信息化轉型背景下機關檔案分類研究

孟祥喜

摘? 要：《機關檔案管理規定》作為新形勢下機關檔案工作必須遵守的部門規章，其一級類目分類邏輯不統一的問題，不但反映了機關檔案分類工作的現狀，而且導致部分檔案內容割裂，檔案人員工作量增加。究其原因，既存在為方便電子檔案管理及資源共享而顧此失彼的主觀因素，又體現了客觀上機關檔案管理中長期存在的分類庸俗化特點。就此提出統一一級類目的分類邏輯，小處著手，優化檢索的解決思路。

關鍵詞：機關檔案;檔案分類;實體分類;分類標準;檔案信息化

Abstract： The administrative Archives management regulation not only reflects the current situation of 'Archives classification in government'， but also leads to the problem that the Archives scattered and archivists' workload increased. The reason is not only the subjective factor of paying attention to one thing and losing the other for the convenience of electronic Archives management and resource sharing， but also the long-standing flooding of classification in Archives management. This paper puts forward the solution of unifying the classification logic of the first level category， starting from some category of Archives and optimizing the retrieval.

Keywords： Government agencies archives; Classification of archives; Classification of archives entities; Classification criteria;Archives Information

1 存在的問題

檔案的分類，就是根據檔案的性質、內容、特點和互相之間的聯系劃分成一定的類別，形成一個具有并列（橫向）關系和從屬（縱向）關系的不同等級層次系統，并列（同位）各類之間只能平行，從屬關系上位類必須包含它所屬的下位類。[1][2]

簡言之，就是同級類目主要按形式邏輯分類，上下級按種屬關系分類。而國家檔案局頒布《機關檔案管理規定》第三十三條指出：機關檔案門類宜按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會計（KU）、專業（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業務數據（SJ）、公務電子郵件（YJ）、網頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實物檔案（SW）設置一級門類代碼……。[3]這一分類要求看似明確而全面，體現了當前機關檔案分類的共同遵循，但存在分類邏輯不統一的問題，給機關檔案部門的檔案整理、規章制定等工作帶來不利影響。

根據國家檔案局對《規定》的解讀可知，一級類目劃分上采用了通用類、專業類、音像類、數字類、實物類等五種分類邏輯。[4]其中通用類、專業類主要涉及文書、科技、人事、會計、專業檔案五類，本質上是按工作內容或職能進行分類，邏輯關系一致。但其后的照片、錄音、錄像類檔案，根據《檔案工作基本術語》（DA/T 1-2000）中的定義，稱為音像檔案，是按表現形式進行的分類。再之后的業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體均為電子檔案，是按信息的數-模類型做的劃分。最后加上依據檔案載體形態分出的實物類，《規定》中的一級類目分類方案實際上存在四種分類邏輯——職能（內容）、表現形式、信號類型以及載體形態，顯見與全宗內同級各類內容應相互排斥的分類要求相悖，必然造成同一份文件在類別選擇上的不唯一性。

比如電子形式的文書、科技等前五類檔案與業務數據、公務電子郵件、社交媒體類檔案均可作為數字類文件;科技活動、行政管理活動中產生的照片等音像檔案既可歸入科技檔案和文書檔案中，又可歸入照片、音頻、視頻檔案中。

如果按照職能或內容分類，則一級類目中音像類、數字類、實物類檔案均可包含于通用類、專業類檔案中。導致不管從哪個角度進行分類，邏輯關系都無法統一，甚至與相關法規抵觸。

比如某會議文件包含紙質材料和照片、視頻。根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）第七條第二款“永久保管的文書檔案主要包括本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料”以及第八條第二款“定期保管的文書檔案主要包括本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料”可知，會議文件應作為文書檔案保管。[5]

但如果某會議文件只有照片和視頻，沒有紙質文件，那么按照《規定》給出的分類方案只能歸入照片和視頻類目下，與《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求產生客觀背離。同樣道理，公務電子郵件中的照片，既可放入公務電子郵件類，又可放入照片類，類目選擇上再次出現不唯一性。

