ERP系統環境下建立內部控制的途徑淺析

何格

（四川九洲電器集團有限責任公司，四川 綿陽 621000）

0 引言

現代企業管理工作中，管理層采取有效措施促進企業管理信息化建設很有必要。為此，務必高度重視業務與財務的深度融合，做好ERP系統的建設與推廣工作，加大ERP的應用力度。但是在推廣ERP的過程中企業也要重視內部控制及風險管理工作，選擇科學的管控模式，確定風險防控的類型，以推動企業的穩定發展[1]。

1 ERP系統與企業內控的概念

1.1 ERP系統

ERP（企業資源計劃）系統，是指基于系統化的管理思想與先進的信息技術，為企業銷售、采購、生產、成本核算等管理提供支撐的信息化平臺。企業資源計劃具有智能化、集成化與數字化特征，可基于訂單平衡需求和供給，核算生產成本，實時跟蹤銷售進度、采購進度、生產進度等。企業資源計劃不僅支撐了企業的內部管控，也如實反饋了市場需求情況，為企業的決策提供了可靠的參考。ERP系統建設不但可以優化完善企業的業務流程，也提升了企業的核心競爭力[2]。

企業資源計劃可以在優化企業現有資源配置的基礎上，對財務管理、生產計劃管理、物料管理、銷售及售后管理等加以整合，提升管理水平，加強內部管控。ERP系統建設與常規的信息化項目建設有著本質性差異，整個項目建設不僅集合了現代企業管理理念、核心原理與技術手段，還從本質上充分體現了企業力求通過管理創新擴大核心競爭優勢的決心。

1.2 企業內部控制

企業內部控制是指企業在特定的環境下，為實現經營目標，提升管理效率，對各類資源展開合理配置與高效利用。企業內部控制既可以保證經營管理活動的時效性與實效性，又可以維護資產的完整性與安全性，更可以保障會計信息的精確性與可靠性。企業內部控制可以結合各項經營管理活動的特點，進一步完善風險控制流程，最大程度加強資產的完整性，推動企業的穩定發展。可以說，創建完善的內控管理制度是現代企業發展的必需條件。內控管理制度涉及的內容多種多樣，如生產經營、物流運輸、營銷策劃、研發設計、財務管理、內部審計、績效考核及人力資源管理等[3]。總而言之，創建完善的內控管理制度對于企業的發展具有積極意義。

2 ERP系統對企業內部控制的影響

2.1 成本核算更準確

在過去，企業多采用人工的方式對各類會計憑證加以核算，而且各部門的數據統計工作也是相互獨立的。這種工作模式使得數據缺少一定的關聯性，也無法保障數據核算結果的準確性。在企業經營發展進程中，經常出現業務部門與財務部門銷售數據不一致，生產部門與財務部門生產數據不一致，采購部門與財務部門采購數據不一致的現象。ERP系統實現了業務活動與財務活動的深度融合。銷售部門、采購部門、生產部門甚至設計部門等與財務部門聯合采集原始數據，再通過ERP系統對原始數據進行關聯、審核和匯總，最終形成完整且精確的數據報表。

在全面推行ERP系統的前提條件下，企業主要利用信息技術對數據加以分析和對比，實現內部集中化、動態化與精細化控制。這種內部控制模式可以有效排除人為因素的干擾，加強成本核算的準確性。

2.2 管理規范性提高

當前，很多企業依然采取相對單一的管理模式，管理的規范性較差，且部分企業主要采取人工控制模式[4]。企業經營管理的多道流程并無密切的聯系，出現了多平臺內控的現象，最終在企業內部控制中出現諸多問題，增加了企業的經營風險。通過ERP系統能夠實現業務流程的標準化和固化，企業的管理思想體現在業務活動過程中，企業的內部控制工作得到加強，企業管理的規范性明顯提高。

2.3 管理成本下降

傳統的人工控制無法實現多個部門間的信息共享，由于信息不對稱，甚至會出現庫存總量高，但部分元器件、原材料無法滿足生產需求等各類問題。而ERP系統融合了企業銷售、生產、采購和財務管理等多項活動，企業能夠基于業務活動實現銷售、采購、生產、交付、成本等各環節的信息共享，利用信息技術來實現資源調配的科學性與合理性，在保障產品交付的前提下縮短生產周期，控制產品成本，實現管理成本與產品成本的下降。

2.4 工作效率提升

ERP系統可利用大數據、云計算、5G、物聯網、AI等先進的信息技術實現與供應鏈的全面協同，顯著提高工作效率。企業能夠將采購計劃及時推送給供應商，及時關注供應商供貨進度，實現物料的快速配套，保障生產交付。同時也可以及時將市場變化信息及時反饋給供應商，防止銷售與生產脫節，延誤交貨時間。同時供應商也能夠實時關注檢驗信息、開票信息、收款信息等，實現實時對賬，在保障企業交付的前提下做到信息精準匹配，工作效率顯著提升。

