淺談做好政府機(jī)關(guān)部門的會(huì)務(wù)工作

徐國偉

【摘? 要】當(dāng)前，社會(huì)正處在深化改革的關(guān)鍵時(shí)期，隨著社會(huì)發(fā)展模式的變革，各類會(huì)議會(huì)展的數(shù)量越來越多，從事會(huì)議會(huì)展的在職人員數(shù)量也逐漸增加。然而，會(huì)議會(huì)展工作人員沒有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和訓(xùn)練，遇到問題時(shí)無法及時(shí)有效地予以解決。因此，工作人員必須充分認(rèn)識(shí)會(huì)議會(huì)展工作中的職責(zé)，提高組織協(xié)調(diào)能力。更好地掌握行政事務(wù)處理方法，有效提高會(huì)議的質(zhì)量和效果，這是組委會(huì)秘書人員和服務(wù)接待人員應(yīng)具備的一種最基本的能力和專業(yè)素質(zhì)。

【Abstract】At present， society is in a critical period of deepening reform， and with the change of social development mode， the number of various types of conferences and exhibitions is increasing， and the number of working people engaged in conference and exhibition is also gradually increasing. However， the conference and exhibition workers do not have relevant professional knowledge and training and cannot solve the problems in a timely and effective manner when they encounter them. Therefore， workers must fully understand their work responsibilities in conference and exhibition and improve their organization and coordination ability. Better mastering the methods of handling administrative affairs and effectively improving the quality and effect of conference is one of the most basic abilities and professional qualities that the secretarial workers and the service reception workers of the organizing committee should have.

【關(guān)鍵詞】政府;秘書;行政事務(wù);創(chuàng)新

【Keywords】government; secretary; administrative affairs; innovation

【中圖分類號(hào)】C931.47? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）03-0096-02

1 引言

市政府辦公室行政科是政府機(jī)構(gòu)服務(wù)的助手，嚴(yán)格遵守黨和政府出臺(tái)的法律法規(guī)，完成好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排工作任務(wù)。會(huì)議會(huì)展涵蓋會(huì)務(wù)籌備、溝通協(xié)調(diào)、各單位樞紐部門，是聯(lián)系群眾、聯(lián)系單位的橋梁和紐帶，會(huì)務(wù)工作效能和工作服務(wù)水平的高低直接影響會(huì)議的效果，對(duì)市政府領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和決策的正確實(shí)施發(fā)揮很大作用，并影響區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大局。市政府所有會(huì)議通過組織、協(xié)調(diào)、溝通，在會(huì)議目的地召集各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部商議事情。會(huì)議會(huì)展分為大型會(huì)議會(huì)展活動(dòng)、中型會(huì)議會(huì)展活動(dòng)和小型會(huì)議會(huì)展活動(dòng)，包括場(chǎng)內(nèi)及場(chǎng)外會(huì)務(wù)。政府相關(guān)部門及秘書部門對(duì)有關(guān)職能部門進(jìn)行把關(guān)和安全評(píng)估，堅(jiān)持精簡(jiǎn)和從嚴(yán)審批原則，分析會(huì)議會(huì)展是否有必要開，能否合并開，檢查是否安全，可否用其他方式解決問題等。

會(huì)議會(huì)展的形式分為線上和線下，線上會(huì)議會(huì)展：電話會(huì)議、電視會(huì)議、視頻會(huì)議、APP視頻以及QQ、抖音、釘釘?shù)染W(wǎng)絡(luò)會(huì)議會(huì)展。線下會(huì)議會(huì)展：觀摩會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、座談會(huì)、茶話會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)議、工作性會(huì)餐和普通會(huì)議以及展覽城、大廣場(chǎng)、影播室、影劇院等現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)。

2 會(huì)議會(huì)展的發(fā)展趨勢(shì)

