淺談企業(yè)管理流程標(biāo)準(zhǔn)化的意義

吳秋艷，鐘學(xué)丹，薛蕊

（陜西漢德車橋有限公司技術(shù)中心技術(shù)管理部，陜西 西安 710200）

引言

流程是一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動(dòng)。實(shí)際上，做事的順序會(huì)有很多種，做事情的方法也會(huì)有多種，而流程標(biāo)準(zhǔn)化就是在工作周期內(nèi)找出可能最高效、最合理的工作組合流程，然后完善流程并推廣應(yīng)用實(shí)施。

隨著我國(guó)制造業(yè)整體實(shí)力的進(jìn)一步提高，數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、精益化和高效化已成為企業(yè)在市場(chǎng)博弈中的關(guān)鍵競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)在對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)過程實(shí)施不斷優(yōu)化的管理方法時(shí)，已逐步提高對(duì)流程標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)，并不斷推行流程標(biāo)準(zhǔn)化管理，進(jìn)一步加強(qiáng)流程管理體系建設(shè)，提升管理水平，保證產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量，確保企業(yè)在市場(chǎng)中的優(yōu)勢(shì)地位。

1 流程標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)企業(yè)發(fā)展的積極影響

1.1 業(yè)務(wù)步驟固化，有利于人員培養(yǎng)，提升工作質(zhì)量

由于每個(gè)人的認(rèn)知及經(jīng)驗(yàn)不同，在企業(yè)中，一項(xiàng)工作如果不加約束地交給不同的人去做，必然會(huì)各有各的做法，形成不同的結(jié)果，效率自然也無法保證。在各自的工作過程中往往由于各種原因試錯(cuò)、返工等現(xiàn)象出現(xiàn)，導(dǎo)致完成的同一項(xiàng)工作的效率和完成質(zhì)量參差不齊；隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)需求量的增多，逐漸形成制約瓶頸，嚴(yán)重阻礙企業(yè)進(jìn)一步的高效發(fā)展。

而工作流程標(biāo)準(zhǔn)化可以將各個(gè)工作崗位的不同工作方法進(jìn)行梳理，將先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)保留、易錯(cuò)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)避，最終形成最佳的業(yè)務(wù)模式，固化并進(jìn)行培訓(xùn)推廣，使得不同的員工進(jìn)行同一項(xiàng)工作時(shí)，不會(huì)有太大差異，降低員工返工的幾率，提高工作效率。同時(shí)，對(duì)于新員工的培養(yǎng)，不再單方面依靠老員工的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)去指導(dǎo)，而是主要依靠固定的操作規(guī)范進(jìn)行指導(dǎo)，便于新員工快速熟悉工作方法及業(yè)務(wù)流程，工作質(zhì)量和效率均可得以保證，為企業(yè)的快速發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

1.2 流程標(biāo)準(zhǔn)化，改善管理水平，提升工作效率

流程標(biāo)準(zhǔn)化過程，就是在原有業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步調(diào)查分析每一個(gè)環(huán)節(jié)及操作步驟，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，補(bǔ)充、完善或去除冗余環(huán)節(jié)的過程，形成一種相對(duì)更優(yōu)化的作業(yè)程序，再利用信息技術(shù)，把重復(fù)的、固定的業(yè)務(wù)步驟采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行固化。同時(shí)，明確職責(zé)分工，減少溝通障礙，逐步實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確高效的工作效果。助力企業(yè)提高整體運(yùn)營(yíng)效率，有利于企業(yè)快速發(fā)展，形成核心競(jìng)爭(zhēng)力。

以簡(jiǎn)單的資料歸檔發(fā)放為例，不進(jìn)行流程管理，則如圖1所示，易產(chǎn)生效率低、錯(cuò)發(fā)漏發(fā)以及管理成本過高的問題，經(jīng)過簡(jiǎn)單的流程標(biāo)準(zhǔn)化管理，如圖 2，便可以有效解決上述問題。

