火電廠檔案管理如何實現(xiàn)信息化建設

曹婷婷

（華能南通電廠，江蘇 南通 226001）

火電廠檔案真實地記錄著該廠發(fā)展的歷史進程，積累著不同時期的愿景和目標，為火電廠發(fā)展提供原始資料的依據(jù)和參考，并提供員工的檔案等重要原始信息憑證。近年來，隨著火電廠規(guī)模的擴大和業(yè)務的提升，在檔案標準化建設中，火電廠檔案產(chǎn)生的數(shù)量和質(zhì)量指標都需要很大的提高，這給檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。火電廠檔案管理的服務對象是在科研、管理等相關活動中需要利用檔案信息的組織和個人。很多管理人員和科研人員使用的檔案是歷史發(fā)展，技術發(fā)展等。有人認為，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理由于其存儲量大、信息分散，處理難度大，且由于時間和距離的限制，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法快速、廣泛地為服務對象提供服務。

1 檔案管理信息化建設的方法

本文采用文獻研究法。收集了與火電廠檔案管理信息化相關的文獻資料，并對這些文獻進行了整理和總結。這個在此基礎上分析了存在的問題及解決辦法。2000年全國檔案工作會議上，正式提出了檔案信息化的概念第一次前進。2002年，《國家檔案館信息化建設實施綱要》正式頒布。我國檔案管理信息化建設是一項系統(tǒng)工程火電廠等各類機構正在逐步開展工作。檔案管理從傳統(tǒng)的手工檔案管理轉變?yōu)橛嬎銠C檔案管理，檔案信息的信息化使檔案的收集更加智能化、高效化自動的。管理工作更簡單，利用網(wǎng)絡突破時間和空間的限制，快速準確地自動檢索和查閱檔案。因此檔案信息化建設是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。然而，現(xiàn)階段檔案管理工作還不足以滿足檔案管理信息化的實際需要。所以在我國經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下如何做好火電廠檔案信息化建設是一個重要的課題。

2 火電廠檔案管理信息化建設過程中存在的問題

1）對檔案管理信息的重要性認識不足。檔案屬于火電廠建設發(fā)展的輔助部門，一般沒有得到足夠重視。火電廠領導認為企業(yè)的工作檔案館就是要做好檔案資料的收集整理，不需要信息構造。在數(shù)字企業(yè)的總體規(guī)劃和建設中，沒有規(guī)劃信息檔案的建設。這樣，檔案部門就沒有一套完整健全的規(guī)章制度保障檔案信息化建設的發(fā)展。

2）缺乏足夠的資金。我國檔案信息化建設首先要解決的問題火電廠的資金投入較少，這就導致了火電廠檔案工作辦公硬件設施建設的滯后。目前，許多火電廠僅僅依靠計算機來編輯和整理檔案目錄，但是他們不能使用計算機直接查閱和共享檔案。有些火電廠建立的檔案信息管理平臺也缺乏后期維護的成本，導致檔案管理信息工作效率低、質(zhì)量差，甚至平臺閑置。

3）火電廠檔案管理缺乏系統(tǒng)軟件。有幾個檔案管理系統(tǒng)在國內(nèi)廣泛被應用，包括宜都檔案管理系統(tǒng)、智能檔案管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)功能較為強大，但它們的購買和維護成本很高。而且，他們大多應用于省、市檔案館。很少有專門的文件管理系統(tǒng)針對火電廠，一些火電廠使用相對陳舊的系統(tǒng)軟件，如‘好勇火電廠檔案館’《管理系統(tǒng)》2010年單機版、好易管理軟件等。這些系統(tǒng)不夠專業(yè)，操作復雜，兼容性差，而且不能實現(xiàn)信息共享，不能滿足火電廠檔案信息化的實際需要。

