文書檔案管理信息化建設利用率和安全保護策略探究

【摘? ?要】在依法治國理念深入推進的背景下，民眾的法律意識逐步提高，對自身合法權益維護的重視度顯著提升，其集中表現在人事管理方面，在經濟效益等因素的影響下，文書檔案的保存及利用價值越來越大，使得事業單位文書檔案管理涉及的檔案數據類型逐漸多樣，增加了文書檔案管理的難度，傳統文書檔案管理模式效率低與質量差等問題逐漸顯露，使得事業單位管理工作的展開與落實缺乏檔案數據支撐，在一定程度上降低了相關工作落實的可靠性。信息技術在文書檔案管理工作中的應用，不僅有效提升了文書檔案管理的效率，還促進了文書檔案利用率的提升和可靠性。對此，本文將對文化檔案管理的信息化建設及安全保障進行分析，以促進文書檔案管理信息化建設完備度的提升，為事業單位管理相關工作的展開提供檔案數據支撐。

【關鍵詞】文書檔案管理;信息化;利用率;安全保護;建設策略

引言

檔案管理作為事業單位的保障工作與流程環節，對事業單位的穩定良好運行具有重要影響，特別是在社會環境日趨復雜的背景下，檔案管理逐漸成為事業單位提升工作效率的基礎性保障。而文書檔案管理作為檔案管理的核心構成，管理對象是日常文書資料，文書資料作為工作經驗的總結與工作指示的憑證，對事業單位各項工作的順利落實具有重要影響。在傳統文書檔案管理工作中，事業單位更多采用紙質保存為主，數字存儲為輔的管理模式，隨著文書檔案管理復雜性的提升，該管理模式效率低等局限性逐漸顯露，由此，以信息技術為主導的文書檔案管理覆蓋范圍顯著提升，有效提升了文書檔案管理與新時代發展的適應性。對此，本文將從特點、優勢、問題以及策略出發，對文書檔案管理信息化建設和安全保護等方面進行探析，促進文書檔案管理工作的創新發展，以促進經濟和社會的發展。

1.文書檔案管理的特點分析

文書檔案管理主要包括紙質檔案與電子檔案兩種形式，主要表現為：

一是紙質檔案，紙質檔案主要是指以紙張為媒介的檔案數據呈現形式，主要包括文件、憑證、合同、證書以及圖紙等多方面內容，紙質檔案具有安全性與穩定性的特點，穩定性得力于染料、紙張以及顏料的穩定性特征，安全性得力于紙質檔案字跡。一般而言，字跡具有明顯的個人特色，保留手寫或簽字件原稿，可信度高，被篡改可能性小，進而使得紙質檔案具有較高的安全性，但是，缺點在于紙質檔案的保存會占用較大空間，卻易受到環境與空間的影響，且需要耗費高額的維護管理費用，同時，紙質檔案在查閱與搬運的過程中方便度較低，且易因搬運而產生檔案資料損傷的情況，此外潮濕、火災、光和空氣污染物、病蟲等亦會對紙質檔案的完整性產生不良影響;

二是電子檔案，電子檔案主要是指以電子為媒介的檔案記錄形式，在文書檔案管理工作壓力有所提升的背景下，電子檔案成為文書檔案管理的發展傾向，且隨著經濟社會和信息技術的發展，電子文書（憑證）將替代紙質文件（憑證），檔案信息化管理成為必然，其管理演變為：單套制（紙質）——雙套制（電子與紙質文件）——單套制（電子文件）。相較于紙質檔案而言，電子檔案具有數據內容承載量大且占地空間小的優勢，具體表現在借助移動硬盤、云盤以及U盤等即可以實現大量文書檔案的儲存與管理，此外，借助信息技術，還可以實現文書檔案的多元化呈現，直觀性與生動性顯著提升，同時，文書檔案管理工作的準確性與具體化亦有所提高。此外，電子檔案還打破了紙質檔案在空間與時間上的限制，實現了文書檔案利用率的提高。但是，由于電子檔案以互聯網為依托，使其存在網絡安全風險，容易中病毒，對此，在落實電子檔案管理時，應當重視安全保障，以促進信息化文書檔案管理價值的充分實現。

2.文書檔案管理信息化建設的優勢

在信息技術高速發展的推動下，民眾的工作與生活方式發生巨大變革，有效實現了技術、群體以及生產要素的跨行業流動，文書檔案管理的指導標準逐漸轉化為數字化與信息，實行“雙套制”的檔案管理模式。在傳統文書檔案管理過程中，多以紙質檔案為媒介，存在管理資源消耗大、存檔難度高以及維護工作消耗大等方面的問題，通過將信息技術融入于文書檔案管理中的方式，推動文書檔案管理的信息化發展，有效解決了傳統紙質文書檔案管理模式的各項弊端，同時，還打破了空間環境對文書檔案管理的限制，促進了文書檔案數據使用效率的提升，降低了文書檔案管理在人力、物力以及財力等資源的消耗，實現了文書檔案管理成本的降低，推動了文書檔案管理工作成效的提升。此外，文書檔案管理信息化建設的優勢，還表現在以下幾方面：

2.1提升文書檔案管理工作效率

文書檔案管理的信息化建設有效縮減了文書檔案管理的工作流程，減少了文書檔案收集與整理工作的時間，將文書檔案管理工作的側重點放置于文書檔案分析與使用等方面，有效緩解了文書檔案管理人員的工作壓力，實現了文書檔案管理工作效率的提升。

