大數據背景下基層數字檔案室建設研究

王 建

（黑龍江省大興安嶺加格達奇區檔案館，黑龍江 大興安嶺 165000）

1 大數據背景下基層數字檔案室建設的必要性

基層檔案室的主要工作內容是對信息資源進行搜集和整理，傳統的檔案室的搜集和整理需要耗費大量的人力和物力，對于檔案的保存也存在較大的弊端。然而大數據時代，基層數字檔案室的建設有效地為數據的整體收集提供了高效的途徑。在大數據背景下，電子檔案以及數字儲存技術成為主要形式，已經改變了傳統的儲存載體，形成具有結構性的檔案管理方式，這種模式下，基層數字檔案室的主要工作內容是對信息資源進行處理，使用高科技技術建立專門的檔案信息管理流程，并且在使用過程中，可以實現對于檔案信息精確查找和提取，最大限度地實現資源使用的靈活性，極大地提高了檔案管理的效率。另一方面，數字建設能夠實現檔案分類管理，根據檔案的性質和特點建立不同的數據檔案室，體現了檔案管理的價值，為檔案室用戶提供最佳的服務，并且檔案數據體現出較大的信息量，能夠根據用戶的反饋做出分析和總結，確定服務行為規范，衍生出智能服務體系[1]。

2 大數據背景下基層數字檔案室建設面臨的挑戰

建設基層數字檔案室絕不是購置硬件設備、應用大數據分析就可以的，應當從方方面面就開始創新和轉變、比如管理理念、操作技術以及管理方式上，當前大數據背景下，我國基層檔案室數字建設面臨著以下幾個方面的挑戰：

2.1 基層發展不均衡及信息資源再整理難題

由于社會局部地區發展不均衡，導致基層檔案室在建設數字化管理時具有極大的局限性，且受限于經濟條件因素，許多檔案館的原始檔案室主要以紙質檔案為載體，其館藏檔案的信息化程度較低，特別是一些偏遠的地區，其數字技術較為落后，經濟條件不充分，對于檔案資源進行再收集和整理存在較大的難度，從手工轉化為電腦操作過程比較艱辛，對于檔案用戶查詢以及調取資料傳統方式主要以手工為主，很難滿足用戶個性化需求，對于管理層面上也存在一定的困難，實踐基層管理數字化建設主要依托于地區發展的相關條件，許多原始檔案館會存在較多冗余的數據，從而導致館藏數據信息過多，對這些冗余數據進行再整理存在一個再加工流程，并且這些數據也會造成存儲空間的浪費，間接造成重復文件及資源，當檔案信息被數字整理后，會出現沖突數據信息，導致重復交叉的存檔，無法合理優化數據查詢時間[2]。

2.2 基層數字檔案室建設面臨標準不統一的問題

在信息化時代，盡管全國上下都認識到了數字化建設的重要性，但是在基層檔案室建設方面，面臨著標準不統一的問題，從黨中央相關指示到地方實際建設，存在較大實施差距，由于地區發展不平衡的問題，導致各地的基層檔案室在建設過程中，缺乏有效的建設規范和標準，沒有統一的信息處理管理方式，每個檔案室的建設都采用不同的數字化技術，且管理、查詢及儲存系統都存在較大的差別，給今后檔案共享信息資源帶來較大的困難，無法實現各地檔案的互通有無，直接影響到大的發展方向。

2.3 基層數字檔案室建設面臨專業人才不足的問題

建立專門的基層數字檔案室，需要專業的人才掌握大數據分析技術，同樣還需要具有綜合素質的優秀檔案管理人才進行支撐，然而近幾年來，各級部門盡管非常重視數字檔案建設，但是地區建設執行者仍然存在困境，無法招納具有專業技能的管理人才，導致在實際操作過程中出現許多問題。特別是基層檔案管理人員，其知識結構單一，管理水平低下，缺乏足夠的學習和培訓，進而影響了數字檔案室發揮實際作用，嚴重限制了基層數字檔案室建設工作的展開。

3 大數據背景下基層數字檔案室建設的有效途徑

大數據背景下，建設具有時代性的數字檔案室成為一種必然的趨勢，但是這面臨的不僅僅是管理方式的改變，更是一種全新的檔案工作服務體系的改革，提高了對于檔案信息資源的整理和規劃，對于大量的數據信息進行綜合處理，從大的層面上來講，這是對傳統檔案資源管理體制及流程的革新，在這種背景下，可以從以下幾個方面進行建設和完善：

3.1 構建科學合理的數字檔案管理體系

在基層單位的數字檔案管理建設中，需要合理的建設體系進行優化知道，首先要加強對于數字建設的組織領導，把基層檔案室建設納入統籌規劃當中，將檔案室融合到社會便民服務事項當中，切實實現檔案管理的有效作用，在這種過程中，可以采取先易后難的方式，逐步實施建設計劃，切實推動數字檔案室的建設，另外，對于檔案室管理人員要確定合理的編制，明確管理人員的主要職能責任，在這種基礎上建設相適應的管理模式，從數據、技術、管理、人才、服務整體方面進行綜合考慮，制定行之有效的建設體系。另外，還要制定相關的規章制度 ，配合檔案室的工作需求，在建設過程中有統一的標準可進行參考，比如制定檔案資源信息歸檔以及使用流程管理制度，制定查閱制度、制定信息備份制度。將建設要求與制度進行融合，加強控制，保證在大數據分析階段能夠有效的整合相關資源[3]。

3.2 加強軟件和硬件平臺建設

為了更快的加強數字檔案室建設，首先最基礎的是要進行硬件設施和軟件設備的配置，在確保檔案信息安全的基礎上，構建局域網建立獨立網絡進行數字化管理。網絡設備和設施作為數字信息搜集、整理、保存的重要保障，需要根據基層的經濟條件進行選擇，包括基礎的硬件設備和計算機終端，有條件的話還可配備掃描儀以及攝像機等，由于安全性能的相關要求，可以選擇離線存儲平臺。另一方面，構建軟件平臺也是很重要的一部分，在大數據背景下，這個平臺已經成為檔案管理的核心，代替了傳統管理模式中管理人員的作用，特別是在信息處理方面發揮著極高的效率，節省了大量的時間成本。對于已經建立好數字化建設的基層檔案室，需要更新相關的軟件系統，增加個性化需求的服務指標，比如涉及一些業務功能需求的規范建設，需要進行針對化的平臺設計，可以研發個性化的需求，以滿足檔案用戶的相關需求。關鍵性的軟件和硬件投入能夠更好地優化管理方式，并且在系統維護中發揮著重要的作用。