環衛企業貨幣資金內部控制研究

楊艷春

隨著城市化進程不斷推進，特別是環衛行業市場化以后，整個行業面臨重新洗牌，在比拼作業質量、服務水平的同時，更重要的是比拼內部管理。貨幣資金做為企業資產的重要組成，對其加強內部控制，是企業內部管理的重頭戲。本文以JJY公司為例，通過背景分析、找到資金內部控制存在的問題，并從改善內部環境、提高風險評估與防范、控制活動、監督、建立貨幣資金內控信息管理系統五個方面提出解決貨幣內部控制的辦法。

一、引言

環衛企業脫胎于原有政府環衛所、環衛站，甚至部分工人市場化之前有事業單位身份。隨著市場經濟的發展和城市化進程的推進，環衛行業規模不斷擴大，需要大量環衛工人，大量文化層次低的農民工、城市底層人員進入這個行業，環衛工人成了弱勢群體的代名詞。JJY公司的前身就是“夫妻店”，所有權和經營權一體，沒有形成現代企業管理制度，缺乏內控管理機制，整個基層管理者成長于環衛工人，缺乏管理意識，不符合上市公司規范管理要求。2019年1月被H股上市公司的子公司收購，面對現狀，內部控制管理制度的建立成了急需解決的問題，其中，加強貨幣資金內部控制管理成了收購后首要任務。

二、內部控制理論的歷史沿革

（一）內部控制概述

美國 COSO 委員會于1992年發布了研究報告《內部控制—— 整合框架》（簡稱COSO報告），并于1994年進行調整。我國五部委于2008年5月22日發布了《企業內部控制基本規范》，2017年發布了《小企業內部控制基本規范（試行）》，這樣對所有企業的內部控制有了指導性文件。文件歸納了內部控制的五目標、五原則、五要素。

內部控制是由企業董事會、監事會、經理層、和全體員工共同實施的，旨在實現控制目標的過程。內控的定義把企業的決策、監督、執行單獨列出，體現了三權分立，體現內控制衡精神。內部控制的目標是合理保證企業經營管理、合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實、完整提高經營效率和效果、促進企業實現發展戰略。內控五原則包括制衡性原則、全面性原則、重要性原則、適應性原則、成本效益原則。五要素即控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監督。這五要素類似于傳統哲學中的五行，金、木、水、火、土缺一不可。審勢、評價一個企業的內控體系，就要從這五個維度來評判，某一個維度不夠，內控就有缺失。制衡是內控的精神，也是內控的本質，要嵌入制度中、內控是制度的流程化、流程的制度化。治理層要體現制衡、管理層要善于執行，才能促使企業達成戰略要求。

（二）貨幣資金內部控制目標

企業的貨幣資金內部控制的目標包括：第一，確保貨幣資金的安全;第二，保持企業在供、產、銷各環節的資金供求的平衡性;第三，保證和協調資金運轉，提高資金使用的效率，帶來價值的增值。

三、JJY公司貨幣資金內部控制存在的問題

（一）公司管理層沒有認識到控制環境的重要性

控制環境是實現內控的前提，沒有良好的控制環境，無法實現有效的內部控制。很多企業管理層并不重視內部控制，使得企業控制環境并不理想，這對企業內部控制包括貨幣資金控制在內，都是一個負面因素。JJY公司主要存在以下問題：一方面，沒有完善內部治理結構，沒有設立董事會、監事會。因為所有權與經營權未分離，股東既是出資者也是管理者，對股東的行為無法約束和監督，什么都是股東說了算的現象，增加了重大事件在決策中出現失誤的風險。另一方面，JJY公司屬于中型企業，崗位設置上，雖然制定了相對應的崗位分離制度，但實際操作中，思想上認識不夠，不顧制度設置，輪崗、授權、審批流于形式。

（二）貨幣資金內部監督缺失

一方面，JJY公司財務部門人員配置不足，僅設兩個會計和一個出納，與公司規模不匹配，財務部門負責人屬于兼職，未能嚴格履行財務部門負責人職責。會計整天忙于事務性工作，沒有形成系統的財務內控管理，貨幣資金內部監管也未嚴格執行。另一方面，出納是股東的妹妹，沒有嚴格履行貨幣資金內部監督。正常情況下，財務部門每月組織人員對其進行監督檢查，對檢查中出現的問題以及薄弱環節及時督促改進。檢查內容主要包括現金盤點 、支付款項印章的保管、票據的保管等。因這層關系的存在，會計的管理層級力度不夠，出納只對股東負責，不對會計負責或財務部門負責人負責，形成管理程序混亂。

（三）缺少貨幣資金內控制度的執行環境

一方面，自然人股東管理企業最大的特點，不是靠制度管人，而是靠人管人。沒有形成嚴格執行公司制度的內部環境。因此常常是有制度不執行，或是執行不嚴，缺少對制度的敬畏。另一方面，公司基層骨干員工文化層次、管理水平不高，特別是各項目的項目經理，大部份是從環衛工人培養、成長起來的。管理意識、執行力差，對公司推行的管理制度接授能力不足。

