基于多級(jí)工作流的在線查新服務(wù)平臺(tái)建設(shè)實(shí)踐＊

■ 盧利農(nóng) 任珩 王小春 史延武

1.中國(guó)科學(xué)院西北生態(tài)環(huán)境資源研究院 蘭州 730000

2.中國(guó)科學(xué)院蘭州文獻(xiàn)情報(bào)中心 蘭州 730000

3.蘭州中科維智信息咨詢有限公司 蘭州 730000

0 引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，互聯(lián)網(wǎng)+新形態(tài)的應(yīng)用已經(jīng)成為我國(guó)社會(huì)發(fā)展的一種新常態(tài)[1]。我國(guó)的科技查新業(yè)務(wù)不斷的走向市場(chǎng)化，為避免傳統(tǒng)查新業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的查新工作滯后、科技查新業(yè)務(wù)單一[2]、委托人與查新工作人員交流不及時(shí)所致的科研項(xiàng)目重復(fù)立項(xiàng)等問(wèn)題，應(yīng)用最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)開發(fā)出用于解決科技查新業(yè)務(wù)中相關(guān)問(wèn)題的科技查新平臺(tái)。

科技查新是指具有查新業(yè)務(wù)資質(zhì)的查新機(jī)構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容,按照《科技查新規(guī)范》(國(guó)科發(fā)計(jì)字[2000]544 號(hào))操作,經(jīng)過(guò)文獻(xiàn)檢索與對(duì)比分析,并做出結(jié)論[3]。科技查新是科學(xué)研究、產(chǎn)品開發(fā)和科技管理等活動(dòng)中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，同時(shí)科技查新也是國(guó)家科技部為避免科研課題重復(fù)立項(xiàng)和客觀正確的判別科研成果的新穎性而設(shè)立的一項(xiàng)工作，由具有科技查新資質(zhì)的查新機(jī)構(gòu)承擔(dān)完成[4]。中國(guó)的查新機(jī)構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的需要查證其查新內(nèi)容的新穎性，查新人員通過(guò)大量的文獻(xiàn)檢索和情報(bào)調(diào)研,并通過(guò)大量的綜合數(shù)據(jù)分析,對(duì)查新項(xiàng)目的新穎性進(jìn)行情報(bào)學(xué)審查,寫出有依據(jù)，有對(duì)比，有分析，有結(jié)論的查新報(bào)告[5-6]。本文基于多級(jí)工作流的在線查新服務(wù)平臺(tái)建設(shè)屬于“資源環(huán)境學(xué)科科技咨詢?cè)u(píng)估（2019418）”的課題成果，從科技查新管理平臺(tái)搭建視角加快了資源環(huán)境學(xué)科查新的自動(dòng)化、智能化進(jìn)程，助推資源環(huán)境領(lǐng)域?qū)W科咨詢工作向第三方評(píng)估轉(zhuǎn)型。

本文主要從查新平臺(tái)的國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀分析、查新平臺(tái)的系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)、查新平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)與安全性設(shè)計(jì)以及查新平臺(tái)所實(shí)現(xiàn)的功能四個(gè)方面研究設(shè)計(jì)查新平臺(tái)的建設(shè)過(guò)程。

1 國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀分析

隨著國(guó)內(nèi)查新業(yè)務(wù)的發(fā)展，國(guó)內(nèi)大部分查新機(jī)構(gòu)采用線下查新委托和辦理方式，而傳統(tǒng)的線下辦理方式存在種種不足和弊端，第一是需要委托人打印紙版查新委托書進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)提交申請(qǐng)，耗費(fèi)大量的人力成本，流程時(shí)效慢。個(gè)別機(jī)構(gòu)可通過(guò)發(fā)送郵件的方式與查新人員進(jìn)行委托溝通，但仍導(dǎo)致查新工作流程緩慢；第二是線下查新工作的辦理效率低，其通過(guò)內(nèi)部流轉(zhuǎn)機(jī)制進(jìn)行人工分工、審核、打印蓋章和郵寄；第三是查新報(bào)告真?zhèn)螣o(wú)從公開驗(yàn)證；第四是查新數(shù)據(jù)和報(bào)告無(wú)法有效長(zhǎng)期保存，致使查新報(bào)告檔案工作無(wú)序化。

