文書檔案管理的現有問題與建議分析

董玉新

（阿勒泰市人民政府辦公室，新疆 阿勒泰 836300）

文書檔案是任何單位內非常重要的資料，需要長期的保存和使用，可以真實反映出單位的實際情況，對于各級單位的發展和進步起到積極的作用。文書檔案是單位管理者做出正確決策的基礎和根據，也能夠反映出單位發展的進程，更是給單位員工發揮出作用提供基礎。但是當前的文書檔案管理有很多問題無法從根本上解決，本文具體分析文書檔案管理的問題，然后總結出相應建議，希望可以保證文書檔案管理工作順利進行，促進單位的發展與進步。

1 文書檔案管理

文書檔案在我國已經有非常長的發展歷史，其主要的應用目的就是做好各項記錄，真實反映出各個方面的信息，為社會的發展起到了積極的促進作用。文書檔案管理需要把各種信息進行匯總，將關鍵性的信息通過文字的方式做好記錄，保證資料完整性，存儲起來以備后來使用。當前科學技術高速發展，信息技術應用到實踐中，很多信息都是以電子版的形式存在的，所以現代社會很多的文書檔案管理都已經從傳統的紙質載體轉化成為虛擬載體的形式，以數字的形式存在。文書檔案管理的主要內容就是進行檔案的收集、整理、保存與利用，而文書檔案管理給單位的影響是非常巨大的，特別是能夠真實反映出單位內部的實際情況，一份文書檔案如果發生缺失，就會導致文書檔案的整合率，所以從這個方面出發文書檔案管理是非常重要的。文書檔案管理是私密性的工作，對于單位的長遠發展有著極為重要的影響，檔案管理一般都是少數人開展工作，但是會綜合性反應單位的具體情況，所以具備綜合管理的性質。通常來說，文書檔案管理的類型比較多，科研、黨務管理、人事、財務、設備、基礎建設等方面。文書檔案很多情況下都是上級單位下發的文件形式，還有本單位領導發布的相關指導性的文件、政策性文件以及業務類型的文件等。文書檔案管理有著較高的專業性，要求是非常高的，在具體工作中形成的文書檔案會真實反映出總體的情況，因此，文書檔案管理有著較高的專業使用價值。比如，某單位發布未來發展戰略或者業務拓展計劃等，都是非常專業性的。

2 現今文書檔案管理所存在的問題

1）文書檔案管理制度不完善。根據經驗總結分析，很多單位在進行文書檔案管理實踐中都有不規范的問題。比如檔案目錄編排沒有達到標準要求，檔案管理缺乏科學性和有效性，甚至有些單位依然使用的是落后管理方式，并沒有隨著社會的發展而進步，導致檔案管理存在嚴重混亂的情況，管理效果也比較差。文書檔案管理出現這些問題就不能達到使用的效果，甚至會阻礙單位的長遠發展。當前我國已經全面實現信息技術的應用，文書檔案都是以電子版的形式存在，可以通過計算機、人力兩種方式進行搜索，很多情況下行政事業單位都會采取人力搜索的方式，效率比較差，資源也比較浪費，影響工作的效率和質量。隨著時代的發展，文書檔案的種類逐漸增多，也不斷地豐富，需要更新檢索方法，提高檢索工作的效率，這樣才能滿足時代發展的需要。因此，文書檔案管理人員選擇科學合理的網絡管理費方式，保證檢索更加的高效、準確，可以減少檢索時間，促進檢索效率的提升。

2）文書檔案管理人員的工作狀態問題。因為文書檔案管理工作整日面對的都是毫無生機的檔案，所以較之其他工作來說是非常枯燥乏味的，且工作量比較大，非常的繁雜，所以很多人都不愿意投入到文書檔案管理工作中。由于人們不愿意投入到文書檔案管理崗位，導致專業人員嚴重不足，有很多人都不具備任何工作經驗就進入到文書檔案管理崗位。絕大多數的文書檔案管理工作人員的專業素質比較低，且畢業的大學生不愿意進入到該工作崗位中，所以這一方面的人才數量非常少。當前的專業文書檔案管理人員順利較少，有些單位為了能夠降低成本，一般會選擇兼職的人員進行檔案管理，所以導致了文書檔案管理人員經驗不足，且沒有積極的學習先進的檔案管理知識，讓很多文書檔案管理崗位的工作質量和效率比較差，所以就造成了文書檔案管理的總體水平很低，工作也非常差，對于單位的發展產生不良影響。

3）文書收集工作與檔案管理工作不協調。文書收集工作是檔案管理的基礎，目前這兩者存在著嚴重不協調的情況，導致文書檔案缺乏完整性、連續性的要求。而文書檔案管理工作中，非常重要的一項內容就是文書收集，保證各項文書資料可以達到正常使用標準，提高檢索的效率和質量，保證實用性合格，也能夠發揮出該檔案的作用，也就能夠發揮出應用效果，但是如果兩者沒有協調進行，導致很多工作出現偏差，造成文書檔案管理效果極差。

3 文書檔案管理的策略

1）管理人員思想要勇于創新。如果使用傳統思維方式進行文書檔案管理，必然導致工作效率差、水平低。因此，文書檔案管理中，首先需要從思想上進行創新，管理人員積極轉變思維模式，擯棄傳統的管理理念，積極學習新的理念。管理與處理文書檔案工作中，秉承嚴謹的工作態度，從整體性角度出發開展該項工作，以更好地發揮出該工作的重要作用，提高工作質量和效果。

2）更新文書檔案管理系統。計算機網絡社會的發展和進步，文書檔案管理需要順應時代發展應用先進管理方式，逐步取代傳統落后的手工管理方式，通過數字化技術的應用提高文書檔案管理水平和效率。從這個角度出發，文書檔案管理以時代發展作為契機，各個單位都要引入先進管理技術，進行信息化的更新和使用，選擇合理的應對方式，提高檔案管理的模式和效果。在積極開展管理和控制的基礎條件下，還要重視管理制度的利用，也就能夠更好地促進整體應用效果的提升。

3）加大文書檔案的信息化管理。文書檔案管理系統進行不斷的升級與改進，滿足當前的信息化管理的需要，逐步的實現智能化、規范化的管理，進而可以體現出管理的效率和標準。在資料信息全部完善之后，采取統一的文字標準，可以更好地實現規范化管理與控制。此外，還要做好文書檔案管理的監控，確保文書檔案達到安全性、準確性的標準要求，以更好地發揮出文書檔案的管理效果和作用，不斷的創新和進步，讓文書檔案管理水平和效率得到很大的提升。

4）創新工作體制。文書檔案管理工作要想實現穩步發展，創新是非常重要的，所以應該積極引入先進技術，創新工作模式，并且提高文書檔案管理人才的水平，以更好地滿足社會的發展需要，讓領導提起足夠的重視，各級部門和人員都能夠積極配合，科學合理的利用各項資源，讓文書檔案管理更加具有協調性，發揮出文書檔案管理的作用，促進整體工作質量的提升。

4 結束語

傳統文書檔案管理工作已經難以順應時代的發展，管理模式也非常的落后，根本不能適應社會的發展和進步。因此，文書檔案管理工作需要以時代發展作為出發點，符合社會的發展需要，積極創新，引入先進的計算機網絡技術，提高工作質量和水平，為檔案管理工作高速發展奠定堅實基礎。