數字檔案安全管理探討

吳 艷

（開封大學，河南 開封 475000）

在這個信息技術的發展、社會專業化程度不斷提高的時代，檔案管理已成為一種新的發展趨勢。 數字檔案管理組織的服務內容越來越多樣化。 檔案管理是公司產業鏈中必不可少的環節，也起著十分重要的支持作用[1]。 檔案外包不僅是一種技術方法，還是一種管理方法和策略。 這是檔案管理解決當前資金短缺，人力有限和技術落后的有效途徑。

1 檔案數字化的概述

檔案的數字化在檔案管理系統中發揮著十分重要的作用，并且具有非常好的應用前景。 它主要利用新型的計算機技術和數字技術管理模式來管理檔案信息。 檔案的數字化以不同的方式進行，例如，在我們常見的數字化紙質檔案、攝影、激光技術等中都有使用。 從狹義上講，檔案數字化是指將存儲在傳統媒體上的檔案信息轉換為數字形式的過程，該過程可以通過計算機使用某些技術手段進行識別和處理。 這些包括傳統形式的紙張和照片檔案、記錄檔案等。 可以將其轉換為數字信息檔案。 轉換后的信息采用文本、圖形、圖像、音像等的形式。 從廣義上講，檔案數字化是指將模擬形式的傳統檔案轉換成可以由計算機使用某些技術手段識別和處理的信息，以及其存儲、組織、恢復和維護的過程[2]。 緊密數字化的檔案室是廣義數字化檔案的基礎和核心。

2 在數字檔案安全管理中所涉及的問題

2.1 檔案信息的安全保護意識較弱

使用常規的檔案管理，僅對相關檔案提供者進行保密。 隨著檔案數字化進程的加快，傳統的檔案安全工作已無法滿足數字檔案管理的要求，其面臨的問題發生了巨大的變化。 在當今的數字檔案管理中，對相關信息的機密性仍然存在許多潛在的威脅， 例如：根據檔案的重要性進行科學規劃，適當地分配資源并確定數字工作項目的優先級，以便有效地使有限的資金最大化利用。 為了對檔案進行物理保護，應事先將其數字化[3]，并且由于圖書館的訪問要求，需要將需要轉移到圖書館的檔案進行數字化。

2.2 檔案數字化技術不成熟

檔案管理人員一般只具備檔案整理的最基本的技能。 若需要將紙質檔案轉化成數字檔案進行管理，不僅需要專業的計算機技術人員，還需要掃描儀等專業性設備儀器，需要檔案管理人員等眾多專業技術人員相互配合工作， 從而完成做好數字化檔案查閱系統。 這對于我國大部分的政府檔案部門或企業來說是一項挑戰。

2.3 檔案安全制度落后于信息工作

尚未建立數字檔案安全性的法律、 法規或相關制度。在檔案信息系統的基礎結構和應用程序。即使關于檔案信息的安全性，也沒有特定的規定。這導致醫院缺乏相關的執行系統，這使得管理人員的職責不明確，并且在不同部門之間尚未建立相應的管理機制[4]。一旦在加工過程中出現一些問題， 就會出現無法及時解決的不可靠情況，其問題在于沒有監視相關的系統，并且不清楚應該執行哪些安全檢查。 數字化處理沒有相應的標準，導致信息記錄不完整，工作人員可以自由進入加工現場，從而導致加工現場的管理混亂的現狀。這些現象是由于缺乏適當的規章制度所造成的。

2.4 檔案信息的安全問題，標準不能統一

在計算機化和數字化的背景下，盡管高校檔案管理避免了浪費和丟失紙張的情況，但對于高校檔案的安全性的問題比以前更加敏感[5]。 主要體現在，大學檔案信息更容易被黑客竊取，數據信息更容易受到病毒的侵入。 大學記錄標準化是指統一定義所有重復性問題并查看數據信息的過程。 隨著高校檔案信息的數字化，這意味著可以統一和標準化輸入信息，掃描檔案和接收電子檔案的過程， 從而可以在數字化管理，錄入，存儲和交付方面對檔案進行標準化。

