從財務管理角度倒控倉庫管理

摘要：新視野（化名），一家從事眼科醫療器械生產、銷售的企業。企業在高速的發展過程中，一些舊的管理模式無法跟上。筆者認為財務管理應在企業管理中能發揮好事前控制的作用，若無財務管理的事前預測、控制與決策，在事后控制時才發現問題，會嚴重降低企業的運轉效率，倉庫管理亦是如此。筆者通過與倉庫管理員一起工作的形式，觀察總結出倉庫管理的問題，從財務管理角度提出倉庫管理不善對公司效益的影響，并針對現階段的倉庫管理問題提出改善的措施。在企業不斷發展的過程中，財務管理應持續參與倉庫管理中，針對不斷變化的狀況提出改善的措施。

關鍵詞：財務管理;倉庫管理;資金占用;成本管控;服務水平

一、從財務管理角度規范倉庫管理的意義

財務管理最優目標：企業價值最大化;財務管理是企業管理活動中重要組成部分，與各部門的營運息息相關。企業財務管理活動的最大意義：加強企業資金管理，加強各部門業務活動的事前預測、控制與決策;用活企業的財務資源-資金，為企業創造最大的效益。

倉庫管理是企業物資管理中重要的組成部分，其管理狀況直接影響供應鏈各個環節，如：生產、供應、經營，從而進一步影響企業的總體效益。

從財務管理角度看來，規范倉庫管理的意義在于：科學的倉庫管理可以提高企業的效益。用財務指標衡量，具體可體現在以下三個方面：

1.1降低資金占用

資金，是企業可以正常運轉的血液，也是重要的財務資源。倉庫管理過程中，設定安全庫存，提出合理的采購需求，定期盤點，均能降低對資金的占用。

1.2為成本管控提供分析的數據

成本管控，是財務管理職能中一個重要組成部分。科學的倉庫管理對成本管控活動的開展起到事半功倍的作用：成本管控的大部分數據來源于倉庫的報表，若倉庫管理做到有效地輸出相關數據，財務部門可從對這些數據的分析過程中，發現成本居高不下的關鍵點，并有針對性地提出改善的措施。

1.3提高企業服務水平

企業銷售出庫的服務水平達到一定的程度，有助于提高企業的預收款-銷售收入，減少應收賬款壞賬。而銷售收入是企業流動資金增加的主要來源。倉庫管理過程中，掌握實時的成品庫存狀況，在收到銷售出庫申請時，能及時做出反應，對于提高企業服務水平有重要的作用。

二、倉庫管理存在的問題

筆者有從事財務管理5年的工作經驗，與倉庫管理員一起工作幾個月后，通過觀察、記錄日常工作，總結出以下倉庫管理存在的問題。

2.1資金占用問題

（1）采購需求不合理

企業的采購需求由倉庫管理員根據庫存情況提出。但由于倉庫管理員掌握的信息并不全面，單方面根據庫存情況提出的采購需求是不合理的，導致部分物料采購過度，占用倉儲空間的同時，占用企業的流動資金。

（2）沒有定期盤點要求

筆者與倉庫管理員第一次盤點時，實盤情況與庫存明細表差異甚大，多種物料出現盤虧現象。細問之下，發現前期的倉庫管理并沒有定期盤點工作習慣和要求，而且沒有規范的庫存明細登記，導致采購到貨情況統計、生產領料情況統計等庫存數據缺失。根據倉庫管理員登記的庫存明細表數據備料，導致部分物料出現短缺，部分物料出現長期積壓情況。

2.2成本管控問題

（1）倉庫規劃不規范

倉庫物料的擺放，未能科學有效地進行擺放規劃，導致倉儲空間大，倉儲成本高。而且還導致出入庫的效率低，入庫的物料無法及時反映，生產無法及時領用;合格品、不合格品、成品、配件沒有明顯的分區擺放，出庫時需再三核對出庫的是否為合格品，工作效率低下，進一步影響銷售出庫的服務水平。

