基于PMBOK的精益改善項目啟動與規劃思路探究

譚航

【摘? 要】精益改善項目作為企業實踐精益理念、培養精益人才、凝聚精益文化的重要載體，一直是多數企業推行精益工作的重中之重。論文結合PMBOK①框架和要素，以精益改善項目的管理為著眼點，從PMO（項目管理辦公室）的視角針對項目生命周期中啟動、規劃過程組中的關鍵要素進行探討，以期拋磚引玉與各業務領域項目管理人士共同探討。

【Abstract】As an important carrier for enterprises to practice lean concept， cultivate lean talents and gather lean culture， lean improvement project has always been the top priority for most enterprises to carry out lean work. Based on the framework and elements of PMBOK①， this paper focuses on the management of lean improvement projects. From the perspective of PMO （Project Management Office）， this paper discusses the key elements of the start-up and planning process group in the project life cycle， so as to discuss with project managers from various business areas.

【關鍵詞】精益項目管理;PMI;PMBOK

【Keywords】lean project management; PMI; PMBOK

【中圖分類號】F273;F426? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）04-0103-03

1 項目啟動過程組中的要點和管理思路

項目啟動過程組是定義一個新項目（或現有項目的一個新階段），授權開始該項目（或階段）的一組過程，本組過程的主要目標是篩選、確定具有價值的項目，授權項目經理、制定項目章程的過程。精益改善項目管理在本組過程中的要點表現在如下幾方面。

1.1 規范化精益改善項目的定義制定分級管理思路

結合多年來精益改善領域的管理和實踐經驗，精益改善項目可以定義為：以精益思想為核心指導理念，以精益六西格瑪工具和技法作為主要改善手段開展的項目。具體來講，典型的精益改善項目應具備如下特征：

①體現項目價值的交付物是可量化的。

②緊密圍繞精益理念和工具推進項目，這些工具包括但不限于如下內容：

第一，識別浪費并分析其影響，通過消除浪費實現增值率提升。

第二，收集、分析和使用數據來解決問題。

第三，利用PDCA、DMAIC等方法論實施持續改善。

第四，結合6S、精益布局、Gemba walk等工具實施現場改善。

第五，利用魚骨圖、pareto圖、5why、因果矩陣、FMEA等工具分析問題的根本原因并制定改善方案。

第六，實現端到端流程的可視化管理。

第七，結合應用節拍時間、均衡化、JIT、看板系統、SMED、supermarket等工具組建小批量流或單件流拉動系統。

第八，利用Poka-yoke、標準化、最佳實踐等思路防止問題再生。

第九，利用VSM、SIPOC等工具實施流程改善。

第十，利用常用的六西格瑪工具控制波動和改善質量。

結合上述特征，以北京飛機維修工程有限公司推行的精益改善項目為例進行分析，可發現存在大量以精益改善項目名義立項，但并不符合精益改善項目典型特征的項目，這些項目大多集中在企業的運行支持和管理支持業務領域。針對這些項目，一方面，PMO（項目管理辦公室）難以從精益的角度對項目的開展提供有力的支持，另一方面，多數企業的精益項目評審標準是針對精益改善的特點設計的，并不利于客觀評價此類項目的價值。同時，項目推行單位為了符合精益項目管理要求所耗費的精力價值不能得到體現。

針對此項問題提出建議：隨著越來越多的企業深入開展創新管理工作，對于各類創新項目的界定也應該逐漸明晰，例如，可將企業創新項目細分為科技創新項目、產品（服務）創新項目、管理創新項目三大類型。其中，精益改善項目屬于管理創新項目的一部分，但并非所有管理創新項目都適合以精益改善項目的形式來開展。

因此，對于收集到的創新項目選題，可在充分溝通的基礎上，根據其特點分析最適合的項目類型，引導立項單位按照相應的程序完成項目立項，并在管理層面匹配不同的管理辦法更有利于最大程度體現企業創新活動的價值。

針對已立項的精益改善項目，可設立相關維度，搭建精益改善項目分級管理模式，如下維度可以作為項目優先級判定的參考：

①項目的復雜程度：是單個項目還是項目集②？是否為跨職能項目？是端到端流程的改善還是僅改善流程中的某些環節？

②目標效益：通過項目實施可以創造的有形價值和無形價值。

③戰略一致性：項目效益與組織業務戰略的一致程度。

④與主營業務和主生產/服務流程的關聯性。

⑤實現效益的時限：項目交付的是階段效益、短期效益、長期效益還是持續效益？

⑥項目可行性與可操作性。

⑦項目的風險程度。

⑧項目團隊成員的經驗和精益理論水平（需要PMO提供支援的力度）。

⑨對組織過程資產（OPA）③的貢獻程度，如獨特性、可復制性等。

1.2 充分發揮PMO和項目發起人在啟動階段的作用

值得注意的是，許多公司精益改善項目的立項依托于年度績效指標的分解，即采用逐級分解、自下而上申報的方式收集立項意向。受限于信息來源和業務視野，此模式下的立項來源多傾向于問題導向，項目范圍多局限于單一業務，在選項過程中各層級的溝通不足，立項論證缺少單位整體業務層面、自上而下的分析。

