新時期高校檔案管理工作的思考

鄭清一

檔案管理是高校育人工作的基礎，提高高校檔案管理水平對于促進人才培養、有序開展日常教育教學工作有重要意義。新時期，檔案管理工作必須與時俱進，要認真審視當前工作中的不足，提高人員素質，借助信息手段提高工作實效性。本文就當前檔案管理工作的不足之處進行分析，繼而提出四點建議，以促進檔案管理工作的持久發展。

一、檔案管理工作中的不足之處

（一）信息化應用不足

信息化管理是時代的發展趨勢。隨著時間的推移，不論是檔案的數量還是種類都在不斷豐富，只有更新管理方式、創新管理思路才能適應時代發展，體現高校在管理方面的水平。但在實際工作中，高校的信息化水平較低，在硬件投入上缺乏重視，在日常檔案管理工作中對信息技術的應用較少，通常采取傳統錄入表格的方式記錄資料，未實現智能化、數字化管理。高校發展過程中，對信息技術的應用主要體現在電子閱覽室、計算機教學中，而檔案管理工作中的信息化應用有限，在收集、導入、編輯、共享信息方面仍有較大的改善空間。

（二）高校檔案主管者墨守成規

檔案管理工作是日常工作的基礎，但主管者對該項工作通常缺乏足夠的重視，未認識到信息化建設的必要性。受傳統觀念影響，高校領導籠統地將檔案管理視為收集、整理、分類的工作，低估了檔案管理工作的工作量和工作難度。隨著時代的發展，檔案管理要滿足收集、共享、下載、分類、借閱等多種需求，傳統的管理方法已經暴露出工作效率低下、缺乏安全性、檔案收集滯后等諸多問題。對信息化的建設不僅要投入先進的設備，更要重視搭建管理系統，重新梳理工作流程和管理制度，由于主管者觀念的滯后，導致這部分工作未能順利開展，工作中出現人力、財力、物力等多方面問題。

（三）管理制度上的欠缺

檔案涉及師生個人的隱私安全、高校發展建設中的成果記錄，應重視檔案管理工作的安全性、保密性。但在實際工作中，由于制度方面的欠缺，導致工作仍存在漏洞。部分高校對檔案的收集管理不及時，導致系統內資料未能及時更新，影響借閱、共享、下載等操作。此外，在檔案管理、借閱、收集時出現的問題落實不到位，一旦出現問題，很難確認出錯的環節，影響管理工作的進一步發展。檔案管理是一項長期任務，一成不變的制度必然不適合發展的需求，應找出工作中的不足，借助規章制度統一工作標準，明確各部門責任。

（四）人員素質參差不齊

高校各院系、各部門對檔案管理工作的重視程度不一，人員素質參差不齊，甚至存在缺乏專職管理人員的現象。缺乏專職管理人員會影響查閱、整理的效率，檔案管理工作的安全性和穩定性也難以保障。由于各部門負責收集整理檔案的人員可能存在變動，加之缺乏專職的管理人員，導致部分檔案可能被遺漏。新時期的檔案管理人員應該具備良好的信息素養和職業道德，要有嚴謹認真的工作態度，只有重視對管理人員的培養，高校才能提高檔案管理工作的效率。

二、對加強檔案管理工作的相關建議

（一）提高信息化水平

高校應建立完善的信息管理系統，用于匯總和管理各部門的檔案，并將收集和管理檔案作為工作重點，借助信息手段滿足高校師生日常的教學、研究、學習需求。高校領導應努力推動數字化建設，提倡有序、高效的管理，督促各部門人員重視檔案管理工作。隨著信息時代的到來，高校教師與學生的信息素養也有一定的提高，要借此契機推廣信息手段，鼓勵廣大師生合理利用信息管理系統，做到紙質檔案與電子檔案相互補充，建議師生根據實際需求靈活選擇。

向系統導入紙質檔案是一項繁重而枯燥的工作，應利用信息手段簡化導入工作，要求管理人員認真梳理各種類別的檔案，根據查閱需求、檔案種類進行合理分類，做好檔案管理中的細節工作。專職人員要熟悉檔案管理系統內的各項操作，并持續收集師生對檔案系統的實際使用需求，定期將收集的意見反饋給信息部人員，促進管理系統的不斷完善。搭建完善的信息化體系，不僅要為專職人員開通管理賬號，也要為各部門負責檔案收集的人員開通系統賬號，培養各部門人員的信息錄入習慣，使高校內各組織部門認識到信息化的作用，提高對檔案管理工作的重視度。