3 確保數字化檔案安全的問題對策

3.1 提高對安全評估的認識并實施安全評估系統

適應信息安全的發展形勢。 在組織管理中標記安全狀態。將安全評估整合到安全管理系統中。在管理數字檔案的整個過程中都要這樣做。這擴展到培訓，審查和分類電子政務檔案的過程。 提高對安全管理和評估的意識，并將漏洞修復，病毒木馬檢測集成到任務中。實時升級安全技術并加強身份認證和用戶管理[6]。建立定期檢查和工作職責的系統。 加強安全評估的組織和實施。 第一步是根據實地研究制定評估計劃和方案，并確定評估方法和支持工具。 第二，確定要評估的對象，組織專家進行調查，研究和定量分析。 確立科學實施評估方法。 最后，確認重復的危險因素并分析指標。減少實際錯誤，確定安全和風險評估的水平，并完成評估報告和預防計劃。

3.2 加強檔案人力資源的建設

人力資源是檔案數字化中不可缺少的重要組成部分。 在醫院，應完善新上崗的工作人員的工作，并對他們的進行嚴格的培訓。 為了避免員工會泄密的問題，在上任后，他們應該接受教育和思想政治建議和引導，以便檔案管理員可以改變傳統的保密概念并更新其思維方式。 建立一支能夠使用高科技手段處理電子記錄的高技能人才團隊對于數字記錄管理至關重要，而人才的培訓和明智使用則是重中之重[7]。 一方面，電子文檔比紙質檔案更便于攜帶，檔案管理員的機密性更高。 為了防止電子信息泄漏，需要增強員工的隱私意識。確保員工嚴格遵守法律法規。另一方面，為員工提供學習機會并制定人才培訓計劃。 數字檔案管理是一種新的工作方式，員工需要適當地應用數字檔案管理技術并掌握最新的信息保密措施。 這是達到數字化質量的必經途徑。

3.3 加強硬件設施的管理，完善網絡保護功能

當前數字檔案問題的原因之一是硬件設施不足，所以導致存儲或檔案傳輸出現問題。因此，在管理數字檔案時， 員工不僅應選擇合適的存儲介質來存儲數字檔案，還應備份檔案。 如若檔案丟失后，也可以使用備份查找丟失的檔案。 因此，有必要完善傳輸功能，并加強數字檔案安全管理。 網絡是對數字檔案館的主要威脅，在管理數字檔案時，員工應該更加加強了解對網絡保護[8]。 員工還應該組織一些網絡培訓課程，以更好地管理數字檔案。 員工還應在計算機上安裝了功能強大且評分很高的防病毒軟件，以實時保護計算機的安全。

3.4 制定合理的檔案管理計劃

為了確保數字檔案管理的平穩運行，必須參考數字檔案信息化的基本原理和準則，在數字檔案管理的框架內制定適當的檔案管理計劃。 隨著社會的發展，檔案管理的數量越來越多，內容也越來越廣泛，檔案管理工作量正在逐漸增加。 數字化管理流程的優化和適應，以及檔案管理操作技術的積極改進，可以將工作效率得到有效的提高，從而確保檔案工作的順利進行。同時，我們需要選擇正確的存檔掃描軟件。合適的軟件系統是確保存檔數字化過程的重要工具[9]。 高度專業的檔案掃描軟件系統可以在捕獲和收集信息時節省大量的人力，物力和財力，使操作活動更加靈活、快捷。

4 結語

簡而言之， 數字檔案的發展在某種程度上解決了公司或政府檔案管理問題。 一些公司或政府擔心檔案泄漏， 如若采用上述降低風險的措施可以大大提高數字檔案的安全性。此外，檔案的數字將不可避免地成為未來的發展趨勢。因為它不僅可以降低業務成本，而且還可以為業務帶來很多便利。 努力構建完善數字檔案信息安全保密防護體系， 確保在檔案數字化過程中不失泄密， 從而實現數字檔案信息安全管理效果的最大化。 使檔案數字化信息更好地服務于廣大人民群眾。