基于電子流程驅動的精細化管理模式在航天企業的應用

◆張墨涵 王雪英 沈學東 吳茂永 盧康

（北京臨近空間飛行器系統工程研究所 北京 100076）

1 引言

當今社會的快速發展使我們進入了智聯網時代，在依托大數據、云計算、人工智能、虛擬技術等新興科技的推動下，帶來了第三波數字革命。信息化的快速發展，為我們的日常管理工作進行了賦能。近年來，流程管理成為各大企業的關注熱點，在學術界和工業界引起了廣泛的研究熱潮。航天工作由于其特殊性，具有涉及部門多、業務復雜的特點。傳統的工作模式中，業務辦理存在審批周期長、效率低的難題，極大增加了時間成本。本文提出了基于電子流程驅動的精細化管理模式，并將其成功應用于航天企業中，通過應用電子流程平臺，實現業務的在線審批與快速流轉，有效解決跨部門業務辦理溝通協調的難題，深化企業內部的協同工作，大幅提高航天企業的精細化管理效率，成為促進“高質量、高效率、高效益”科研生產工作的有力武器。

2 面臨問題分析

管理流程是企業管理能力構成的最基本單元和最直接展現，它的科學性、全面性、系統性程度直接決定企業運行的效率和效果，管理流程建設是所有管理活動中最基礎、最前提的工作，同時也是一個長期的、反復的工作。航天企業如何在人力資源和研制時間周期有限的情況下有效完成多型號研制任務是當務之急，這需要借助管理流程的力量[1]。由于航天工作有涉及部門多、業務復雜的特點，傳統的管理流程執行與審批過程中，存在著如下問題：

2.1 業務審批流程復雜，跨多個部門，審批周期長

場景一：科研人員A 加班加點完成了一篇論文，在發表前需要對論文進行保密審查并開具證明，該流程涉及申請人所在部門、保密處等共5 個部門、7 道審批，由于不同部門的領導無法保證同時都在辦公室，科研人員經常需要跑多趟，一個流程甚至需要走一個星期，嚴重分散了科研精力，導致科研人員身心俱疲，影響科研進度。而如此繁雜的手續只是發表論文的其中一個流程，令員工對走審批“望而卻步”。

2.2 流程歸檔和事后查詢困難

場景二：某機關管理人員A 需要找科研人員B 兩年前走的《固定資產領用申請》去查詢一些設備的重要信息，但由于平時走的申請單很多，也沒做好分類歸檔，全混在一起了，想從眾多紙質申請單中篩選出來非常困難，無奈只能一張張翻找。

以上兩個場景在日常辦公中無時無刻不在發生，也是困擾管理者和員工長久以來的“痛點”問題，有效利用信息化手段，能使航天企業的工作和管理效率大幅提升。

3 總體方案設計

針對上述問題，本文提出了“基于電子流程驅動”的精細化管理模式，該方案融合了航天工作的特性，基于自主研發的流程平臺，實現業務的在線申請、審批與辦理，通過電子流程快速驅動業務，有效解決了跨部門審批與業務歸檔的難題，促進企業內部的協同工作，提升了航天企業內部精細化管理水平。

該流程平臺整體功能架構如圖1所示[2]，通過“電子流程標準化中心、流程執行與處理中心、流程管理監控中心、流程優化與數據分析中心”四個中心的建設，構建完整的一體化解決方案。

圖1 流程平臺整體功能模塊架構圖

3.1 電子流程標準化中心

電子流程標準化中心是一個規劃、梳理、構建電子化流程的體系平臺，所有流程都是管理制度的電子化表達，通過與ARIS 流程梳理平臺的聯動，構建管控執行落地，是標準化電子流程平臺的落地實踐。

3.2 流程執行與處理中心

流程平臺通過簡潔的表單設計，可以使流程申請人方便提交流程，并通過字段控制、必填信息、流程說明、流程圖、流程步驟、流程日志等手段，讓用戶可以嚴格、清晰、高效地處理、跟進和查看流程狀態，實現個人對流程信息的實時掌握。

3.3 流程監控管理中心

流程平臺管理人員可以在后臺流程管控中心中了解和看到所內已發起流程的所有基本信息，通過流程代理、委托、查看、退回、終止等多種方式進行流程的執行過程管理，方便流程管理員對運行中的流程進行監管和按需實時調整，提高了流程平臺的靈活性和可用性。

3.4 流程優化與數據分析中心

流程平臺經過近四年的數據積累，電子流程使用數據量突破5萬條，為深度挖掘流程數據的價值，我們設計與開發了數據分析統計中心，以大數據與數據挖掘技術為基礎，從多個角度對流程數據進行分析利用，展現流程整體運營情況，歸納總結流程平臺與流程運行中存在的問題，指導電子流程的優化與重組，為流程建設工作指明了改進方向。

4 應用案例與效果

4.1 構建以流程為驅動的設備全生命周期管理

航天企業的全局業務不僅在不同的職能部門中交叉，也在不同的業務系統中穿越，需根據各個部門的業務特點與分工，考慮全局業務流程的穿越，實現統一管理和分析。以設備資產全生命周期管理為例，涉及設備相關的五個流程，如圖2所示。

圖2 設備信息全生命周期管理

圖2 表明了設備信息全生命周期管理數據的驅動源來自設備本身的采購、領用、借用、維修、退還和報廢流程。從設備外部來看，員工入職流程、員工密級變更流程、員工部門調動流程、員工離職流程等業務方面雖然不會直接面向設備本身，但這些流程的流轉過程會觸發設備相關流程的啟動或直接影響設備信息的變更，如員工入職流程必然會觸發設備領用流程，員工部門調動也會影響到“設備存放地點”、“IP 地址”等設備屬性的變更。

以上五個流程構成了一個閉環，從設備申請開始，設備管理系統就為設備創建了一個對象，在流程完成時，系統會根據流程信息自動變更設備對象的信息，實現流程驅動設備信息的全生命周期維護，有效實現了精細化管理。

4.2 讓數據發聲，利用大數據挖掘流程變化趨勢

流程平臺經過近4年的數據積累、沉淀，價值意義凸顯，如何利用業務數據推進今后流程的優化與建設[3]，從而提升流程運行效率，減少無意義的審批環節，為管理決策提供依據與參考至關重要。鑒于此，我們對流程平臺進行了數據挖掘模塊的集成開發，持續對流程業務數據、訪問行為等開展分析工作。例如，從2020年流程月度使用頻次這一維度分析，如圖3所示。由圖可知，業務流程使用在今年2月份滑到了最低點，這主要是受到1、2月份“新型冠狀病毒”疫情的影響，由于隔離的要求，我所的科研生產并未進入到正常狀態；而3、4、5月份隨著疫情影響的減弱，科研生產逐步趨于正常化，流程使用量逐月回升，基本恢復到疫情前的水平；三季度因上線多個新業務流程，業務增多也使得流程使用量相比二季度有了一個較大的增幅。

圖3 2020年月度流程數量統計

通過開展數據挖掘工作，對流程數據隱藏的規律進行識別，讓數據發聲，不斷梳理、完善和改進管理流程，以數據驅業務，以流程促管理。

5 結束語

流程建設是制度的體現，是基礎工作的一部分，不顯山不露水，基于電子流程驅動的精細化管理模式研發工作，推進了航天企業管理與信息化的深度融合，充分發揮了信息化對管理提升的促進作用，成為我所智慧發展理念的切入點、落腳點與著陸點，其建設和實施經驗可以復制到所有航天企業集團院所，以此產生巨大的效率收益，在軍工企業內部具有重要的應用價值和推廣前景。