試論高校照片檔案的收集管理和利用*

趙曉紅

（西藏民族大學圖書館，陜西 咸陽 712000）

1 高校照片檔案的特點和意義

照片檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。新聞照片檔案是將生活的瞬間成像為永恒證據。它具有重要的憑證作用和歷史價值。［1］照片檔案是以記錄影像為主要形式的載體檔案，它以直觀、真實等特點記錄著高等院校的發展歷程，可以再現學校教育教學和科研活動等歷史場面，是學校各項活動的歷史見證，也是新時期高校開展思想文化教育的最好材料，是校園文化的有力傳承。［2］

1.1 照片檔案的特點在于它的“直觀性”和“真實性”

照片是通過特定的化學和光學原理，人們使用某種專門設備和器材進行影像記錄，保存和再現現實生活的中一些事件情景視覺圖像，所以它最更貴的地方就是它的“真實性”。它具有真實、生動、直觀的信息特征。高校照片檔案是以獨特的存在形式反映高校教學、科研、管理等各項活動的真實情況。照片檔案在校史研究、思想政治教育以及對外交流與合作，擴大學校宣傳都有重要的價值。［3］

1.2 高校照片檔案對學校精神文化的傳承功能

通過照片檔案可以實現學校最初真實風貌再現學校的發展變化歷程。比如，我們整理的民大照片檔案中，我校西藏公學時期、西藏民院時期都有幾次校門的變化，老師給學生理發的照片，過春節時老師帶領不能回西藏過年的學生游覽西安革命公園的照片，西藏公學給學生家長的信，學生報名參軍，積極投身以西藏反革命叛亂的革命隊伍中的等等照片，對當今的師生都有著深遠的校園文化教育意義。

1.3 可以通過照片檔案研究學校宗旨、辦學模式和教學理念以及發展方向

我們可以看到學校老照片中有大量的預科班、衛生科、機電隊、政治科等等的不同系科學生生活和學習的照片，從這一點也是可以看出，西藏民族大學60年的崢嶸歲月，她是在黨中央親切關懷下創建于特殊歷史年代，擔負著特殊歷史使命，做出了特殊歷史貢獻的。學校的教學計劃是結合西藏和具體情況制定的，課程設置是貫徹黨的教育方針并適應為西藏進行社會改革及社會主義建設的需要的。各畢業班的照片可以證明我校已經為西藏培養了一大批干部和各類專業技術人才，這些學生在西藏革命和建設的不同歷史階段發揮了獨特的不可代替的作用。從會計科、藏語文系、師范科到預科，等這些系科的設置體現了民族學院的辦學精神、辦學傳統和辦學特色。

1.4 展示學校的發展歷程，激發教職工和學生的愛校熱情

例如，圖書館徐明書記于2017年寫的《民大往事》回憶了學校艱苦卓絕的辦學歷史和老民院人擔當奉獻的英雄氣概和頑強精神，文中大量的老照片以樸素而溫情的獨特方式定格學校發展歷史，表達了他對學校的炙熱情感。《民大往事》就像給平靜的湖面投入一塊石子一樣，在許多“民大人”的心中泛起層層漣漪。在那艱苦歲月中，民大人的堅持、勇于擔當、無私奉獻的革命精神。

圖書館制作“檔案：我們共同的記憶——西藏民族大學建校60 年圖片展”在“6·9 檔案日”展出，展示了學校西藏公學、西藏民族學院和西藏民族大學三個時期，有關教學、科研和學生管理的各方面的照片，共展出三百一十五張照片，圖片展受到了全校師生的一致好評。之后又為學校60年校慶做了“光陰·記憶·眷戀”圖片展，共展出四十塊展板四百五十五張照片。展板展出期間，每天有大量的師生參觀瀏覽，特別是許多退休職工在看了圖片后都很激動，紛紛把自己收藏的老照片拿給圖書館。展板圖文并茂，它是民大歷史中重要歲月的精彩回顧。一張張修復清晰的、珍貴的照片，配以簡潔精煉的文字，承載著民大人在艱苦歲月中拼搏奮斗的經歷。展版就像全民大人的照相簿，每個人都會在其中找到既屬于同學、同事、朋友，又屬于西藏民族大學的記憶，找到自己青春的記憶。