隨著查新業(yè)務(wù)能力的不斷提升，國(guó)內(nèi)關(guān)于科技查新的線上平臺(tái)建設(shè)也有一定進(jìn)展，從查新范圍、委托流程、報(bào)告獲取與存儲(chǔ)方式和功能服務(wù)范圍幾個(gè)方面考慮，選取目前國(guó)內(nèi)幾家的在線科技查新平臺(tái)調(diào)研分析，發(fā)現(xiàn)國(guó)內(nèi)的線上查新平臺(tái)在查新流程和功能建設(shè)方面仍存在局限和不足，第一是查新流程需要委托人和查新員之間全程參與才能完成，委托人與查新員之間通過(guò)發(fā)送郵件方式溝通，溝通成本高，易導(dǎo)致查新工作滯后；第二是統(tǒng)計(jì)功能單一，沒(méi)有能夠很好的挖掘分析訪問(wèn)統(tǒng)計(jì)、報(bào)告統(tǒng)計(jì)、工作量統(tǒng)計(jì)、績(jī)效統(tǒng)計(jì)等；第三是查新支付方式有局限，有些查新平臺(tái)只支持微信或淘寶方式支付，造成支付的不便捷；第四是平臺(tái)的功能模塊分配不夠細(xì)化，未考慮到對(duì)數(shù)據(jù)信息的有效管理；第五是各工作環(huán)節(jié)之間缺少短信、郵件等流程進(jìn)展通知方式；第六是大部分線上查新平臺(tái)無(wú)實(shí)時(shí)的報(bào)告真?zhèn)悟?yàn)證；第七是缺少多級(jí)工作流業(yè)務(wù)管控功能，不能實(shí)現(xiàn)高效分工、流轉(zhuǎn)、審核、郵寄等在線業(yè)務(wù)。

因此，為解決線下查新與線上查新工作中出現(xiàn)的問(wèn)題與不足，急需構(gòu)建基于多級(jí)工作流的在線科技查新平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)查新工作過(guò)程中管理的自動(dòng)化、智能化和整合化，從而提高工作效率和節(jié)省人力成本。

2 查新平臺(tái)的系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)選型設(shè)計(jì)

2.1 平臺(tái)系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

本文研究中，為實(shí)現(xiàn)線上查新工作的工作流管控，提升查新工作的智能化，同時(shí)為今后進(jìn)一步擴(kuò)展功能開發(fā)考慮，將基于多級(jí)工作流的在線查新服務(wù)平臺(tái)的系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)為4 層，最外層為控制層，主要通過(guò)WEB 界面與用戶進(jìn)行交互，對(duì)Freemarker 模板進(jìn)行渲染。其次為業(yè)務(wù)邏輯層，用于處理業(yè)務(wù)邏輯。第三層為持久層，主要使用后臺(tái)和前端框架技術(shù)進(jìn)行對(duì)業(yè)務(wù)層的邏輯處理。最底層為數(shù)據(jù)訪問(wèn)層，負(fù)責(zé)數(shù)字資源庫(kù)中元數(shù)據(jù)信息字段的存儲(chǔ)和讀取作用。在線科技查新服務(wù)平臺(tái)的架構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)模型

2.2 平臺(tái)的技術(shù)選型及特點(diǎn)

平臺(tái)以java 語(yǔ)言為基礎(chǔ)開發(fā)，使用IDEA 作為開發(fā)工具，服務(wù)端采用SpringBoot+Apache Shiro 框架，數(shù)據(jù)庫(kù)采用MySQL5.7 數(shù)據(jù)庫(kù)，持久層使用Hibernate、JPA、QueryDSL、SpringData 框架，前端使用FreeMarker +Html+Bootstrap+Jquery 技術(shù)。平臺(tái)采用主流的瀏覽器/服務(wù)器(B/S)結(jié)構(gòu)，該結(jié)構(gòu)具備成本低、易于維護(hù)、分布性強(qiáng)、操做簡(jiǎn)單等優(yōu)點(diǎn)。

平臺(tái)基礎(chǔ)框架采用SpringBoot 框架，該框架采用前后端分離技術(shù)，前端采用模板引擎如Freemarker模板，極大的精簡(jiǎn)了應(yīng)用的整個(gè)搭建和開發(fā)過(guò)程、框架內(nèi)集成大量的其它框架，使界面的設(shè)計(jì)和應(yīng)用的邏輯分離，從而使得依賴包的版本沖突和引用的不穩(wěn)定性等事件得到了很好的處置。

權(quán)限框架使用Apache Shiro 框架，該框架是一個(gè)強(qiáng)大且易用的安全框架,框架包含執(zhí)行身份驗(yàn)證、授權(quán)、密碼和會(huì)話管理以及關(guān)聯(lián)用戶、角色、菜單、權(quán)限等基礎(chǔ)功能。

