財務共享模式下事業單位會計檔案管理的探究

周艷榮

摘 要：新時期下大數據等技術得以廣泛應用，財務共享模式的價值也得以凸顯出來。在單位財務檔案管理中，通過財務共享模式的應用，能夠促進財務檔案管理工作效率的改善，促進財務檔案信息價值的最大化發揮。如何在事業單位財務檔案管理中應用財務共享模式，是一個值得探究的問題。

關鍵詞：財務共享;事業單位;財務檔案管理

從我國事業單位發展現狀來看，有一部分事業單位應用財務共享這一檔案管理模式。隨著財務共享模式的深入應用，會計檔案管理工作勢必需要隨之進行調整。因此，相關工作人員需結合財務共享模式深入探究會計檔案管理工作，以提高會計檔案管理工作的質量和水平。

一、財務共享模式簡介

以互聯網信息系統為支持，財務共享模式得以構建和運作，財務共享信息系統主要包含以下幾個方面：一是網絡報銷系統，通過現代化技術的應用，以信息化、網絡化的方式來開展報賬工作，在線填單、業務審批、傳送賬單以及審核等，進程得以統一，信息共享透明度得到保證，財務信息得以高效傳遞，其安全性與真實性也得到保障。二是財務核算系統，可在線對賬單進行編輯，在運作模式下賬單信息自動生成，月末自動記賬過賬，報表得以生成，此種模式下報表生成的錯誤率得以降低。三是影像管理系統，以該系統為支持，能夠對財務賬單進行掃描，以電子賬單為載體來傳遞信息。此種信息化流程下，數據傳輸模式有所變化，在電子檔案生成的同時，能夠存儲賬單電子信息并傳送影像信息，賬單審批更為便捷，整體管理效率也能夠得到明顯提升，審批工作效率也得以保證。四是資金管理系統，保證了資金結算、調用、收支管理的可視化，財政資金利用率得到明顯提升，財務經營風險得以降低。五是電子檔案系統，可在線管理財務檔案，便于閱讀和調用，財務檔案管理成本也得以有效控制。

二、財務共享模式下事業單位財務檔案管理的特征

從工作范圍出發，財務共享模式下的財務檔案有以下特征：一是從事業單位所在地流向財務共享服務機構所在地;二是在其發生轉移的過程還伴隨著其他工作線上的工作，包括財務檔案收集整理、傳遞和流轉過程管理、數據化、質量管理和風險控制、成檔和成檔后管理等;三是與以往的紙質財務檔案管理相比，其工作范圍向財務檔案成檔前的多個環節得到更進一步的延伸。

從工作內容的角度上看，財務共享模式下的財務檔案管理涉及各個方面，具體體現在：事后收集整理;相應的標準制訂和執行監督工;協調財務檔案流轉各個環節對財務檔案中可能發生的各種風險進行甄別、處理、控制;包括財務檔案信息的整合及多角度、全方位的有效利用;包括財務檔案存儲保管模式、標準的研制與革新。

從政策條件配合上來看，與現行相對落后的法律要求相比，財務共享模式下的財務檔案管理仍然需要一定時間的磨合，因為它在對歸檔手段、管理觀念和存儲方式等的改革要求上存在一定差距;財務共享模式下的財務檔案管理工作對政策方面也缺少認識，包括政策的方式、觀念、范圍、內涵、要求等，目前在短時間里想要有所突破還比較困難。

三、財務共享模式下事業單位會計檔案管理工作存在的問題

調查研究顯示我國部分事業單位會計檔案管理工作仍采用傳統模式，檔案資料以月、季度或是年度為單位進行整理。傳統的檔案管理模式存在諸多不足，首先檔案資料的收集、整理工作皆需依賴人力、工作量巨大，相關工作人員在執行工作任務時難免效率低下。其次，傳統的紙質檔案不容易儲存，一旦遺失或是損壞，將對事業單位造成一定影響。早在2015年我國有關部門便對紙質檔案管理提出要求，事業單位的會計檔案資料保留時間被進一步延長，更是增大了檔案管理工作的負擔。事業單位采用財務共享模式之后，不僅這些問題可以得到有效解決，而且工作人員的工作負擔被進一步減輕。雖然大部分檔案管理工作人員已經意識到財務共享模式下會計檔案管理工作的重要性，但因自身能力不足、經驗匱乏，使得無法在管理工作中充分利用財務共享模式的優勢，造成會計檔案管理工作效率低下、質量不高的問題。