1.5 照片檔案是學校思想宣傳工作的直觀媒介

照片檔案以其特有的載體形式，獨特地反映了學校的歷史、重大變革、重要人物和事件的面貌。校志的編寫、學校教學、科研、創新創業成果展示和校史展都需要大量的照片檔案為依托。圖書館依托收集的檔案照片建立了西藏民族大學檔案信息發布平臺，設有民大記憶、合影留念、榮譽集錦、校史春秋、校友風采、留影存照、檔案編研等欄目，分類在平臺展示2956張電子檔案照片，這樣充分發揮提高了照片檔案的價值，又起到了檔案資源信息共建共享的宣傳效果。

檔案資料在高校作為一種記錄性、借鑒性的信息資源，是高校發展歷程的見證。一定意義上講，檔案資源為西藏高校培養師生貫徹黨的教育方針，堅持正確辦學方向，貫徹黨的民族政策和宗教政策，加強民族團結進步教育，傳承中華優秀傳統文化，自覺維護民族團結，全面推進學校各項工作，努力培養德智體美勞全面發展的社會主義建設者和接班人，提供了可借鑒的依據。為給高校的思想政治教育工作提供更好的服務資源。因此，高校必須提高對檔案開發和管理創新的重視程度。

2 照片檔案現狀及存在的問題

由于制度的不完善，缺乏必要的約束機制，加上工作人員對檔案照片的重要性認識為足，照片檔案整理不及時或不整理，導致照片檔案存在嚴重缺失現象。

2.1 照片檔案管理制度不完善

我國在2003 年5 月1 日實施《照片檔案管理規范》，國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》，一些學校根據這些法規制定了本校的電子文件歸檔與管理辦法，但有些學校和單位還沒有制定具體的適合我校的《西藏民族大學電子電子文件歸檔與管理辦法》，沒有對電子文件的職責分工、歸檔和整理制定具體的規章制度。指導、約束機制的不健全、不完善，導致學校檔案管理部門對照片檔案的收集、保管和利用不夠規范，工作困難重重，直接影響的檔案管理人員的照片檔案收集管理工作。

2.2 照片檔案重要性認識不足

許多部分工作人員照片檔案重要性認識不足，加上檔案照片涉及到學校各個部門、各種活動，部門人員的變動，導致不重視照片檔案的積累，沒有設立專人保管，攝影師不及時上交工作照片，有的管理人員崗位變動時也不交接照片，原來的紙質照片不按要求歸檔保存，數碼照片不及時備份。

2.3 照片收集整理不及時，存在嚴重缺失遺漏現象

我校檔案照片截止2017年為止，主要存有的照片都是建校到1994 年期間的照片，1994 年至2016 年近20年的檔案照片嚴重缺失，具說檔案部門的管理人員也是在積極的收集照片，但由于制度的不完善、部門工作人員的檔案照片重要性的認識不足等原因，收集起來也是處處受阻。

3 完善老照片的收集和整理工作

在圖書館領導的重視下，檔案館于2017年開始了對學校老舊照片的搶救性整理工作，經過幾年的收集，取得了一定的效果，這些照片為學校的宣傳工作起到了重要的作用。

3.1 通過多種渠道收集照片檔案

檔案工作人員通過多種渠道與照片形成部門和個人溝通、了解，征集照片檔案。在學校各部門、離退休老同志及圖書館老師們支持、關心與共同努力下，目前收集、整理、掃描了3000多張照片，這些照片檔案極大地充實了館藏，但是有些年代的照片很少，比如1994年至2002年的照片只有幾張，因此老照片的收集和整理工作作為一項長期的工作進行是很有必要的。

