基于用戶需求的檔案資源開發(fā)利用研究

郭凈鈺, 楊健康, 吳珮嘉

(1.中南大學(xué) 生物醫(yī)學(xué)信息系，湖南 長(zhǎng)沙 410083；2.中南大學(xué) 檔案技術(shù)研究所，湖南 長(zhǎng)沙 410083； 3.中共湖南省委辦公廳檔案宣傳教育處，湖南 長(zhǎng)沙 410011)

1 前言

檔案信息資源是指適應(yīng)生產(chǎn)力的發(fā)展水平，通過人類的參與而獲取的可利用的歷史記錄，從各方面反映了歷史的真實(shí)情況，具有極高的保存利用價(jià)值。對(duì)于檔案資源開發(fā)利用主要是對(duì)檔案信息進(jìn)行二次加工與整合，獲取檔案中更有效、深層次的價(jià)值，并將其再次應(yīng)用于生產(chǎn)實(shí)踐，用戶需求則決定了檔案研究與開發(fā)的主要方向。研究檔案用戶現(xiàn)實(shí)需求以及檔案資源的利用價(jià)值，創(chuàng)新檔案資源開發(fā)模式，滿足不同需求，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 檔案用戶分析

在檔案工作的體系中，檔案用戶的利用是最終的環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案用戶的分析極為重要。鄭越文[1]在討論檔案用戶服務(wù)中提到：在檔案事業(yè)的發(fā)展中，檔案工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案保管轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案用戶利用，檔案機(jī)構(gòu)現(xiàn)在最主要的任務(wù)之一就是為檔案用戶提供服務(wù)。米維紅[2]認(rèn)為：當(dāng)檔案用戶對(duì)檔案信息需求得到滿足后，會(huì)對(duì)檔案信息資源的質(zhì)量要求有所提高，表明檔案用戶需求分析會(huì)對(duì)整個(gè)檔案服務(wù)流程產(chǎn)生更高效、便捷的需求。對(duì)于檔案用戶的分析可以從以下幾個(gè)方面來入手：一是檔案用戶類型分析，便于更好地對(duì)檔案用戶進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)；二是檔案用戶價(jià)值分析，能正確地理解檔案用戶對(duì)檔案開發(fā)利用的重要性；三是檔案用戶需求分析，使檔案資源的開發(fā)利用更有針對(duì)性。

2.1 檔案用戶類型分析

隨著檔案意識(shí)的不斷提升，社會(huì)各行各業(yè)更加重視檔案資源，檔案用戶日益增長(zhǎng)，類型不斷增加，規(guī)模不斷擴(kuò)大。根據(jù)不同的指標(biāo)，檔案用戶能劃分成不同的類別，如表1所示。

表1 檔案用戶劃分

2.2 檔案用戶價(jià)值理論分析

檔案用戶價(jià)值理論體系源于顧客價(jià)值，顧客價(jià)值理論自20世紀(jì)80年代中期就引起西方營(yíng)銷學(xué)者和企業(yè)家的關(guān)注，現(xiàn)已廣泛運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域。莫麗彬[3]在顧客價(jià)值理論對(duì)檔案工作的啟示中提到：檔案服務(wù)的顧客就是“檔案利用者”或“檔案用戶”，和企業(yè)的“顧客”有著許多的相同性，檔案館應(yīng)從檔案利用者的需求出發(fā)，提高檔案資源的利用價(jià)值，取得更好的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。檔案用戶價(jià)值理論使檔案工作者站在用戶的角度去認(rèn)識(shí)檔案工作與服務(wù)的價(jià)值所在，進(jìn)而強(qiáng)調(diào)以用戶為核心，重視用戶價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。國(guó)外學(xué)者將用戶價(jià)值分為四個(gè)維度：基本價(jià)值、期望價(jià)值、需求價(jià)值和未預(yù)期價(jià)值，其中檔案信息資源的收集、整理、保存和利用是檔案用戶價(jià)值中最基本的，而檔案用戶的期望價(jià)值不僅僅局限于檔案信息資源的存儲(chǔ)，更要滿足用戶多樣化的需求，通過資料的匯總、參考、咨詢?yōu)闆Q策者提供支持，而且還能通過自身豐富的資源起到宣傳歷史、文化教育的作用。其未預(yù)期價(jià)值在于，滿足用戶的需求，促進(jìn)文化事業(yè)的發(fā)展，使得檔案機(jī)構(gòu)成為文化傳播的載體。

