加強檔案管理的方法研究

曹亞東

（黑河市愛輝區(qū)張地營子鄉(xiāng)政府，黑龍江 黑河 164354）

檔案作為一種重要的信息資料，是人們在各項社會活動當中直接或者間接所形成的，檔案資料信息是這些社會活動的真實體現(xiàn)，有著不同的形式，且具有較高的保存價值。當然信息資料具有原始性的特征，簡言之，檔案信息第一手資料。基于檔案管理工作，可以更加科學合理的分類管理不同形式的檔案信息資料，同時可以在更加恰當?shù)臅r候，科學合理的利用這些信息資料，為各項工作順利開展奠定堅實的基礎。通過這些不能發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作有著十分重要的地位，我們必須要充分重視檔案管理工作，在檔案管理工作開展過程當中，采取切實有效而又科學合理的方法進行檔案管理，不斷提高檔案管理整體水平，推動檔案管理工作活的更好的發(fā)展。

1 檔案管理的重要地位

1）反映單位發(fā)展實際。根據(jù)大的定義不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作當中，信息是重中之重，檔案信息動態(tài)性特征非常的突出，特別是事業(yè)單位為了獲得更好的發(fā)展，促進自身能力水平得到全面的發(fā)展和提升，應當對檔案管理工作給予充分重視，將其自身價值充分發(fā)揮出來。檔案作為事業(yè)單位工作當中的重要資料信息，通過檔案可以將其自身發(fā)展實際情況充分的體現(xiàn)出來，通過這些不能看出，檔案管理和單位發(fā)展關系非常的緊密，無論工作內(nèi)容是什么樣子的，都可以借助檔案，從中獲取相映的依據(jù)與答案，所以事業(yè)單位可以通過檔案信息的記錄，將單位的實際發(fā)展情況充分反映出來。

2）幫助人員作出決策。通過以上分析不難發(fā)現(xiàn)，加強檔案管理，可以將單位的發(fā)展實際充分體現(xiàn)出來，信息發(fā)揮的作用是非常巨大的，能夠為決策人提供詳實的參考。如在單位經(jīng)營發(fā)展過程當中，決策人為了緊跟時代發(fā)展需求，就應當結(jié)合實際科學合理的調(diào)整現(xiàn)在的經(jīng)營戰(zhàn)略，而這一過程當中，不可以盲目的做出決定，應當詳細分析和研究辦案信息資料，對過去戰(zhàn)略調(diào)整內(nèi)容及其意義充分了解和掌握的基礎上，并考慮單位現(xiàn)在發(fā)展現(xiàn)狀，構(gòu)建更加科學的發(fā)展決策。通過科學合理的開展檔案管理工作，能夠確保信息更加完整，以便決策人員對檔案信息資料隨時隨地的合理利用，確保制定的決策更加科學與完整，實現(xiàn)事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展。

2 當前檔案管理工作存在的主要問題

1）亟待提高檔案管理工作人員整體素質(zhì)。伴隨信息技術(shù)的普及應用，現(xiàn)如今檔案管理工作信息化水平越來越高，這些也給檔案管理工作人員帶來了更大的挑戰(zhàn)，為了促使檔案管理工作水平得以大幅提升，保證工作效率和質(zhì)量，工作人員應當重視自身素質(zhì)和能力的提升和發(fā)展。然而就當前的發(fā)展現(xiàn)狀來看，有的檔案管理工作人員依然沒有對傳統(tǒng)的工作態(tài)度進行轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新意識存在很大不足，服務意識不強，這對檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展形成很大阻礙。

2）缺少規(guī)范法管理方法。檔案管理工作開展過程當中，由于會受到很多因素影響，而且還需要各個部門加強配合，檔案資料經(jīng)過數(shù)年積累，其數(shù)量非常的龐大，整理難度也不斷提升，而且當然管理工作當中還涉及人員配置，資金應用等各方面的問題。由于檔案管理工作當中缺少比較規(guī)范的檔案管理方法，對檔案管理工作整體效果造成很大影響。

