“互聯網+”時代高校檔案服務方式創新研究與實踐

李麗環

隨著社會和時代的發展，信息資源越來越受到人們的重視，作為信息資源的重要組成部分，檔案的利用廣度和深度也有了很大的發展。高校檔案館作為信息的服務部門越來越意識到傳統“重保管、輕利用”的管理模式已不能適應當今社會發展的需要，必須以檔案利用者為中心，轉變服務觀念，改變服務模式，優化服務流程，提升信息時代檔案利用者的滿意程度。

一、“互聯網+”與檔案

自2012年“互聯網+”概念的提出至今，“互聯網+”的概念逐漸由一種新工具升華為一種新的生態和理念，“互聯網+”理論研究與實踐探索工作的大幕也正式拉開。

在這樣的時代背景下，每一個行業都面臨著新的挑戰和機會，檔案工作亦不例外。國家檔案局原局長李明華在《數字記憶國際論壇暨第六屆中國電子文件管理論壇》上就指出：“如今，我們進入數字時代、大數據時代和‘互聯網+時代……檔案工作者要積極順應新時代的要求，主動汲取新知識、新方法，改變傳統的記憶保存、再現、分享模式，讓這個偉大時代的鮮活記憶與數字世界同在同行，我們要主動擔負起傳承人類記憶的歷史使命，一起為人類文明、記憶的保存與傳承共同努力。”[1]

既然檔案工作與“互聯網+”技術的融合已成為不可逆轉的發展趨勢，那么作為檔案工作者特別是檔案實踐工作者都應該思考這樣一個問題，就是如何更好地利用“互聯網+”技術提升和優化檔案工作的現代化管理程度，同時運用“互聯網+”的思維方式來改善傳統檔案工作的粗放管理和被動服務的局面，為檔案利用者提供更加方便快捷和滿足其各種查詢方式的服務。

二、“互聯網+”時代的高校檔案工作

“互聯網+”時代，信息技術成為檔案工作的一部分，檔案工作面臨越來越多的新形勢和局面，與此同時，公眾的檔案意識也在悄然發生變化，人們越來越意識到檔案以及檔案工作的重要性，對檔案的需求也越來越多樣化。高校檔案館必須改變的傳統的工作方式，重組整合各類業務，探尋新的生存模式。

（一）“互聯網+”時代高校檔案數量和種類急劇增加

“互聯網+”時代帶給高校檔案館的首要挑戰就是檔案數量和種類的急劇增加。正如Derrida所說：“技術的變化不僅僅是歸檔過程，而且是可歸檔的，也就是說，必須歸檔的內容是由技術改變的。”[2]信息技術的普遍應用，不斷繁衍出新的檔案載體類型，狹義的“檔案觀”正逐漸向“大檔案觀”轉化，高校檔案館面對的資源不再只是傳統的紙質檔案，還包羅了越來越多的電子文件、照片、音頻、視頻等其他載體資源，檔案館面對的數據也不再只是館藏檔案的各種統計數據，還包括了提供服務的數據和檔案用戶信息等數據資源。

下圖是燕山大學檔案館自2004年以來每年接收進館的檔案數量數據折線圖（圖1），可以看到2014年之前，進館檔案數量由最初的3000多卷逐年遞增至最高峰的11000多卷（件），2014年之后呈相對穩定的增長態勢。面對較之以往海量增加的信息資源，檔案館在人員配備不變的前提下，如果僅僅是將原有傳統檔案管理模式套入新媒體框架，用新形式做舊事情，其結果一定是不可取的。特別是在館藏檔案數量急劇增加的前提下，檔案信息數據及其存儲、查詢、分析的形式與方法變得越來越復雜，原來針對相對小量、靜態、結構化“小數據”檔案信息的處理方式，已經不能適應海量數據發展的需求，因此，必須探索新的出路，改變傳統的管理模式。

（二）“互聯網+”時代高校檔案利用需求愈加旺盛

在面對數量和形式迅速增長的同時，檔案館還面臨檔案利用需求愈來愈旺盛的問題。以燕山大學檔案館為例，2008年全年檔案館接待查閱56人次428卷（件），而到2019年，檔案館（學校機構改革，并入人事檔案）僅綜合類檔案的查借閱就達到2563人次，5428卷（件）。大量的查借閱工作使檔案館疲于應付這些對原始檔案信息的低層次利用，難以集中精力和人力發掘檔案信息數據潛藏的寶貴價值，進行檔案信息資源的開發編研工作。而檔案信息數據資源不被開發利用，就很難彰顯其潛藏的價值和活力，實現檔案價值的增值利用。