同《規定》一級類目同時按五種邏輯進行分類相比，有些行業則有意識規避這一問題，甚至明確提出不將照片、錄音、錄像等作為一級類目中的一個門類。

如《高等學校檔案實體分類法》（DA/T 10-1994）第五條第一款中指出了高校聲像載體檔案歸檔要求，雖然該標準已廢止，但教育部2008年印發的《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）在分類上依然未將聲像檔案、電子郵件等作為檔案門類。

其他如《工業企業檔案分類試行規則》第九條、《企業檔案工作規范》（DA/T 42-2009）、《人身保險業務檔案管理規范》（DA/T 36-2007）在分類上也是類似思路，強調按照內容、職能等劃一級類目。

可見，同其他行業主要依據職能、工作內容進行劃分的邏輯相比，《規定》中的分類方案未注意此點。筆者認為出現這一問題主要源于主客觀兩方面因素。

2 問題原因

主觀上為了方便電子檔案管理及資源共享而顧此失彼。國家檔案局在《規定》解讀中給出這一門類設置的原因：“目前，機關檔案資源建設存在3個突出問題：一是門類不清……二是文書為主，難及其余……三是整理要求繁復多樣……在這三個問題中，首當其沖的就是門類問題?！盵6] [7]可看出目前的分類方案是在匯總國內機關檔案室常用分類方法基礎上匯總優化而來，通過窮舉機關檔案種類，明確每一類檔案的名稱、代碼的方式，達到全國機關檔案室門類一致、明確，命名方式統一，層級結構簡單，方便后續資源共享的目的。

這一分類方法的缺點很明顯，不顧及全宗內分類規律的羅列式分類反而增加了類目設置的隨意性，為后續檔案實體分類帶來混亂。類目過多同時也意味著需要在不同類目間建立的聯系增多，增加了數據遷移、換庫過程中出錯的概率。

對照片等特殊載體類檔案進行分類，采取出現一類增加一類的方法，會導致門類不斷增加。這種思路雖在分類邏輯上與文書、科技等門類有沖突，但并未對檔案實體的整理、查閱帶來太大影響。在理論研究和業務實踐中也可印證這一結論。

理論上，現有的研究中還沒有發現對檔案一級類目分類是否存在問題進行探討的文章。業務實踐上，《規定》中的分類方案是經廣泛求證和征求意見基礎上頒布的，具有代表性。從這兩個角度來看，如果每出現或淘汰一種存儲電子檔案的載體或業務平臺，就需增加或減少一個門類，則分類的穩定性將無從保證。

雖然檔案分類廣義上可以使用檔案的任何一種特征作為分類標準，如從載體、來源、密級、時間等。[8]但應注意分類的實際意義，在不同的情況下采用不同的主要分類標準。[9]

對機關檔案的分類屬于全宗內文件的分類，要求按照檔案形成的規律和特點，保持文件之間的歷史聯系，充分利用原有整理基礎，使分類能夠較好地反映歷史面貌。[10]

現代檔案分類總是以檔案內容作為主要分類標準。檔案內容主要指內容的職能特性，這是檔案本身所特有的、最主要的、有決定性的、為其他屬性所依附的屬性，根據職能特性確定的類，具有永久的、科學的和實用的意義。[11]而機關目前這種分類慣性能夠延續至今，可能與機關檔案工作的兩個特點有關：

一是檔案人員儲備不足且流動性大，影響了理論積淀和發展。[12][13][14][15]而《規定》第八條“不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門”的規定，更是導致多數單位不單設檔案部門，檔案工作由綜合、行政等部門代管。[16]以民航系統為例，除民航局機關設有檔案管理部門外，下屬管理局、監管局近50家單位均無專門的檔案部門，尤其是監管局，不但負責檔案工作的人員變動頻繁，而且還存在全權交由檔案服務公司的人員管理的現象。

二是優化當前分類方案緊迫性不明顯。檔案行業實行統一領導、分級管理的工作原則。注重的是以上率下，工作整齊劃一，這一模式對推動檔案工作標準化效果很好，但也會造成下級檔案人員對上級單位的規章、標準、要求以積極貫徹執行為主，其次才是研判所執行規范、標準的科學性、合理性的問題。