3 數(shù)據(jù)庫(kù)與安全性設(shè)計(jì)

3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

查新平臺(tái)選擇使用體積小和可兼容多種操作系統(tǒng)的Mysql 數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)庫(kù)表主要分為用戶角色權(quán)限、數(shù)據(jù)模型及欄目?jī)?nèi)容、查新業(yè)務(wù)3部分。各表之間的關(guān)系如圖2所示。

圖2 數(shù)據(jù)庫(kù)表關(guān)系圖

3.2 查新平臺(tái)的安全性設(shè)計(jì)

科技查新平臺(tái)作為對(duì)科研立項(xiàng)、成果鑒定、高新技術(shù)產(chǎn)品、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)和論文引證等信息的服務(wù)平臺(tái)，其中的數(shù)據(jù)涉及到各項(xiàng)成果[6]。因而本平臺(tái)具有完備的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、備份和恢復(fù)功能[6]。

4 查新平臺(tái)的功能實(shí)現(xiàn)

4.1 查新多級(jí)工作流設(shè)計(jì)

鑒于過(guò)往查新工作中存在的各種問(wèn)題，例如：業(yè)務(wù)高峰期查新任務(wù)分配不合理，查新與收費(fèi)進(jìn)度不能互通，業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)不及時(shí)等，本文在設(shè)計(jì)系統(tǒng)工作流程時(shí)結(jié)合多級(jí)工作流思路做了以下創(chuàng)新設(shè)計(jì)：

（1）委托任務(wù)分配優(yōu)化。任務(wù)分配時(shí)可預(yù)覽查新員現(xiàn)有任務(wù)，任務(wù)可分配至多人，一人接受則代表委托任務(wù)已受理。

（2）新增短信通知、郵件通知。流程各環(huán)節(jié)采用短信+郵件方式通知委托人及查新工作人員，確保用戶能及時(shí)獲取進(jìn)度，查新工作人員能及時(shí)進(jìn)行下一步工作。

（3）新增網(wǎng)絡(luò)支付與轉(zhuǎn)賬支付確認(rèn)功能。系統(tǒng)在收費(fèi)環(huán)節(jié)集成微信支付、支付寶支付以及轉(zhuǎn)賬憑證上傳確認(rèn)三種繳費(fèi)方式，對(duì)接工作流程與收費(fèi)，完成整個(gè)查新工作流程中的進(jìn)度同步。查新工作流流程設(shè)計(jì)如圖3所示：

圖3 查新多級(jí)工作流程圖

4.2 基本查新業(yè)務(wù)功能實(shí)現(xiàn)

委托人作為查新工作具體需求的提出者，承擔(dān)著明確具體查新項(xiàng)目名稱，查新點(diǎn)等內(nèi)容，如項(xiàng)目中使用的技術(shù)創(chuàng)新點(diǎn)、涉及內(nèi)容、理論、方法、結(jié)構(gòu)、工藝、配方、技術(shù)指標(biāo)等，均需在查新委托單中有所體現(xiàn)。需求提出后，等待查新機(jī)構(gòu)對(duì)委托內(nèi)容進(jìn)行查新，完成查新后擬定具體的查新報(bào)告則由委托人在系統(tǒng)中繳費(fèi)后可自行進(jìn)行下載，委托人還可選擇獲取報(bào)告方式為自取、快遞寄付、快遞到付。委托人填寫委托單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提取更新委托人開票單位信息，解決了后續(xù)提交時(shí)重復(fù)輸入的問(wèn)題，簡(jiǎn)化操作。實(shí)現(xiàn)了一站式查新、多維度新穎性評(píng)估和自助查新等具有創(chuàng)新性的功能特點(diǎn)[7]。圖4-5為委托人與管理員用例圖。

圖4 委托人用例

科技查新員是查新工作開展中的主要實(shí)施者，查新人員對(duì)查新點(diǎn)的準(zhǔn)確提煉，可以對(duì)查新內(nèi)容有更好的認(rèn)識(shí)[8]。需要根據(jù)委托人提出的查新項(xiàng)目名稱，具體查新點(diǎn)描述的技術(shù)方法等運(yùn)用科學(xué)評(píng)價(jià)、文獻(xiàn)檢索等方法對(duì)文獻(xiàn)做出新穎性查證，再進(jìn)行合理、客觀、細(xì)致的分析后從而擬定一份具備時(shí)效性、專業(yè)性、客觀性的查新報(bào)告。圖6下面為科技查新員用例圖。

