提升醫院辦公室檔案管理工作效率的有效對策

曹憲國

（菏澤市中醫醫院，山東 菏澤 274000）

醫院內部的檔案管理工作涉及了非常廣泛的內容，其主要涵蓋了醫院的基礎建設檔案、文書檔案、患者病例檔案、人事檔案、醫療研究成果檔案、醫療設備及設施檔案等等。社會在不斷的進步，對此，醫院也要做出綜合性創新和改革，以便更好的使社會發展，這樣檔案管理的內容也會越來越多，目前又將病例分析、病人B超以及醫院的影響等內容列入其中，在涉及范圍不斷增加的背景下，使得管理過程中出現的問題也越來越多。

1 現在醫院檔案管理中存在的問題

1）缺乏先進的檔案管理理念。就目前的醫院來講，大多數都只注重對能夠提升醫院經濟效益的技術或者業務方面的擴展，很少注重醫院的檔案管理，截止到目前，就形成了統一的現象，即尚未對檔案管理形成正確認知，并沒有明確做好檔案管理工作對醫院的發展及經濟效益提升所能夠帶來的益處。醫院在發展的過程中，其實已經形成了較為傳統的輕管理、重醫療的思想，對檔案管理工作尚未形成正確的管理體系和流程，再加上檔案管理人員缺乏相對專業的管理水平，缺乏先進的醫療設備、缺乏資金投入力度等，這些因素都給醫院的發展造成了一定的阻礙。

2）缺乏高水平的管理素養。由于醫院對檔案管理工作的不重視，致使醫院的檔案管理人員缺乏高水平的管理素養和專業的管理知識，導致醫院內的檔案管理工位變成了可有可無的崗位。由于專業素養的缺乏，使得該工作出現了嚴重的形式化和表面化，對于工作內容都處于一種得過且過的心態。然而，隨著大數據時代的到來，使得社會對檔案管理人員的要求越來越高，不但需要他們具備較高水平的專業素養和專業技能，同時還需要具有先進的管理技術和管理知識，但由于醫院缺乏對相關人員的培訓教育，使得醫院檔案管理工作順利開展受到了較為嚴重的影響。

3）缺乏對檔案管理工作的重視。檔案管理工作的最大特性就是為醫院發展提供服務的，也正是因為這一特性，使得醫院領導缺乏對該工作的重視，并且在資金投入方面也相對較少，甚至都認為沒必要為檔案管理人員組織培訓活動。思想上的不重視、資金上的不支持，不但影響了醫院檔案管理工作的前進行發展，同時還會降低科研資料查詢的效率。影響醫院臨床科學研究，并且還大大降低了醫院工作人員的研究積極性[1]。

2 提升醫院檔案管理工作效率的有關對策

1）樹立正確的管理理念。要想有效提升醫院檔案工作的整體效率，就必須要建立科學合理的管理理念，同時醫院管理部門還可以結合實際管理情況在醫院內部設置一套完善的現代化的管理體系，管理嚴格了，設施齊全了，才會讓檔案管理人員從思想上提升對其的重視，才能明確此項工作對于醫院發展的重要性。另外，相關管理部門還需要為醫院的檔案管理工作提供一些先進的現代化技術，以便更好的提升工作的科學性，滿足醫院科研工作對檔案數據的需求。最后，還要加強檔案管理知識的宣傳力度，使每一位檔案管理人員都能從思想上改變對該項工作的認識，強化他們對此項管理工作的了解。

2）完善檔案管理制度。要想提升醫院檔案管理工作的工作效率，必須要結合醫院情況制定出完善的管理制度[2]。檔案管理制度的完善，主要從以下幾個方面進行。首先，要明文規定管理人員的工作權限和職責，讓檔案管理人員能夠做到有條例依靠，規范管理人員的行為。其次，結合實際情況，制定檔案管理的守則，包括檔案如何存放、多久進行一次整理和除塵保養、如何規范的檢閱檔案等，都要進行嚴格規范。最后，醫院還要制定一定的監督體系，監督體系是為了能夠落實制度，確保管理人員按照規定工作的重要措施，是必不可少的管理方式，這樣才能使醫院的檔案管理工作效率得到根本上的提升。

3）引進新管理設備。為了更好地對醫院檔案進行科學有效的管理，實現工作效率的提升，還要引進新的管理設備和工具。在當下信息技術和互聯網技術的快速發展下，自然是要將計算機及相關技術引進到醫院中來。在引進先進設備后，就可以著手建立一個電子檔案管理系統，可以通過計算機實現對檔案的高效管理和檢索。除此之外，還可以建立一個網上的檔案管理系統，方便相關檔案的調取和傳輸，促進檔案利用率的提高，并且還能彰顯出管理工作的高效性。

4）創新檔案服務能力。開展檔案管理工作的主要目的就是為了能夠更好地為醫院的科研事業提供數據支持，對此，對檔案管理的服務能力進行創新和完善也是醫院必須要重視的焦點。由于檔案管理工作是為科研提供服務的，因此，必須要體現出檔案信息服務的主動性。此外，還需要對醫院的檔案遠程服務能力進行創新。為了更好地滿足醫院的現代化發展需求，對此，在檔案管理工作中也必須要加大對先進管理技術的合理和運用，借助信息技術來提升檔案信息服務的便捷性，從而使醫院的檔案管理工作的效率得到根本上的提升。最后，強化醫院檔案的深層次編研。檔案編研是醫院檔案管理工作中最為重要的一項工作環節，為了提高其工作效率和檔案信息的利用率，就需要有序開展醫院檔案的編研工作，此外，考慮到某些檔案可能會影響到醫院的經濟效益，因此，在編研過程中可以特意邀請一些經驗豐富且編研水平較高的專家協助編研工作的深層次開展，這樣不僅能夠確保檔案信息編研的科學性，同時還能確保醫院的經濟效益。

5）加強對檔案管理人員的培訓。要想提高醫院檔案管理工作的工作效率，還要注意對檔案管理人員的培訓[3]。檔案管理人員的培訓主要可以分為兩部分，第一部分是對檔案管理人員專業技能的培訓，專業技能主要包括檔案的收集、檔案的保存、檔案的檢索、檔案的保養等工作內容，并且還要包括對檔案管理設備和系統的運用。第二部分就是對檔案管理人員工作素質的培訓，工作素質的培訓主要包括是培養檔案管理人員的工作素質，目的是讓管理人員能夠明確檔案管理工作的重要性，讓管理人員能夠更加盡職盡責的工作。除此之外，還要將相應的人員管理制度落實，以保障對檔案管理人員的監督。

3 結論

從上文的分析中可以看出，檔案管理是醫院管理工作中不可或缺的工作之一，只有完善好醫院的檔案管理工作，才能使其正常運行及可持續發展得到有效保障[4]。對此，為了更好地提升醫院檔案管理的工作效率，筆者主要總結以下幾點對策：樹立正確的管理理念、完善檔案管理制度、引進新管理設備、創新檔案服務能力、加強對檔案管理人員的培訓等，希望能夠為醫院實現更好、更快、更遠的發展目標而做出貢獻。