大檔案視角下我國省級綜合檔案館新冠肺炎疫情檔案征集工作研究

姚楚暉 周耀林 衡倩 汪洋

摘 要：文章從新冠肺炎疫情檔案的征集數量、征集質量、征集方式、征集管理四方面，對我國31個省（自治區、直轄市）的綜合檔案館的新冠肺炎疫情檔案征集現狀進行網絡調查，發現存在檔案征集數量不足、檔案征集方式單一、檔案征集內容結構不合理等問題。基于大檔案觀的檔案范疇理念以及檔案大開發、檔案社會化、檔案開放等思想，綜合檔案館可采取拓寬征集范圍、規范征集質量、優化征集方式、構建檔案專題數據庫、推進檔案開發利用的策略，以改進相關工作。

關鍵詞：新冠肺炎疫情；檔案征集；綜合檔案館；大檔案分類號：G272

Research on the Collection of COVID-19 Epidemic Archives in Chinese Provincial Comprehensive Archives from the Perspective of Large Archives

1.Yao Chuhui， 1.Zhou Yaolin， 1.Heng Qian， 2.Wang Yang（1. School of Information Management Wuhan University， Wuhan， Hubei， 430072； 2. Archive of Huangshi， Huangshi， Hubei， 435000）

Abstract：This article conducted an online survey on the current status of the collection of COVID-19 Archives in the provincial comprehensive archives of 31 provinces （including autonomous regions and municipalities） from the four aspects： the number， quality， method， and management of COVID-19 archives collections. The survey found at present， the provincial comprehensive archives have problems such as insufficient number of archives collections， single collection method of archives， unreasonable structure of archive collection content， etc. Then， based on the concept of big archives， including the ideas of archives category， archives development， archives socialization and archives opening， this article proposed that archives should expand the scope of collection， standardize archive collection quality， optimize archive collection methods， construct archives thematic database， and promote archive development and utilization.

Keywords：COVID-19 Epidemic；Archives Collection；Comprehensive Archives；Large Archives

2020年初，湖北武漢暴發了新型冠狀病毒肺炎疫情，受到全世界的關注。習近平總書記指出：“這次新冠肺炎疫情，是新中國成立以來在我國發生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發公共衛生事件”。[1]新冠肺炎疫情檔案（以下簡稱“疫情檔案”）是國家機構、社會組織以及個人等主體在新冠肺炎疫情過程中形成的具有保存價值的包括文字、圖像、視頻等形式在內的真實記錄，客觀反映了社會各界抗擊新冠肺炎疫情的全過程，收集并整合疫情檔案是黨和國家理順疫情防控工作、總結抗疫經驗的必然要求[2]。2020年2月7日，國家檔案局發布《國家檔案局關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，提出要“做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸”。[3]隨后，我國各省級檔案館先后發布通告，面向社會各界征集相關檔案資料。但疫情檔案分散于全國各地，具有異構性、復雜性等特點，疫情檔案征集工作面臨一定困難，不利于對疫情檔案的全方位、全過程利用，而大檔案觀對解決疫情檔案征集問題有一定借鑒意義。文章以我國31個省（自治區、直轄市）的省級綜合檔案館網站以及微信公眾號為調研對象，在調查疫情檔案征集工作現狀的基礎上，依據大檔案觀對疫情檔案征集工作中的現存問題進行分析，并提出應對策略。

1省級綜合檔案館疫情檔案征集現狀分析

1.1疫情檔案征集數量及種類

新冠肺炎疫情暴發后，我國共有28個省級檔案館（湖南省、新疆維吾爾自治區、西藏自治區檔案館不在內）通過檔案館官方網站、新聞媒體、微信公眾號等渠道發布疫情檔案征集公告，目前已征集到具有一定數量規模的相關檔案。如截至2020年11月，云南省檔案館已采集到疫情防控照片2萬余張、視頻1萬余分鐘及實物檔案580余件，并于11月13日舉行云南省抗疫文藝作品捐贈儀式，共征集到280幅書畫、攝影作品[4]。截至2020年12月，湖北省檔案館已收集到各類抗疫檔案資料5萬余件[5]，接收到書法家胡文昌向省檔案館捐贈的書法作品4幅、個人證書獎牌12件、書刊22冊、數據光盤1張[6]，魏開功捐贈的45幅抗疫詩書作品[7]。

