解檔案信息傳播的實際情況，依據傳播效果調整網站建設。實證研究是評價檔案網站的信息傳播效果的途徑之一。卞昭玲等學者以8個省級檔案網站為樣本，構建評價指標體系，對傳播效果進行實證研究，指出了信息傳播中存在的問題。國家檔案局技術部與中國人民大學信息資源管理學院曾多次合作開展全國副省級市以上檔案網站績效評估工作，這也為檔案網站完善檔案信息傳播提供了建設方向。

此外，建立反饋機制能夠構建網站與用戶雙向互動的橋梁。為此，檔案網站需注重“人本”，主動向用戶收集反饋信息。但不能僅停留在收集信息這一環節，如遼寧省檔案館網站設置了接受用戶反饋的問卷調查專業，但只有39名用戶參與且網站未對不滿意的用戶進行進一步的了解或回訪。檔案網站需鼓勵用戶積極提交反饋信息，并在信息收集完成后，具體了解用戶的使用問題，以便及時實施實質性舉措，優化相關信息內容及傳播手段，最終實現傳播過程的良性循環。

4 結語

我國檔案網站建設逐步推進，檔案網站檔案信息傳播也處在不斷發展完善的過程中。本文對檔案網站檔案信息傳播的分析，對于其他類型的檔案信息傳播活動也有一定的借鑒作用。檔案信息傳播活動需結合時代背景，把控好檔案信息傳播的開端，充分開發檔案資源，保證傳播內容的質量，選擇適合的媒介，以滿足受眾需求為出發點，不斷尋求新突破，傳播有益于社會及人民的檔案信息，最終實現檔案信息價值，實現更大的社會效益。