圖1 缺乏流程管理的資料歸檔流程

圖2 標(biāo)準(zhǔn)化流程管理的資料歸檔流程

對(duì)于一個(gè)制造型企業(yè)來說，保持穩(wěn)定的高質(zhì)量是保證企業(yè)占有市場(chǎng)的重要前提是產(chǎn)品質(zhì)量還是服務(wù)質(zhì)量。從設(shè)計(jì)、生產(chǎn)直到用戶，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要依靠一套合理規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化流程才能確保產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定可靠和售后服務(wù)的及時(shí)有效。流程標(biāo)準(zhǔn)化可以規(guī)范整個(gè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)等管理過程，從源頭上減少不合格品的產(chǎn)生，對(duì)穩(wěn)定產(chǎn)品的高質(zhì)量有著重要的作用。

1.3 流程標(biāo)準(zhǔn)化助力企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力實(shí)現(xiàn)

標(biāo)準(zhǔn)化工作是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要載體，流程標(biāo)準(zhǔn)化則是企業(yè)實(shí)現(xiàn)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。長(zhǎng)期以來，勞動(dòng)生產(chǎn)效率一直是企業(yè)硬實(shí)力的體現(xiàn)，而流程標(biāo)準(zhǔn)化水平的高低，則直接反映了企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力水平乃至在國(guó)家產(chǎn)業(yè)中的核心地位。隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的不斷深入，標(biāo)準(zhǔn)在國(guó)內(nèi)和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中的作用更加凸顯，繼產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)、品牌競(jìng)爭(zhēng)之后，標(biāo)準(zhǔn)競(jìng)爭(zhēng)必將成為一種層次更深、水平更高、影響更大的競(jìng)爭(zhēng)形式；而企業(yè)具備高效規(guī)范的產(chǎn)品開發(fā)、制造以及管理等全過程體系離不開流程的標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)依托產(chǎn)品市場(chǎng)占有率的優(yōu)勢(shì)積極參與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定和修訂，對(duì)企業(yè)在整體行業(yè)中的提升和與國(guó)際接軌均具有重要的意義。因此，流程的標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的形成至關(guān)重要。

2 企業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實(shí)施要點(diǎn)

2.1 梳理業(yè)務(wù)流程，并在實(shí)施過程中不斷完善

首先，將流程中的工作內(nèi)容以工作節(jié)點(diǎn)的形式進(jìn)行梳理細(xì)化。接著，討論制定最佳的業(yè)務(wù)流程，一旦確定，則應(yīng)嚴(yán)格按照既定流程執(zhí)行。

然后，用實(shí)踐來檢驗(yàn)流程的可行性及高效性：（1）判定是否符合業(yè)務(wù)操作的實(shí)際情況；（2）是否與其他流程有沖突和應(yīng)急預(yù)案；（3）判定是否可以真實(shí)有效地提高生產(chǎn)或工作效率。

最后，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要適時(shí)作出調(diào)整。因?yàn)榱鞒套罱K是為實(shí)際業(yè)務(wù)服務(wù)的，當(dāng)流程執(zhí)行過程中出現(xiàn)流程影響到業(yè)務(wù)進(jìn)展時(shí)，需統(tǒng)籌考慮，必要時(shí)做出調(diào)整。同時(shí)在流程執(zhí)行過程中總結(jié)，把經(jīng)常出現(xiàn)的問題或影響效率的環(huán)節(jié)記錄下來，分析各流程之間的節(jié)點(diǎn)關(guān)聯(lián)關(guān)系，找出問題的關(guān)鍵所在，通過思考討論提出行之有效的改善的方法，使流程逐步完善并優(yōu)化，從而能夠在整個(gè)環(huán)節(jié)中真正起到應(yīng)有的作用。

2.2 借助信息化系統(tǒng)，推進(jìn)企業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施

傳統(tǒng)的人工處理方式，充滿著各種人為因素和不確定因素，且隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，采用信息技術(shù)手段進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的實(shí)施，將幫助企業(yè)推進(jìn)規(guī)模化、系統(tǒng)化、細(xì)節(jié)化標(biāo)準(zhǔn)流程的有效運(yùn)行。通過信息化系統(tǒng)的規(guī)范化管理，使得業(yè)務(wù)流程更加合理和高效，能大幅度消除或減少人工業(yè)務(wù)流程中的時(shí)間、人力等成本和非增值活動(dòng)。