圖5 管理員用例

圖6 查新員用例

圖7 審核員用例

論文收引檢索是對(duì)SCI(E)、EI、SSCI、CPCI、CSCD、CSSCI、CNKI等國(guó)內(nèi)外數(shù)據(jù)庫(kù)論文收引檢索，并出具證實(shí)資料的業(yè)務(wù)。可在用戶申請(qǐng)?jiān)菏俊⒙毞Q評(píng)審、職工入職等方面實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)構(gòu)或個(gè)人的論文收引檢索。論文收引檢索中查新員需按檢索請(qǐng)求，如：檢索數(shù)據(jù)庫(kù)、自/他引排除標(biāo)準(zhǔn)、待檢論文篇數(shù)、待檢論文年限、完成時(shí)間等進(jìn)行收引檢索。

圖8 系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員用例

圖9 支付流程圖

查重作為學(xué)術(shù)不端檢測(cè)中最為常用的一種方式，可以有效的檢測(cè)知識(shí)資產(chǎn)造假、抄襲等學(xué)術(shù)不端行為。查重時(shí)一般需要委托方提供查重文本文件，國(guó)內(nèi)大多數(shù)機(jī)構(gòu)單位是以知網(wǎng)查重為準(zhǔn)，查重員需根據(jù)委托方提供的文本附件進(jìn)行查重檢測(cè)，而后出具報(bào)告。

除科技查新、論文收引檢索、查重以外，還設(shè)定了專題檢索業(yè)務(wù)。檢索的核心是對(duì)檢索詞，檢索式的不斷調(diào)整及復(fù)檢的過(guò)程[9]。專題檢索的主要范圍包括文獻(xiàn)檢索、信息分析咨詢，情報(bào)檢索培訓(xùn)等專題定題服務(wù)。專題檢索管理員要根據(jù)委托人提出的專題檢索需求實(shí)行專題檢索。如：主題簡(jiǎn)介等。

在相應(yīng)委托業(yè)務(wù)完成后，還需要對(duì)生成的報(bào)告進(jìn)行審核操作，因此審核員可對(duì)科技查新、論文收引檢索、查重、專題檢索委托任務(wù)完成結(jié)果進(jìn)行審核。審核結(jié)果一般有兩種，分別為通過(guò)與駁回，同時(shí)審核員還可查詢到所有委托任務(wù)以及處理狀態(tài)、費(fèi)用、報(bào)告號(hào)等信息。審核員也可上傳報(bào)告號(hào)掃描件以及發(fā)票信息。審核員用例圖如圖7所示：

圖10 查新報(bào)告真?zhèn)瘟鞒虉D

系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員可根據(jù)設(shè)置不同分析時(shí)段、查新員、委托類型（科技查新、論文收引檢索、查重、專題檢索）、用戶分析（機(jī)構(gòu)類型、區(qū)域分布）、查新范圍（國(guó)內(nèi)、國(guó)外）、繳費(fèi)狀態(tài)（已繳費(fèi)、未繳費(fèi)）、報(bào)告獲取方式（自取、郵寄）、分析內(nèi)容（項(xiàng)目數(shù)量、業(yè)務(wù)金額）、目的分析（科技查新、論文收引檢索、查重）、支付方式（對(duì)公轉(zhuǎn)賬、支付寶、微信）、發(fā)票狀態(tài)（未開票、待開票、已開票）、圖表類型（柱狀圖、折線圖、餅狀圖）以整體統(tǒng)計(jì)、年度統(tǒng)計(jì)、月度統(tǒng)計(jì)以及全選四種方式進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，充分對(duì)平臺(tái)內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員用例圖如圖8所示:

4.3 查新平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)支付與業(yè)務(wù)流程

為了便于用戶及時(shí)獲取報(bào)告，用戶繳費(fèi)模塊采用轉(zhuǎn)賬繳費(fèi)+支付寶支付+微信支付的方式。轉(zhuǎn)賬繳費(fèi)流程：上傳轉(zhuǎn)賬憑證→人工審核→更改委托單狀態(tài)→完成繳費(fèi)。網(wǎng)絡(luò)支付流程：統(tǒng)一下單→異步回調(diào)→校驗(yàn)訂單→更改委托單狀態(tài)→完成繳費(fèi)。繳費(fèi)完成并用郵件+短信兩種方式通知委托人，委托人可自行從委托歷史中下載查新報(bào)告，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)支付與業(yè)務(wù)流程的無(wú)縫對(duì)接。（圖9）

