解讀如何做好機關事業單位人事檔案管理工作

摘 要：人事檔案作為機關事業單位重要信息，通過人事檔案管理工作的開展，對于機關事業單位的發展具有重要的作用。為了實現當前這一目標，需要注重創新其管理模式，積極轉變人事檔案管理觀念，促進人事檔案管理服務水平的提高。鑒于此，本文主要對人事檔案管理的重要性、管理特點、管理問題進行了全面闡述，重點對機關事業單位人事檔案管理工作相關建議展開深入研究，致力于機關事業單位的可持續發展。

關鍵詞：機關事業單位;人事檔案;重要性;特點;相關建議

機關事業單位人事檔案管理作為人力資源工作的關鍵所在，隨著經濟的快速發展以及科技不斷進步，進入了嶄新的發展時期，為機關事業單位帶來全新的發展機遇，同時也為人事檔案管理工作帶來挑戰。在人事檔案管理過程中，機關事業單位必須堅持與時俱進，注重人事檔案管理的創新發展，注重信息技術的有效利用，實現人事檔案管理的信息化發展。同時針對人事檔案管理存在的問題進行深入分析，并制定完善的解決對策，確保人事檔案管理工作順利進行的基礎上，實現其管理效果的最優化。

一、機關事業單位人事檔案管理的重要性

人事檔案管理作為機關事業單位的重要部分，人事檔案管理具有一定的重要性。

1.改善人力資源結構

機關事業單位在實際的發展過程中，通過人事檔案管理工作的有效開展，有助于改善人力資源結構，實現職能、崗位及人才的全面整合，對人力資源進行充分利用。隨著機關事業單位不斷快速成長，其內部人員應當做出相應的調整，在人員調動的過程中，需要參考人事檔案中的各項信息資料來對其做出全面和準確的分析和評價，對工作人員的個人能力和實際工作表現進行綜合評定。通過當前工作的開展，有助于實現人力資源合理優化配置，為人事檔案管理工作的開展提供了重要保障，進而推動機關事業單位人事檔案管理水平的提高，實現人力資源的合理優化配置，真正意義上實現人盡其才。

2.提升人力資源管理效果

針對機關事業單位人事檔案管理而言，除了進行人事方面的調動以外，還包括相關人員的培訓，以及專業考評等;人事檔案主要將機關事業單位所有工作人員的個人經歷、崗位表現及職稱變化等直觀展示出來。人事管理部門可通過這些數據資源展開相關培訓工作。與此同時，通過對目前檔案人事資料的充分利用，為人事考核提供了重要的保障基礎。最終的考核結果又會被記錄到人事檔案之中，因此利用好單位內部的人事檔案，發揮其人事信息的支撐作用，都能夠切實地提高人事管理工作的效率。

二、機關事業單位人事檔案管理的特點

1.真實性

機關事業單位檔案管理有著其自身的特點，具有真實性的特征。機關事業單位工作人員屬于事業編制，屬于國家工作人員，這對于人事檔案管理有著嚴格的要求。在人事檔案管理過程中，具備非常嚴格的信息審查要求，其中機關事業單位人事檔案所記錄的相關人員的信息完全真實，都是經過嚴格的審核程序。人事檔案涉及到諸多方面內容，主要包括人員組織關系、勞動福利保障、工資待遇等，機關事業單位人事檔案具有法律效用。除了當前這一特點以外，人事檔案管理還具有一定的機密性，在將檔案資料借閱、修改以及審查的過程中都要執行嚴格的保密制度。這些都是保障機關事業單位人事檔案真實性的關鍵所在。

2.專門性

人事檔案關系到諸多內容，關系到機關事業單位內部人事調動，機關事業單位要給予人事檔案管理足夠的重視，維護好人事檔案的安全性。很多機關事業單位認識到了人事檔案管理的重要性，并且已經將其納入到機關單位議事日程上，致使其開始注重實現專業化管理的目標。具體表現為：建立了專門的人事檔案資料室、注重信息化管理目標，其主要管理目標在于避免各類檔案資料之間出現混亂問題。

3.動態性

機關事業單位在進行人事檔案管理時，必須始終堅持動態性原則。由于內部人員有著較強的流動性，并且在各個方面都會發生相應的變化，相關管理人員需要實時關注人員的流動變化，并且能夠準確而詳細的記錄在人事檔案當中。隨著機關事業單位各項工作的開展，其內部人員的個人檔案信息隨之不斷改進和完善。鑒于此，機關事業單位需要結合具體實際情況，堅持與時俱進原則，隨時對人事檔案管理工作進行實時更新和補充。