3 ERP環境中完善企業內部控制的有效策略

3.1 優化調整組織架構

ERP的主要功能是對企業進行科學有效的管理，提出有針對性的控制措施，以推動企業的科學決策。其在業務系統中能夠更好地展現作用與價值。為此，企業需要根據管理需求，推動跨部門、跨業務流程的無縫銜接。根據業務流程需要，梳理部門權責，必要時調整內部的組織架構。實現扁平化管理，提高部門溝通效率，提升組織內部的協同性，為管理模式的變革和創新提供支撐。

3.2 確定崗位職責及分工

傳統管理模式下會出現職責劃分不明確，部門間相互扯皮的現象。ERP系統則能夠利用信息技術和自動化技術處理大量的中間數據，代替人工操作。員工的工作重心也發生了較大變化，從以往的基礎數據錄入、統計、編制逐漸轉移到數據分析和應用層面。ERP系統全面優化作業質量，增強數據收集與分析能力。

此外，EPR模式下企業需結合內控制度和日常工作的要求，重新定義崗位職責與分工，確定責權分配體系，科學設置崗位，滿足系統設置和授權的要求，進而建立更為科學和完善的權責分工約束機制。這一方面可滿足人人有專職的要求，另一方面可加強操作的便捷性和數據的安全性，確保工作人員將工作職責落到實處。

3.3 整合業務流程

建設ERP系統并不是將線下的手工操作轉移至線上，而是優化業務流程，提高工作效率。ERP系統是體現企業管理理想和理念的工具，但是其功能、模塊、流程和標準均需人為設計完成。流程設計中要積極總結企業在經營管理中存在的問題，及時吸取經驗教訓，主動借鑒先進企業的管理模式，依據企業未來發展的總體趨勢完成流程設計，保障流程的可行性、高效性和實用性。在設計的過程中，關鍵節點控制、預警機制和崗位授權等均應與企業業務有機結合，從而加強操作的標準性和科學性。為企業提供全面、可靠的信息，促進管理層進行科學決策[5]。

3.4 完善內控管理機制

ERP能夠顯著優化內控水平，這是內控管理制度中不可忽視的內容。ERP系統的廣泛應用也對內控管理提出了更加細致和嚴格的要求。系統功能的全面應用能夠約束和指導內部控制。企業也應根據組織架構和業務流程，制定更為完善的內部控制機制。如ERP系統能夠實現數據共享，而企業處在公開性較強的環境之中，此時如何維護數據安全，引導工作人員規范操作成為企業內部有待解決的問題。加大管理力度是確保ERP有效實施，達成企業經營目標的重要途徑。

3.5 重視軟硬件管理，建立操作規范

ERP系統是十分重要的信息化平臺，軟件設計、硬件環境對其應用效果具有十分顯著的影響。硬件環境主要分為服務器配置、系統運行維護和定期數據備份等多個環節，良好的硬件環境有利于充分保障數據的穩定性和安全性。企業需要采取有效措施加強軟硬件環境管理，定期出具使用和運行維護報告，注重系統維護，推動系統發展創新，使其在較短時間內與業務發展默契配合。

此外，應建立科學的ERP系統操作規范。規范要明確業務流程、單據內容和事務處理的主要原則，使操作者充分掌握作業系統的主要框架、標準的操作流程及使用要求。規范還要確定上機人員的操作準則和權限，確定信息收集、處理和傳輸的流程。企業特別要重視外部數據的審批授權，加強操作密碼管理，做好操作記錄，未獲得授權的人員不得操作系統。

3.6 強化內外部審計職能

應用ERP系統后，審計人員也需要承擔全新的職責，審計人員既要準確把握公司內部的業務，又需全方位了解系統設置和管理思想，從而在系統的輔助下及時發現管理中的不足之處，并提出優化建議。同時，審計人員也需不斷優化審計方法和專業能力，以推動內控工作的順利進行。

3.7 積極開展人才管理及人才培養工作

ERP系統對管理人員和操作人員的職業和專業素養均提出了較高的要求，管理人員要熟悉系統配置和開發，操作人員需要熟練地操作計算機。操作人員要能夠識別及應用系統提示信息。管理人員也要采取有效措施對操作人員行為進行記錄，保障系統數據的真實性。這些都要求相關人員具備良好的職業素養，企業內部要加強技能和素質培養，培養一批高素質的專業化人員隊伍。

4 結語

現代信息技術在諸多行業中均發揮著重要作用，ERP功能也變得更為完善，應用該系統也成為提升企業管理水平的有效方式。企業應大力推進ERP系統建設和深化相關應用，認真分析管理中的問題，強化內外部審計職能，提升管理能力和水平。