因此，面對《規定》提出的分類方案，由于不會對檔案工作造成巨大影響，理性的選擇是先貫徹執行，再根據執行效果進行調整，當調整依舊會帶來很多問題時，才會適時向上反饋，并根據反饋意見開展下一步工作，變革緊迫性不足。

檔案業務外包已成為目前檔案行業的一大發展趨勢。因此，《規定》中分類方案所帶來的工作量增加可通過外包業務進行轉嫁，并不會對在職檔案人員造成太大困擾。退一步說，即使某機關檔案部門預算緊張，無法通過業務外包轉移這項工作，檔案人員也可通過優先整理文書、會計等利用率較高的檔案，延緩其他利用率不高的門類檔案整理進行應對。

3 不利影響

3.1 割裂內容，混亂分類。如前所述，由于不同的類目之間存在重疊，一套由多種載體構成的會議文件雖然可以按照文書類、音頻類、視頻類分別整理保存，并通過備注互見號進行關聯。但不同載體在分開存放的同時，還要分別進行編目，導致同一事由文件被割裂。而且，這一問題不但在紙質檔案占主流的情況下存在，即使未來電子檔案作為主要館藏，紙質檔案屈指可數的情境下也依舊會存在。

從2020年6月份國家檔案局發布的《公務電子郵件檔案管理規范》（征求意見稿）[17]便可看出端倪，該標準除類目設置上建議設置公務電子郵件類外，在整理要求上與文書檔案并無二致。

可以假設，如果未來公務電子郵件作為公務處理的主要工具，其郵件中的照片、音視頻等內容在歸類上同文書檔案存在同樣問題。以多媒體融合為主要特征的社交媒體類檔案亦如此。最后還有實物類檔案，這一類目的存在，進一步增加了分類的混亂。原因在于實物檔案很難定義或者無從定義，通常我們將獎狀、獎杯、錦旗、字畫、印章等作為實物，但紙張、磁帶、光盤又何嘗不是實物，因此，在《檔案工作基本術語》中甚至沒有實物檔案這一概念，而《規定》卻將其也作為一個門類，甚是不妥。

可以說所有檔案都是依托一定的載體存在的，也就意味著所有的檔案都可以作為實物檔案，如此則實物類檔案也就失去了存在的意義。

3.2 增加檔案人員工作量。由于一級類目分類邏輯不統一，同一事項在不同載體、不同平臺上產生的文件按照檔案管理要求，需分別進行組件、分類、排序、編號、編目、裝盒等操作，檔案整理工作成本等量疊加，耗時費力。尤其是一些以宣傳為主的單位如報社開展一次活動不但會產生紙質文件、照片、視頻文件，還會在網站、抖音、快手、微博、微信公眾號等社交媒體上產生大量的網頁文件和社交媒體文件。

檔案人員按照《規定》中的分類方案，一次活動產生的檔案須分別放入文書、照片、錄像、社交媒體、網頁信息等類目，如果因為活動舉辦的成果突出，受到相關部門表彰，收到了獎杯、獎狀等獎品，還需要將其放入實物檔案中。

這種情況下，一件事情產生文件要分別放入六個門類進行整理，需耗費大量時間、精力。雖然這一問題可通過檔案業務外包來解決，但既不利于檔案人員業務技能的提升，也存在業務工作受制于第三方公司的隱患。

3.3 誤導相關規章標準的分類整理方法制定。正是由于《規定》中提出的反映當前機關分類現狀的分類方案，使得相關規章標準在制定時或多或少受其影響，如目前已頒布的《數字檔案室建設指南》《歸檔文件整理規則》《數碼照片歸檔管理規范》均與《規定》的分類理念一致，處于征求意見階段的《公務電子郵件檔案管理規范》也是如此。

可以想見，未來制定網頁檔案、社交媒體檔案管理規范時在分類上陳陳相因便不足為奇。而基于載體類、數字類等對檔案的分類及對應的整理方法，與文書、科技類檔案的整理方式并無本質區別，外加內容和職能的一致性，完全可以合并整理。因此，有必要及早動手改變這一現狀。

4 改進措施

4.1 精簡類目，優化檢索。首先，通過頂層設計統一一級類目的分類邏輯。一級類目應當穩定、適度，穩定意味著不宜經常改變，不可過多過少。要做到這一點需謹守檔案工作三大基本原則，即來源原則、全宗理論和保持檔案有機聯系等。