2.3 檔案用戶需求分析

2011年后檔案工作逐漸以用戶需求為導(dǎo)向。庫(kù)克[4]認(rèn)為檔案用戶需求會(huì)影響鑒定界限，鑒定就是區(qū)別檔案價(jià)值的過程，同時(shí)檔案用戶需求會(huì)影響?zhàn)^藏，使檔案服務(wù)有計(jì)劃、有目標(biāo)地挖掘更有價(jià)值的檔案信息。檔案的利用日漸增長(zhǎng)，對(duì)檔案的需求也日益多元化。檔案用戶的需求分為兩部分，一是對(duì)檔案信息的需求，一般為信息內(nèi)容、信息質(zhì)量、信息范圍，檔案用戶需要獲得有價(jià)值、能解決問題、完整可靠的檔案信息；二是對(duì)檔案服務(wù)的需求，主要為對(duì)服務(wù)方式、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)設(shè)施、服務(wù)質(zhì)量等方面。檔案用戶希望能通過更加便捷、高效、經(jīng)濟(jì)的方式來獲得自身所需的信息[5]。在檔案用戶的需求上雖然呈現(xiàn)多元化，但總體而言都是為了利用檔案信息解決實(shí)際問題，有一定的共同性，如表2所示。

表2 檔案用戶的需求共性

3 檔案資源開發(fā)利用的價(jià)值分析

作為信息產(chǎn)業(yè)的重要部分，檔案資源將成為最具使用價(jià)值的信息資源之一。檔案資源的開發(fā)是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，只有通過合理、有效的方式去開發(fā)利用檔案資源，才能使檔案資源更好地服務(wù)于社會(huì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

3.1 檔案資源開發(fā)利用的背景

館藏檔案是最古老的珍藏方式之一，在我國(guó)的傳統(tǒng)文化歷史中，有著光輝的歷史，也是現(xiàn)代社會(huì)最基本的文化資源之一。但是在歷史上，人類更注重如何保管檔案，很少會(huì)從開發(fā)利用的角度來探討檔案資源，忽略了檔案的承載性和實(shí)用性，導(dǎo)致了檔案需求和利用的脫節(jié)。深度開發(fā)利用檔案資源，使其發(fā)揮更大的價(jià)值，極具現(xiàn)實(shí)意義。

3.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案資源開發(fā)利用的價(jià)值

數(shù)據(jù)信息化的新時(shí)代被稱為“大數(shù)據(jù)時(shí)代”，今天的社會(huì)活動(dòng)中涉及的數(shù)據(jù)規(guī)模非常龐大，在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展和運(yùn)行過程中，會(huì)產(chǎn)生大量形式多樣的檔案材料。檔案工作中大數(shù)據(jù)的使用，就是對(duì)海量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、整理。柳華[6]在大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何做好檔案信息開發(fā)和利用工作中提到：在信息時(shí)代的到來時(shí)，檔案部門應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流并抓住機(jī)遇，利用大數(shù)據(jù)對(duì)檔案資源進(jìn)行信息化建設(shè)，更好地為檔案用戶進(jìn)行服務(wù)。用傳統(tǒng)的方法保存和利用檔案資源是相當(dāng)困難的，利用現(xiàn)代新技術(shù)，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，然后進(jìn)行電子數(shù)據(jù)的收集、整理、傳播、利用，不但可以提高檔案管理和利用的效率，而且借助大數(shù)據(jù)管理檔案資料，不受時(shí)間和空間的限制，存儲(chǔ)方便，擴(kuò)大了檔案資源的利用范圍。

3.3 檔案信息資源開發(fā)利用的必要性分析

3.3.1 組織發(fā)展的必然需求

組織在發(fā)展的過程中會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源，且大部分以檔案的形式表現(xiàn)，這些檔案資源反映了組織內(nèi)部的實(shí)際運(yùn)營(yíng)狀況，可以作為管理者決策的支撐。檔案信息資源的開發(fā)利用，可以促進(jìn)科學(xué)的決策，為組織的發(fā)展指引更準(zhǔn)確的方向。檔案信息資源的開發(fā)利用是組織發(fā)展的一種必然性需求[7]。

3.3.2 信息價(jià)值的必然結(jié)果

將檔案資源中包含的高價(jià)值信息充分、全面地挖掘出來以滿足不同用戶的需求，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值的必然選擇[7]。如果仍然重藏輕用或者滿足于傳統(tǒng)的、粗放的資源利用，必然導(dǎo)致部分有價(jià)值的信息被隱藏埋沒，造成檔案信息資源的浪費(fèi)。

3.4 檔案信息資源開發(fā)利用的重要性分析

現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息資源的利用率提出了更多的要求，也提供了更多的信息挖掘手段。在此背景下，檔案信息資源價(jià)值更高，開發(fā)利用的可行性也更高。依托檔案信息資源的開發(fā)，保證管理活動(dòng)的針對(duì)性和及時(shí)性，提高資源的社會(huì)利用效率，并促進(jìn)資源的可持續(xù)利用。