（2）物料出入庫管理不規范

倉儲物料出入庫管理是線下管理（無ERP系統），銷售出庫通過釘釘申請，倉庫管理員根據審批通過的申請打包出庫。但生產領用則是通過口頭通知，無領料單據等，全由倉庫管理員1人把控。庫存明細表，物料出入庫明細賬，成品出庫明細賬則靠倉庫管理員通過Excel表格流水賬式登記，事后也無人核對其準確性。

（3）無成文的倉庫管理制度

現行的倉庫管理無成文的制度規范，倉庫管理員非專業倉管、日常操作不規范，而且并無專業的上級進行工作指導，全憑倉庫管理員的經驗處理日常工作及一些突發的事件。遇到無法處理的突發事件時，不知所措，無法及時做出判斷該如何處理，導致工作效率低下，影響與其相關的生產、經營相關的環節的工作開展。

2.3服務水平不高問題

（1）銷售出庫反應慢

銷售出庫通過釘釘申請，銷售部、商務部領導審批通過后，只經過倉庫管理員，由于成品并無完善的入庫流程，倉庫管理員無法掌握實時的成品庫存情況，每次收到出庫申請時，再跟生產部反饋出庫情況。當成品庫存不足時，無法及時滿足銷售部門出庫的要求。

（2）銷售投訴問題處理不及時

當出現客戶投訴或者對產品不良的反饋時，銷售部門是直接反饋到倉庫管理員，但倉庫管理員并未及時和無意識將投訴和反饋傳達到相關部門跟進處理。

三、從財務管理角度提出改善倉庫管理問題的措施

針對以上總結的倉庫管理問題，再結合企業的實際情況，提出以下改善倉庫管理問題的措施

3.1解決資金占用問題的措施

（1）合理的采購需求

采購需求量設置在合理的范圍內，有助于降低資金的占用，所以企業需設定安全庫存。設定安全庫存水平，單靠倉管部門是無法完成的。銷售部，生產部，采購部等部門需要參與進來一同協商后決定。銷售部提出月度銷售計劃，生產部的生產水平根據銷售計劃做出調整，給出月度最大生產量;采購部給出各個物料的采購周期。根據生產月度最大生產量、各物料的采購周期，設定各個物料的安全庫存水平，當物料實時庫存低于安全庫存時，倉庫管理員需及時提出采購需求。如此可以保證生產不會斷料，采購物料及時到貨，減少部分物料采購過度造成積壓，減少資金的占用。

（2）定期盤點

制定一個月一次倉庫盤點工作計劃，月度的盤點工作可以由倉管部門自行安排完成。倉庫管理員上級核對盤點表差異物料，找出原因，及時指導倉庫管理員在庫存明細表做盤盈或盤虧的處理。盤虧較大的，需形成書面的盤虧報告，核對當月的單據，找出盤虧較大的原因，及時進行盤虧的處理。建議每季度與財務、質檢部門進行一次大盤點，財務部核對實際庫存與庫存報表是否一致，質檢部在盤點過程中，對已入庫超數月的物料進行抽檢，確保在庫的物料質量滿足生產需求，若出現因儲存發生質量問題的物料，倉管部門需及時進行物料報廢，并及時提出采購需求，以滿足生產對物料的需求。

3.2解決成本管控問題的措施

（1）合理規劃倉庫

倉庫規劃，應根據物料不同類型設置不同的擺放區域：待檢區（來料到貨區）、合格品區、不合格品區、成品區、配件區。采購到貨時，做好數量清點，擺放在待檢區，及時與質檢交接清楚檢驗后物料合格品與不合格品，并按規劃擺放合格的物料;不合格的物料及時與采購做好交接，以便采購及時與供應商協商退換事宜，減少不合格品占用庫存：減少倉儲成本的同時降低物料的采購成本;成品入庫需與生產部、質檢部做好入庫的流程，成品區還應再區分合格成品區與問題成品區。銷售員退回倉庫有問題的成品，倉庫管理員收到后，應擺放在問題成品區，做好相關問題成品入庫的登記后，并及時退到質檢部門，由其跟進問題產品的檢測維修工作。

