人事檔案數字化建設策略研究

鄧春梅

【摘? 要】當今時代是數字化信息時代，其影響力已滲入多個產業領域。人事檔案作為個體的一種重要的具有社會價值的信息資源，其包含了個體成長、學習、工作等多種信息，其重要性是值得關注的。不同的單位都會有相應的儲存人事檔案的場所和相對應的管理人員。數字化建設發展對于人事檔案工作的發展是至關重要的，無論是工作效率的提高、檔案利用率的提升，還是安全服務性的改善都值得推動其建設性發展。

【Abstract】Today's era is a digital information age， whose influence has penetrated into many industrial fields. As an important information resource with social value of individuals， personnel archives contain a variety of information such as individual growth， learning and work， and their importance is worthy of attention. Different units will have corresponding storage of personnel archives and corresponding management personnel. The development of digital construction is very important for the development of personnel archives. It is worth promoting its constructive development whether to improve the work efficiency， the utilization rate of archives， or the improvement of security and service.

【關鍵詞】人事檔案;數字化建設;策略

【Keywords】personnel archives; digital construction; strategy

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）03-0023-02

1 引言

人事檔案對于個體信息的記載和保存是貫穿整個過程的，所以，單位人事檔案部門對于信息的存儲、保護、查閱、更新、歸檔等多個環節的開展是比較煩瑣的，一些問題也經常出現：管理人員意識淡薄、信息查閱不便、檔案的疏漏和丟失、相關設備的陳舊和損壞等，使人事檔案工作變得更加難以開展和突破。數字化時代的來臨，給我們提供了很多先進的理念思維、實體先進設備、數據系統支撐等，這使人事檔案工作更加安全高效，進一步推動了人事檔案數字化建設。其相關策略研究值得思考和推進。

2 實體管理與數字化管理并舉

人事檔案工作的開展離不開管理人員、相關設備和具體的檔案文件等，傳統的人事檔案管理向人事檔案數字化發展離不開這些實體管理的轉變和發展。人事檔案管理工作人員是該項工作推進和發展的主體，他們的道德文化素質、科技創新意識、主觀能動性等多項因素影響著人事檔案工作數字化進度。相關的管理人員要不斷學習和了解數字化信息的知識，以及專業的數字化操作和相關培訓，使他們能夠認同人事檔案數字理念，掌握相關實際操作的技能要領，發揮主觀能動性，利用自身優勢，積極完成工作。培養專而精的管理人員，使其成為人事檔案數字化發展的助推力。

所謂數字化，是指利用計算機信息處理技術，把光、聲、電、磁等信號轉換成數字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術。推動人事檔案數字化的關鍵一步離不開相關專業儀器設備，這些設備的制造、選取、設置、操作等后續運用都要有針對性和適用性。對于本單位的工作性質、人員匹配、管理方式等有相應的吻合和匹配，而不是一味地追求功能和新意。人事檔案管理網絡系統需要系統的建立和改造，對內的軟件設計和對外的硬件裝備都會影響人事檔案數字化建設進程。另外，一份份具體的檔案文件怎樣實現數字化儲存、更新、查閱等是實現人事檔案數字化建設的重中之重。有紙質的材料信息，也有動態的視頻和音頻材料，分開歸檔。利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫。紙質的材料采用拍照、復制、歸類等存儲在存儲介質中，也可以用網絡化的形式傳輸，使其檢索目錄和內容數字化，進而提高其保存利用率;動態的材料以圖像為主，將具體內容量化成具體數據，可用表格和圖形呈現，這樣才能更突出其內容的關鍵部分和主要信息，以便于了解和查閱等。

人事檔案數字化發展需要各個系統內部實現一體化進程和管理，這樣才能整體性向前邁進。要將人事檔案管理軟件與實際的人事檔案數據庫進行聯系整合，在實際的操作和運行設置中，增加其使用范圍的寬度和廣度。同時，整個數字化建設的推動包含著人事檔案管理的多個方面，無論是前期的建立、接收、派發還是后期的保存、分類、查閱等都要連貫不脫節，這樣才能達到真正的高效便捷。

3 智能操作與安全保障同行

提高時效、方便快捷是人事檔案數字化建設的主要目的之一。當前，多個智能化操作系統的升級和先進設備的更新換代使一些實際中的操作發生數據泄露、新舊版本不匹配等問題。人事檔案由于其內在資源信息的特殊重要性，所以在保存和查閱時會受到格外的安全保護。在電子文件和檔案全過程管理系統中，設計、實驗、制造、傳遞、交換、共享等各個環節實現信息管理單一的突破和安全一體化動態儲存和管理，要不斷地實現和檢測，確保能夠更好地進行操作，要讓智能操作設備和技術在安全保障的前提下推行，這樣才符合數字化建設最初的出發點和質的要求。同時，在與各個科室與部門交接工作和內容時，要增強其溝通性，確保人員的保密性和安全性。對于相對應的問題，要建立暢通的信息溝通渠道和交流渠道，進而增加其相互溝通協調的有效性，保障相關檔案信息的安全正確和完整高效性，這樣既可以提高工作效率，又可以提高資源溝通的水平。

