醫院辦公室檔案管理信息化建設的創新措施分析

黃姝娟

（郴州市第一人民醫院北院（兒童醫院）辦公室，湖南 郴州 423000）

作為醫院內部管理工作中的重要組成部分，辦公室檔案管理工作的重要性和必要性不言而喻。在信息化、科技化時代之下，傳統的檔案管理工作備受詬病，導致醫院在改革以及創新的過程中遇到了諸多問題。辦公室檔案管理工作需要提高對檔案工作的重視，建立和完善檔案的收集歸檔整理，規范好檔案資料，深入剖析醫院辦公室檔案管理工作的重點以及難點。以推進信息化建設為重要的手段，靈活利用不同的創新措施使辦公室檔案管理更加規范，更好地推進醫院各項工作有序開展，提高各部門工作效能。

1 醫院辦公室檔案管理信息化建設現狀

醫院辦公室檔案管理工作的系統性和實踐性比較強，對管理工作人員的工作能力是一個較大挑戰及考驗。有的醫院對辦公室檔案管理工作的認知和理解比較片面和淺顯，沒有了解到辦公室檔案管理的必要性，檔案工作效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率，最終導致醫院整體的管理質量和管理效率不夠理想。

1.1 檔案管理人員綜合素質偏低、意識薄弱

醫院管理工作人員需要著眼于醫院辦公室檔案管理工作的現實條件，了解辦公室檔案管理工作的水平，直接體現了醫院的管理水平、發展狀況，是一個醫院運轉狀況的縮影，是各部門進行其他一切活動的重要依，著眼于醫院的專業技術人員培訓計劃，在長期規劃以及研究的過程中促進檔案管理工作人員的繼續學習以及教育。辦公室檔案管理，本是項至關重要的工作，但是多數檔案管理人員沒有意識到工作的關鍵性，而檔案管理人員的意識薄弱，也是制約檔案工作效率的一個重要性因素。另外，對于醫院從事檔案管理的人員，并非專業出身，更多數是兼職工作，如此一來，導致了檔案管理上的態度不認真、工作不到位。醫院需要注重對專業人員的知識技能培訓，積極聘請專業的檔案管理方面的專家。通過系列講座培訓等方式來更好地提升醫院辦公室檔案管理工作的信息化質量以及水平，保障這一工作能夠大放異彩。

1.2 檔案管理模式落后、管理人員意識不強

醫院管理工作人員需要站在宏觀戰略的角度，轉變傳統的管理理念以及管理模式，不再以簡單的理論知識學習為重點，而是著眼于醫院辦公室檔案管理工作的現實條件，積極構建規范科學的醫院辦公室檔案管理流程和制度，確保這一工作與其他業務工作齊頭并進、雙管齊下。系統化的培訓以及主題研討會的開展工作不容忽略，這兩個工作能夠為醫院辦公室檔案管理工作的有效創新以及改革打下扎實的基礎，醫院中層管理工作人員需要深化自身對辦公室檔案管理工作的認知以及理解，積極融入更多的現代化元素，以現代信息技術的有效利用為依據，確保這一工作的有效改革及創新。強化整體的檔案管理流程，全面提升信息化管理質量和水準，發揮“檔案管理”的作用，彰顯醫院辦公室檔案管理工作的指導作用及優勢。

2 醫院辦公室檔案管理信息化建設的創新措施分析

為了有效避免上文中存在的各類不足，醫院需要著眼于外部環境變動的實質條件，將工作重心放在辦公室檔案管理信息化建設開展上。積極采取現代化的創新措施以及手段，全面彰顯辦公室檔案和信息化建設工作的重要作用及優勢，穩步推進、強化檔案管理工作。

2.1 提升檔案人員綜合素質

檔案管理工作人員是辦公室檔案管理信息化建設工作的實踐者以及推動者，醫院需要加強對檔案管理工作人員的教育及培訓，全面提升工作人員的綜合素質。積極組織人員配置，成立專門的團隊，統一指導、分級管理。加大對這一工作的投入和支持力度，明確前期的工作目標以及工作要求，確保對癥下藥，為檔案管理工作人員各項管理工作的有效落實做好前期的鋪墊。其中年終考核以及各項管理工作的總結最為關鍵，這一點有助于醫院辦公室檔案管理工作人員意識到自身的不足，進而主動調整辦公室檔案管理信息化建設工作的方向以及手段。管理工作人員自身還需要在終身學習理念的指導下，調整自身的工作行為和工作模式，深化個人對信息化建設工作的認知以及 理解。

2.2 強化檔案管理意識

醫院各個科室檔案管理工作需要結合具體問題具體分析的實踐要求，通過對法律法規的研究以及分析，更好的強化檔案管理意識。積極投身信息化建設工作中，確保辦公室檔案管理工作能夠實現順利落實。其中科學完備的檔案管理體系的構建最為關鍵，醫院需要著眼于目前的現實條件，靈活利用各種現代化的信息化管理策略以及手段，加強對部門業務種類的分析以及規定，確保對癥下藥。管理意識的強化對管理工作人員自身的管理能力以及管理經驗是一個較大挑戰，管理工作人員需要著眼于目前的職業發展方向，深入分析檔案管理信息化發展的重要要求。以提升信息化質量以及水準為依據，確保各項管理工作的全面落實以及進一步突破，真正彰顯辦公室檔案管理信息化建設工作的作用及價值。

2.3 完善外部設施和基礎

醫院辦公室檔案管理信息化建設工作是一個長期的過程，很難在短期內取得明顯的成效，這一工作對醫院的外部設施以及基礎條件提出了一定的要求。為了確保檔案信息一體化的迅速發展，醫院領導需要關注檔案工作的進一步調整，積極推進基礎設施建設工作的穩定落實。明確重要的管理條例及管理策略，完善現有的管理體系，確保對癥下藥。其中檔案室的建設工作不能忽略，醫院需要將此人納入醫院的長遠發展規劃中，明確目前的發展目標以及發展戰略，積極完善基礎設施。檔案專業管理軟件的引進非常有必要，醫院需要著眼于計算機軟件的利用要求，加強對不同檔案數據庫的有效協調以及管理。結合目前的電腦技術等手段，促進不同門類檔案管理工作的全面協調，真正體現信息一體化管理工作的作用及優勢，確保醫院管理服務質量及水準的穩定提升。

3 結語

醫院辦公室檔案管理信息化建設工作對醫院的穩定建設及發展有非常關鍵的影響，醫院管理層需要注重對這一工作的有效創新以及改進，全面提升管理工作人員的綜合素質，確保檔案管理真正實現人力資源的優化配置及利用。始終堅持檔案管理意識，積極完善外部設施和基礎，更好地解決這一工作的矛盾和困惑，確保辦公室檔案管理信息化建設工作能夠更上一個臺階、重煥生機。