（2）規范物料出入庫管理流程

規范出入庫管理流程，降低物料因出入庫問題的損耗，保證采購到貨物料與采購需求、付款合同一致;生產更換不合格物料原因統計，找出物料損耗的主要原因。

采購入庫：采購到貨時，采購員必須提供采購到貨單，倉庫管理員聯同質檢員與采購員一起清點到貨物料數量，清點完成，倉庫管理員出具采購到貨單，三方簽字確認，保證實際到貨情況有跡可循。

生產領用：生產領料必須填寫領料單，且領料單需由其部門主管簽字確認，不能口頭通知領用，

生產更換：生產更換不合格物料時，必須在申請單上填寫更換原因。如此方便后期統計更換原因是生產損耗還是采購物料的不符合生產要求。

（3）制定倉庫管理員工作指引

倉庫管理員常規工作標準化，就需要制定倉庫管理員工作指引，工作指引需結合企業的實際情況編寫：可以讓倉庫管理員把自己日常工作的內容寫下來，在此基礎上留下客觀合理的操作，加上規范的操作指引。倉庫的報表也可在原有的報表的基礎上修改，增加必須記錄的內容，刪減不必要的內容。倉庫管理員按照工作指引開展日常的工作，遇到非常規的事件時，需及時匯報上級。以月度為周期，安排人員根據出入庫單據、釘釘申請單等核對庫存明細表、成品出庫明細表等報表。發現有差異的，及時與倉庫管理員核對查找原因，避免下一個月出現同樣的錯誤操作。

3.3解決服務水平不高問題的措施

（1）規范成品入庫流程

倉庫管理員需要掌握實時的成品庫存情況，才能保證銷售出庫的效率。成品入庫流程涉及成品檢測的質量問題，即成品生產完成，質檢部需檢測合格后才可以算是入庫的成品。這就需與生產部、質檢部溝通協商。為保證企業的服務水平，每周至少要入庫一次。倉庫管理員收到生產、質檢簽字確認的成品入庫單后，按照成品入庫單的信息登記入庫成品庫存明細表。堅持先進先出的原則出庫。當成品庫存低于安全庫存時，倉庫管理員需及時通知生產部，以保證有銷售訂單時，倉庫與生產部門能及時做出反應，滿足銷售出庫的需求，從而達到提高企業服務水平的效果。

（2）規范成品打包流程

打包流程主要分成兩部分：打包前準備，打包過程。收到審批通過的銷售出庫申請后，倉庫管理員需做好打包前準備：通知質檢部進行成品出庫前的檢測;清點打包物品種類數量。打包前準備完成，倉庫管理員需嚴格按照規范的打包流程進行打包，以保證銷售出庫的成品符合要求。打包流程也需聯合質檢部，銷售部、售后部一起制定。質檢部參與的目的是保證成品不會在運輸過程中發生質量問題，對此提出對打包規范的要求;銷售部、售后部接觸客戶比較多，把從客戶處了解到的對成品質量、包裝問題的反饋過來。整合這3個部門的意見，由此制定的打包流程相對符合實際的需要。

四、結語

4.1結論

在企業各部門的營運活動中，財務管理一般處于事后控制。若無財務管理的事前預測、控制與決策，在事后控制時才發現問題，會嚴重降低企業的運轉效率，倉庫管理亦是如此，財務管理對倉庫管理的過程提出改善的措施，就是在倉庫營運活動發生前進行事前預測、控制與決策。

4.2展望

從財務管理角度提出的倉庫管理規范措施，是基于現階段倉庫管理的現狀。在企業不斷發展的過程中，會不斷出現新的變化。財務管理需持續參與到倉庫管理的過程中，針對不斷變化的狀況提出改善的措施。當線下管理完善到一定的程度時，企業需引進ERP管理系統，以滿足企業高速發展的要求。

作者簡介：

溫洪蓮，對外經濟貿易大學國際商學院在職人員高級課程研修班學員。

對外經濟貿易大學國際商學院在職人員高級課程研修班學員? 溫洪蓮