信息化時代背景下事業單位檔案管理

趙 夏

（九寨溝管理局，四川 九寨溝 623400）

事業單位檔案管理是專門負責管理單位各個部門在發展進程中所形成的歷史文件，這項管理性的工作不僅對所在單位的工作及發展具有重要的意義，而且對于整個社會也表現出現實及長遠的意義。當前隨著計算機和信息的普及發展，通信技術日趨成熟，廣泛地影響著人們生活的諸多方面，信息化時代悄然到來[1]。信息化時代中，事業檔案管理得以借助互聯網及信息技術，實現對海量信息資源的快速采集和高效利用，并借助現代技術實現檔案管理服務的更上一層樓，而新的時代背景下，事業單位檔案管理仍存在不少問題，未能較好地順應信息化時代的發展時態，使事業單位檔案管理的有效性沒能充分的發揮出來，基于此，通過分析信息化時代背景下的事業單位檔案管理問題[2]，進而探討優化事業單位檔案管理的路徑，以進一步提升事業單位檔案管理工作的效率，促進事業單位檔案管理工作的健康持續發展。

1 信息化時代背景下的事業單位檔案管理問題

1.1 檔案管理觀念未更新

信息化時代背景下，相應的信息化管理模式已被廣泛地應用到各個領域，而當前許多事業單位檔案管理工作依然存在管理觀念未更新，技術水平落后等瓶頸，之所以出現這樣的情況，多是由于管理者對檔案管理工作認知不清，錯誤地認為這項工作的意義僅是收集資料、存檔，不夠重視檔案的建設工作，沒能夠緊跟時代步伐，積極創新并改革檔案管理工作，造成檔案管理技術水平落后，難以適應信息化時代背景的管理工作，致使檔案管理工作效能不高。

1.2 檔案管理信息化程度有待提高

信息化時代背景下，事業單位的檔案管理工作要充分發揮其工作效能，理應順應時代發展需要，積極創新管理形式，借助物聯網、大數據等先進技術，不斷提高檔案管理的信息化水平。而許多事業單位由于傳統的檔案管理模式印記較重，加之存在認知不足、不夠重視等情況，未能充分利用現代信息化技術，使得檔案管理信息化程度不高，極大地制約著事業單位檔案管理工作的效率及水平。

1.3 信息化管理體系仍需完善

信息化時代背景下，事業單位檔案管理工作需要充分利用現代化的信息管理技術，從而合理配置單位人力資源及財力資源，進一步提升檔案管理的專業性及實效性。而許多單位往往更注重主營業務的經營發展，而忽視信息化管理體系的建設及完善，這使得檔案信息存在著潛在的安全隱患，威脅到檔案信息資源的安全性。信息化管理體系的構建是一個系統的工程，包括辦公自動化、業務管理科學化、信息服務網絡化和商務活動電子化等方面的工作，可以說涉及的內容非常多，需要企業從人力物力方面進行投入，包括引進企業信息化建設的專業人才，購買一定的硬件設備和軟件設備，同時還要構建全面的企業信息化管理制度。事業單位忽視信息化管理體系的建設及完善的根本原因是事業單位在這方面構建過程中涉及到上至領導的決定，下至員工的積極參與，以及企業的財務資金投入，環節非常的多，不是建設不到位，就是更新不及時等問題出現。

2 基于信息化時代背景的事業單位檔案管理優化路徑

2.1 更新檔案管理觀念

信息化時代背景下，事業單位檔案管理理應順應時代需要，積極更新觀念，從傳統的檔案管理工作中跳脫出來，引入檔案信息化管理的理念，并從檔案信息化基礎設施的建設入手，不斷加強檔案的建設工作。首先，管理者需加強認知，充分了解檔案管理工作的重要意義，進而提高對這些工作的重視程度，從上而下地進行檔案建設，加大檔案管理信息化的建設力度及資金投入，進一步創新并改革檔案管理工作；其次，檔案管理人員自身也需更新觀念，樹立起信息化的理念，打破傳統被動式的工作理念，不斷提高業務水平和開拓創新的意識，憑借良好的責任意識和敏銳的思想意識，了解信息化時代背景下的檔案管理變化趨勢，積極應對并及時反應，進一步增強事業單位檔案管理工作的深度及廣度。同時還應積極通過培訓、自我學習等途徑，提高自身對現代信息技術、網絡技術的認知，能夠靈活應用各類軟件設備，不斷提升自身的信息化管理水平及綜合素養，以滿足信息化時代對檔案管理人員的能力要求。尤其是采取強化人才培訓，技術交流與合作等方式來造就一大批精通既懂技術，又懂管理的知識結構合理、技術過硬的“復合型”專業化的信息技術人才，來推動事業單位內部信息化建設。最后是事業單位要改變審批流程。事業單位雖然作為社會服務組織，是非盈利性的，不參與市場競爭，但是社會不可缺少的重要組織，為教育、科技、文化、衛生等發揮了巨大作用，因此在社會環境不斷變化的今天，各行各業都在與時俱進，事業單位要為這邊部門做好服務工作，提升工作效率，自身就要不斷加強信息化的建設。不斷優化審批流程，從項目的審批，到項目的落實不需要經歷過多的環節，讓信息化建設真正落實到實處。

2.2 進一步完善信息化管理體系

信息化時代背景下，事業單位只有進一步完善信息化管理體系，才能有效提升檔案管理工作的實效。充分利用現代信息技術，諸如大數據技術、電子掃描技術等，以豐富事業單位信息化管理系統的功能、內容，為事業單位檔案管理工作的優化提供保障。借助大數據技術，實現信息的自動化、網絡化，同時改進事業單位檔案管理的檢索功能，持續更新檔案數據信息，充分比對分析大數據新舊數據信息，科學地收集、整理事業單位檔案資料，予以有效歸檔，以保證檔案信息的完整性和準確性，大大提高檔案管理工作的時效性。借助電子掃描技術，能將傳統的紙質檔案轉化成為數字檔案信息，以進一步完善事業單位的數字信息數據庫，以減低檔案管理的難度，提升檔案管理工作的效率。最終達到構建起一個由管理、規劃、運籌、系統分析和計算機專業人員組成的管理機構。

2.3 強化電子檔案的管理

信息化時代背景下，事業單位的電子文件數量越來越多，作為非文本數據，電子檔案占據空間小、信息儲存量大、易于查找，這使得事業單位的檔案管理從傳統的手動式管理形式中跳脫出來，工作人員的勞動量也大大減少，檔案管理工作更為便捷，檢索效率也得以大大提升，因此對電子檔案的管理成為了檔案管理工作的重要內容之一（如圖1所示，電子檔案文件管理系統）。

圖1 電子檔案文件管理系統

由于電子檔案的記錄形式較為特殊，真實性不明，規范不一，存儲的時期也不盡相同，因此需要檔案管理人員對其進行有效地篩選，將關鍵的信息予以歸檔，摒棄無用的、不必要的信息，實現電子檔案的范化管理，以節約人力和物力，充分發揮電子檔案的作用。

3 結語

總之，信息化時代背景下，事業單位的檔案信息量逐年增加，檔案管理工作也發生巨大的變化，只有積極優化事業單位檔案管理工作，更新檔案管理觀念、進一步完善信息化管理體系、強化電子檔案的管理，充分利用信息化技術積極創新并改革這項工作，使事業單位的檔案管理工作進一步適應當前時代的發展需要，有效提升檔案管理工作的效能，進而推動事業單位檔案管理工作的健康持續發展。