4 建立以用戶需求為導(dǎo)向的檔案資源開發(fā)利用模式

4.1 加強(qiáng)對(duì)用戶的研究

檔案用戶研究，主要是對(duì)用戶的目的、心理、需求等方面進(jìn)行分析。檔案用戶利用目的也可以稱為是需求動(dòng)機(jī)，一是希望能夠利用檔案證明某些事情的真實(shí)性，二是希望能夠全面系統(tǒng)地得到需要的檔案信息。就用戶心理而言，性格、學(xué)歷、環(huán)境等許多方面都是影響心理的重要因素。檔案用戶需求是個(gè)體行為的動(dòng)力源泉，需求越強(qiáng)烈，積極性就會(huì)越高，通過調(diào)查統(tǒng)計(jì)，充分了解用戶的需求，才能更好地進(jìn)行開發(fā)。

4.2 優(yōu)化檔案館藏

館藏是檔案建設(shè)的根本，豐富的館藏結(jié)構(gòu)是優(yōu)化檔案質(zhì)量、挖掘檔案信息的前提條件。用戶利用率低、檔案開發(fā)能力不足，重要原因之一就是檔案收藏不足，結(jié)構(gòu)太過單一。檔案的開發(fā)是由相關(guān)機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和任務(wù)決定的，檔案部門應(yīng)參考“檔案法”和其他法律法規(guī)，科學(xué)而地收集檔案材料，尤其注意收集反映當(dāng)?shù)氐奈幕蜌v史檔案、經(jīng)濟(jì)和科學(xué)研究檔案，以及企業(yè)發(fā)展管理數(shù)據(jù)等。內(nèi)容越豐富，結(jié)構(gòu)越合理，開發(fā)類型就可以更加靈活多變，滿足各類型用戶的需求。

4.3 注重開發(fā)的多樣性

傳統(tǒng)的檔案信息資源開發(fā)存在著一些誤區(qū)，將重心放在了編制和研究上面，過分地追求編研的數(shù)量和速度反而忽視了編研的質(zhì)量，或者只注重歷史信息的編研而忽略了當(dāng)前經(jīng)濟(jì)文化信息檔案的開發(fā)，這樣導(dǎo)致了表面上看似業(yè)績(jī)、效率很高，但是不為公眾所接受。隨著數(shù)字化檔案的發(fā)展和大眾需求的增長(zhǎng)，以新媒形式出現(xiàn)的檔案信息資源越來越多，但用戶的參與度仍然不高，加大檔案信息資源開發(fā)的宣傳力度尤為關(guān)鍵。必須創(chuàng)新開發(fā)模式，拓展內(nèi)容的多樣性，充分滿足各層次、各類型、各階段的檔案信息需求，擴(kuò)大檔案資源的受眾。

4.4 加快數(shù)字化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打破了傳統(tǒng)時(shí)空的限制，使檔案資源的利用變得更加的高效便捷。加快檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)，能使檔案資源從單一的實(shí)體館藏利用轉(zhuǎn)變?yōu)槿轿坏男畔①Y源利用，適應(yīng)信息時(shí)代的快速發(fā)展，可以為用戶提供更便捷、高效的服務(wù)，滿足用戶對(duì)于信息資源全面性、多樣性的需求。

4.5 做好服務(wù)工作

改善服務(wù)態(tài)度、服務(wù)方向、服務(wù)方式以及服務(wù)環(huán)境，讓用戶擁有更好的體驗(yàn)感，提高用戶滿意度。檔案工作的服務(wù)要從神秘、生硬的檔案管理者轉(zhuǎn)變?yōu)橛H和的信息服務(wù)者；服務(wù)要面向國(guó)家、社會(huì)、企業(yè)、組織和個(gè)人；變被動(dòng)為主動(dòng)，依據(jù)用戶的需求來提供服務(wù)；不僅可以提供原始文獻(xiàn)，還可以提供二次、三次文獻(xiàn)以及更高級(jí)的、個(gè)性化的成果；服務(wù)環(huán)境應(yīng)該從封閉轉(zhuǎn)變?yōu)楦娱_放、和諧、輕松。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)檔案用戶的需求和檔案資源的價(jià)值進(jìn)行再認(rèn)識(shí)，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，深化服務(wù)層次，轉(zhuǎn)換服務(wù)方式，以用戶需求為導(dǎo)向，以數(shù)字技術(shù)為支撐，構(gòu)建檔案資源開發(fā)利用的現(xiàn)代化模式，對(duì)于充分地發(fā)揮檔案信息資源的作用具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。