與檔案數據來不及開發，檔案利用數量日益增加相伴的，還有隨著信息技術的發展公眾需要的提供檔案利用服務的途徑日益多樣化的需求。這種情況下，傳統收集、整理、鑒定、保管、統計、利用的檔案管理業務流程顯然已不能滿足檔案利用者的需求。校友特別是已經畢業的異地校友，更需要的是一種不需要到館就能辦理的線上服務方式。因此，“互聯網+”時代的高校檔案工作要做的絕不僅僅是把傳統的紙質檔案數字化實現網上查詢這么簡單，而是以“互聯網+”為途徑和手段，重新定位檔案館重心工作，通過信息化技術的運用，使館內的資源活起來，推動檔案資源的開放，使之融入信息公開的服務圈，實現檔案館和用戶之間的零距離對接和溝通，進而實現檔案館由保管型向服務型轉變。

三、服務方式創新研究與實踐

基于上述原因，燕山大學檔案館重新定位重心工作，不再將工作重點局限于檔案信息的收集、整理等環節，而是以服務創新為導向，按照檔案數字化管理與服務的自然順序和需求特點，整合館藏資源、簡化管理步驟、完善檢索系統、優化服務利用，同時分析現階段高校檔案業務流程中存在的突出問題，細化區分“互聯網+”時代檔案利用者需求，對傳統的紙質檔案業務流程進行科學調整與精簡，建立深層次檔案查詢體系，提供多元化服務方式，自覺適應時代發展，提升服務創新力。

（一）建設專題數據庫，開發館內辦公系統

為解決查閱量大的問題，燕山大學檔案館充分利用數字化檔案管理軟件，管理好檔案管理信息系統。并且按照“存量檔案數字化”“增量檔案電子化”和“檔案利用網絡化”的基本要求，全面推進檔案管理現代化。已完成全部案卷級目錄90404卷和文件級目錄383218件的錄入工作，部分行政文件也已全文掃描入庫，實現全文檢索。同時，分析檔案利用者查詢需求與利用習慣，針對不同情況下的檔案利用需求特點，細化檢索工具，建立專題數據庫，為用戶提供具有針對性的檔案查詢利用服務。自2004年以來自編自建了包括職稱查詢、本科學歷認證、研究生論文查詢、科研成果查詢、專利數據查詢、學籍查詢、畢業生圖片庫、博導數據庫等八個檔案數據庫信息查詢系統，實現了部分檔案信息資源的共享（關于檔案數據庫已在其他論文里專門論述，此處不再贅述）。在上述數據庫的基礎上，通過OCR識別技術以及將常用模板格式化等手段，自主開發了館內辦公系統，實現了常用電子數據如本科生成績、英語四六級證書和本科學歷學位證明等通過姓名或學號檢索等方式就可以直接打印的目的，簡化了進入檔案庫房查找，再根據原件復印和開具證明的工作流程，提高了工作效率。

除此之外，檔案館圍繞學校中心工作，開發提供深度專題性檔案利用服務。一是主動服務大學文化建設，結合學校重大活動，多角度挖掘館藏檔案資源的內在關聯，提供最新、最全、最豐富、深度聚合的二次、三次檔案信息平臺，如針對2020年燕山大學百年校慶，學校各部門及廣大校友對早期校史資源需求的增加，整理館藏報紙、文件等資源，建成“校史上的今天——新媒體下的檔案宣教基平臺”，該平臺內容涵蓋1958年學校獨立辦學初期至1997年更名后共568件大事，并在此基礎上，整理出版編研成果《不能忘卻的回憶——1958-1997年燕山大學歷史上的那些事兒》供校史編研部門和人員使用。二是主動服務校友工作，比如在畢業校友返校聚會時為其提供在校時的照片，復制在校期間的檔案，使其在追憶往昔的同時更能夠感受到母校的溫情。

總之，“互聯網+”時代，燕山大學檔案館創新服務概念，突破傳統以檔案實體管理為核心的理念和方式，更多地關注檔案實際承載的信息內容，以檔案全文信息內容的特征標引、文本分析、元數據聚類為切入口，在揭示檔案基本特征的基礎上，對檔案之間的關聯進行整合，建立具有層次化特點的各類檔案數據庫，滿足用戶多樣的檔案利用需求。[3]