綜合來看，目前疫情檔案在完整性、檔案類型及內容結構三方面還存在一定不足。首先，與新冠肺炎疫情的事件規模和影響力相比，目前征集到的檔案數量仍顯不足，如福建省檔案館截至2020年10月僅收集到照片檔案11824張、實物檔案548件[8]。其次，目前已征集到的疫情檔案類型比較單一，以照片、文書材料為主，視頻、實物檔案較少，缺少網絡信息等新形式的檔案資源，如云南省檔案館截至2020年11月征集到2萬余件照片檔案，但僅有500余件實物檔案。最后，各省檔案館征集到的疫情檔案主要是援鄂醫務群體形成的相關重要記錄，缺乏對其他群體所形成檔案的關注和挖掘。

1.2疫情檔案征集質量

明確征集要求是把控檔案質量的重要環節。在疫情檔案征集過程中，共有17個省級綜合檔案館在其檔案征集公告中對檔案明確提出了質量要求。在征集內容方面，多數檔案館提出，檔案內容應真實、完整、積極向上，能夠體現本地區疫情防控情況，具有一定的地區特點。在疫情檔案征集載體方面，部分檔案館規定圖片、音視頻應畫面清晰、播放流暢，沒有經過PS等軟件處理，文學作品應為原創，以保證檔案原始性。在數字檔案格式方面，部分檔案館規定了數字檔案的格式及大小，如重慶市檔案館規定“每張照片電子版不小于1M、圖片格式為JPG；音視頻應播放流暢、時長應大于15秒，格式為常用視頻格式”，個別檔案館如浙江省檔案館、安徽省檔案館等提出了對檔案數據、實物檔案的質量要求。在檔案說明方面，大多數檔案館提出照片等檔案文件應附加說明，主要包括檔案信息和檔案捐贈者信息兩部分內容。

目前征集到的疫情檔案在質量方面仍存在一定問題。首先，部分檔案館沒有在征集公告中對征集檔案提出明確質量要求，如河北省檔案館，增大了后續檔案鑒定與整理的工作量。其次，各檔案館的質量要求存在明顯的地區差異，各省標準不一，如重慶市檔案館規定照片檔案不小于1M，陜西省檔案館則是大于1M小于10M。而較為繁多的征集要求雖然可以確保檔案征集質量，但也容易挫傷部分捐贈者的積極性[9]。最后，大多數檔案館僅對視頻、圖片等類型的檔案提出了質量要求，較少關注實物、數據等類型的檔案，僅有安徽省檔案館做出過相應規定。

1.3疫情檔案征集方式

在疫情檔案征集過程中，所有省級檔案館均以自愿捐贈為主要征集方式，捐贈途徑包括電子郵箱、信件、電話等，山西省檔案館還提供有償征集、寄存代管、復制三種方法。除發布公告外，為實現定向精準收集，部分省檔案館重點對接防疫一線的醫護人員以及湖北省檔案館、武漢市檔案館等機構，征集戰“疫”檔案，如福建省檔案館開展“為英雄建檔、讓英雄留名”活動，向援鄂醫務人員發出檔案征集邀請。部分檔案館還開展了其他形式的檔案征集活動，如北京市檔案館、四川省檔案館等舉辦了戰“疫”主題的攝影大賽。

目前疫情檔案征集工作還存在征集方式單一及被動征集的問題。首先，絕大部分檔案館都只在公告中提出了“自愿捐贈”一種檔案征集方式，形式較為單一。其次，疫情檔案征集方式相對被動，主要是通過門戶網站、微信公眾號等渠道發布信息，較少與其他機構合作，各地檔案館之間缺乏溝通，容易出現重復征集或征集不全的問題。最后，目前的疫情檔案征集工作仍停留在鼓勵社會公眾捐贈檔案層面上，大部分檔案館處于坐等上門的狀態，影響征集效果[10]。

1.4疫情檔案征集管理

在征集疫情檔案入館之后，相關檔案資料均歸國家所有，捐贈者將獲得優先利用權，并可對所捐贈檔案中不宜向社會開放的內容提出限制利用意見。為實現對疫情檔案的有序管理，大多數檔案館以專題形式對疫情檔案進行管理，將疫情檔案集中整理保管。遼寧省檔案館將接收進館的省直屬各單位形成的抗擊疫情檔案共同組成一個專題檔案全宗，對其進行分類、編目及數字化管理。在整理疫情檔案的同時，部分檔案館開展了疫情檔案利用工作。如上海市檔案館提供了涉及疫情防控和醫療救治方案、防疫物資供應等方面的展覽素材近50件，與其他單位合作開辦了“我們眾志成城——上海防控新冠肺炎疫情主題展”。

