信息化背景下的國有企業檔案管理策略探究

楊 丹

（金華市交通投資集團有限公司，浙江 金華 321000）

信息時代，國有企業必須從檔案管理的角度出發，認識檔案管理中存在的問題，加強創新國有企業檔案管理，解決當前企業檔案管理和使用過程中存在的不足。完善國有企業檔案管理制度是提高檔案管理水平的必然要求，建設國有企業檔案管理制度，可以有效規范檔案管理工作的各個環節和過程。

1 國有企業檔案管理問題分析

1）國有企業檔案管理不受重視。從當前發展的大趨勢可以看出，許多國有企業往往忽視檔案管理，隨著時間的推移這會影響到國有企業的經濟以及社會利益。近年來，隨著全球化的到來，市場競爭日趨激烈。在激烈的市場競爭環境中，為了適應時代發展的實際需求，國有企業必須跟上潮流，重視對國有企業檔案的管理。如果國有企業在發展過程中一直缺乏對企業檔案的管理，久而久之，國有企業的視野就會變得狹窄，發展前景也會有局限。由于缺乏前瞻性，而無法實現可持續發展，這會阻礙國有企業未來的創新改革。

2）未能有效發揮檔案管理的作用。隨著信息時代的到來，國有企業檔案管理面臨著機遇和挑戰并存的環境，檔案管理工作者越來越重視檔案信息管理，但是未能認識到檔案管理所能發揮的重要作用。認為檔案管理只是記錄相關數據或收集相關數據的系統，對促進國有企業的經濟發展不會起到重大作用[1]。甚至許多管理者認為檔案管理是一項只有付出，沒有回報的工作，因此并沒有把太多的精力放在檔案管理上，這也導致檔案管理的價值不能得到充分的發揮。另外還存在的其他問題是許多公司在檔案管理上過于倉促，比如盲目聽信媒體的報道，在對檔案管理進行信息化處理時，不是從自身的角度出發。隨著時間的推移，所能發揮的檔案信息管理的價值和作用就比較有限。

3）檔案管理資金短缺。在信息化的時代背景下，企業正處于一個轉型期，如果企業不能認清發展的大趨勢，就無法在激烈的市場競爭中占有一席之地，所以許多國有企業將資金投入到企業改革中，而沒有在檔案管理上投入足夠的資金。有的管理者認為企業經濟效益提高后再進行檔案管理也不晚，但是這種觀念是不成熟的，會導致國有企業檔案管理存在缺陷。從現實情況來看，由于檔案管理投入資金不足，導致硬件條件缺乏，同時也沒有能夠高效進行管理的專業人才，這明顯制約了網絡化、信息化檔案管理模式的發展，也不利于形成良好的生產循環模式。

2 信息化背景下的國有企業檔案管理策略

1）確保電子檔案的網絡安全。為檔案管理信息化的基本框架，檔案管理人員應著眼于檔案管理的現實情況，并對未來的發展趨勢有一定的預測，加強對信息技術特點的研究，更好地反映信息管理的要求，其中檔案信息安全是檔案管理工作的重中之重。目前對檔案采取的信息化管理手段是線上電子、線下紙質的雙線管理模式。比如對工程資源采取的信息化管理手段是代碼化和雙線模式。檔案管理人員應了解電子檔案的安全管理要求，有效運用現代信息技術的策略和方法，規范實施密碼、身份認證再授權的管理手段，采用防火墻配置，設置備份功能。提高電子檔案的安全性應當是一項長期的工作，檔案管理人員必須長期做好這項工作。主管當局必須意識到自身的責任，制定相應的技術措施，加強對電子檔案的安全管理，有效監督，確保電子檔案安全管理手段的有效實施。同時，檔案部門應注意建設一支高水平的電子檔案安全管理隊伍，為電子檔案的安全工作提供人力資源保障。

