數字化背景下干部人事檔案管理研究

李玨儀

（江門市新會區睦洲水閘工程管理所，廣東 江門 529100）

人事檔案是了解與考察干部的關鍵手段，主要記錄了干部基礎信息、學習工作經歷、政治品質、道德品行、工作實績、社會關系等情況，在2018年11出臺的《干部人事檔案工作條例》中指出，干部選育管用工作應將人事檔案作為重要依據，進一步突出了干部人事檔案管理工作的重要性，在數字化背景下，需加快干部人事檔案數字化 進程。

1 基于數字化的干部人事檔案管理優化策略

1.1 加大資源投入

在信息時代，干部人事檔案管理由紙質載體轉變為電子載體具有較強優勢，可消除紙質檔案存儲弊端，實現干部人事信息的長時間無損存儲，降低紙質檔案管理所產生人力物力消耗，提高干部人事檔案管理效率及質量，因此為促進干部人事檔案數字化發展，需根據實際情況加大資源投入。例如：加大資金投入，針對干部人事數字化檔案建設工作加強硬件設施，完善檔案轉化設備，逐步將現有紙質檔案轉化數字化檔案，并引入先進檔案管理系統，提高檔案管理工作便捷性；根據新《檔案法》內容加強檔案信息安全，采用先進技術資源保護檔案管理系統，防止發生內容篡改等不良問題。新《檔案法》指出，檔案數字化建設經費列入政府預算中，為提高資金利用效率，應根據干部人事檔案管理工作設置專項資金，明確資金使用計劃，合理配置資源，為干部人事檔案管理優化工作夯實基礎。

1.2 優化規章制度

隨著信息化變革的逐漸深化，干部人事檔案數字化管理已被提上日程，為保障檔案管理工作有序推進，應在現有規章制度基礎上進行優化，推動干部人事檔案數字化管理規范化開展。干部人事檔案數字化管理規章制度應具備全面性及科學性，需結合干部人事檔案應用特點及數字化管理需求展開制度優化，由檔案管理專業人員憑借其豐富經驗制定數字化管理流程，并在此基礎上編制干部人事檔案管理指導手冊，根據新《檔案法》規定建立檔案工作責任制，多措并舉，營造規范化檔案管理氛圍，確保干部人事檔案管理工作有章可循、有據可依，在強有力規章制度支撐下實現部人事檔案數字化管理的精細化 開展。

1.3 完善風險管控

便捷化是數字化干部人事檔案的主要特點，但相對應的需承擔信息風險，因此為保障干部人事檔案隱私信息安全性，需組建專業化信息安全小組，用以維護檔案信息管理系統，實現安全運營。首先需控制數字化檔案管理權限，需將系統管理者、安全審計人員、安全保密管理員三者進行角色分離，系統管理者主要負責創建與刪除干部人事檔案信息，安全審計人員負責查看檔案信息管理系統操作日志，而安全保密管理員負責分配系統權限，運用角色分離手段降低人工失誤出現概率。其次，根據干部人事檔案數字化管理流程及標準選擇適宜安全軟件，強化網絡安全，維護信息系統運營秩序，同時，應嚴格錄入相關數據，把控傳輸、存儲與訪問節點，采用地址綁定的方式加大管理力度，引入圖像加密、文件加密傳輸、防截屏拍照等關鍵技術，防止數據泄露等信息安全問題。再次，將紙質檔案轉化為數字化檔案的同時，做到數字化檔案備份工作，避免檔案調閱過程中可能存在的撤換、篡改、增刪問題，嚴格記錄檔案借閱工作，監管檔案流向，做到檔案借閱有跡可尋，借閱檔案歸還后需將其與備份檔案對比，確保干部人事檔案內容無誤后方可重新歸檔，極大提升數字化檔案管理工作安全性。最后，由于干部人事檔案存在隱私性及特殊性，應引入多冗余機制保護信息數據，運用技術手段拷貝檔案內容，搭建人事檔案災難備份體系，同時還可采用雙中心、多中心檔案信息管理模式，為干部人事檔案信息提供全方位數據保護，此外為保障檔案信息一致性，可基于檔案信息管理系統引入區塊鏈、大數據、云計算、智能AI等先進技術，統一數字化管理，做到檔案修改留痕，運用前沿信息保護技術，實現全方位安全風險管控。

1.4 加強隊伍建設

專業化檔案管理人才為實現干部人事數字檔案規范化管理的基礎，其業務能力、職業道德、責任意識均決定著干部人事檔案信息的利用情況，因此應基于現有人才體系加強專業化隊伍建設。首先，增強檔案管理人員服務意識，提供高效且優質的檔案管理工作，加強對信息化人才的培養，同時加強對檔案管理人員的監督監管，增強其組織紀律性，以此維護人事檔案管理秩序；其次，增設數字化檔案專項培訓，提升檔案管理人員綜合素養，結合實際檔案管理系統，理論結合實踐，使人事檔案管理人員迅速掌握信息系統操作步驟；最后，調整檔案管理部門人才招聘標準，適當向信息化、年輕化人才偏移，組建具有活力的檔案管理隊伍。

2 干部人事檔案管理在數字化背景下的未來發展趨勢

2.1 電子簽名歸檔

《電子簽名法》自2005年發布與實施以來，在電子政務系統、網點銀行、電子合同、金融業網點等不同行業內均得到了廣泛應用，且應用范圍隨著互聯網的逐步普及而擴大。隨著《檔案法》的進一步補充，電子簽名的應用場景逐漸完善，網上銀行借助RSA技術實現了電子簽名的真偽辨別，提高了電子簽名的安全性及普及性。在未來干部人事檔案管理工作中，可將RSA技術引入到數字化檔案體系內，每份干部人事檔案原始材料需由本人留下電子簽名，進行檔案歸檔時，需由管理人員進行審核，確認無誤后需由檔案管理人員留下電子簽名，運用RSA技術辨別檔案內容，進一步提高檔案安全指數，此外，還可在電子簽名基礎上記錄檔案歸檔時間，提高檔案考證真實性[1]。

2.2 云數據庫存儲

紙質檔案在存儲過程中易產生霉變、磨損等問題，因此需嚴格管控檔案管理室溫度及濕度，造成額外成本，將紙質檔案轉化為數字化檔案后，可將檔案存儲至云數據庫內，依托于互聯網，實現海量數據存儲，降低了檔案管理人員工作強度，緩解其工作壓力。運用云數據庫進行人事檔案存儲是大勢所趨，在前沿技術支撐下可極大提升檔案信息安全性，同時可將干部人事檔案存儲至不同數據庫內，完善檔案備份管理工作，便于檔案數據恢復，大幅度提升云數據檔案庫系統重建能力，實現干部人事檔案管理工作的可持續發展[2]。

2.3 系統溯源查找

隨著干部人事檔案管理工作的逐步推進，檔案管理部門將面對海量檔案信息，而傳統化紙質檔案查詢工作無法滿足快速查詢功能，因此在未來干部人事檔案管理工作中，需將通用信息檢索技術與檔案信息管理系統相融合，提升檔案查詢速度與準確性，同時可完成導出、打印等工作的批量處理，進一步提升人事檔案管理工作效率。

3 結束語

綜上所述，干部人事檔案管理工作數字化發展已是必然趨勢，應逐步加大資源投入，優化規章制度，并完善風險管控機制，培養數字化專業人才，組建干部人事檔案數字化管理團隊，根據當前發展形勢來看，未來干部人事檔案管理將趨向電子簽名歸檔、云數據庫存儲、系統溯源查找三方面發展。