我國疫情檔案管理仍存在整合不足、開發利用有限兩大問題。一方面，由于我國疫情檔案在來源、主題內容與載體形態等方面存在廣泛分散的特征，具有異構性、復雜性，某一主題、類型、性質、形態的檔案難以全流程、多角度地記錄和反映疫情防控工作的整體情況，亟待進一步整合[11]。另一方面，各省檔案館的征集目的均強調“存”，而非“用”，對疫情檔案開發利用的重視程度不足。

2大檔案觀及其對疫情檔案征集的指導意義

2.1大檔案觀概述

“大檔案”的概念于1995年由孫嘉焯在《試論“大檔案”》一文中提出，他對“大檔案”的理解主要包括兩方面內容。在檔案工作方面，他認為“大檔案”是指把檔案工作納入社會發展的大環境中，即凡是與檔案工作有直接關系的、檔案部門參與后能促進其發展的有關工作都可劃為“大檔案”；在檔案范圍方面，“大檔案”理念下檔案涉及的范圍比傳統范圍更廣[12]。在此之后，“大檔案”成為檔案學界的熱點研究問題，目前對于大檔案觀的理解主要從檔案范疇和檔案管理模式兩個角度進行闡述。在檔案范疇方面，大檔案觀所提出的檔案范圍比傳統檔案范圍更廣，在人們對檔案的傳統理解中，檔案一般局限于文書檔案、人事檔案等，而大檔案觀則將所有記載歷史信息、具有保存價值的材料均看作檔案。另一方面，大檔案觀也可從檔案管理模式角度理解，即檔案集中整合以及檔案社會參與，如丁培良認為應將分散在各處的檔案集中到綜合檔案館進行統一管理，實行“多檔合一”[13]，鄂州市檔案局局長廖世賦將“大檔案”簡化為：檔案工作社會化=檔案部門的社會意識+全社會的檔案意識[14]。

在實踐中，大檔案觀能夠為檔案工作提供一定啟發。首先，大檔案觀提出，應突破傳統的檔案范圍，這在實踐工作中具體體現為檔案機構應注重檔案資源建設，合理擴展檔案收集范圍，實現檔案組成成分以及檔案存貯載體的多元化；但盲目擴大檔案范圍會導致檔案“泛化”，所以檔案機構應注重檔案收集質量，優化館藏結構。其次，大檔案觀強調檔案資源整合，應當秉持“多檔合一”原則[15]，已有地區進行了對檔案集中整合的嘗試。2004年，安徽和縣率先打破原有體制對檔案管理工作的束縛，將全縣范圍內屬于國家所有的各門類、各載體的檔案整合起來[16]，實踐證明，“和縣模式”有利于推動檔案利用、優化檔案館藏結構、提升檔案服務水平[17]。在新技術發展背景下，為解決實體檔案整合所存在的現實問題，也有部分學者提出利用信息技術實現對檔案的虛擬整合，如肖芃等人認為檔案管理應由實體整合向信息整合轉變，實現檔案信息資源的共享[18]。

2.2大檔案觀對疫情檔案征集的指導意義

征集疫情檔案的主要目的是豐富疫情檔案內容，由此可知，大檔案觀與疫情檔案征集工作思路是一脈相承的。目前各省的疫情檔案征集范圍以及相關管理措施已體現出“大檔案”的指導理念，但就實踐情況來看，仍然存在一定不足。在大檔案觀的指導下，疫情檔案征集應以真實記錄新冠疫情防控情況、完整展現新冠肺炎疫情全貌、保留重要社會記憶、支持疫情防控與學術研究為目的，堅持廣泛征集、多渠道征集、利用導向的原則。

首先，大檔案觀強調擴展傳統檔案范圍，所以各檔案館應面向社會公眾廣泛征集疫情檔案，優化檔案征集內容結構，注重檔案內容及檔案載體的多樣性，實現館藏資源的多元化。

其次，大檔案觀強調檔案工作社會化，新冠肺炎疫情防控工作是全社會廣泛參與的社會事件，疫情檔案征集是社會參與檔案資源建設的體現，所以檔案館應通過多種渠道，面向社會大眾主動征集疫情檔案。

最后，大檔案觀提出檔案“大開發”理念，提倡創新檔案服務理念，多渠道多形式開發檔案信息，充分發揮檔案的社會價值，所以檔案館應堅持利用導向原則，從用戶需求出發開展檔案征集工作，全方位、多渠道開發疫情檔案。