3.2 老照片搶救性收集和整理的技術工作

搶救、修復、數字化工程是需要逐步進行的，要更好的保存老照片與提高老照片的利用價值就要對老照片掃描進行數字化處理，歸類和標注，需要做好以下幾項工作。

首先是老照片的掃描，老照片都需要進行數字化處理，用專業的掃描儀掃描或用數碼相機翻拍，再經過圖像處理軟件修復，提高老照片的品質和使用價值。

老照片檔案的數字化、規范化管理可以方便使用檔案照片。大大加快了照片檔案的檢索速度，簡化利用照片檔案的程序。掃描過程是照片檔案數字信息轉換不可缺少的一個重要環節，分辨率的設置是最主要的參數設置。［4］需要注意的是，在掃描中，并不是分辨率設置的越大越好，否則掃描后的文件在修復時會出現打不開的問題，老照片主要是黑白照片，一般來講，選用300-600dpi 的分辨率，掃描圖像存成TIFF或JPG 格式。對于特別長的照片，不能一次掃描完成，就需要多次、分段掃描，還需要考慮修復合并圖像時的拼接需要，所以分段掃描時需要部分重疊。

其次是老照片的修復工作，由于時間、溫度、保存方法等原因，造成許多照片影像均有不同程度地存在衰減、霉變、泛黃變色、褪色、粘連、褶痕以及可能部分殘缺不全等損壞現象。所以掃描的照片圖像會有許多瑕疵，需要技術人員進行修復瑕疵，還原本體的工作。

3.3 做好老照片的詳細鑒定與注解文字

老照片整理工作中一個重要內容就是注解說明文字。一張好的檔案照片不僅要有完整清晰的圖像，同時還要有與之相匹配的文字說明。這樣才能全面的反映照片，方便瀏覽者讀懂照片，是歷史見證作用的一個重要之處，也是體現存檔價值，正確分類著錄后的檔案照片也更方便查找利用。對照片登記的文字及當事人、知情人的回憶寫出詳盡的文字說明。說明應包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等“六要素”。文字要簡潔明了，表述的內容要清楚。［6］我館在收集老照片時存在許多檔案年份、事件、人物不準確等問題，工作人員就主動尋找民大老同志認證確定，力求準確、細致。

3.4 進行老照片的分類歸檔

我校之前的老照片并沒有分類標準，所以需要根據《檔案法》《照片檔案管理規范》等法律法規和國家標準，結合我校的具體情況，制定適合本校的照片分類方法，更好地做好紙質照片和電子照片的歸檔工作。

4 加強數碼檔案照片的檔案管理

4.1 制定規范細則，保證數據檔案照片的歸檔和管理

為了指導信息化環境下數碼照片檔案的管理，明確數碼照片的歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的管理要求，國家檔案局在2014 年12 月31 日發布了《數碼照片歸檔與管理規范》。它對有效指導和規范我國數碼照片的歸檔工作和數碼照片檔案的管理工作，具有非常重要的現實價值和歷史意義。［4］高校應該依據《數碼照片歸檔與管理規范》標準規范，結合本校的具體情況，制定具體的實施細則，明確本校數碼照片的歸檔范圍、標準參數、整理和著錄方式、存儲載體，備份方式及利用方式。［5］

4.2 做好數碼檔案照片收藏和利用的知識產權保護工作

在這里，筆者認為主要注意兩個權利，一是職務檔案作品著作權問題，一個是職務檔案作品的歸屬權問題，《中華人民共和國著作權法》對職務作品著作權問題有明確規定。解決好檔案照片的署名權和歸屬權，避免在利用和保存環節出現產權糾紛，有利于檔案照片的收集和理事，也能調動和提高攝影者配合檔案工作的積極性。同時也要規定檔案照片的再利用問題過程注意攝影者的署名問題。

