關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討

李云飛

摘 要：信息化時代，網絡技術的應用滲透到各行各業的各個角落。對于文書資料比較多的單位，比如醫院、學校等，將信息技術運用到檔案管理中能極大的提高工作效率和精準度，最大程度發揮檔案資料的重要作用。本文主要從管理制度、人員業務水平及信息化軟硬件及安全方面分析了當前事業單位檔案管理信息化工作中存在的問題，并提出相應對策，促進事業單位檔案管理信息化建設，推動事業單位的良好運營。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化;建設

一、事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題分析

（一）事業單位檔案管理信息化制度不健全

檔案管理是事業單位的基礎工作，完善的檔案管理信息系統是單位的基礎資料。科學的管理離不開健全的制度加以規范，如電子檔案的收集、歸類、移交、統計、查詢、開發利用等，如何對具體的一系列工作利用制度規范化非常重要。有些單位還是習慣于沿用過去的管理辦法，對于信息化流程比較隨意，缺乏科學的制度和標準加以約束，導致一旦出現問題無從追查原因和責任，信息化管理相對比較混亂，最終導致電子檔案無法發揮應有的作用。

（二）檔案管理人員業務水平有待提升

傳統的檔案管理方法已經沿用很多年，對于檔案管理工作來說，信息化管理可謂是性的飛躍，從此依靠網絡為介質保存電子資料。但在實際工作中，一是有些單位領導本身對檔案管理工作不太重視，覺得只要收集好、保存好這些資料方便查詢就可以了，這些主觀認識的誤區導致檔案管理工作開展的很被動。二是信息化發展時間不長，原來從事檔案管理工作的員工已經習慣用以前的方法進行檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等，接受新的方法需要一個適應過程。本身信息化應用水平就欠缺，如果單位不再重視進行專業培訓很難適應現代檔案管理工作崗位的要求，沒有人作為主力軍談何信息化建設。

（三）檔案管理信息化的安全程度較低

相對來說，事業單位的檔案信息一般較為機密，也是因為檔案管理不像其它工作容易引起人們注意，所以很容易被單位忽視。加之思想認識上的誤區，沒有給檔案管理工作足夠的投入，軟硬件都欠缺，很容易導致信息的泄露。特別是在信息化時代，利用網絡技術可以快速生成電子資料方便查閱保管等，節約在人力財務才還提高了工作效率 ，但同時也帶來了網絡安全問題，一旦電子資料遭到黑客攻擊則無法保證信息的安全，為單位帶來不必要的損失，信息化安全問題需加強。

（四）事業單位檔案管理信息化過程中計算機軟硬件存在的問題

檔案管理信息化通過在計算機中錄入檔案信息，并進行分類歸集管理，提高工作效率還方便日后使用，但對計算機軟硬件有一定要求。有些單位由于資金有限或思想不重視，檔案管理室的基礎設備配備并沒有達到標準要求，有的甚至設備老化，更談不上安全防范措施，信息化系統沒有良好的運行環境嚴重影響了檔案管理工作的如持續開展，軟硬件配置不到位是檔案信息化管理道上的一塊絆腳石，必須進行清理。

二、加強事業單位檔案管理信息化建設相關建議

（一）完善檔案管理信息化制度

事業單位應根據自身情況制定比較健全的檔案信息化管理制度，以制度規范電子檔案相關工作的具體開展，規范化的操作不僅能保證檔案管理工作的科學性，更能保證電子資料的安全性。應從檔案管理精細化方面入手，制定收文有登記、拆件有專人、傳遞有手續、批辦有記載、借閱有制度、閱文有專室、立卷有規定、銷毀有鑒定、利用有效果、移交有清冊等多項具體規定，確保案卷存儲無缺、無漏、無零亂。具體來說，從電子檔案的收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀等各流程環節都要有明確的使用辦法和標準，并明確責任，職責清晰，使各操作流程、各崗位都有工作標準，促使每個人都按要求完成操作，提高工作效率的同時減少出錯率，確保檔案資料的真實完整。如嚴格規范檔案借閱查看，確保資料的安全性，信息化下，可通過檔案軟件快速查閱數字化檔案資料，并通過借閱制度明確規定檔案借閱和查看手續及流程，確保資料不出紕漏。又如對檔案的保管，要做到防火、防潮、防光、防高溫等，從根本上消除安全隱患，不僅要注意紙制資料的安全，還要注意電子資料的安全，日常備齊空調、除濕、滅火、滅鼠等器材，管理系統更要做好防火墻和安全級別設置，確定資料的安全。