四、財務共享模式下事業單位會計檔案管理工作的策略

（一）精確及時錄入會計檔案資料

為便于檔案資料充分發揮作用，為事業單位的發展提供指導，應及時將會計信息錄入事業單位內部共享系統之中，相關工作人員方可根據最新信息進行會計檔案管理。同一個會計信息有兩種基本形式，分別為紙質資料和電子文件，實現紙質資料和電子文件的共享同樣大有必要。在錄入會計檔案資料的過程中，需要特別注意的是，事業單位可建立一個專門的管理團隊負責會計檔案管理工作，以便于及時發現和糾正資料和錄入過程中的錯誤。同時，事業單位應注重對管理團隊的培訓工作，發揮培訓作用提升團隊專業素養和管理能力。除此之外，事業單位可加強會計檔案管理工作中的信息建設，善于利用信息技術為檔案管理服務，進一步提升會計檔案資料錄入的準確度和自動化程度，最終提升會計檔案管理工作的效率。對于工作人員而言，信息化建設的不斷加強以及信息技術的利用，可大大減輕工作人員的工作負擔，提高會計檔案管理精準度。對于事業單位而言，信息化建設的不斷加強以及信息技術的應用，可大大減少會計檔案管理工作中人工的投入，從而為事業單位節省成本支出、創造更大的經濟效益。

（二）擴大處理規模

在財務共享模式下，事業單位財務檔案管理工作的開展，需要重視基礎工作，做好財務檔案傳送、儲存與溝通等工作，以統一化、標準化的檔案處理平臺為支持，保證財務檔案管理工作的規模性，對基礎工作成本加以平衡。在將財務檔案管理工作的處理規模擴大后，將處理事項進行適當增加，待初步整理完成財務檔案后，做好檔案核查工作，以便及時發現錯誤或者質量問題，歸類統計，明確業務環節所出現問題，進而制定策略，科學規避風險，對于相關管理部門來說也便于吸取經驗，從而確保事業單位財務檔案管理工作水平得到明顯提升。

（三）不斷完善會計檔案管理體系制度

首先，系統化規定會計檔案歸檔制度，對于尚未打印成紙質文件的電子檔案內容進行妥善保管以及備份，避免檔案資料的丟失。任何一筆資金的流入和流出都需要被打印成紙質形式，并記錄好日期信息，會計部門可根據各項項目編制賬簿，從而形成會計檔案，交由管理部門進行管理，待銀行機構或是事業單位開展工作時拿出作為參考資料。其次，需要成立一個完善的會計檔案儲存制度，可準備專門的磁盤將會計檔案儲存在磁盤內，盡可能準備兩個磁盤，選擇一個磁盤為備用磁盤，并將兩個磁盤放置于不同位置保管。事業單位應采取相應措施確保磁盤保管環境防潮、防腐，如若磁盤數量較多，則需要對磁盤進行編號和分類，以便于更好地查閱。與此同時，還需建立標準的檔案使用制度。如若工作人員需要查閱檔案資料則需要進行登記，并經過檔案保管負責人的同意，以保障會計檔案在保管中的安全。同時，可便于保管人員了解檔案使用記錄和去向。最后，還應建立健全的會計檔案備份制度，規定事業單位內需要進行備份的檔案資料，并對備份方案的保管、使用、數量和時間進行明確規定，特別需要關注性質特殊的備份檔案。為更好地管理備份檔案，事業單位還應安排專門人員定期檢查備份檔案的完整情況，一旦發現損壞，及時采取措施補救或是重新備份。

（四）構建數字化處理平臺

通過數字化、網絡化的方式來管理財務檔案信息，能夠以一體化的方式呈現財務檔案信息，便于信息共享，財務檔案管理也更為科學且便捷。這就需要事業單位在財務檔案管理的過程中，對存儲成本與溝通成本加以平衡，保證財務檔案數字化處理平臺的規范化構建，以規模效應為支持，保持相關成本平衡化。基于財務檔案管理規定出發，建設財務共享服務中心，制定財務檔案管理標準，并加以規范實施，完善網絡環境、硬軟件環境建設，便于傳輸、交換和共享財務檔案信息。為滿足財務檔案硬件管理需求，需要積極完善信息網絡，提高財務檔案利用率，保證財務共享服務中心建立的標準化和數字化，更好的對外承接業務，快速收回所投入成本，事業單位財務檔案管理水平也逐步得到提升。

參考文獻：

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