關于醫院文書檔案的管理及利用探討

周麗娟

（湖南省婁底市漣源市人民醫院，湖南 婁底 417100）

1 引言

醫院作為提供基本公共醫療服務的單位，是城市建設和發展最重要的基礎設施之一，對于城市經濟和社會的發展有重要意義。而新時期隨著生活水平的提升，人們對于醫療服務的要求提高，需求也擴大，給醫院發展帶來新的壓力。醫院在不斷地運營過程中，產生大量的檔案資料，如果不能有效管理，將影響到醫院的順利運行。文書檔案作為檔案資料的關鍵部分，進行科學的管理和利用十分關鍵，本次就對此進行簡單分析。

2 文書檔案管理工作的特點及重要性

分析醫院文書檔案管理工作，文書檔案資料來源十分多樣，不僅來自醫院本身，也來自社會各方資料，這增加了管理難度；文書檔案的載體比較豐富，可以是文字圖像，也可以是錄音、視頻、錄像等；文書檔案的保存要求有針對性，尤其是對于一旦受損無法恢復的文書檔案內容，并重點關注患者的病歷文書檔案；文書檔案資料持續更新，每天都有新的病例資料，再加上有時文書檔案人員會變更，增加了文書檔案管理的流動性；還有保密性要求，需要保證文書檔案資料的不泄露，尤其是患者就診方面的文書檔案。

進行文書檔案的管理，一是可以作為內部管理工作的考察依據，醫院日常運營過程中涉及的環節很多，產生的數據信息很大，給管理帶來難度。進行文書檔案管理主要是對各環節對應的數據進行核對和歸檔，收集和利用，其中涉及不同的規章制度等，所以十分重要。特別是不同類型行政事務的開展，必須要依靠文書檔案的內容進行管理。二是可以作為領導決策的參考依據，文書檔案是醫院運營的重要部分，其管理水平和質量直接關系到文書檔案的真實和有效性，也影響到其使用效果。而醫院各部門和科室的領導層在進行決策時，為了保證決策的真實性，需要利用文書檔案開展工作，所以文書檔案管理十分重要。三是進行宣傳教育的素材，文書檔案的內容很多，覆蓋了醫院的整個發展過程，所以可用于開展宣傳教育活動。

3 醫院文書檔案管理及利用的現狀

1）管理制度不健全。醫院在文書檔案管理中制定的制度并不全面，存在一些缺漏。比如對于文書檔案收集范圍責任主體的界定不明確，這可能導致追責時無法確定責任人；文書檔案方法標準不全面，使得獲得的文書檔案內容存在一些差異性，難以統一儲存；文書檔案形式不統一，同一介質的文件有多種形式，導致重復文書檔案處理，造成資源的浪費；制度不能及時更新，無法適應醫院發展的需求。

2）對管理人員的要求高。這項工作的專業性要求較高，需要工作人員有一定水平的相關專業理論知識水平和業務能力，還要有較高水平的信息化水平，能夠有效處理電子文書檔案工作，同時要求工作人員對于醫院的工作有所了解，知曉所有的文書檔案類型和特點。但實際上，企業中的文書檔案人員大部分都擁有高水平的文書檔案專業知識和技能，但對于醫院文書檔案的信息化處理方面的技術水平較差，無法保證順利進行醫院文書檔案的文書檔案管理。

3）存在安全風險。在醫院文書檔案管理過程中，很多文書檔案信息可以人為修改，影響到信息的安全、完整和真實性，尤其是管理人員經常變更的情況下，如果做不好工作的交接，很容易導致文書檔案資料的損毀、遺失、篡改等問題，難以準確判斷文書檔案資料的真實和原始性。另外，還有部分違法人員比如黑客等，可能對企業文書檔案系統進行攻擊，這樣也威脅到醫院文書檔案的安全性。