四、JJY公司加強貨幣資金內部控制的措施

貨幣資金的定義是指一個單位或者一個企業所持有的現金、銀行存款（包括活期和定期）和其他的貨幣資金。貨幣資金對于每個企業來講都是其重要資產，企業需要在保證貨幣資金安全的前提下，平衡資金使用，提高資金使用效率，合理把控因資金不足失去投資的機會成本，從而達到資產保值增值。貨幣資金內控的好壞，直接體現一個公司的短期償債能力，而速動比率是評判企業流動性的重要指標，是企業完成最終目標，實現發展戰略的重要基礎。JJY公司被收購后著手建立公司貨幣資金內控體系，全面重塑內控流程。

（一）完善財務部組織結構

公司下設財務部經理1名、會計3名、出納1名，財務部受總經理、集團財務總監雙重領導。所有人員全部面向社會招聘、嚴格把控所在崗位人員職業素質、崗位要求。組織結構的健全為貨幣資金的內部控制打下了堅實基礎。

（二）建立貨幣資金控制相關制度

按照上市公司要求，根據環衛企業特點，建立《公司對外付款管理辦法》、《費用報銷管理制度》、《公司網銀管理辦法》、《印章管理辦法》。上述四個制度的確立，為公司資金支付、費用報銷、網銀申請、管理、印章的使用、保管有了嚴格的制度保證;同時嚴格按照制度設定網銀三級授權，確定每一職級權限限額，確定網銀優盾的管理職責、嚴格網銀優盾交接流程; 對財務印章的使用、交接確定了嚴格的使用審批、交接制度;建立資金使用的審批、授權制度，嚴格按照流程審批、支付權限支付每一筆資金;確立開戶審批制度，嚴格銀行開戶。

（三）完善采購相關制度

確定定點采購模式，嚴格按照合同支付貨款，保持公司良好信用。首先，充分經過市場調查，貨比三家，確定供應商目錄，嚴格簽定供應合同。根據環衛公司各項目分散的特點，由供應商根據采購計劃直接配送到各項目，各項目按計劃收貨。運營部嚴格審查采購申請，合理確定庫存物資數量。其次，確定供應商付款管理辦法。嚴格按照合同支付貨款、確定先送貨、按月結算，開票滾動付款模式。嚴格把控預付款支付條件。最后，嚴格按照合同付款，樹立公司良好信用。

（四）確立應收賬款臺賬管理制度，加強應收賬款催收

財務部門建立應收賬款臺賬，按每筆應收款項確定賬齡，明確各項目經理為應收賬款第一責任人，定期對接業主方，協調收款。同時、財務部門按照合同及時對接開票事宜，對應收賬款進行動態管理，每天通報收款情況，對超過，規定期限的應收款進行預警，由總經理負責催收。

（五）建立資金使用預算制度，合理確定生產經營使用資金

嚴格按照預算要求組織協調資金調度，確保資金及時收付，實現資金合理占用和良性循環，合理確定最佳現金庫存量，嚴禁資金體外循環。對資金預算執行情況進行綜合分析，發現情況及時采取措施妥善處理，避免資金閑置失去投資機會或者現金流斷裂影響企業生產，嚴格規范備用金的使用范圍等。資金預算應當具有前瞻性，適時合理調整資金預算，以適應不斷變化的經營情況。對重大資金支出實行集體決策和聯簽制度。

（六）改善內部控制環境

首先，為了更好理順管理流程，加強貨幣資金內部控制，充分運用現代信息工具，搭建與集團統一的信息平臺，公司通過OA辦公管理系統基本實現辦公無紙化，通過管理層級授權，讓每一個職級都有自己的管理權限，充分發揮管理者的作用。其次，環衛行業各項目、分公司辦公地點分散、只有通過現代化OA辦公系統才能解決異地管理的難題，同時提高了工作效率。最后，通過內審、外審改善貨幣資金內部控制的執行環境。現代企業靠分工協作才能達成組織目標，企業內部各部門溝通協調是控制制度執行的前提，而內審、外審是檢查內控制度是否落地的重要手段。有了檢查才能形成上、下一直共識，改變內控制度執行環境。

（七）建立貨幣資金風險控制制度

建立網銀使用培訓機制，樹立網銀使用者風險意識;嚴格網銀優盾交接程序，杜絕使用風險;根據金額大小確立網銀三級授權制度，合理分散風險;根據項目、部門特點建立備用金制度，確定定期歸還，防止呆壞帳的發生。

五、結語

貨幣資金內部控制是一個動態的過程，貨幣資金的合理配置，使用過程中的風險規避，是每個企業都要考慮的問題。我們應當看到，內控是一個復雜的系統工程，無論貨幣資金內部控制制度制定得多么完善，絕對不能只靠決策層的努力，而是企業全員共同參與的過程。只有依靠全體員工共同努力，各項制度才能有效的執行，完成組織的戰略目標。

（作者單位：四川佳潔園環保科技有限公司）