2.2推動文書檔案管理優化改革

在經濟社會發展的推動下，各行業的工作模式與工作結構發生了較大的變化，特別是信息技術在各行各業各域的運用，事業單位的工作模式發生質的變化，從傳統的現場辦業務到網上辦業務，很多資源需要網上共享，傳統文書檔案工作模式難以適應事業單位信息化辦公工作模式變化，由此，文書檔案管理工作的優化變革成為必然，而信息化建設則是文書檔案管理工作創新變革的直觀體現之一，能夠有效提升文書檔案工作與事業單位發展的適應性，為文書檔案的價值最大化創造條件。

2.3提升文書檔案保存的方便度

傳統文書檔案管理受外在環境因素的影響較大，紙質文書檔案極易受到侵蝕，進而對文書檔案的完整性產生影響。通過信息化建設的方式，能夠有效降低外界因素對文書檔案的影響力，降低文書檔案的儲存難度和損毀度，促進文書檔案管理方便度的提升。

3.文書檔案管理信息化建設的問題

文書檔案管理信息化建設的問題，主要表現為：

一是管理設備落后，主要是指事業單位在落實文書檔案管理信息化建設的過程中，并未順應信息技術發展變化，將先進技術設備引入到文書檔案管理工作之中，使得文書檔案管理信息化建設與時代發展處于脫節狀態，進而對文書檔案管理有效性的提升產生影響;

二是重視度偏低，部分事業單位對文書檔案管理信息化建設的重視度偏低，使得文書檔案管理信息化建設缺乏資金保障，再加上工作管理機制的缺失，使得文書檔案管理工作信息化建設的落實面臨諸多限制。此外，部分文書檔案管理人員并未明晰文書檔案管理的價值，將文書檔案管理工作的側重點放置于文書檔案數據的收集與整理之中，存在積極性偏低的問題，進而對文書檔案管理工作有效性的提升產生影響;

三是工作流程陳舊，文書檔案管理信息化建設的推進改變了原有檔案管理工作模式，但是，在實際的管理工作中，部分事業單位仍采用原有管理架構，并未結合文書檔案管理工作信息化建設的變化情況，對管理流程、管理內容等進行優化調整，使得文書檔案管理存在信息更新較慢與管理側重點偏差等方面的問題，進而對文書檔案管理信息化建設的成效產生不良影響。

4.文書檔案管理信息化建設利用率與安全保護策略

4.1文書檔案管理信息化建設利用率的提升策略

機制是推動文書檔案管理信息化建設落實與利用率提升的關鍵，在優化常態化機制的過程中，應當重視以下幾方面：一是規范機制，應當以電子檔案管理規范為依據，對電子文件歸檔與管理工作機制進行完善，側重于引導管理人員以元數據為基礎，保持文書檔案原樣，并將之以數字化形式上傳至管理系統之中，用以推動文書檔案信息化管理有序性的提升，為后續使用提供保障;二是使用機制，主要是指應當引導檔案管理人員對文書檔案進行篩選，對價值偏低的文書檔案進行剔除，一方面提升檔案管理的效率，一方面促進文書檔案價值性的提升，進而達到提升文書檔案利用價值的目標;三是一體化機制，主要是指通過將文書檔案信息化與辦公自動化巧妙融合的方式，實現文書檔案管理全面性與自動性的提升，提升文書檔案信息化管理的方便度與直觀性。

4.2文書檔案管理信息化建設的安全保護策略

外在把控是提升文書檔案信息化管理安全性的骨架支撐，在優化骨架支撐時，應當注意：一是規范機制，側重于通過完善安全管理機制、安全培養機制以及安全行為操作規范的方式，降低人為因素對文書檔案信息化管理安全性的影響力，進而達到提升文書檔案信息化管理安全性的目標;二是優化組織架構，側重于通過提升領導層安全管理意識的方式，為文書檔案信息化管理安全保障工作的落實創造條件，在此過程中，應當對領導層的管理職責進行規定，并將領導工作深度引入對實際安全保障工作之中，將安全管理融入于領導日常工作之中，為文書檔案信息化管理安全保障工作的落實提供上層保障;三是培訓機制，側重于通過提升文書檔案信息化管理人員管理能力、服務意識以及安全管理能力的方式，推動文書檔案信息化管理工作的有序展開，在此過程中，還應當構建相應的安全培養機制，強化文書檔案信息化管理人員對安全防范的認知。

內在把控側重于提升文書檔案信息化管理系統的安全防護力，具體措施如下：首先應當構建內部網絡，通過構建可信內網的方式，提升文書檔案的安全性，同時，還應當在局域網內構建監控點，實現對檔案信息狀態的實時監控;其次數據備份（最好是異地備份），文書檔案信息化管理人員應當對重要數據進行備份處理，用以降低數據丟失的影響力，同時，還能方便復原恢復，用以保障文書檔案數據的完整性，為文書檔案信息化管理系統的穩定運行創造條件;最后人才選用，應當聘用專業安全管理人才，對文書檔案信息化管理系統運行進行實時管理與監控，以達到提升文書檔案信息化管理系統穩定運行的目標。

5.結束語

綜上所述，在文書檔案管理工作日漸復雜的背景下，文書檔案信息化管理作為文書檔案管理工作的創新體現，實行“雙套制”的檔案管理模式，有效提升了文書檔案管理工作的效率、質量以及利用。但是，在落實文書檔案信息化管理的過程中，仍存在使用率偏低與安全風險較大的情況，對此，事業單位在落實文書檔案信息化管理時，應當重視文書檔案信息化管理體系與安全防護體系的構建，通過這樣的方式，促進文書檔案信息化管理使用率與安全性的提升，為文書檔案信息化管理價值最大化創造條件。

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作者簡介：周劍鋒（1973.11-），男，漢族，四川廣安人，專科，檔案管理館員，研究方向： 從事文書檔案收集、整理、保管、利用、信息化等工作制度和方案并組織實施。

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