4）對文書檔案資料的利用率不高。當前醫院對于文書檔案表現出重管理輕利用的形勢，管理人員積極進行文書檔案資料的收集、整理和儲存，在日常工作中妥善管理，但對于文書檔案資料的利用存在很大的滯后性。管理人員一般是在其他工作需要用到文書檔案時再進行查詢和檢索，平時都是存儲在電腦中，利用率很低。

4 醫院文書檔案的管理及利用的措施

1）構建完善的文書檔案管理制度。醫院需要借助完善的信息化制度對文書檔案管理操作進行規范和約束。一是培養管理人員的檔案管理意識，了解文書檔案管理方法的合理選擇標準。在信息化技術的支持下，要求文書檔案管理人員充分認識文書檔案的重要性，掌握先進的文書檔案處理技術，知曉如何對電子信息和文件進行文書檔案處理，以提升工作效率和積極性。二是建立一套切實可行的管理制度，為相關工作的開展奠定理論基礎。這也能提升文書檔案管理效率，降低人為失誤的概率。三是強化制度落實，要密切關注監管機制的建設，借助文書檔案管理平臺的應用，實現對文書檔案操作的動態監管，促使文書檔案管理制度落到實處，這也是提高工作效率的前提。

2）建立文書檔案管理平臺。當前醫院進行檔案管理基本實現信息化管理，所以對于醫院文書檔案的管理，也需要構建一個公共的、獨立的、可以實際應用的信息化平臺，用以支撐各類文書檔案業務需要的信息化管理服務。利用平臺進行文書檔案的收集、整理、分析、鑒定和使用等各項操作。管理人員要利用影像學技術將紙質文書檔案轉化成電子信息，經過文書檔案操作后形成文書檔案。醫院要借助條形碼技術、影像學技術等，將不同介質、不同類別的文書檔案資料進行標準化處理，轉換成統一的入口文件，用統一的格式存儲，保證可追溯性。平臺要支持對文書檔案資料的統一、規范、流程化處理，同時也支持其他環節的管理，并支持記錄查詢等操作。

3）加強安全性管理。保證電子信息的安全是進行文書檔案處理和后期存儲管理的關鍵。對此，首先需要選擇合適的儲存設備，并建立電子信息安全防護系統，配合周密的網絡安全防護措施，以及科學的維護管理措施，避免出現病毒木馬入侵等問題，做好電子文件和文書檔案的安全管理。同時，考慮醫院是利用信息系統進行文書檔案管理，需要在系統中對使用人員權限等級制度，實行實名制，對于共享的文件也要求有批準才能進入查看。

4）創新文書檔案管理方法。對于文書檔案處理要保證獲得的文書檔案資料的原始性。如果遇到情況特殊的文書檔案內容，需要在原始格式基礎上進行還原顯示。一般來說需要將電子文件的原件或真實文件進行文書檔案處理和儲存，重點保證醫院文書檔案的原始性；如果電子文件具備隱形條碼，其也需要與文件一起文書檔案，保證形成的醫院文書檔案的權威性。醫院要將文書檔案及其相關的軟件和應用系統一并存儲；對原始文書檔案的電子圖像進行存儲；對醫院文書檔案的打印、輸出加以存儲，保證文書檔案的可靠性。

5）提升文書檔案管理人員素質。醫院還要重視提升文書檔案管理人員的綜合素質，尤其是信息化水平要進行提升。檔案管理人員要求有高水平的檔案管理專業知識和技能以及較高水平的信息化水平，能夠有效將文件信息轉化成文書檔案進行管理。所以要加強對文書檔案管理人員的培訓，重點關注對于文書檔案管理的專業培訓，提升文書檔案處理水平。還要關注文書檔案管理人員責任感和安全感的培訓，保證他們對工作認真負責，不會私自修改文書檔案資料信息，能妥善保證醫院文書檔案的完整性。

5 結語

在新時代背景下，醫院進行文書檔案管理面臨更高的要求，需要醫院認識到這項工作的重要性，對制度進行完善，提升人員素質，建立信息化管理機制，進而為各項決策提供準確有效的支持，實現醫院的可持續發展。