機關檔案人員應以每一份檔案能夠反映業務內容的完整性為重心開展分類工作。其他載體、時間、信息形態等均應作為輔助分類手段存在，不可幾種方式并重。

基于我國檔案工作統一領導，分級管理的原則，由頂層檔案行政管理部門以指導意見、實施指南以及相關規范修訂等形式引導改變機關檔案分類的現狀最為有效，但應注重原則性和靈活性并重，重點強調一級類目邏輯的統一性，至于在這一原則下各單位如何增減類目則不作過細要求。[18]

其次，其他規章、標準制定時嚴守一級類目分類邏輯統一這一紅線，如上文提到的《公務電子郵件檔案管理規范》（征求意見稿）應突出按內容或職能分類的理念，而非因文件生成平臺不同便將其作為一類檔案并給出分類整理方案。尤其對在當前檔案分類語境下永遠也無法給出準確定義的實物檔案，應在《規定》的分類方案中予以刪除。

最后，善加引導，優化檢索。如前所述，機關檔案宜重點按照職能或內容進行類目劃分，尤其在計算機檢索愈加便利的情況下，刪減音像、數字、實物等類目，增加通用、科技、專業類檔案目錄的條目信息，理論上符合邏輯一致性的要求，實踐上能夠更加便捷、高效地開展檔案整理工作。

首先，將照片、音頻、視頻、公務電子郵件、社交媒體、實物等類別的檔案，按照內容或職能并入文書、科技、專業類目中。如新冠肺炎疫情期間，機關多以在線視頻形式召開會議，其視頻可歸入文書檔案類。

其次，優化檢索工具。以文書檔案為例，可在參考《歸檔文件整理規則》給出的目錄樣式基礎上，增加“檔案形態”字段，其值為“紙質、膠片、音頻、視頻、社交媒體、公務電子郵件、實物”等，通過這一方式實現內容與載體的融合。

同時，將音像、實物、電子類檔案著錄中一些與文書檔案不一致的要求加以協調。比如音像檔案需著錄拍攝或錄制時間、地點、人物、時間、背景、攝影者等信息，而文書檔案目錄中沒有這些著錄項，針對這一差異可在文書檔案編目規定中給出具體要求，如“責任者”字段在著錄照片時應錄入攝影人。

“題名”字段應填寫照片拍攝內容的地點、人物、事件及相關背景信息?！叭掌凇弊侄翁顚懪臄z或錄影日期。“頁數”字段填寫照片張數、視頻件數?！皞渥ⅰ弊侄慰商顚懜鳈n案類型的存放位置等信息。

此舉可輕易實現一件事情、一個項目產生的檔案內容連貫，檔號前后接續，不必再編制互見號，分別在各類載體目錄中查找，最終實現音像、實物、數字、社交媒體類檔案信息與通用、專業、科技類檔案信息的融合管理。

近日國家檔案局發布的國家標準《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T 39362-2020）中所舉“歸檔信息包結構”樣例，也體現了這一操作理念。

4.2 小處著手，優化分類。機關檔案室可在保持現有檔案整理方案不大變的基礎上，從按照職能或內容劃分的類目中選擇產生檔案不多的門類加以嘗試，如多數機關設有專題類檔案，一般情況下此類檔案每年產生的數量不多，且不同專題之間具有一定獨立性。變更編目、整理方法僅會對其中某個專題的檔案產生影響。

因此，可從具有類似特點的檔案著手，發現問題、積累經驗，再逐步延伸到文書類或專業類檔案的整理編目。如此，則能逐步實現各類檔案以職能或內容為主要分類方法，不再因載體不同而分別編號、編目，耗時費力且破壞事件文件的完整性，給后續檢索利用帶來困難。

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[13]李思瑤.新形勢下我國檔案職業倫理的現實困境與合理內涵[D].山東：山東大學，2019：39.

[14]李思瑤.新形勢下我國檔案職業倫理的現實困境與合理內涵[D]山東：山東大學，2019：44.

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（作者單位：中國民用航空局檔案館 來稿日期：2021-01-05）