轉變服務創新理念的檔案管理信息化發展途徑

馬宏正

（廣東開放大學（廣東理工職業學院），廣東 廣州 510091）

利用信息化技術開展高校學生檔案的有效管理已經成為高校檔案管理的過程中使用的主要方式，與傳統的線下紙質高校學生檔案管理相比，利用信息化技術進行高校學生檔案的電子化管理，能夠有效的節約管理成本，讓原本復雜的查找方式變得更為簡單。同時隨著信息化技術的革新，電子化的管理方式不僅節省了檔案信息儲存空間，同時也極大程度地提升了高校學生檔案的保密性，因此充分利用信息化技術開展高校學生檔案的有效管理已經成為現階段高校檔案管理的主要方式。

1 高校學生檔案電子化管理的特點

為了將繁雜的高校學生檔案內容進行有序合理的管理，利用信息化技術實現高校學生檔案的電子化管理已經成為高校實行學生檔案管理的主要方式，同時利用信息化技術實現有效的高校學生檔案管理已經成為高校專職檔案管理人員必須具備的一項專業技能。但是隨著信息化技術的不斷發展，各種新型的電子信息化技術和信息化管理方式更新換代速度已經遠遠超過了高校管理進程的改革，因此在利用信息化技術開展高校學生檔案的電子化管理方面所暴露出來的問題也層出不窮，因此只有不斷加快信息化技術的革新，提升高校學生檔案管理人員的專業素質，統籌管理可能出現的多種信息化條件下高校學生檔案電子化管理過程中出現的問題，才能有效地降低高校學生檔案管理問題的出現，促進高校學生檔案的長效發展。

1.1 查找檔案資料的高效性

高校學生檔案本身存儲時間相對較長，因此數量較多，查找起來相當困難。而作為以數據存儲為基礎的電子化高校學生檔案管理更多的是利用計算機核心，將所有的高校學生檔案進行整理歸納，不但減少了由于翻找而產生的時間消耗，同時也能有效的保證數據資料存儲不受地理環境的影響而損壞。在查找檔案資料的過程中只需要通過計算機的數據庫搜索查找就能及時有效的找到需求者想要找到的資料，極大程度的提升了高校學生檔案管理能力，讓高校學生檔案的管理更加高效。

1.2 電子化檔案資料的共享性

當前的電子化高校學生檔案的存儲都是通過計算機管理系統對高校學生檔案進行管理的，由于計算機設備不僅具有存儲功能，還具備一定的傳輸功能，這就導致檔案的查找翻閱可以不用受到空間的束縛。只要在管理員管理過程中對部分賬號進行特殊的查閱權限管理，就能夠通過計算機終端對所需要的電子信息化高校學生檔案進行設定。在傳統的檔案文件查閱的過程中，需要的不僅僅是檔案管理人員每天進行的日常管理，在進行查找過程中還需要使用者通過查詢備份等方式才能進行查找傳輸，不僅消耗了大量的人力物力，同時也增加了查找的難度。而通過電子化檔案的有效管理，花費較少的人力和較短的時間就能夠獲取使用者所需要的檔案內容，這種共享性也正是符合現在快節奏的生活工作方式。

1.3 電子高校學生檔案管理的保密性

高校學生檔案是一個高校長久以來發展的重要數據支撐內容，只有做好高校學生檔案的保密管理才不會讓高校的核心秘密流失。近年來隨著保密管理要求的不斷加強，違反保密要求的人員已經被列為違法犯罪行為，但是即使如此，一旦高校學生檔案流入社會仍舊會為高校帶來不可估量的損失。而利用電子信息化信息管理，將所有的高校學生檔案內容在涉密計算機中進行存儲，同時設定專門的查詢系統和查詢權限，不僅能夠加強高校學生檔案的管理，同時也能提升高校學生檔案保密的有效性。在傳統的高校學生檔案管理過程中，需要查詢的檔案往往會通過復印的形式進行傳播，不僅使檔案的保密性降低，同時還會造成檔案流入社會的風險，但是通過信息化涉密計算機的使用，則有效提升了電子高校學生檔案管理的有效性，減少了高校學生檔案管理儲存風險的產生。