三、機關事業單位人事檔案管理中存在的問題

1.缺乏人事檔案管理意識

在機關單位發展過程中，人事檔案管理發揮著積極的促進作用。從機關事業單位當前發展角度來講，人事檔案管理意識較為薄弱，未能夠得到足夠的重視，很多機關事業單位往往忽視了人事檔案管理的重要性。再加上人事檔案管理內容較為復雜，并且枯燥和乏味，對于管理的責任意識有著較高的要求。目前現有檔案管理人員，其整體意識不強。鑒于當前這些問題的影響下，人事檔案管理工作未能夠得到有效落實，沒有納入到機關事業單位的日常議事日程上，導致人事檔案管理效率偏低，沒有充分發揮出其在機關事業單位中的作用。

2.管理人員缺乏專業性

在機關事業單位人事檔案管理中，管理人員作為人事檔案管理的主體，管理人員素質的高低，直接影響著人事檔案管理效果。人事檔案管理對于管理人員的專業能力有著較高的要求。從人事檔案管理現狀來講，人員整體素質不高，部分人員缺乏專業性，并且出現身兼多職的現象，需要在具體工作過程中不斷加以提升。此外，在實際的管理過程中，相關管理人員缺乏對人事檔案管理知識的了解，造成檔案管理效率不高，往往存在諸多方面的問題，需要機關事業單位引起足夠的重視。

3.缺乏健全的規章制度

隨著信息技術的快速發展，機關事業單位已經認識到檔案管理的重要性，并且開始關注該方面工作的開展。在人事檔案管理過程中，人事檔案資料利用率不高成為其面臨的主要問題。其中主要體現在：檔案管理不夠科學、管理目標不明確、管理模式陳舊等，針對當前這些問題而言，機關事業單位如果不能夠很好的解決該問題，不但難以提高人事檔案管理水平，而且還會造成管理工作難以進行，將會對機關事業單位的發展造成較大的影響。

4.人事檔案管理信息化程度不高

在信息化時代背景下，機關事業單位應意識到信息技術的重要性，并且能夠運用信息技術實現人事檔案管理，實現管理模式上的創新發展。在這種情況下，機關事業單位應當推進信息化建設，用信息管理平臺來代替當前的手工編輯和檢索的方法。但是事實上并非如此，部分機關事業單位在進行人事檔案管理時，由于缺乏技術、資金方面的投入，傳統人事檔案管理模式仍然占據重要的指導作用，導致人事檔案管理方式較為陳舊，無法滿足信息化背景下機關事業單位人事檔案管理的要求，忽視了人事檔案信息化建設，導致人事檔案管理效果不理想，難以提升其整體管理質量。

四、機關事業單位人事檔案管理工作相關建議

1.加快完善人事檔案管理制度

機關事業單位在實際的發展過程中，要想實現人事檔案管理工作效果，則需要注重創新人事檔案管理模式，同時注重信息技術的使用，實現人事檔案信息化建設，強化機關事業單位的組織建設職能。為了保證人事檔案管理工作的順利開展，結合當前管理的需要及基本現狀，注重協調相關崗位職責，推動人事檔案管理制度的制定。實施統一的管理制度對檔案信息進行管理，具體主要體現在：其一，機關事業單位要認識到檔案管理工作的重要性，并且要制定完善的檔案信息化標準，為檔案管理工作的開展提供重要保障。要想實現當前目標，則需要將信息技術手段應用到檔案信息化管理體系建設中，為檔案工作的開展提供重要的制度保障;其二，針對數字化人事檔案管理工作而言，同樣需要注重加強其安全管理方面的內容，機關事業單位要制定完善的檔案管理制度，健全檔案管理機制。同時要注重電子檔案管理，重點進行檔案信息公開制度建設，逐漸形成良好的管理制度，形成有效的檔案信息化建設約束機制，以此來保證檔案信息數據庫的安全性，全面推動人事檔案管理工作的順利開展。

2.提升人事檔案管理人員的素質

機關事業單位人事檔案管理過程中，相關管理人員要意識到人事檔案管理對于機關事業單位發展的作用。在人事檔案管理過程中，機關事業單位要意識到人事檔案管理人員的重要性，注重發揮其主體地位，并且要保證在人事檔案管理過程中得到很好的體現。具體主要體現在：一是在實際的管理過程中，機關事業單位可根據自身的具體情況，定期對人事檔案人員展開培訓，其主要培訓的內容以人事檔案管理知識為主。通過培訓教育工作的有效開展，不但能夠增強其整體意識，而且也有助于增強管理人員的業務能力;二是機關事業單位在進行崗位調動及人員配置的過程中，根據具體實際要求，機關事業單位應當對人事檔案管理人員進行嚴格的考核和選拔，通過當前工作的有效開展，能夠保證檔案管理人員的整體業務能力符合相關標準規定，以競聘的方式代替傳統崗位制;三是注重完善考核制度，定期對人事檔案人員進行考核，通過考核工作的開展能夠督促人事檔案管理人員注重完善自我。在保證當前工作的基礎上，注重完善相關激勵制度，采取有效的激勵措施，針對部分考核成績較為突出者，給予相應的獎勵，這樣才能夠激發他們的整體意識，提高相關管理人員的專業