4）缺乏檔案信息專業(yè)人才。在檔案信息化的背景下，檔案管理人員需要具備兩方面的專業(yè)知識：檔案專業(yè)知識和檔案專業(yè)知識計算機專業(yè)知識。火電廠檔案館急需一批兼?zhèn)鋬烧叩膹秃闲腿瞬艡n案知識和信息技術，但現(xiàn)實是這樣的人才很少。有些工作人員不是檔案專業(yè)人員，沒有參加檔案工作培訓。其他部門的兼職檔案員也負責其他工作，這使他們?nèi)被〞r間和精力做好檔案工作。檔案工作者對檔案工作的內(nèi)容和過程不熟悉這嚴重影響了檔案工作的質(zhì)量。檔案管理員已經(jīng)在傳統(tǒng)的工作模式下工作了較長時間，思想觀念陳舊，接受新事物能力差。因此，他們無法應用信息技術應用于實際檔案管理，嚴重阻礙了檔案事業(yè)的進一步發(fā)展檔案管理信息工作。

3 火電廠檔案管理信息化建設的改進建議

分析表明，火電廠檔案館信息化建設中存在著一些問題，如由于忽視了檔案管理，資金投入低，軟件系統(tǒng)的可操作性差，檔案網(wǎng)站數(shù)量多但規(guī)模小，檔案信息人才極度匱乏，宣傳力度不夠存檔信息等。針對這些問題本文提出了一些建議。

1）加強對檔案管理信息化建設必要性的認識。火電廠領導要認識到檔案是火電廠不可缺少的一部分，實現(xiàn)火電廠的快速發(fā)展要重視檔案建設。一方面，火電廠領導應該認識到檔案信息化建設對提高工作效率、節(jié)約資源具有重要意義管理成本，確保檔案安全。另一方面，領導要認識到火電廠檔案信息管理是一項復雜而艱巨的工程，需要建立一個完整的檔案信息管理體系，全面、規(guī)范、科學的檔案管理體系。領導者需要增加資本投資建設檔案館，為檔案部門配備完善的硬件設施等電腦和掃描儀，并購買先進的系統(tǒng)軟件。

2）檔案管理信息人才的培養(yǎng)。首先，應當把對檔案人員的進一步培訓納入火電廠員工培訓總體計劃的范圍，并有計劃、有步驟地組織培訓有針對性地提高檔案工作者的技術水平，保證檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。第二，通過專題講座、學術研究、調(diào)查交流等方式，使檔案工作人員得到充分了解檔案管理信息化的過程，改變了檔案管理人員的思想觀念，提出了觀念使檔案工作信息化深入到廣大檔案工作者的心中，用信息化來指導工作。第三，火電廠建立現(xiàn)代管理體系培養(yǎng)懂檔案學理論知識并精通計算機和網(wǎng)絡的復合型人才為社會服務。

3）開發(fā)適合火電廠檔案信息管理的系統(tǒng)軟件。利用軟件快速、方便、安全地收集、處理、存儲和利用檔案是十分必要的。同時系統(tǒng)應能與現(xiàn)有OA辦公系統(tǒng)、企業(yè)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)連接管理制度、財務會計管理制度等。

4）創(chuàng)新宣傳，提高檔案信息影響力。改變傳統(tǒng)的單一使用模式宣傳欄，通過制作宣傳視頻，利用手機APP進行有獎知識問答，開展檔案日活動等豐富多樣的宣傳方式，引起員工的關注檔案管理信 息化。

4 結束語

火電廠檔案管理信息化建設勢在必行，這個過程中會有很多問題和挑戰(zhàn)。本研究全面總結了現(xiàn)有的研究成果對檔案信息化建設中存在的問題，提出合理化建議，為火電廠檔案信息化建設提供參考。檔案相當于企業(yè)的無形資產(chǎn)，同時也起到了記錄企業(yè)日常運營的責任，為了讓火電廠的發(fā)展更好的適應現(xiàn)代化建設，更加具有競爭力，加快技術的發(fā)展與革新，建立建設健全的信息化檔案管理制度十分重要。