智能操作符合人事檔案數字化建設的理念和具體實施方法，但我們要有群體受眾性，面向的是單位的整體人員，這涉及多個部門，不同程度的接受者。所以，在設計板塊和具體操作上要讓人事檔案數字化建設更加清楚明晰，方便操作，這樣才能讓智能化推動時效性。此外，在人事檔案數字化建設中，對于單位年長的群體，要設置圖形圖表操作流程，增強其對數字化發展的認同，以實際操作去實現真正的安全高效。針對原先相關部門對人事檔案相關手續的步驟和操作進行簡化和統一，減少不必要的多個審批流程和檔案工作人員的查閱檔案的時間和程序。這些實際過程的改善和提升能夠更好地讓智能化操作與安全保障同行，共同推動人事檔案數字化建設發展。

4 基礎設施建設與服務水平提升共存

人事檔案數字化建設推動和發展離不開基礎設施配套建設，其是一整套體系。當前，各個單位對人事檔案基礎設施配比缺乏、重視度不夠等問題比較突出，基礎設施建設是整個人事檔案工作的關鍵一步。從整個發展需要的部門、設備、規章制度、管理標準等要與當前時代發展統一，更有針對性和時效性。建設相關的閱檔室、檔案室、辦公室等多個分層部門，方便協調分工和明確工作性質。對相關數據處理系統軟件和設備的引進，要對應相關部門的工作設置，建立檔案網站、開發人事檔案系統、建立辦公室綜合系統等。對這些設備和功能的操作和更新換代要與實際工作接軌，使檔案工作得到更有力的技術支撐和硬件保障。人事檔案數字化發展要與信息化建設結合，完善當前的管理標準、建立相匹配的規章制度、增加其監管檔案的設施標準，使一整套基礎設施建設更有保障和操作性，做好人事檔案數字化建設的基礎保障，這樣才能更有利于數字化建設的開展。

人事檔案實現數字化建設后，對檔案信息資源的利用會實現最大程度，對其保護和整理也更加安全高效。當前，人事檔案數字化發展不僅要增強管理工作人員的數字信息理念，還要增強其服務水平。與過去不同的是，服務意識要由被動轉成主動，檔案管理工作人員要在原有的知識儲備和技能掌握基礎上，主動對數字化檔案各部分工作情況有所了解、分析，并能夠對檔案資源進行優化處理。同時，對建立的檔案查詢和借閱平臺，要熟悉其流程和操作步驟，在實際工作運用中能夠得心應手。并且隨著數字信息化發展，需要具備的能力和素質也會相應的增加，要不斷開拓進取，使其自身能夠具備相應的數字化背景下網絡系統的操作能力、計算機信息處理能力、相關軟件的應用能力等，樹立現代化觀念理念，能夠對人事檔案信息化建設管理起到優化效果，進一步增強人事檔案數字化建設進程和實際效果。

5 結語

人事檔案數字化建設不是一項短而促的工程，其統籌規劃和發展要涉及多個環節、多個部門。人事檔案因其特殊重要性所在，在數字信息化時代，其發展要與時代接軌，要正確看待和解決過去單位人事檔案管理工作中的不足和缺漏，對實體管理和信息化管理要緊密結合，亦步亦趨，使實體操作發展跟上數字信息化步伐。在具體人事檔案數字信息化建設中，要把握系統操作要義，能夠熟練地進行相對應的智能化操作。同時，人事檔案數字化建設發展離不開的關鍵因素之一是安全保障性能，在具體發展中不可顧此失彼。對于相關設備、人員、部門都要有效地溝通交流，使智能化操作與安全保障共同施行，這樣才能不顧此失彼。基礎設施建設在人事檔案數字建設中是基礎工程，根基要立深立好，相關設施配備齊全才能更好地促進工作的開展和提升。

【參考文獻】

【1】張昭余.檔案信息化指標體系研究[J].中國檔案，2007（9）：56-57.

【2】王艷婕，肖麗麗.高校人事檔案服務數字化建設策略研究[J].吉林化工院學報，2017（8）：68-70.

【3】胡艷華.新時期人事檔案管理信息化建設策略探究[J].人力資源管理，2016（7）：310-311.