素質。

3.創新人事檔案管理工作思路

創新作為企業生存和發展的動力，機關事業單位要想發揮出人事檔案管理的作用，就要結合目前人事檔案管理的要求，注重創新人事檔案管理模式。從傳統人事檔案管理的角度來講，這項工作往往具有一定封閉性，從檔案管理和服務的角度來講，檔案工作人員往往處于被動的狀態。尤其在新時期的背景下，人事檔案管理工作較為復雜化，并且逐漸呈現出新的特點，這在無形中增加機關事業單位人事檔案管理難度，要想實現其理想的管理效果，則需要擺脫傳統模式的束縛，應當進行人事檔案管理方法的創新和發展，積極探索出全新的管理思路。其中主要體現在：（1）機關事業單位要意識到人事檔案管理的地位及在機關事業單位發展中的作用，逐漸提升對人事檔案管理的重視程度，從人、財、物等方面進行大力支持，做好人事檔案管理規劃工作，將其納入到議事日程上來;（2）設置專門的檔案管理領導小組，根據機關事業單位人事檔案管理需要，定期做好檔案管理檢查工作，針對檔案管理中出現的問題進行深入分析，并結合具體分析的結果，及時對問題進行整改。同時還需要樹立“優質服務、主動服務”的理念，通過發揮信息技術的優勢，可以構建信息化管理系統，提高人事檔案管理的整體效率，滿足人們的個性化需要，打造出新型檔案服務模式。

4.重視人事檔案基礎建設

隨著社會經濟的快速發展，促進了機關事業單位的發展，人事檔案管理工作作為其重要的部分，為了實現人事檔案管理效果，滿足現代化的發展需要，則需要注重加強機關事業基礎設施建設，提高其整體服務水平。鑒于此情況下，機關事業單位在未來的發展過程中，需要逐漸加大資金方面的力度，為基礎設施建設提供重要的資金保障。提高檔案庫房、管理系統的建設水平，為檔案庫房配備消毒機、除濕機、凈化器、氣體滅火消防器等設備，并建設先進的滅火控制系統和火災報警系統，改善單位人事檔案管理環境。此外，在信息化時代背景下，機關事業單位要意識到數字技術等使用，加快數字化檔案館建設，不斷完善人事檔案管理基礎設計，做好人事檔案分類整理、鑒別、歸檔和更新效率，以此來保證人事檔案的真實性。在保證基礎設施得到完善的前提下，為了保證檔案管理效率的提升，則需要在保證創新發展的基礎上，將電子人事檔案管理與傳統紙質檔案進行有機結合，做好檔案登記、管理、補充與催還工作，提高檔案管理的質量。

5.采用現代化信息管理方法

機關事業單位在進行人事檔案管理時，針對其落后管理問題，建議機關事業單位注重運用現代信息管理手段開展檔案管理工作。通過現代管理手段的實施，取代傳統落后的管理模式。在實際的管理過程中，在進行檔案信息存儲時， 其檔案呈現方式應當有所創新發展，強調數字化與計算機的結合，為檔案信息的調取和查閱提供重要的保障。尤其在數字化背景下，當完成信息錄入和保存工作后，還需要重點加強容錯與容災方面工作的考慮。此外，機關事業單位需要選用三向保存并行的模式，具體主要體現在：一是傳統模式，即以紙質資源完成信息的收集和保存;二是信息向，采用計算機進行人事檔案的錄入和保存。三是移動向，在常規生成數字化資源后，借助可移動的便攜式終端，進行資源的存儲，提高人事檔案管理工作的整體效率。

五、結束語

綜上所述，人事檔案管理作為機關事業單位重要內容，對于機關事業單位的發展具有積極的推動作用。這種情況下，機關事業單位需要給予人事檔案管理足夠的重視，注重創新和發展其管理模式，積極轉變管理理念，同時根據時代的發展要求，注重創新和改進傳統檔案管理模式。此外，機關事業單位還需要注重完善相關制度，為人事檔案管理工作提供重要的制度保障，提高人事檔案管理的整體水平，促進機關事業單位實現全面發展。

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（作者單位：棗莊市人力資源中心）

作者簡介：韓勇（1975—），男 ，漢族， 山東棗莊人，本科，研究方向：檔案管理。