3）缺少規(guī)范化的人事管理機制。伴隨經(jīng)濟社會高速發(fā)展，人們的就業(yè)觀念也出現(xiàn)了很大變化，很多之前從事檔案管理工作的人員在各種因素影響下，紛紛離職，不愿意再從事此項工作。而且有的單位由于缺少比較完善的管理制度，導致檔案工作人員離職后，出現(xiàn)一定的空檔期，原始數(shù)據(jù)不能很好的存檔，難以及時地進行查閱。

4）檔案管理部門的基礎設施較為落后。在開展檔案管理工作當中了解到有的單位領導對檔案管理工作重視程度不夠，對檔案管理部門缺乏相應的照顧與關心，導致檔案部門基礎設施建設還存在很大不足，由于資金方面的不足，很多設備技術(shù)得不到及時更新，影響檔案管理工作的高效開展。

3 加強檔案管理的方法

1）提高人員綜合能力。為了進一步提高檔案管理工作水平，應當重視工作人員能力素養(yǎng)的全面提升，更好地適應當前檔案管理工作需求，將但管理工作人員定期組織起來開展培訓教育工作，管理能力和管理素養(yǎng)得到全面提升，能夠更加科學合理的運用現(xiàn)代信息手段開展檔案管理工作。基于這一前提，應當對檔案管理工作人員能力素養(yǎng)不斷提升，對檔案管理系統(tǒng)有關要求認真踐，為事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展奠定堅實的基礎。其實單位應當充分考慮自身實際，按照檔案管理工作需求，強化工作人員的培養(yǎng)工作，使其檔案管理能力和綜合素養(yǎng)得到全面提升，適應當前檔案管理工作需要，保證檔案管理工作的高效開展。

2）推進信息化建設。過去在開展檔案管理工作當中，紙質(zhì)檔案是主要的管理對象，需要專門的檔案室，檔案查閱非常緩慢，而且管理成本也會大幅增加，為了更好地應對這些問題，各單位及相關部門提高檔案信息化建設水平越發(fā)凸顯出其重要性，在檔案管理工作當中重視計算機技術(shù)的應用。通過計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打造檔案數(shù)據(jù)庫，并在單位以及部門內(nèi)部構(gòu)建局域網(wǎng)，及時的錄入利用檔案信息資料，而且在工作過程當中，技術(shù)工作人員還應當針對信息化檔案管理，進行相應的檢索目錄設計，并委派專門的管理人員進行管理，利用這種方式，將紙質(zhì)檔案管理工作的傳統(tǒng)方式徹底打破，提高檔案管理工作成效，以便更加便利的開展檔案信息利用，提高檔案管理整體水平。

3）健全檔案管理系統(tǒng)。推進檔案管理信息化發(fā)展進程當中，傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)無法對當然安全性有效保障，所以還應當不斷完善檔案管理系統(tǒng)，使其事業(yè)單位發(fā)展需求相符合。通過信息化手段管理檔案工作當中，時常會受到系統(tǒng)崩潰，病毒入侵，信息失竊，黑客入侵等方面的影響。所以為了進一步提高檔案管理工作水平，可以借助遠程儲存能儲備熱儲備的形式，備份處理檔案信息資料，重視安全技術(shù)在檔案管理工作當中的應用通過這樣的技術(shù)方式，可以在一定程度上提高檔案管理的安全性，避免發(fā)生黑客入侵、信息丟失等問題，有利于充分發(fā)揮檔案管理的價值。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理對于事業(yè)單位、國家的發(fā)展，具有重要的作用，可以為決策人制定發(fā)展方案提供依據(jù)。在這一基礎上，管理人員必須重視檔案管理工作，并對管理方法進行改進、優(yōu)化，充分發(fā)揮先進技術(shù)的作用、價值，保證檔案管理的效果能夠達到預期目標，充分發(fā)揮檔案管理的效用。