（二）全面提升單位檔案管理人員的業務水平

為進一步做好事業單位人事檔案管理工作，各單位應先從思想上加以重視，遵從經濟發展需要，搭建檔案管理信息化系統，實現檔案管理數字化、系統化，充分發揮檔案資料的重要作用。其次，要引進檔案專業人才，如公開招聘，引入高等院校畢業的對口專業人才，優化人才隊伍，使管理工作更加專業化，也更多符合現代社會的發展需要。再次，單位可以結合自身情況，根據需要不定期開展如圍繞檔案保管期限、歸檔范圍、檔案作用、歸檔流程和檔案的使用等方面的培訓，使管理人員對檔案的收集、整理和利用有一個全面的認識，利于實際工作的開展。最后，檔案管理部門內部也要定期開展討論和學習，總結經驗和教訓，并可通過對其它單位進行實地考察，尋找自身差距，創新管理思路，全力推進單位檔案管理信息化建設工作。

（三）做好檔案管理信息化安全措施

保密性是事業單位檔案管理的特征之一，信息化管理下尤其重要，對于安全問題不應抱有任何僥幸心理，必須多方面進行考慮，全方位確保檔案資料不被泄露。一方面要確保因人為原因產生的安全隱患，如相關人員職業道德差強人意，沒有嚴格遵守安全管理制度，為了個人利益破壞檔案資料。對此，要加強道德教育，重視宣傳檔案資料的重要性，提高人們的保密意識，并強調造成資料泄露的處罰結果，減少因主觀原因造成的安全威脅。另一方面，要減少因計算機故障、計算機病毒與黑客入侵等亂的信息泄露，日常工作中要養成及時備份的好習慣，及時引進先進的安全防護技術，并配備專業操作人員，盡量提高信息安全級別，從專業技術的角度做好安全預防工作。同時，對于計算機網絡安全問題，要在檔案管理系統內部局域網和外部網絡間形成防護墻，用安全技術應對技術風險，做好防護工作。而對檔案資料本身則要通過加密程序提高安全性，如數字簽名、人臉識別、指紋識別或數字證書等降低安全風險系數，對檔案資料進行全方面的安全保護。

（四）重視檔案管理信息化軟硬件的投入

人工智能正在逐漸融入人們的日常生活，檔案管理信息化也是發展的必須趨勢，因此各事業單位必須重視信息化建設，積極購入先進的硬件設備，引入更先進的軟件技術，為檔案管理工作信息化、數字化打下堅實基礎。在硬件方面，加大物力、財力的投入，按高標準配備電腦、掃描儀、自動化檔案密集架、去濕機、空調、防磁柜等硬件設備，提高檔案的利用效果和現代化管理水平。有了硬件軟件才有運行依托，當然軟件也是必不可少的，信息化管理最終是要通過信息技術來完成。事業單位要切實做好檔案管理信息化的軟件開發與應用，有條件的可以聘用或邀請專業的軟件設計人才結合單位具體情況量身制定，通過科學的設計將軟件投入到檔案管理工作當中，并針對軟件應用過程的問題及時進行改進，確保軟件的科學性和實用性，而對于一些通用軟件可直接引進。如醫院引用的OA系統，集多功能于一身，該系統應用于醫院檔案管理中，為本身復雜繁瑣的檔案管理工作提供了很便利，通過對各個環節的滲透，使每個環節都得到有序銜接，既規范了業務流程，滿足辦公要求，又降低了管理成本，通過信息化使工作的精準度更高，為醫院管理事務開展有著重要作用。

三、結束語

事業單位檔案管理進行信息化建設是時代發展的趨勢，對于提升整體管理效率有重要作用。信息化不僅提高管理效率和準確性，還能更好的保障檔案資料的安全性。因此，各單位應及時轉變觀念，重視對檔案管理信息化建設的資金和硬件投入，構建數字化、系統化的檔案管理體系，以更高的效率提供服務，并促使檔案管理越來越規范，助力事業單位實現經濟效益與社會效益的提升。

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