3大檔案觀下省級綜合檔案館疫情檔案征集的優化策略

3.1由局部到全貌：實現疫情檔案征集多元化

目前各省級檔案館征集的疫情檔案主要為反映疫情防控期間社會各界抗擊新冠疫情的材料，內容豐富，類型多樣，體現了大檔案觀理念。根據大檔案觀的檔案范疇理念以及新冠肺炎疫情的廣泛性特點，疫情檔案征集工作應進一步拓寬檔案征集范圍，將更多資料納入疫情檔案范圍中，實現檔案內容與類型的多元化。

一方面，各檔案館應收集能反映各階層抗擊新冠疫情的檔案資料。疫情期間，國外開展了與人民日常生活相關的檔案征集活動，如英國薩福克郡檔案館推出“封鎖中的生活”（Life in Lockdown）項目，致力于征集記錄薩福克人因疫情居家的檔案資料，包括社交媒體發帖截圖、在線調查、照片和日記等[19]。各省檔案館可借鑒國外經驗，面向社會各階層，考慮廣大民眾的利用需求，征集有關普通民眾、非政府組織、志愿者的檔案[20]。另一方面，各省檔案館不應局限于傳統類型的檔案，對網絡檔案、口述檔案、實物檔案等檔案都應做到應收盡收，如浙江省檔案館組建了抗“疫”網頁專題檔案采集工作組，出臺工作方案，截至3月已采集視頻文件總時長5528分鐘，圖片文件3128張，靜態網頁1.69萬余頁，合計數據達67.5GB[21]。

3.2由無序到標準：規范疫情檔案征集質量

目前有超過半數的省級檔案館從檔案內容、檔案載體等方面提出了對疫情檔案征集的質量要求，從而保證疫情檔案質量。根據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《錄音錄像檔案管理規范》《照片檔案管理規范》等規范文件以及大檔案觀對檔案質量的要求，各省檔案館應進一步規范疫情檔案征集質量，制定統一的檔案質量標準，減少區域差異，同時還應注意對新形式檔案質量進行規范。

首先，檔案館應依據各項檔案規范文件制定完整具體的關于檔案內容、載體等方面的質量規范，注意把握好群眾捐贈檔案積極性和檔案規范性的平衡，避免群眾因質量規定太過嚴格細致而拒絕捐贈檔案。其次，從宏觀上看，各省檔案館應建立協同機制，共同制定檔案征集規范，縮小地域差異，為檔案的后續整合和利用提供便利。最后，在疫情檔案質量規范內容方面，各省檔案館應關注更多的檔案類型，而不僅限于視頻、圖片等。

3.3由被動到主動：優化疫情檔案征集方式

各省檔案館征集疫情檔案的方式主要為自愿捐贈，部分檔案館也通過對接援鄂醫務人員、開展攝影比賽等方式征集疫情檔案。根據《檔案法》以及大檔案觀的檔案社會化思想，各省檔案館應更加積極主動地推動疫情檔案征集工作，加強與其他部門的合作與交流，拓寬疫情檔案征集渠道，營造大征集工作格局。

根據《檔案法》規定，檔案館除按照國家有關規定接收移交的檔案外，還可以通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案，也應與博物館、圖書館、紀念館等機構相互協作。此外，大檔案觀強調檔案工作社會化，應積極推進檔案機構與其他機構之間的合作交流。所以各檔案館應進一步豐富疫情檔案征集方式，加強合作溝通，發揮聯動效應，以更加積極主動的姿態推進疫情檔案征集。

首先，各檔案館應突破思維定式，聯合其他相關機構共同推進疫情檔案征集。如安徽省檔案館聯系省市衛健部門、防疫部門和各大醫院，向廣大公安干警、社區工作者、群眾志愿者等征集檔案資料，與安徽廣播電視臺等媒體聯合發函，聯系書畫界名家征集抗擊疫情作品[22]。新冠肺炎疫情期間，圖書館、博物館等文化機構也開展了相關征集活動，其征集內容與檔案館有交叉之處，一定程度上形成了競爭力，在此背景下，檔案館應博采眾長，積極向相關機構學習借鑒其成功經驗[23]，變競爭優勢為合作優勢，各施所長，信息互通。其次，檔案館應改變被動征集的做法，建立檔案征集隊伍，主動服務、主動挖掘，綜合運用網絡征集、有償征購、實地走訪等方式，主動深入一線，提前介入、上門征集[24]。如河南省檔案館主動獲取疫情檔案線索，在看到國醫大師張磊向社會提供防治新冠肺炎的中醫藥方的新聞后，積極動員其捐贈中醫藥方的手稿進館[25]。

