企業事業單位人事檔案的管理與創新

張 林

（荊州市中心血站，湖北 荊州 434000）

1 人事檔案管理過程中的問題

1.1 對隱秘性過于重視

在傳統的模式下，開展人事檔案管理工作的時候保密性是非常強的，如果需要調動檔案還得進行多層次的審批。由于對檔案的隱秘性過于重視，很容易導致對檔案管理的監督不到位，也不能及時地糾正工作中存在的錯誤，甚至還會讓一些工作人員做出徇私的行為，對人事檔案管理工作造成很不好的影響。由此可見，必要的隱秘性能夠有效地保護對員工的個人信息，但是缺乏監督的隱蔽性很容易影響到人力資源管理工作的順利開展。

1.2 個人整理的意識不夠深刻

就目前來看，在進行人事檔案管理工作的過程當中，本人也并沒有意識到檔案管理的重要性，經常出現遺失以及人檔分離等現象。而且檔案管理的信息化水平還不是很高。另外，現在各單位在開展檔案管理工作的時候采取的是在編人事檔案、工勤人員人事檔案、招聘人員人事檔案，分級別來管理的，一個單位的人員檔案分在上級管理和本單位管理自行管理。這種管理模式也比較普遍，也存在很多員工的檔案不能及時地得到更新，很多新增的材料和變動的情況，不能及時完整的歸檔。所以人事檔案會出現不夠完整情況，這對于人員崗位晉升晉級、崗位變動等更新是不利的。

1.3 工作人員的經驗局限

在開展人事檔案管理工作的過程當中，有工作人員沒有經過十分系統的檔案管理培訓和考核上崗，對于檔案整理經驗尚缺，而且整理的結果也不是很樂觀，對于提升人事檔案管理的效率來說是很不利的。除此之外，有些單位的人事檔案管理人員在處理重要問題的時候沒有正確的方法，給檔案的正常使用以及收藏歸檔造成了影響，還會導致檔案失去原本的價值。與此同時，在信息化時代，一些先進的管理技術以及管理設備不斷地涌現，如果管理人員自身的能力局限，就很難運用這些先進的手段開展人事檔案管理工作，這樣人事檔案管理的效率就很難得到有效地提升。

2 人事檔案管理制度與模式的創新方法

2.1 提升人事檔案管理的意識

在人力管理當中人事檔案管理是非常關鍵的一個環節，做好人事檔案管理工作有利于提升單位的工作效益和形象。因此，在創新人事檔案管理制度與模式的時候首先要做的就是將人事檔案管理的意識提升上來。單位的領導必須要對人事檔案管理工作進行高度重視，并且采取相應的措施加強員工以及管理人員對人事檔案管理的認識，在實際的工作過程當中，可以邀請一些專業人員到單位開展講座和指導，也可以走出去進行專業培訓和學習等，這樣有利于提升管理人員對檔案管理的意識，掌握一些必要的和先進的管理技術等。

2.2 創新檔案管理的方式

在開展人事檔案管理工作的過程當中，不光需要保障檔案的保密性以及安全性，還得合理地運用人事檔案，這樣才能夠充分地發揮出檔案的價值。現如今正處在新的時代背景下，作為單位必須要認識到人才的社會化流動趨勢，不能因為開展人事檔案管理工作限制了人才的流動，必須要順應時代的發展變化，通過適當地人員流動可以在一定的程度上加強人才之間的交流以及溝通，還能幫助單位選拔出更多優秀的人才，對于實現人才自身的價值來說也是非常有利的。此外，也可以在一定的程度上提升檔案管理工作的質量，推動人力資源管理朝著更好的方向發展。

2.3 提升人事檔案管理的信息化水平

在新時代背景下，科學技術的發展速度非常迅速，采取傳統的紙質化檔案管理方法已經很難有效地提升人事檔案管理工作的水平，必須要將人事檔案管理和信息化技術進行充分的融合，讓人事檔案管理的信息化水平切實地提升上來。傳統的紙質檔案在保存的時候不太方便，而且紙張的顏色以及規格等的容易讓資料混淆在一起。另外，紙質的人事檔案可以隨意地進行更換還有涂改，對于檔案記載信息的客觀性以及真實性都會造成影響。但是電子版的人事檔案在進行修改的時候后臺會有相應的記錄，必須要經過嚴格的身份驗證才可以進入到修改的程序，這樣就可以保障檔案信息記載的真實性。與此同時，電子版的人事檔案在進行保存的時候不會受到環境等因素的影響，能夠實現長久的保存，最主要的是電子檔案不會占用過多的空間以及人力，而且在調取以及使用檔案的時候也比較方便，可以在很大的程度上將人事檔案管理工作的效率提升上來，對于人力資源管理的長遠發展來說也是非常有利的。

2.4 培養高素質的人才

在進行人事檔案管理的過程當中管理人員的素質水平在很大的程度上影響著管理的效率。因此，單位需要注重培養一些高素質的專業人才，可以定期地開展專業知識的培訓工作，并且加大對人事檔案管理工作人員考核力度，切實地提升管理人員的專業知識水平以及工作能力。作為一名人事檔案管理人員，必須要樹立一種終身學習的觀念，要將自身的檔案管理知識體系不斷地進行更新，積極地掌握科學化以及現代化的檔案管理方式，幫助他們更好地了解人事制度的發展水平，在工作的過程當中不斷地提升自己的專業能力以及業務水平，從而實現人事檔案管理工作的效率以及質量。通過培養一些高質量的人才隊伍，有利于更好地提升人事檔案管理工作的水平，假如缺乏專業的人才隊伍將會抑制單位人事檔案管理工作發展，對于單位的長遠發展來說也是非常不利的。因此，為了確保人事檔案管理水平的不斷提升，必須要建立一支高素質以及高水平的人才隊伍，給人事檔案管理工作的穩定發展提供良好的保障。