第一，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)議會(huì)展需求量不斷增加。當(dāng)前，社會(huì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)增長(zhǎng)、人文交流不斷，會(huì)議會(huì)展的數(shù)量不斷增加，在會(huì)議會(huì)展內(nèi)容上進(jìn)行創(chuàng)新成為會(huì)議會(huì)展的新亮點(diǎn)。第二，在“會(huì)海成災(zāi)”時(shí)，會(huì)議會(huì)務(wù)質(zhì)量亟待提高。會(huì)議泛濫已經(jīng)成為一個(gè)全球性的基本問題。“會(huì)海”即會(huì)議數(shù)量過多，這是當(dāng)今普遍現(xiàn)象，要想解決這一問題關(guān)鍵不在于對(duì)于會(huì)議數(shù)量的直接減少，而是要針對(duì)會(huì)議創(chuàng)新性不足、質(zhì)量差的問題對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行精簡(jiǎn)、對(duì)會(huì)議要素進(jìn)行協(xié)調(diào)。因此，要想真正做到精簡(jiǎn)和創(chuàng)新會(huì)議會(huì)展，必須有效提高會(huì)議的效能及質(zhì)量。政府相關(guān)部門秘書人員和會(huì)務(wù)工作人員在會(huì)議會(huì)展組織協(xié)調(diào)工作中做到更加科學(xué)、合理，避免盲目性、隨意性，嚴(yán)格落實(shí)會(huì)議會(huì)展活動(dòng)中最基本的要素，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議會(huì)展的合理化、科學(xué)化管理，梳理工作議程。第三，社會(huì)及政府組織會(huì)議會(huì)展時(shí)有其特殊工作要求，例如，政府工作會(huì)議會(huì)展的內(nèi)容、目標(biāo)有很強(qiáng)的機(jī)密性。保守會(huì)議秘密是會(huì)議秘書工作人員的任務(wù)之一，需要對(duì)人物、場(chǎng)地、時(shí)間等保密。會(huì)議會(huì)展是具有領(lǐng)導(dǎo)等級(jí)的活動(dòng)。會(huì)議會(huì)展工作者應(yīng)在約定時(shí)間內(nèi)布置完會(huì)場(chǎng)，按時(shí)參加會(huì)議。主場(chǎng)會(huì)議會(huì)展秘書工作人員應(yīng)有較高的時(shí)間觀念，決不能出現(xiàn)無故缺席、會(huì)議會(huì)展記錄人員缺席或會(huì)場(chǎng)未及時(shí)布置好等問題。

3 會(huì)議會(huì)展的基本作用

①信息溝通，互通情報(bào)。會(huì)議會(huì)展通過報(bào)告、發(fā)言、討論、交流等形式，相互了解、相互協(xié)調(diào)，克服問題認(rèn)識(shí)上的主觀局限性。②發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)創(chuàng)新。會(huì)議會(huì)展可以體現(xiàn)民主決策的重要意義，聽取各種不同意見，集思廣益。③互促進(jìn)步，人文和諧。會(huì)議會(huì)展是人與人的直接交流，物與物的直接接觸。通過交流思想，總結(jié)出好與壞，有助于發(fā)揮上下級(jí)之間的協(xié)調(diào)作用，增進(jìn)同事之間彼此了解，實(shí)現(xiàn)人文和諧，不斷完善會(huì)議會(huì)展成果。④驅(qū)動(dòng)經(jīng)濟(jì)，促進(jìn)消費(fèi)。會(huì)議會(huì)展形式眾多，形成一種現(xiàn)代化會(huì)議會(huì)展經(jīng)濟(jì)圈。

4 會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容

4.1 會(huì)議會(huì)展籌備工作

會(huì)議會(huì)展籌備的重點(diǎn)是有亮點(diǎn)、有序、安全、策劃性，必須在會(huì)議會(huì)展前期籌備到位。會(huì)務(wù)策劃工作的完成情況，直接影響整場(chǎng)會(huì)議會(huì)展的成功與否。會(huì)場(chǎng)秘書組必須以高度的責(zé)任心做好會(huì)議策劃籌備工作，會(huì)議會(huì)展籌備工作主要包括擬定會(huì)議流程、準(zhǔn)備會(huì)議會(huì)展材料、布置會(huì)場(chǎng)。