（二）完善查檔前環節，不斷優化提供服務流程（圖2）

為方便檔案利用者查詢館內各類檔案，檔案館在其網站首頁和微信公眾號公示各類業務辦理流程并詳細列出辦理各項業務所需材料，使檔案利用者在辦理前就得到專業、規范、透明的業務指導。遇到材料不齊的辦理者，檔案館工作人員也會耐心說明，將所缺材料一一指出，避免辦理者多次往返。對于不能辦理的業務，工作人員會耐心告知可以辦理該業務的職能部門，并熱心解答辦理者的相關問題。

同時，響應學校精細化管理，簡化工作流程的號召，檔案館在細分利用需求的基礎上，精簡審批流程，實行“一表制”，即對既有各類檔案查借閱審批進行分類整合，將能統一的盡量統一，實現審批手續“一張表 ”，同類查檔需求的一個審批流程，實現一口對外，內部整合，為檔案利用者考慮，使其感受到服務型檔案館帶來的真真切切的便利。

（三）進行資源整合，建成遠程服務利用系統

服務創新既要創新服務概念，以檔案利用者為中心，提供更加細致、全方位的服務，也要改善服務手段，創新服務傳遞方式。因此，在進一步提升服務質量的同時，檔案館充分利用現代信息技術手段，開發了遠程服務利用系統，為全體師生特別是異地校友提供了一個不受時空限制的網上服務平臺，使其能夠享受到更加方便快捷的服務。

檔案利用者可以通過互聯網及社交媒體等信息媒介在PC端、移動終端進行系統注冊、身份認證后進行業務咨詢、預約查檔等，如需紙質檔案材料，還可在提交相關材料后，在線申請辦理學歷學位認證、中英文成績證明等各項業務。通過系統，檔案利用者還可以時時查詢辦理進度。館內工作人員在系統后臺獲取任務后首先對提交的申請進行審核，如審核通過，則按照用戶需求復印或制作證明材料，并將需要郵寄的材料在辦理完畢后以順豐到付的形式轉遞到檔案利用者手上;如用戶提交資料不符合要求，業務員可在注明原因后駁回該請求，無論是否通過，用戶都可通過注冊時的聯系方式獲取檔案館反饋的短信提醒。與此同時，通過檔案遠程服務利用系統，系統管理員還可進行任務分發、用戶管理、參數設置，并可統計分析檔案館運行、檔案利用等大量動態數據、關聯數據和網絡數據，及時發現有價值的最新信息，預測用戶需求，推動檔案服務更深層次的智能化。

綜上所述，“互聯網+”時代的到來，促進并帶動了檔案管理和服務的革新，燕山大學檔案館正努力通過使用先進的技術和手段，轉變自己的服務理念和方式，實現服務方式的從單一向多維方式轉變，使實體檔案館幻化為用戶觸手可及的虛擬存在，真正做到“檔案就在你身邊”。

雖然，目前燕山大學檔案館在技術上、資源上、理念上仍有許多需要解決的問題，比如只是對原始紙質檔案進行了數字化加工掃描，并未應用大數據技術對已數字化檔案進行數據挖掘，聚類分析，在檔案數據的利用方面做的還不充分。但卻是高校檔案館在“互聯網+”時代基于自身實際、為更好地滿足用戶需要進行的一系列探索和嘗試，未來，“互聯網+檔案”會不斷地前進，燕山大學檔案館也會努力致力于釋放檔案信息數據潛藏的價值，打造更加開放的知識世界，使檔案館和檔案利用者都能夠最大限度地享受到“互聯網+”時代帶給我們的便利。

參考文獻：

[1]楊太陽. 2015 數字記憶國際論壇暨第六屆中國電子文件管理論壇在京召開[N]. 中國檔案報，2015-10-29（1）.

[2]Eric Ketelaar. Tacit Narratives： The Meanings of Archives[J]. Archival Science，2001（1）：131- 141

[3]陳永生，楊茜茜，侯衡，蘇煥寧.電子政務系統中的檔案管理：查詢利用[J].檔案學研究， 2015（5）17-28

[4]中國青年網.馬化騰兩會提案大談“互聯網+”[EB/OL].[2015 -11 -26]. http：//www.netofthings.cn/GuoNei/2015-03/5507.html.

[5]王協舟，王露露.“互聯網 +”時代對檔案工作的挑戰[J]. 檔案學研究，2016.（6）66-69

[6]李克強.政府工作報告———2015 年 3 月 5 日在第十二屆全國人民代表大會第三次會議上[EB/OL].[2015 -11 -26]. http：//www.gov.cn/guowuyuan/2015 -03/16/content_2835101.htm.

[7]國務院.國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見[EB/OL]. [2015 -11 -26].http：//www.gov.cn/zhengce/content/2015-07/04/content_10002.htm.

作者單位：燕山大學檔案館