2 檔案管理在高校管理中的重要性

如今，快速的經濟發展導致人才的不斷增加。在檔案管理過程當中，管理人才扮演著較為重要的角色。如果檔案管理方面的人才不足，則無法有效地管理檔案[1]。因此，在管理過程中加強人力資源建設可以促進高校檔案管理的發展。但是，現實和理想總是相反的。如上所述，當前在文件管理工作中只有很少的高素質專業文件管理人員。部門的轉移不利于檔案的有效管理。這間接表明，在文件管理過程中，如果沒有專業的文件管理人員，將很難促進業務健康發展。

高校本身的檔案管理是為了有效地記錄高校發生的多種重要事件，其中不僅僅記錄了高校已經發生的重大歷史事件，同時也對現階段高校本身的管理情況進行了詳細地記錄。這些記錄的保存不僅是對高校發展起到了重要的參考作用，同時也是對高校發展情況進行的記錄，以此保證高校的市場占有率。因此，高校檔案的管理對于高校的招生占有率和未來的發展非常重要。因此，高校檔案管理要進行創新性的改變，才有助于高校的發展。

首先，在檔案管理方面，除了缺乏現代管理技能外，高校管理者也缺乏對檔案管理的重視，沒有把檔案管理作為高校實施的永久性機制角色。當前電子信息技術的飛速發展，中國各行各業都在逐步改變管理方式，電子文檔管理的發展和應用，可以促進文檔的系統性和可視性。除此之外，作為管理人員應當充分認識到檔案監督管理的重要性，在開展檔案管理的過程中應當建立起針對高校實際情況的檔案管理模式，從而實現高校檔案的規范化管理機制。最后是檔案收集不足。高校檔案具有專業性，涉及教學、管理、基礎建設等多個方面，使高校檔案多樣化、復雜化。收集存檔數據困難且質量低下，沒有硬性格式和統一的記錄書寫格式的形式。某些材料受實際工作的限制，無法及時提交，導致丟失檔案，并影響檔案的使用價值[2]。

3 電子化高校學生檔案管理存在的問題

3.1 信息化設施不符合檔案管理要求

可是因為需要投入大量的資金，很多高校在電子化高校學生檔案管理方面仍舊存在一定的問題。一是因為電子化高校學生檔案管理設備需要的專業系統較多，很多硬件設施都不能完全支持，因此需要購買專業的檔案信息管理計算機。為了保證電子高校學生檔案的保密性，因此在購買計算機的過程中就需要管理者投入大量資金購買專業的涉密計算機，因此很多高校都會選擇退而求其次購買不符合檔案管理要求的計算機進行檔案管理。二是因為電子化檔案管理系統的特殊性，導致其與很多計算機的系統不兼容。一般來說為了保證高校各項檔案不會丟失，高校管理者會安排專業的檔案管理公司對高校內部的檔案管理系統進行一定的建設，但是由于建設方式和設計方案的不合理，導致電子化高校學生檔案系統的實際內容與計算機軟件系統不兼容，最終制約了電子化高校學生檔案的有效建設。

3.2 檔案管理人員的管理能力缺失

在真正管理的過程中我們可以發現，由于受到信息化創新能力的影響和人員學習意識的制約，導致很多檔案管理人員覺得電子化檔案管理的難度較大，因此不愿意開展信息化檔案管理技術的培訓，因此嚴重影響了高校檔案的管理能力缺失。另外由于高校學生檔案的保密性相對較高，就需要相關部門專業人員實時的對檔案進行監督管理工作，在此過程中檔案管理人員必須具備一定的專業知識和大局意識，在進行檔案的有效管理過程中不僅要利用所學習的電子檔案管理方式對高校檔案進行有效的管理，同時也要明確檔案在整個高校發展歷史中的重要意義。但是仍舊有很多檔案管理人員檔案管理的大局意識缺乏，認為檔案管理的必要性不強，因此在進行檔案管理的過程中敷衍了事，造成檔案管理的有效性缺失。

3.3 電子化檔案管理系統的推進性不強

通過數據調查可以發現，當前雖然國家對于檔案、保密等高校管理方面的要求不斷深化，很多高校也在根據相關的要求做到了這方面的有效管理，但是由于管理方式以及線上管理技術的缺失，導致檔案管理的有效性仍舊較低，檔案管理的水平仍舊參差不齊。其表現出來的具體情況就是，國有高校檔案專項管理要求較為嚴格，私有高校檔案專項管理能力相對缺失，因此加快電子化檔案管理系統建設，統一我國所有高校的檔案線上管理標準，設定專業的電子化檔案線上專項管理平臺，以高校各項專項檔案內容為基礎，才能有效地推動高校的電子化檔案管理系統建設，促進電子化高校學生檔案的有效管理。