4.3 數碼照片的收集整理中應該注意的一些事項

首先要求學校在各種活動中用專業相機拍照，當今社會人手一部手機，手機照相功能越來越強大，但手機與單反相機相比的，單反相機在畫質、色彩解析力、寬容度上相比于手機，還是有絕對優勢的，它拍的圖像在很暗的情況下，可以通過PS 軟件調整還原大部分的暗部細節，手機在同樣情況下就無法還原同樣的圖像。其次，拍攝的檔案數碼照片，一般都要經過后期處理，才能滿足使用的要求，比如網絡新聞、報紙等都需要照片，照片的大小和像素以滿足使用的要求。檔案收藏必須收藏備份原始照片。

5 實現高校照片檔案的規范化管理的有效途徑

5.1 完善檔案照片的歸檔制度建設，制定照片檔案歸檔實施細則

高校的檔案管理工作需要有制度、細則來約束。為規范電子文件的歸檔與管理工作，維護電子文件的真實性、完整性、有效性，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規范》等有關法規，結合學校實際情況，制定適合本校情況的電子文件歸檔與管理辦法。對電子照片歸檔、管理、分類等有明確的規定，確保各部門的電子照片都能歸檔。

5.2 建立檔案收集工作監督機制，保證檔案工作規范化和科學化發展

建立和完善檔案管理制度。在有關法規規章中對各單位形成的重大活動聲像檔案歸檔和移交責任予以細化規定，明確在活動結束后及時交本單位檔案部門歸檔，并在規定期限內按照法定程序移交學校檔案館。檔案管理部門對學校各單位的聲像檔案歸檔和編目指導和監督。教育和引導那些把職務作品據為己有、拒絕歸檔的工作人員能夠積極的上報應歸檔攝影作品和照片。檔案監督體制建設可以將校屬各單位全部納入其中，建立起一整套全面的檔案工作管理體系，對校屬各單位檔案工作形成制度約束機制。［6］

5.3 加強檔案知識宣傳，強化民族高校照片檔案收集意識

沒有收集，檔案的管理和利用就無從談起。通過多種方式向師生宣傳照片檔案價值，爭取得到全校師生的積極參與和支持。提高檔案工作人員的多媒體檔案管理意識。高校要全方位宣傳多媒體檔案管理重要性和意義，樹立為廣大師生和社會提供及時準確的服務信念。關注學校的重大事件、重要人物、重大教學科研成果，收集各項工作中產生的文字報道、圖片、視頻及反饋信息資料，形成完整系統的檔案資料。及時關注校園網站主頁，關注學校各職能部門、教學單位的網絡平臺。檔案部門每年編輯出版學校畫冊，展示學校重要人物和重大事件。

5.4 加強高校檔案館機構改革

2018年，經黨中央、國務院批準《西藏自治區機構改革方案》和中國共產黨西藏自治區第九屆委員會第四次全體會議審議通過《關于西藏自治區機構改革的實施意見》［7］，對全區機構改革工作和組織落實機構改革方案進行動員部署，自治區檔案館改為黨委辦公廳管理的事業單位，檔案管理職能作為辦公的一個環節被合并。針對高校一些重大事件形成的照片，檔案館應該參與到重大事件過程當中去，有利于檔案管理人員清楚照片形成的背景，正確編目照片檔案，要制定完善的管理制度。

5.5 加強檔案管理人員的繼續教育以適應日新月異的信息化社會的變化

信息化社會對檔案管理人員的信息素質要求也不斷提高，要作好檔案照片的收集、管理和利用工作，高素質復合型人才的培養是非常必要的。檔案人員要加強新聞理論知識的學習，要掌握一定的攝影知識，更要加強計算機知識的學習。另一方面，也要加強攝影者的檔案意識的培養。檔案人與攝影人應該加強聯系，相互學習，團隊協作，做好學校檔案照片的收集、管理和利用工作。