4.1.1 會(huì)議會(huì)展計(jì)劃書

會(huì)議會(huì)展議程是一套完整的計(jì)劃書，依據(jù)會(huì)議會(huì)展主題制定順序計(jì)劃，將其作為會(huì)議會(huì)展討論、解決問題的大致安排。計(jì)劃書需要明確會(huì)議議程的制定程序以及會(huì)議日程的編制方法。制定會(huì)議議程時(shí)，注意將主要的、具有保密內(nèi)容的議程放在最后或者加密，編制普通會(huì)議會(huì)展的會(huì)議日程時(shí)，要明確參加會(huì)議的對(duì)象和議程。

4.1.2 會(huì)議會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)保障

會(huì)場(chǎng)資料包括嘉賓資料（會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)和餐券、小禮品等）、會(huì)務(wù)資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表等）和會(huì)場(chǎng)溝通資料（會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議合同以及相關(guān)資料）。在準(zhǔn)備會(huì)議材料時(shí)，要關(guān)注一些不確定因素。例如，某嘉賓因有另外一個(gè)活動(dòng)不確定能否參加本次表彰會(huì)，在這種情況下，現(xiàn)場(chǎng)秘書部門就應(yīng)事先考慮到嘉賓到來的可能性，即使不來，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。

4.1.3 會(huì)議會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)布置

會(huì)場(chǎng)是人的第一感觀現(xiàn)場(chǎng)，也是會(huì)議會(huì)展的重要場(chǎng)所，需要根據(jù)會(huì)議會(huì)展的性質(zhì)與規(guī)模進(jìn)行布置，體現(xiàn)出不同的會(huì)議環(huán)境和氣氛。布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，明確主次，分析場(chǎng)所和場(chǎng)景，協(xié)調(diào)裝飾、合理安排會(huì)場(chǎng)，保障布置的科學(xué)性。

4.2 會(huì)議會(huì)展接待工作

4.2.1 文明入場(chǎng)，簽到與引導(dǎo)

會(huì)議會(huì)展簽到要求進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)必須向個(gè)人、組織出示入場(chǎng)券。通常會(huì)議簽到方式有簿冊(cè)式、刷卡刷臉等。在文明組織簽到的同時(shí)，可以縮短入場(chǎng)時(shí)間。會(huì)場(chǎng)公關(guān)人員要做好引導(dǎo)入場(chǎng)工作，方便與會(huì)人員入場(chǎng)入座，更好統(tǒng)籌人員參會(huì)。

4.2.2 加強(qiáng)會(huì)議會(huì)展保障

在會(huì)議會(huì)展進(jìn)行過程中，要注意安保工作，安排會(huì)議會(huì)展領(lǐng)導(dǎo)講話及嘉賓發(fā)言，做好會(huì)議采集，例如，做好相關(guān)文書記錄和影像拍攝工作。要求會(huì)務(wù)秘書人員掌握會(huì)議內(nèi)容主題，領(lǐng)悟會(huì)議精神。此外，在會(huì)場(chǎng)要安排會(huì)議工作人員值班。活動(dòng)期間，可構(gòu)建會(huì)議會(huì)展安保值班體系，由安保部門中的成員輪流值班，直到活動(dòng)結(jié)束，并且在值班期間做好電話記錄、接待記錄、信息傳遞等。做好后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊記錄，工作人員不得離崗，保證會(huì)議信息的暢通無阻。