2）建立健全國有企業檔案管理制度。檔案管理規定應包括具體的標準、規范和細則。首先，應對本單位的檔案管理工作實際和重點內容加以明確，不斷完善國有企業的檔案管理制度，提出操作規程。所制定的管理制度應涉及對檔案的管理，對管理人員的考核、檔案保密等。設立專門的檔案管理辦公室，明確各部門的管理職責，完善監督管理機制，監督檔案管理人員的工作內容，監督方式可以是定期和不定期兩種，使用規范化的手段管理國有企業檔案。除此之外，還要建立國有企業檔案管理的調查與評價機制，方便面向檔案管理人員展開績效考核工作。應當將考核標準納入企業人才管理體系建設過程中，嚴格追究檔案管理人員違法違紀行為和責任，起到強化檔案管理人員責任感的作用。

3）加強培養檔案管理人員的綜合素質。加強培養檔案管理人員的綜合能力，使檔案管理效率獲得有效提高，所準備的培訓活動和專業知識，必須與國有企業檔案管理人員專業化、高素質化的需要相適應。根據檔案管理政策、保密要求和專業精神，注重培養檔案管理人員的職業意識。重視對在職員工檔案管理的繼續教育和培訓，加強改進員工檔案管理觀念，促進員工吸收先進的檔案管理思想。加強對員工檔案管理工作的監督管理，豐富工作人員的管理方法和管理經驗知識。在企業內多組織一些培訓學習活動，培訓的形式包括講座、外部學習、專家指導和閱讀參考文獻。在人才素質建設過程中，必須把創新精神納入國有企業的文化體系中，從而構建良好的檔案管理環境，使檔案管理人員的自主創新管理意識獲得有效增強，同時也不斷改進檔案管理方法，使得檔案管理工作人員能夠積極投入，并且在工作中有較強的創造性意識，強化檔案管理人員的崗位責任感。采用激勵管理方式，堅持正確的政策，增強員工的管理能力，通過物質獎勵方式、榜樣示范作用，提高檔案管理工作者的自主學習積極性。

4）確保檔案管理設施及環境的規范性。（1）規范管理環境。檔案管理對環境有一定的要求，應確保設施環境符合檔案管理的標準和規范，改善檔案管理環境，在檔案建設中配置符合標準的檔案管理設施，做好檔案利用規劃方案，嚴格按照設計要求建立檔案管理結構。規劃檔案管理的功能分區，體現因地制宜的原則。為保證資料的安全，還應考慮潮濕、火災、盜竊、浸泡等問題。在健全和完善檔案管理規章制度的工作中，在檔案借閱和使用工作中，應做好審批。對檔案進行安全、清潔、衛生、保密等檢查工作，應嚴格遵守管理制度。確保檔案庫房的安全，保證檔案相關工作環節的有序進行。所采取的手段應符合行業和國家的規范標準。大型檔案管理機構應配備符合要求的計算機、掃描機、光盤、文件存儲介質、網絡硬件設施。所配備的檔案箱需滿足大部分檔案資料的存儲要求，且檔案箱的質量也要與國家檔案局頒發的行業標準相符合。（2）重視設施建設。目前，我國處于信息時代背景下，國有企業的文件檔案管理活動要積極引進各種先進的信息技術。對于國有企業來說，應不斷提升自身的信息化水平，建設硬件設施。為有效建立硬件設施，還需適當地向一定的財政支持傾斜，使企業內部的信息化水平獲得有效提高[2]。國有企業中高層管理者應具有長遠的戰略發展眼光，在明確文件檔案管理系統戰略價值的基礎上，積極投入各種資源，有力展開信息化建設和改造。國有企業需要對文件和檔案管理過程的具體內容進行分析，并利用信息技術改造管理過程。通過互聯網渠道可以進行絕大部分的管理工作，這能明顯提升管理工作的效率。傳統的檔案管理運行機制已越來越不適應當前的需求，必須依靠信息技術實現對檔案管理的創新，使得一些不必要的內部矛盾都能得到有效消除。在這個過程中，應該特別注意的是使用信息技術也可能會造成一些網絡安全問題，因此，國有企業還必須做好檔案信息安全保護工作，防止網絡環境中的信息被惡意篡改。

3 結束語

當前國有企業檔案管理問題包括國有企業檔案管理不受重視、未能有效發揮檔案管理的作用、檔案管理資金短缺。信息化背景下的國有企業檔案管理應建立健全國有企業檔案管理制度，加強培養檔案管理人員的綜合素質，確保檔案管理設施及環境的規范性。