比如，通過 PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、RDM 系統(tǒng)等的應(yīng)用實(shí)施，對(duì)原有的管理流程和工作流程進(jìn)行深入分析，找出各種流程缺陷和潛在的不足，從而梳理制定出更適合企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程。且應(yīng)基于系統(tǒng)和整個(gè)業(yè)務(wù)流程全局考慮，任何一個(gè)部門都不是孤立存在的，應(yīng)充分考慮上下游部門及整個(gè)業(yè)務(wù)鏈的需要，形成工作合力。應(yīng)用信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)還在于軟件系統(tǒng)能夠快速識(shí)別出不適用的柔性環(huán)節(jié)，這就需要管理員增加節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行人為地操縱和監(jiān)控，避免傳統(tǒng)流程的僵化且不易改進(jìn)的缺點(diǎn)，有助于標(biāo)準(zhǔn)流程的持續(xù)改進(jìn)和完善，同時(shí)軟件系統(tǒng)將其在應(yīng)用系統(tǒng)中得以固化，更有效地推動(dòng)流程標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施運(yùn)行。

2.3 流程實(shí)施中進(jìn)行評(píng)價(jià)并持續(xù)改進(jìn)

流程剛開始實(shí)施后，可能短期內(nèi)會(huì)產(chǎn)生不適應(yīng)的情況，但不能以此為理由就很快對(duì)其否定，任何一項(xiàng)革新或改變，都會(huì)在初期出現(xiàn)一部分反對(duì)或抱怨的聲音，但是不能因?yàn)樾⌒〉淖枇头艞墝?shí)施或?qū)?shí)施的可行性產(chǎn)生懷疑。要堅(jiān)信標(biāo)準(zhǔn)化的流程是在前期通過有效的梳理及分析，并經(jīng)過系統(tǒng)的規(guī)劃和統(tǒng)籌安排決定的， 不是一蹴而就形成的，新制定的流程一定是較之前有很大提升的，只有堅(jiān)持實(shí)施一段時(shí)間后，才能綜合看到流程實(shí)施的效果，當(dāng)然存在些許的瑕疵不可避免，只要及時(shí)糾正和完善，才能達(dá)到最終的理想效果。

流程實(shí)施后很大程度上會(huì)提升整體的管理水平，但也不是一成不變的；而是隨著企業(yè)的發(fā)展和市場(chǎng)環(huán)境的不斷變化而動(dòng)態(tài)變化的，應(yīng)適時(shí)對(duì)流程進(jìn)行評(píng)價(jià)和持續(xù)改進(jìn)。可以根據(jù)流程周期時(shí)間、流程復(fù)雜程度以及流程對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)作效果的影響程度來對(duì)流程進(jìn)行評(píng)價(jià)，只有構(gòu)建持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，才能不斷改進(jìn)流程，以最少的資源和最短時(shí)間實(shí)現(xiàn)高效率運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)而體現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)管理水平的提升作用。

3 結(jié)語

標(biāo)準(zhǔn)化是人類文明進(jìn)步的工具，標(biāo)準(zhǔn)是人類文明進(jìn)步的成果。從中國(guó)古代的國(guó)家統(tǒng)一，到現(xiàn)代企業(yè)的規(guī)模化運(yùn)轉(zhuǎn)，都是標(biāo)準(zhǔn)化一步步實(shí)踐的成果。只有在標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程中，我們的業(yè)務(wù)操作才能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、合理化，各項(xiàng)業(yè)務(wù)資源才能更加有效地進(jìn)行整合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)的高效化。通過不斷的優(yōu)化、改進(jìn)，促進(jìn)企業(yè)精細(xì)化管理水平，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，保證企業(yè)管理的可持續(xù)發(fā)展，形成企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，確保企業(yè)和市場(chǎng)的良性循環(huán)發(fā)展。