淺談數據管理與檔案信息服務創新

摘要：以不斷提高檔案管理工作效率為前提，針對企業檔案行業信息化建設相關工作問題展開深入探討，從檔案信息化行業檔案規劃建設的內在價值、根本發展方向、問題以及如何解決檔案建議四個主要方面對其進行深入論述，明確了該項建設工作的重要性，檔案信息化建設工作是推動我國檔案行業健康發展的重要戰略舉措。

關鍵詞：數據管理;檔案信息化;服務創新

引言：

目前，信息網絡技術的廣泛普及對各行各業都帶來的一定的影響，并直接性地推動了行業的發展。檔案行業在其快速發展的整個過程中，也充分認識到信息管理技術的重要性，并且主動開始進行信息化檔案建設，通過利用數據管理的模式，利用各種現代化信息技術可以實現檔案信息的實時信息化采集處理，提高檔案信息采集、檢索以及處理效率，為廣大用戶提供更加高質量的檔案服務。在移動互聯網的支持下，檔案發展過程中，通過互聯網構建一個綜合檔案業務信息平臺，使檔案服務質量水平得到極大提高。

一、檔案信息化建設價值

信息庫的管理更加便捷。檔案信息信息化系統建設，對于檔案行業信息化建設管理而言，是非常重要的一個內容，其中主要有兩點基礎工作，一方面用于構建不同行業類型檔案的信息數據庫，其中主要包括一些比較重要的檔案記錄信息、圖片、音頻等，另一方面，針對一些文件以及檔案版對檔案文件進行實時歸檔保存管理。如此一來，需要專門進行檔案資料信息管理查詢時，查詢者可以快速在數據庫內查詢并獲得檔案資料，極大地提高了信息檔案工作的便捷性^[1]。

二、檔案信息化建設中面臨的問題

1.信息化建設的標準有待統一

檔案信息化平臺建設主要目標之一是為廣大檔案用戶及時提供檔案服務，使其能夠方便快捷地獲取到各類檔案的相關信息。然而目前通過對實際應用情況的了解，發現企業檔案的信息化建設依然存在質量標準、管理方面的諸多問題。由于組織建設檔案業務范圍有限，與相關社會管理機構沒有及時取得聯系，相關部門對于檔案信息化組織建設的認知不同，所以組織建設檔案標準也就往往存在較大差異，導致組織檔案信息資源共享建設面臨諸多問題，對社會檔案信息安全建設帶來不利影響。

2.檔案信息化建設進度緩慢

以往管理檔案都主要是以使用紙質材料存檔為主，一方面檔案工作效率不高，另一方面檔案工作量繁重。在現代信息網絡技術日益普及，檔案工作提出了諸多的新要求，從以前的傳統紙質檔案方式過渡到現代信息化檔案，將目前檔案中普遍存在的一些問題及時給予有效解決。因為企業檔案信息化系統進入建設期間，對于這一管理工作的認知不統一，在進行檔案信息化建設的整個過程中，最終達到效果也就會有所不同。很多檔案行業為了確保能夠最大程度地節省資金，還是在大量沿用傳統紙質檔案模式，導致信息化檔案建設工作進度緩慢，這對于檔案行業的健康可持續發展也十分不利。

三、解決檔案信息化建設問題的幾點建議

1.搭建檔案信息管理服務平臺

檔案信息化體系建設對于檔案工作、檔案信息安全性的不斷提升都具有重要的推動作用，同時希望能夠真正實現檔案資源共享這一發展目標。在這一技術優勢的充分引導下，檔案服務部門仍然需要積極探索應用現代網絡檔案信息服務技術，構建針對企業檔案信息服務管理的檔案服務信息中心，在這一信息平臺中設置業務交流溝通的版塊，可以和其他社會組織中的各類檔案服務機構進行相互聯系，形成對參與檔案信息化項目建設的統一知識認知，以此方式來幫助制定統一的檔案信息化檔案信息建設管理標準，為推進檔案信息安全管理工作開展提供重要參考。除此之外，在搭建檔案服務信息中心的建設過程中，需要充分賦予其豐富、多樣的服務功能，結合檔案信息化服務建設實際應用情況，設置出了檔案信息檢索、反饋信息交流、檔案信息分類等多個主要功能模塊，以此能夠實現當前企業檔案查詢工作的安全可靠和持續發展，保證檔案用戶隨時能夠通過這一服務平臺及時獲得到所需要的檔案信息查詢資源，將我國傳統檔案信息查詢服務中可能存在的一些問題及時得到解決，將傳統檔案信息檢索處理流程及時簡化，提高檔案信息資源搜索處理效率，在短時間內使用戶可以及時獲得大量的檔案訊息信息。

2.優化現有信息化檔案建設機制

為了有效推動企業信息化檔案建設的順利進行，需要以具有功能齊全的管理檔案系統軟件作為主要支持，具體到在構建檔案軟件系統的整個過程中，期間需要包括諸多工作，具體內容包括檔案系統軟件架構設計、檔案系統資源綜合整理、檔案系統資源備份掃描、信息化檔案資源備份等，要想能夠保質保量地順利完成這些工作，需要充分使用一套兼容性較好的檔案系統管理軟件，從而有效推動我國信息化檔案建設工作的有效順利進行。此外，針對企業檔案信息化體系建設重點工作，有關檔案職能部門一定要繼續加強對這一項工作的高度重視，增加投入資金，積極探索引進先進設備，快速完成檔案資源信息數據庫的優化建設，使所有人的檔案資源信息都同時能夠快速得以及時存儲與管理維護。

3、培養檔案信息化業務管理相關專業人才

進入到檔案信息化管理時代之后，檔案信息的發布數量也隨之不斷增加，傳統的各種檔案工作模式依然無法創新繼續能夠滿足廣大檔案者的需求，有關檔案部門必須首先要深刻認清這一發展形勢，將其與紙質型檔案模式結合進行優化創新，應用現代信息化管理技術，進行各種檔案信息信息化管理建設，為各種檔案相關工作人員賦予各種自動化管理特點，通過使用現代化管理設備可以實現各種檔案信息的高效率化管理。因此，開展針對檔案信息化的管理工作，需要及時組織檔案相關管理人員進行聯合培訓，一方面檔案工作者要時時刻刻加強對這一管理工作的重視，另一方面是要在培訓過程中熟練掌握計算機管理技術的運用，不斷提高檔案人員的專業知識和管理能力，突破傳統管理觀念的局限，通過檔案信息化管理為企業檔案發展作出更大的貢獻^[2]。

結語：通過利用數據管理模式，構建信息化檔案管理系統能夠提高檔案管理的效率，對于提高我國的信息化建設有一定的促進作用。相關的部門要加速信息化系統的建設，促進相關行業的發展。

參考文獻

[1]金波， 晏秦. 數據管理與檔案信息服務創新[J]. 檔案學研究， 2017， 000（006）：99-104.

[2]李紅娟. 大數據環境下的檔案信息服務創新[J]. 蘭臺內外， 2020， No.290（17）：10-12.

作者簡介：張麗艷（1980.02-），女，漢，黑龍江省綏芬河市，本科，單位：黑龍江省綏芬河市退役軍人事務局