4.4 查新平臺(tái)的統(tǒng)計(jì)分析

為了能及時(shí)了解查新員及審核員的工作業(yè)務(wù)數(shù)量和業(yè)務(wù)金額的年度或者月度數(shù)據(jù)情況，同時(shí)方便制定下一階段的工作計(jì)劃以及員工績(jī)效考核的制定標(biāo)準(zhǔn)，特別設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)分析模塊，該模塊主要包括委托數(shù)據(jù)分析和查新員業(yè)務(wù)分析。

委托數(shù)據(jù)分析有委托類型、委托機(jī)構(gòu)類型、用戶區(qū)域分布、查新范圍、查新目的等，通過(guò)選擇分析時(shí)段及分析內(nèi)容，可對(duì)查新機(jī)構(gòu)某一時(shí)間段內(nèi)整體業(yè)務(wù)量等信息做匯總展示，在查新需求高發(fā)期前對(duì)未來(lái)的工作做合理的統(tǒng)籌安排，優(yōu)化人員工作協(xié)調(diào)及分工，加強(qiáng)查新人員的科研管理工作[10]。

4.5 查新平臺(tái)自定義報(bào)告號(hào)規(guī)則、文件歸檔及其他

一直以來(lái)查新工作的檔案管理需要人工整理，耗時(shí)耗力，且難免存在因人為因素導(dǎo)致的遺漏及錯(cuò)誤。為了解決此問(wèn)題在參考相關(guān)條例辦法后，系統(tǒng)增加了文件歸檔功能，將所有附件按單個(gè)委托單整理匯總，以“委托報(bào)告-委托人-題名-附件類型”的命名方式統(tǒng)一壓縮打包，數(shù)據(jù)管理員可自由選擇時(shí)間段及委托單類型，一鍵下載。

平臺(tái)的查新報(bào)告號(hào)采取默認(rèn)+自定義的組合方法。具體為：4 位年份+委托類型+4 位流水號(hào)，例如：2020-CX-9999。前四位可在系統(tǒng)內(nèi)自由設(shè)置，中間兩位由委托單類型確定，后四位為所有類型委托單總數(shù)，不足則自動(dòng)補(bǔ)全至4位。流水號(hào)初始值亦可由在系統(tǒng)內(nèi)自由設(shè)置，數(shù)據(jù)管理員可根據(jù)自然年或業(yè)務(wù)年自行設(shè)置對(duì)應(yīng)規(guī)則。

郵遞記錄模塊，根據(jù)記錄查新報(bào)告郵遞信息、主要提供報(bào)告及發(fā)票等郵寄信息的回溯。此模塊設(shè)計(jì)包含了查新報(bào)告的生成時(shí)間以及委托人員獲取到查新報(bào)告的時(shí)間，為后續(xù)擴(kuò)展預(yù)留了一定空間，在此基礎(chǔ)上可進(jìn)行更詳細(xì)的分析，細(xì)化報(bào)告、發(fā)票等的郵寄，確保查新工作的及時(shí)性和高效性。

4.6 查新報(bào)告真?zhèn)悟?yàn)證功能模塊

查新報(bào)告做為科研立項(xiàng)、成果評(píng)價(jià)、新產(chǎn)品鑒定和專利申請(qǐng)的重要技術(shù)文件，為了能夠保證查新文件的客觀性與公正性。平臺(tái)設(shè)計(jì)了查新報(bào)告真?zhèn)悟?yàn)證模塊，委托人可以通過(guò)選擇驗(yàn)證方式并輸入驗(yàn)證方式對(duì)應(yīng)的信息進(jìn)行報(bào)告真?zhèn)悟?yàn)證。查新報(bào)告真?zhèn)悟?yàn)證功能流程如下圖10所示：

5 結(jié)語(yǔ)

查新平臺(tái)正式上線運(yùn)行后，細(xì)化了檢索流程，規(guī)范了查新報(bào)告的流程，極大的簡(jiǎn)化了查新工作流程繁復(fù)的問(wèn)題，同時(shí)大幅度的提高了查新工作的效率。但隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，查新業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)也逐步多元化，使得現(xiàn)在的查新工作完全走向市場(chǎng)化。因此委托人員對(duì)于科技查新工作的要求也會(huì)越來(lái)越詳細(xì)，查新工作模式也會(huì)逐漸發(fā)生根本性變化。屆時(shí)，僅僅依靠人力進(jìn)行科技查新評(píng)價(jià)、文獻(xiàn)檢索等工作已經(jīng)不在完全適合信息化發(fā)展的路線，因此，對(duì)于查新平臺(tái)中查新工作不斷提高智能化問(wèn)題是當(dāng)前及未來(lái)一段時(shí)期內(nèi)需要不斷研究探索的重要工作。