互聯網下中職學校檔案管理的挑戰與應對策略

高春湘

摘要：隨著信互聯網時代的到來，很多先進的信息技術及網絡技術均被應用到各大領域，其中就有中職教育領域。所以檔案管理作為中職學校管理體系重要組成部分，也應用到了各種信息網絡技術，使得中職學校檔案管理逐漸適應互聯網發展新趨勢，并實現信息化及網絡化發展，大大提升了中職學校檔案管理水平，由此可見互聯網對中職學校檔案管理的重要性。對此，本文根據相關文獻，對互聯網下中職學校檔案管理的挑戰與應對策略進行了詳細分析，希望對實際的檔案管理工作起到積極作用。

關鍵詞：互聯網時代;中職學校;檔案管理;挑戰;應對策略

學校的檔案管理記錄了學校的發展歷程、運作情況及學生信息等，所以檔案管理成為了中職學校管理體系重要組成部分，其管理水平更是直接影響整個中職學校發展及中職教育事業進步，故不僅引來了中職學校管理者的重視，還引來了社會各方人士的關注。也文獻顯示，互聯網下中職學校迎來了很多機遇，并在互聯網信息技術等的支持下得到了檔案管理體系完善及管理水平提升，但同時也迎來了很多挑戰及困難，如果處理不當則會影響中職學校檔案管理水平提升，更阻礙中職教育發展。所以作為中職學校檔案管理工作者，要與時俱進，不斷完善和重新檔案管理措施及方法，以更好地應對各種互聯網帶來的挑戰及困難，從而提高檔案管理水平，促進中職教育發展。

1互聯網下中職學校檔案管理的挑戰

1.1管理要求提高

每個中職學校都有自己的檔案儲存室，這意味著每個中職學校都必須開展有效的檔案管理，以保證學校檔案能夠發揮出自己的作用及價值，所以不斷提高檔案管理水平成為了很多中職學校的重要工作任務。在互聯網時代下，很多先進的信息技術及網絡技術被引入中職教育領域，所以中職學校在檔案管理中應用互聯網技術是一種必然趨勢，也是檔案管理信息化發展的必然選擇[1]。互聯網時代對中職學校檔案管理提出了很多要求，不僅要求實現信息化管理，還要求完善管理體系、管理制度、管理標準及管理技術體系等，所以在該形式下中職學校對檔案管理工作及管理人員的要求大幅度提高，增加了中職學校檔案管理工作難度。

1.2風險增加

很多資料顯示，雖然互聯網時代給中職學校檔案管理帶來了很多機遇，也促使很多先進的信息網絡技術應用于檔案管理中，提高檔案管理信息化水平。但因為互聯網的開放性、便利性及時效性，使得開展信息化檔案管理時出現了很多網絡安全問題，增加信息泄露、機密文件被盜、病毒入侵和黑客攻擊等風險，造成檔案缺失和流失，甚至造成毀滅性打擊，增加檔案管理難度。

1.3載體脆弱

“互聯網”時代環境下，檔案的記錄形式及管理模式都發生了轉變，從傳統的文字記錄形式轉變為硬盤記錄和U盤電子設備記錄，檔案歸檔、整理及管理等也使用相應的電子設備及網絡系統進行處理。雖然大大提高了檔案管理效率，但電子設備在壽命和使用率等方面都非常有限，加上容易受到病毒攻擊等，導致電子及網絡載體脆弱，影響檔案安全，甚至降低檔案管理質量，所以在使用電子及網絡載體時都需要做好殺毒、安裝防御系統及定期更換載體等工作[2]。

另外，在互聯網時代下，部分中職學校的檔案管理方向不明確，管理模式及思維也沒有及時轉型和升級，導致很多傳統老舊的管理模式及方法依然被延用在當下的檔案管理中，導致檔案管理難以適應互聯網時代發展需求，更難以實現信息化、現代化、數字化及電子化發展。

2互聯網下中職學校檔案管理策略

2.1強化管理人員的網絡意識

首先，要積極轉變管理思維。即檔案管理人員不僅要熟悉各種傳統檔案收集方法、歸檔方法、整理方法等，還需要逐步引入現代互聯網思維，并利用各種網絡資源創建網絡共享系統，提高檔案資源使用率;其次，要在不涉及中職學校機密的前提下擴大服務范圍，并利用互聯網積極向社會提供檔案共享服務;最后，強化網絡安全保護意識。不僅要根據實際情況正確設置防火墻和嚴格審查計算機共享系統，還需要設計受控訪問功能來保證檔案信息的安全性、完整性以及可靠性，減少信息泄露等風險發生[3]。

2.2構建電子檔案管理系統

首先，利用互聯網構建系統模塊。不僅要有數據轉換模塊，還要有統計報表、光盤制作、檔案銷毀、檢索、數據錄入及權限管理等模塊，以保證電子檔案管理系統能夠實時檢索和瀏覽圖形檔案、圖像檔案、文件檔案等等;其次，設計系統功能。不僅要具備集中存儲功能、還需要具備目錄結構功能、文檔排序功能、顯示模式功能、全文搜索功能、文檔編輯功能、文件上傳功能、Office集成功能、鎖定保護功能、權限管理功能、文檔借閱功能、催還和歸還功能等[4]。

2.3加強檔案管理信息化建設

首先，構建檔案數據信息數字化系統，實現高速掃描和數據壓縮等，提高檔案數字化水平;其次，建設檔案網站。實質上就是在中職學校公共服務網站上構建一個檔案站點，然后由該站點進行檔案宣傳、檔案服務和檔案交等;最后，建設數字檔案館。主要由檔案、電子文件及其他數據資源等組成，能夠實現對各類檔案信息的自動化收集、輸入、輸出、存儲及管理等。

2.4合理應用現代網絡技術

首先，利用數據采集技術快速且高精準度地采集檔案信息，并在該基礎上利用可視化技術和清洗技術預處理這些檔案信息;其次，利用挖掘技術深度挖掘隱藏信息，保證檔案信息的真實、可靠性和安全性;最后，利用儲存技術將檔案信息儲存到NoSQL數據庫中[5]。此外，還要引進各種殺毒軟件及病毒預防系統，以隨時監督檔案管理信息系統、電子系統及數據系統，保證檔案信息安全，減少檔案遺漏和缺失等風險發生。

結語

總之，互聯網時代背景下，中職學校檔案管理已經應用到了各種信息網絡技術，并取得了很好的應用效果，不僅提高了中職學校檔案管理工作質量及效率，還促進了中職學校檔案管理信息化水平，更在一定程度上促進了中職教育領域發展。盡管如此，實際的中職學校檔案管理中依然會遇到很多挑戰及困難，諸如管理要求提高、風險增加及載體脆弱等，大大增加了檔案管理難度。因此，上文基于對這些挑戰的了解，從強化管理人員的網絡意識、構建電子檔案管理系統、加強檔案管理信息化建設等方面分析了具體的管理措施及方法。

參考文獻

[1]韓璐. 互聯網下的中職學校檔案管理的挑戰與應對策略[J]. 才智，2020（18）：231.

[2]蘇洪鋒. 中職學校檔案管理工作改進思路與創新[J]. 精品，2021（3）：131.

[3]唐服兵. 職業高中學校檔案管理的優化路徑探析[J]. 青春歲月，2021（2）：232.

[4]湯濤. 中職學校檔案管理信息化及科學化建設探討[J]. 辦公室業務，2021（2）：96-97.

[5]林霞. 中職學校教學檔案管理工作存在的問題及對策研究[J]. 卷宗，2020，10（31）：82.

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