4.2.3 做好生活服務(wù)保障

會(huì)議會(huì)展中的生活服務(wù)除了吃、住、行外，會(huì)場(chǎng)上還要保證茶水供應(yīng)，要照顧好老弱病殘，要準(zhǔn)備好會(huì)議工作材料，如紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時(shí)取用。對(duì)嘉賓領(lǐng)導(dǎo)、先進(jìn)人物等，要安排豐富多樣的活動(dòng)。此外，特別注意不同宗教信仰、不同民族風(fēng)情的嘉賓有特殊飲食習(xí)慣與生活習(xí)慣，并給予特別照顧。飲食要健康、衛(wèi)生、可口、品種多、特色突出，有飲食禁忌的人員可單獨(dú)安排菜單，生活保障要有始有終。

4.3 會(huì)后總結(jié)工作

會(huì)議會(huì)展活動(dòng)完畢，標(biāo)志著會(huì)議會(huì)展基本完成。但是并不意味著工作人員的任務(wù)就此結(jié)束，他們由服務(wù)中階段轉(zhuǎn)入會(huì)后總結(jié)階段。組委會(huì)工作人員任務(wù)仍很繁重，需認(rèn)真完成，他們要做好清理撤場(chǎng)工作，做到有始有終。主要包括安排與會(huì)人員返程、清理會(huì)場(chǎng)、整理會(huì)議文件以及會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。

4.3.1 安排與會(huì)人員返程

會(huì)議會(huì)展的參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓離開之前應(yīng)預(yù)訂好車票或機(jī)票，由組委會(huì)工作人員安排好車輛，確保嘉賓安全到達(dá)車站或機(jī)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)善后工作包括及時(shí)清退客房和會(huì)議會(huì)展場(chǎng)所、歸還借用的物品、清理會(huì)場(chǎng)、結(jié)算賬目并向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷等。其中，組委會(huì)秘書要考慮到嘉賓返程途中可能遇到的特殊情況，如因惡劣天氣或自然災(zāi)害等導(dǎo)致嘉賓滯留，此時(shí)妥善安排好滯留人員的臨時(shí)住宿，并做好登記工作。

4.3.2 整理會(huì)議會(huì)展資料

在做好資料發(fā)放和拍攝記錄工作的基礎(chǔ)上，將會(huì)議會(huì)展中所產(chǎn)生的問題記錄和會(huì)后得出的結(jié)果記錄留存。收集的資料主要有：宣傳交流記錄、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道材料等。收集資料做到及時(shí)登記、手續(xù)完備。完成所有收集工作后，就要對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行立卷歸檔。歸檔后應(yīng)交由有關(guān)人員保管，不要保留在個(gè)人手中。

4.3.3 會(huì)務(wù)工作總結(jié)反饋

召集會(huì)議會(huì)展工作人員，對(duì)本次會(huì)議工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)反饋，做到主題明確、內(nèi)容豐富，肯定成績(jī)的同時(shí)，分析不足和問題，并對(duì)支持會(huì)議會(huì)展工作的有關(guān)部門和個(gè)人表示感謝，檢查會(huì)議精神貫徹執(zhí)行情況，做好反饋工作。為此，會(huì)議會(huì)展工作人員要高度重視會(huì)議會(huì)展的總結(jié)反饋工作。通過工作總結(jié)反饋?zhàn)寱?huì)務(wù)組織工作人員積累經(jīng)驗(yàn)、提高綜合能力，培養(yǎng)互相配合、協(xié)同合作的良好作風(fēng)。會(huì)務(wù)組委會(huì)負(fù)責(zé)會(huì)議會(huì)展的主導(dǎo)、策劃、管理和安排，是會(huì)議開辦的先決條件。成功的會(huì)務(wù)組織協(xié)調(diào)工作，能夠保證會(huì)議會(huì)展圓滿完成。反之，會(huì)務(wù)組織工作不力，會(huì)導(dǎo)致會(huì)議會(huì)展的失敗。總之，會(huì)議會(huì)展工作涵蓋理論知識(shí)和會(huì)務(wù)技巧，是一門系統(tǒng)性科學(xué)。

【參考文獻(xiàn)】

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【2】陳婕.論政府機(jī)關(guān)如何做好會(huì)務(wù)工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（18）：97-98.