財務管理信息化在中小企業內部控制中的應用

彭軍立

隨著我國經濟的發展，中小企業成長迅速，但隨著擴展的規模越來越大，企業內部組織運營和內部控制不到位，給企業帶來的風險問題也日益突顯，有些企業通過增加審計崗來檢查企業的風險點，可是人員數量有限，發現問題時已經造成了損失，如何能夠提前規避一些風險問題的發生成為企業發展中的一個難題。文章表述了財務管理信息化在內控管理中的意義，對信息化在中小企業內部控制中存在的問題點進行了分析，并對其在內部控制中應用提出建議，用以幫助中小企業獲得更好的發展。

當前，在互聯網、大數據的時代，我們的消費和生活方式發生了全方位的變化，信息化已經在企業管理中發揮著重要的作用。我國中小企業由于受人員素質、資金不足、信息化程度不高等自身條件的限制，無法實現線上居家辦公，綜合管理水平較低。因此，中小企業需要加強信息化在企業中的應用，學會并利用這個工具完善自身的內部控制，從而提高公司的抗風險和可持續發展能力。

一、財務管理信息化在中小企業內部控制中的應用意義

企業實施內部控制的目的是提升企業運營效率，提高企業預防和應對風險的能力，進而提升企業的綜合管理水平和市場競爭能力，幫助企業實現戰略目標。財務管理信息化建設是在企業管理中通過使用信息化的手段簡化財務管理工作流程，使企業的財務管理工作更加科學、完善。企業使用網絡通過計算機等信息設備硬件、財務或業務軟件，搭建財務管理平臺，將企業內控管理制度與其有機結合，整合企業的銷售、運營、財務、物流等數據，通過整合后的財務數據和財務報告為企業決策者提供真實、可靠的數據參考，從而達到全面提升企業綜合實力的目的，對保障企業的戰略目標實現有著重要意義。

二、財務管理信息化在中小企業內部控制應用中存在的問題

（一）對財務管理信息化的認識不全面

在企業創建初期，業務量較小，人員少，財務信息處理絕大部分是靠手工完成，會計通過財務軟件中的總賬功能就可以處理所有的賬務，涉及到運營管理、分析方面的事務基本是由公司業務骨干或最高決策者來完成，業務對財務的依賴性不強，因此認為財務管理信息化建設可有可無，或將信息化認為就是會計電算化。但隨著企業不斷的發展，企業運營管理包含的內容越來越豐富，如資金管理、預算管理、部門內控管理、運營模式、成本控制等，有些管理層還是停留在企業發展之初時對財務的認知層面，并未意識到信息化對企業的幫助。給財務人員的待遇低，吸引不了高素質的財務人才;有的覺得公司資金不足，進行信息化建設的支出不如做市場開發、回饋客戶;業務擴張越快，就越需要財務信息化來幫助監督資金流向、控制內部風險、優化資源配置、提供運營建議等。

（二）財務管理信息化與內部控制在一定時期內難以協調適應

完善的內控管理體系會在一定程度上加速企業財務管理信息化建設進程。但在實施的初期不可避免的會出現一些問題。例如：中小企業的規章制度通常不健全，無法與財務信息化平臺直接對接;企業運營效率較之前在一段時期內會有所降低，業務部門和財務部門之間的矛盾突出，變革表現出一定的遲滯等;有的領導認為上了信息化，就可以節約人工成本，于是就馬上對財務部進行裁員，導致缺少培訓、監督運行的人員，錯誤頻出。但這是企業從傳統會計模式向信息化的財務管理模式轉變必經的過程，只有想辦法克服，才能從這種泥沼中快速的走出來。

（三）財務信息化系統的安全性和保密性較差

在信息化的環境下，企業會通過互聯網對財務、業務數據進行信息共享，通過線上交流更加快捷、方便，從而提高工作效率，但客觀上也存在著一定的安全隱患。若公司的信息技術人員素質低，權限設置不清，權限人保密意識不強，或公司網絡安全防護體系無法保障的情況下，就容易發生被病毒、黑客攻擊的案件，若出現數據丟失、系統癱瘓、信息泄露等問題，企業的內部控制也將出現異常，對企業的發展帶來嚴重的負面影響。

（四）會計核算和會計數據處理存在問題

企業施行財務信息化以后，原始數據的采集錄入將會是一個非常重要、復雜的事項，需要由不同部門、不同的人合作完成。企業大多會進行標準化流程的設定，但有時候，受人員主觀因素的影響，仍有可能部分人員在錄入原始數據時出現錯誤，如果相關部門或崗位之間沒有有效的溝通、監督機制，很難及時發現問題所在。

三、財務管理信息化在中小企業內部控制中的應用建議

（一）企業需選擇合適的時點推行財務管理信息化

企業推行財務管理信息化從企業長期發展的角度來講是必要的，但對于中小企業也是把雙刃劍，推行的時點合適，則會大幅提高工作效率，完善內部控制，降低企業風險;若時點不合適，則會起到相反的作用。企業在創立初期，通常規模小、員工少、素質低、資金不足、市場占有率低、公司組織架構簡單且不穩定，但優勢在于靈活性較強，能敏銳的感受到市場的動向而快速調整，公司制度隨著市場的變化不斷的完善，當前階段公司的首要目標是生存，此階段不宜推行財務管理信息化，財務部門滿足基本的賬務處理、數據統計即可，公司總經理和業務人員都身在一線，信息反饋比財務部門更全面、準確。

企業進入運營穩定期后，通常表現為客戶穩定，公司人員素質相較之前大幅提高，組織架構相對穩定，部門職責范圍越來越清晰，資金方面已具備了一定實力，但公司總經理已無法像以前一樣直接控制到一線，了解到一線信息，企業需要更加科學規范減少企業運營風險，降低企業成本，提升企業整體管理水平。若具備了以上特點，建議財務信息化建設可以有序的在企業內部控制中推進了。

（二）完善財務管理相關制度、內控體系

財務管理信息化建設從實質上講，是將企業線下運營的管控模式搬到了線上，通過計算機安裝的軟件系統作為載體進行實施。在推行信息化建設之前，需要完善線下相關的運營管理制度、各種內控規范。例如：某企業推行全面預算管理、費用控制系統，需要提前準備：擬定全面預算管理制度，確定管理部門職責權限，設置穩定的公司組織架構，確定預算管理科目，設置預算表單模板，設定各部預算審批相關人員權限，制定預算追加和調整規則，編制預算分析報表等，且之前要與各部門做充分的調研溝通，一旦確定以后輕易不得更改;某企業擁有多家連鎖門店，為方便管控、核算，準備將單機版的財務軟件升級為網絡版，需要提前準備：擬定統一的會計核算制度，制定統一的會計科目體系，且與預算科目統一，為編制合并報表、往來對賬、預算分析取數等工作提前做基礎。準備的充足一些，將有利于加快企業信息化建設的進度。