PMO作為此環節的關鍵相關方，應該與立項單位項目發起人作為項目立項論證的主要參與者和項目章程的整合者。

①在項目啟動過程，PMO的作用主要體現在：

第一，績效考核：協助立項單位建立項目、項目組合與公司考評體系之間的聯系，并以此影響項目的選擇。

第二，流程制度：制定和維護標準化的項目管理程序、模板。

第三，咨詢輔導：提供管理工具和最佳實踐、協助判定項目的最佳適配類型和優先級。

第四，人員培養：在選項基本確定后，協助、指導擬委任的項目經理完成項目章程的制定。協助建立必要的溝通渠道對項目高層級的目標、需求予以確認。

第五，過程監控：跟進各單位選項、立項推行進程，及時介入。

②在項目啟動過程，項目發起人的作用主要體現在：

第一，結合組織戰略、主營業務提出針對項目的高層級需求，并提供必要的信息支持。

第二，組織和啟動本單位的項目選項工作。

第三，委任和授權項目經理，統籌協調項目資源。

第四，審核、批準項目章程，召開項目啟動會。

在此階段，二者應該充分溝通以便發揮協同作用。

1.3 重視項目經理的選拔

項目經理在領導項目團隊達成項目目標方面發揮至關重要的作用。在整個項目期間，項目經理需要協調相關方的期望，利用可用資源，以平衡相互競爭的項目制約因素。除了專業領域技能以外，項目經理需要具備項目管理、領導力和一定的戰略、商務管理能力。由此可見，項目經理對于人員的勝任力有較高的要求（尤其是一些復雜程度較高、跨職能部門的項目）。

項目經理是精益改善項目推進的第一責任人。企業在項目啟動階段應該體現對項目經理勝任力的基本要求以引導各單位委任合適的人選。同時，可考慮結合項目分級管理，針對高優先級項目（如重點項目）的項目負責人作出恰當的硬性要求（如崗位資質、級別等）。

1.4 項目章程編寫過程中的要點

制定項目章程是編寫一份正式批準項目并授權項目經理在項目活動中使用組織資源的文件的過程，是標志著項目啟動的一份非常正式的文件。項目章程明確了項目與組織戰略目標之間的直接聯系，確立項目的正式地位，并展示組織對項目的承諾。部分企業在項目章程的編制過程中容易遺漏如下兩個要素：

①項目商業價值論證：“商業價值論證”，主要包括項目預期能實現的有形價值和無形價值。此信息雖不作為項目成功標準，但有利于引導項目團隊從啟動階段即關注項目的財務效益，也有利于后續的項目優先級評定。值得注意的是，項目發起單位的財務部門應該參與項目商業價值論證，尤其在項目財務效益測算算法、財務指標選擇（如NPV、IRR、PBT、BCR、ROI等）方面應該提供專業意見。

②項目整體風險的評估：項目風險是影響項目達成預期目標的關鍵影響因素之一，在項目啟動過程中，“假設條件”與“制約因素”將影響后續的項目風險管理，建議在項目章程中予以體現。其中“假設條件”可以理解為項目若要達成目標所需滿足的基本前提條件。在項目實施過程中，若假設條件不再滿足則表現為具體的項目風險，應及時實施風險應對并考慮項目變更的可能性。“制約因素”可理解為項目會在哪些限制因素下開展（如預算、時間、資源等）。

2 項目規劃過程組中的要點和管理思路

項目規劃過程的主要任務是在項目目標的基礎上，進一步明確項目范圍，優化目標，為實現目標制定行動方案。從項目管理的角度來講，站在項目整合管理的高度規劃并制定項目管理計劃是此階段的核心工作。

針對項目管理的整體規劃，PMO應該提供程序性的規范要求或指導說明，下文將從PMO的角度討論如何引導、協助項目經理提升項目管理的系統性和有效性，具體思路和建議體現在如下方面。

2.1 使用工具“核對單”，引導項目經理規劃項目管理

核對單（checklist）是項目管理的一項結構化工具，通常列出特定組成部分，用來核實所要求的一系列步驟是否已得到執行或檢查需求列表是否已得到滿足。PMO可以采用此工具，結合最佳實踐經驗，引導項目經理對項目管理方案制定過程中應該考慮到的相關因素作深入思考，這些因素包括：