4 提升電子高校學生檔案管理方式的對策

4.1 加快基礎設施建設，優化高校學生檔案管理水平

對于一個高校來說，做好高校學生檔案管理是穩固高校發展的重要舉措。為了加快檔案管理的有效性，通過多種信息化設備來完善高校學生檔案管理方面的缺失，就成為現階段高校檔案管理的重要內容。但是要想完善高校信息化高校學生檔案管理，最主要就是做好專業電子設備配置。高校檔案管理的缺失在于高校檔案管理具體設施的缺失。為了提升高校學生檔案的管理能力一是應當建立專門的電子高校學生檔案閱覽室，安排相關部門專門的管理人員對電子高校學生檔案進行維護。二是配置專門高校學生檔案使用計算機，確保電子檔案不會受到損壞或失竊。

4.2 針對員工管理實際，增進檔案專業人員培養能力

實現電子化高校學生檔案的有效管理，主要是通過專業的管理人才培養，才能有效地提升檔案管理的實際水平，推進電子化高校學生檔案的全面建立。為了實現有效的電子化高校學生檔案管理，一是安排專業的培訓機構，系統的對高校中檔案管理專責進行培訓，通過系統的培訓，確保高校內部的檔案管理人員的專業性不斷提升，減少檔案管理中存在的缺失。二是端正高校檔案管理專責的管理意識，讓其明確自身工作的職責，認識到檔案管理的重要性，最終提升高校電子化高校學生檔案的管理能力。

4.3 根據檔案管理要求，提升檔案管理系統建設速度

在專業的檔案管理中，首先要明確檔案管理的重要性，因此在進行高校學生檔案的管理中一是要制定明確的檔案管理實施細則，劃分出不同檔案的不同管理方式，針對電子化高校學生檔案管理平臺的特殊性，確定相關制度，確保整個管理過程有據可依。二是通過咨詢專業人員，在高校內部搭設專業的高校檔案管理信息化系統，在保證高校學生檔案不損壞的前提下，提升高校的檔案管理能力。三是通過交流溝通的方式，了解其他高校檔案管理的優勢，通過不斷地學習和改進提升高校學生檔案管理系統的建設水平。

4.4 轉變檔案管理思想，增進檔案管理部門協調

檔案管理質量的提升對于高校的經營管理水平有著直接的影響。一是對于高校管理人員來說，應當不斷重視檔案管理，加快部門之間的協調。從而提升檔案管理質量。高校領導人是一個高校發展的核心，作為領導者要明確高校的發展方向，從而通過提升領導本身的檔案管理意識，增進高校的內部管理能力。高校的檔案管理不僅僅只是做好紙質檔案的有效管理，同時也要做好檔案的規范，提升檔案管理人員的發展管理意識，從而不斷優化檔案管理質量，實現檔案的高效管理。二是作為檔案管理人員，應當樹立正確的價值觀念，明確自身工作的重要性和責任，在管理過程中對于突發的安全事件應當及時進行上報處理，規避可能出現的檔案管理問題。在現有的基礎上增進部門之間的協調工作。三是通過創新的檔案管理模式，以部門協調為基礎，優化陳舊的檔案管理理念，從而不斷推動高校檔案的優化管理，從而實現檔案的高質量管理。

5 總結

高校學生檔案管理是高校發展的重要組成部分，在高校發展的關鍵時期，通過對于高校學生檔案的有效管理，能夠減少了高校的經濟損耗，促進高校的長足發展。在高校不斷發展的過程中，只有管理者認識到信息化管理方式在高校教育教學過程中所產生的經濟效益，才能重視電子化高校學生檔案建設的重要性。為此，本文通過對于電子高校學生檔案的特點進行分析，結合現階段高校實現電子高校學生檔案管理過程中所面臨的多種問題針對性地提出了部分意見。以求能夠通過高校電子高校學生檔案的有效管理，提升高校自身的市場競爭力。