（二）主管者轉變觀念

高校領導是檔案管理工作的負責人，應轉變觀念，重視檔案管理工作的推進，對工作中人力、財力、物力、技術的需求給予支撐，做好保障工作。應認識到檔案管理工作兼具服務性和基礎性的特點，既要做好日常的分類、收集、整理工作，也要保持動態發展，滿足師生多樣化的使用需求。只有認識到檔案管理工作的重要性，才能在校內工作的統籌安排中合理分配人員、物資，對檔案工作提出具體的要求和宏觀的指導。

在以往的工作中，主管者對檔案管理工作的要求以安全、有序為主，缺乏創新思維。應轉變觀念，不僅要積極地建設信息管理系統，同時要重視開發系統內檔案的價值，使檔案有序地流動起來，促進教學和研究工作的順利開展。同時，高校領導應把檔案管理納入高校發展創新工作中，督促各部門、各院系重視對檔案資料的保存、收集。

（三）完善管理制度

高校應通過完善制度提高檔案管理水平，使校內師生了解收集檔案的范圍，熟悉相關法律法規，自覺遵守與檔案管理相關的規定和規范。檔案管理工作應建立在守法合規的基礎上，明確檔案管理人員的職責，對專職人員提出具體的要求，通過擬定與院校實際情況相符的規章制度約束和指導專職人員的日常工作。

相關規章制度應落實到管理工作中的各個環節，對整理檔案、歸納檔案、使用檔案制定明確的標準，避免出現檔案損壞、泄露人員隱私的失誤。為此，應制定嚴謹的保密條例，對專職管理人員和基層人員、用戶提出明確的操作要求，同時要完善信息管理系統，確保每一步操作有據可查，可以在出現問題后落實到個人，提高工作的準確性。為提高專職人員的工作責任心和積極性，應制定嚴格完善的考核制度，對其一定時期內的工作表現進行考評。

工作表現的內容應該是多方面的，既要體現檔案管理工作的嚴謹性，也要對創新和服務提出要求。應將師生對工作的滿意度評價納入考評中，以督促專職人員不斷創新，提高工作有效性。應加強對專職人員的專業素養培訓，使專職人員認識到崗位職責，在工作中嚴格參照規范執行，對師生檔案、高校檔案負責，能依法護檔，有較強的責任心。以上內容不僅要靠制度去約束，也要通過良好的工作氛圍長期滲透，因此，應樹立良好的校園文化，使師生在檔案的使用和收集過程中相互監督，共同營造健康積極的檔案管理氛圍。

（四）提高專職人員專業水平

高校應加強對專職人員的信息素養培養，要求專職人員提高操作水平，具備良好的學習能力和反應能力，可以有序完成日常檔案管理工作。

為提高人員專業素養，高校應建立競爭機制，鼓勵專職人員加強信息技術的自主學習，并對其工作進行量化考核，使每個人的表現和能力直觀展示，以促進工作不斷推進。檔案管理人員應具有保密意識和服務意識，高校應不斷提高專職人員的思想覺悟，通過組織培訓提高人員專業素養。

當專職人員有工作調整時，應做好工作銜接，確保檔案管理工作穩定進行，同時要及時收回系統賬號，或調整賬號權限，避免出現系統資料泄露事件。高校應提高專職人員的準入門檻，對人員的思想覺悟、信息技術水平、溝通能力提出要求，只有細化準入條件才能督促在崗人員不斷進步，促進管理工作的持續創新。

三、結語

綜上所述，檔案管理是一項長期的基礎性工作，容易被忽視，然而隨著時代的發展，傳統的管理模式已經不適應當代的發展節奏。高校應提高檔案管理水平，管理者要具備新思想，只有在工作中不斷融入新技術，完善當前工作模式，才能使高校檔案發揮價值，更好地為師生服務，促進校內各項工作有序推進。

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（作者單位 山東電子職業技術學院）