①項目范圍管理：確保項目做且只做成功完成項目所需的全部工作，定義和控制哪些工作包含在項目內，哪些不包含在項目內（項目的邊界），確定項目的范圍基準。

②項目進度管理：確保項目（及項目中的各項活動）按時完成，管理項目期間發生的任何進度變更，確定項目的進度基準。

③項目質量管理：確保項目管理過程和項目可交付物的質量。

④項目資源管理：考慮如何識別、獲取和管理所需資源以成功完成項目。

⑤項目相關方管理和項目溝通管理：識別并管理相關方，為項目溝通制定恰當的方法和計劃，及時向相關方提供信息并引導相關方參與項目。

⑥項目風險管理：考慮在整個項目開展過程中如何充分利用機會，并降低消極事件的概率和影響。

2.2 從PMO的角度明確和規范項目變更管理

鑒于項目的漸進明細性，變更無處不在，項目對于變更的管理應該確保其處于受控狀態。一旦變更出現，項目經理不應該僅僅評價變更對某個制約因素的影響，還應該全面評價變更對所有因素的綜合影響（如項目范圍的變更會對項目進度、質量、成本都帶來影響），在此基礎上生成應對方案與策略。

建議設立變更控制委員會（CCB），其成員應包括項目推行單位發起人、項目經理、PMO負責人和業務領域專家成員。CCB負責審議、評價、批準、推遲或否決項目提交的變更請求。PMO應該在制度上明確哪些變更需要經過CCB批準，通常來講涉及項目基準的變更（范圍基準、進度基準、成本基準）尤其需要經過CCB書面批準。

2.3 PMO對于組織層面的項目進度管控

以北京飛機維修工程有限公司為例，PMO對于精益改善項目的管控時間節點主要分為兩個：一是公司年度績效制定期間發布統一的立項要求;二是次年春節前后啟動上一年度項目的結案、評審工作。上述管控模式的優勢在于統一調度、集約管理降低了管理成本和難度，但此模式也產生了一些問題，主要體現在：

①弱化了項目自身進度管理的價值。項目的生命周期是由其本身的客觀情況決定的（如項目的需求、交付物價值、廣度與深度等），現有的管控時間限制不一定能符合項目本身進度管理的實際需求。例如，當項目生命周期小于現有限制時，容易導致進度拖延、不能及時驗收、正式收尾的問題。當項目生命周期超出現有限制時，易導致項目的成果無法完整、客觀體現（更多反映的是階段性的成果）。

②導致了管理工作負荷不均衡的問題。現有模式下，項目選項、啟動時間通常較為倉促，考慮到此時間段各單位的關鍵工作事項較多，且項目立項書中涉及范圍和進度基準的相關內容，需要較為系統和嚴謹的規劃、研討，時間不足將會對選項、立項質量、PMO提供的咨詢服務質量帶來負面影響。在項目收尾環節，由于大量項目同一時間段提交結案材料，項目的驗收和組織評審也存在類似問題。

針對上述問題，建議給予項目更為靈活的進度控制權限，允許依據需求時間點開展項目立項，允許依據項目客觀狀況規劃項目生命周期，倡導科學制定進度管理計劃并適時開展項目收尾工作（包括實時開展項目結案和評審）。采用上述思路，既保證了對各單位的基本管理要求，也給予了項目規劃、收尾更加充裕的實施時間，有利于提升項目推行質量。

3 結語

總體來看，許多企業精益改善項目管理的薄弱項容易集中在啟動和規劃環節。本文僅從項目管理的角度對現有精益改善項目管理的優化思路作出了有限的探討。一個有價值的精益改善項目想要成功交付，單一項目的管理是一方面，針對項目管理領域以外的其他要素，如怎樣協助項目經理，更好地發揮PMO的技術支持職能、如何建立和維護組織級項目管理標準、如何提升精益工具、技法在項目中的價值等也是值得思考的議題。

【注釋】

①PMBOK是Project Management Body Of Knowledge的縮寫，指項目管理知識體系，是美國項目管理協會（PMI）對項目管理所需的知識、技能和工具進行的概括性描述，是目前影響力最大的項目管理標準之一。

②項目集是一組相互關聯且被協調管理的項目，以便獲得分別管理所無法獲得的利益。

③組織過程資產（OPA）是執行組織所特有的計劃、過程、政策、程序和知識庫，包括組織內部任何可用于執行或治理項目的文件、實踐或知識，也包括以往項目的經驗教訓和歷史信息。

【參考文獻】

【1】[美]PMI（項目管理協會）. PMBOK■指南（第六版）[M].北京：電子工業出版社，2018.

【2】蔣昕煒.中國式項目管理[M].南京：東方出版社，2015.

【3】[美]Womack，J.P and D.T.Jones.精益思想[M].沈希瑾，張文杰，李京生，譯.北京：機械工業出版社，2008.