3.4由分散到整合：構建疫情檔案專題數據庫

目前我國疫情檔案仍然處于分散分布的狀態，不利于對檔案的后續利用。在大檔案觀的集中整合思想的指導下，各檔案館應打破疫情檔案分散分布的局面，進一步推進疫情檔案數字化工作，利用信息技術構建專題數據庫。

大檔案觀強調對檔案資源的集中整合，強調利用信息技術實現虛擬層面的“大檔案”，所以各省應在已征集疫情檔案的基礎上，加快疫情檔案數字化步伐，整合疫情檔案資源，將疫情檔案以專題數據庫的形式來進行管理和提供利用。

首先，各省檔案館應制定統一的標準規范，包括目錄數據結構規范、全文數據結構規范、分類規范等，為數據庫建設提供標準基礎。其次，各省檔案館應加強對疫情檔案的收集與管理，豐富疫情檔案資源，推進檔案數字化工作，為專題數據庫建設提供資源基礎。如江蘇省檔案館通過新聞媒體面向社會各界廣泛征集疫情檔案資料，聯合省衛健委向省屬12家醫院征集支援湖北醫護人員的基本信息，對代表人物開展專題口述檔案采集，完善“一人一檔”數據庫[26]。最后，建設專題檔案數據庫應以提供利用為目的，通過網絡專題展覽、檔案知識地圖等方式，多角度、多層次構建疫情記憶。如江蘇省檔案館廣泛收集與抗擊疫情有關的公開宣傳報道內容，開設疫情防控專欄，下設視頻、決策部署、全省抗“疫”等二級欄目。未來各級各類檔案機構應聯合企事業單位、社群等主體共同建設全國范圍的疫情檔案專題數據庫，在網絡空間整合各機構的館藏資源，建立統一的資源建設與共享平臺，實現國家層面疫情檔案資源的互聯互通[27]。

3.5由征集到利用：推進疫情檔案開發利用

目前我國疫情檔案征集工作仍在進行當中，部分省份開展了檔案開發利用工作，如檔案展覽等。在大檔案觀的指導下，未來的疫情檔案征集工作應堅持利用導向，通過多種形式開發疫情檔案，而非僅局限于“為收藏而收藏”。

首先，各檔案館應通過舉辦疫情主題檔案展覽、編著疫情檔案編研材料、制播疫情專題影片等傳統形式開發疫情檔案，如湖北省檔案館開辦“人民至上、生命至上——抗擊新冠肺炎疫情專題展覽”，與湖北廣播電視臺共同舉辦“我們一起走過——檔案里的戰疫故事”分享會，聯合錄制了20集微紀錄片《檔案里的戰疫故事》。其次，在互聯網時代，各檔案館應積極利用信息技術，基于疫情檔案制作新媒體文化產品。如江蘇省檔案館聯合媒體推出大型開放式的抗“疫”全媒體檔案產品《戰疫·蘇史記》，以開放式在線紀實編纂的方式，展現江蘇支援湖北醫務人員的工作生活，從檔案和新聞雙重視角對戰“疫”工作進行全過程記錄、全方位宣傳。又如重慶市檔案局與重慶廣電集團廣播傳媒中心根據重慶赴孝感對口支援隊隊員口述檔案和相關新聞報道，聯合創作了紀實廣播劇《八百勇士在孝感·一曲忠誠的壯歌》，從不同視角講述了重慶援鄂醫療隊的故事。

4結語

自國家檔案局發布《國家檔案局關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》以來，各省檔案機構積極響應國家號召，面向社會征集疫情檔案，并取得了顯著成就，但由于疫情檔案征集工作一定程度上滯后于疫情發展，所以各省檔案館在檔案征集內容、征集方式等方面不可避免地存在一定不足。目前我國已進入后疫情時代，新冠肺炎疫情防控進入常態化階段，近來，國家檔案局發布《重大活動和突發事件檔案管理辦法》，其中第二十三條提出，“檔案館應當按照國家有關規定接收重大活動和突發事件檔案，并建立征集制度，通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案，充實重大活動和突發事件檔案資源”。[28]由此可見，疫情檔案征集工作已經得到了更多重視。大檔案觀可以為疫情檔案征集工作提供新思路，這有利于拓寬疫情檔案征集范圍、提升疫情檔案征集質量、優化疫情檔案征集方式等，各省檔案館應借鑒大檔案觀思想改善疫情檔案征集工作，最大化發揮疫情檔案的價值。

*本文系2020年度中國科技協會科研項目“新冠疫情抗疫精神資料采集——以武漢大學中南醫院為例”（項目編號：CJGC 2020-QT-HB01）階段性研究成果。

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