數字化技術在檔案管理工作中的運用研究

劉 迪

（濟南市智慧城管服務中心 山東 濟南 250000）

1 引言

隨著科技水平的不斷發展，人們已經逐步邁入信息時代，數據的指數成倍增長已經使得數據的管理成為人們需要解決的難題[1]。計算機和網絡技術日新月異，引導人們從紙質時代向數字化時代邁進。數字化技術的有效運用，正改變著人們的生活，滿足了人們對于日常工作和生活過程中的管理需求[2]。檔案管理是一項非常復雜的工作，檔案的數量和種類多，各類檔案資料的文件形式不一，無法按照統一的管理標準進行管理，現有的檔案管理方式已經無法滿足新時代的要求，對檔案管理工作進行變革，借助數字化手段實現檔案的數字化管理，才會促進我國檔案管理工作的發展[3]。鑒于此，本文對數字化技術在檔案管理工作中的運用進行了研究。

2 數字化技術及其在檔案管理中的意義

2.1 數字化技術

數字化技術的前身是計算機技術，數字化技術應用領域比較廣，應用場景相對固定，其載體大多通過虛擬化的形式展現[4]。信息和數據的種類復雜多樣，如何利用數字化技術對其進行二次加工并傳遞給數據的需求者，以供使用者進行數據的查閱和總結[5]。數字化技術最具特色的一點是虛擬化，同時數字化技術還具有信息快速處理的優點。在日常業務中，數字化技術能夠很好地解決數據的傳遞和分析的問題。檔案管理對處理速率要求較高，數字化技術的特點正適合于檔案業務管理。

2.2 數字化技術在檔案管理中的意義

傳統的檔案管理方式主要是對紙質文檔進行存儲和管理，并為其提供良好的保存環境，避免紙質檔案的遺失。但此種管理方式存在弊端，檔案的日常管理和查詢工作耗費人力物力。隨著數字化檔案技術的使用，以上問題得到充分解決。以事業單位的檔案管理為例，數字化檔案管理工作具有以下意義。

2.2.1 降低管理成本，提升檔案管理工作效率

眾所周知，檔案的管理任務繁重，日常管理過程中的檔案查詢、調取和歸還等業務流程，需要耗費大量的人力物力。對于檔案的管理過程中，政府的投入比較大。開發檔案管理系統，實現檔案的數字化管理一直是企事業單位研究的重要工作之一。通過數字化檔案館的建立，能夠在很大程度上降低人員在檔案的編碼、查詢和調取過程中的工作量，提升工作效率。同時，數字化檔案館建成后，社會公眾或者各企事業單位均可以通過系統及時實現電子檔案數據及其原件的查詢工作，代替了采用傳統方式進行檔案資料查詢和管理方式，在時間和勞動成本上得到大幅降低，進而提升了工作效率，降低了檔案的管理成本。

2.2.2 提升檔案管理數量及安全性

信息安全已經成為當今世界重點關注的問題之一，檔案管理過程中，信息的安全至關重要，尤其是對一些保密級別要求較高的檔案文件更加需要對其進行高密級管理。傳統的檔案管理方式是使用紙質加目錄的管理方式，在空間資源占用和庫存管理成本方面較高，檔案的管理容易受到損壞，例如紙張的變色和變脆，因此采用紙質加目錄的管理方式，并無法從根本上解決檔案原件的損壞問題。采用數字化檔案管理方式，可以通過控制訪問權限的方法實現檔案的在線預覽，降低了由于檔案的翻閱和復印次數導致紙質檔案迅速老化的問題，同時規避了在此過程中檔案的遺失問題，進而提升了檔案管理的安全度。另外，采用數字化檔案管理方式，檔案以數字化文檔的形式存儲在服務器硬盤中，可存儲檔案的數量不再受地理區域位置和庫位的影響，檔案的可存儲數量大幅增加。

2.2.3 提升企事業單位的形象

數字化已經成為企事業單位人員進步的最有效途徑，在未來的業務管理過程中，誰先掌握最先進的數字化技術，誰先將數字化技術應用在日常的業務管理過程中，誰將占有管理優勢，并且率先享受數字化技術帶給人們的成果和利益。掌握信息化和數字化的管理人員必將在眾多管理人員中脫穎而出。通過大多數管理人員對數字化技術的學習，能夠從整體上提升企事業單位人員的整體數字化水平。利用數字化，也從另一方面提升了企事業單位的整體形象。檔案的數字化管理，不僅可以貫徹國家對于檔案管理科學化的管理要求，也是促進檔案管理信息化的一項重要舉措，不但是實際需要也是一項工作亮點。數字化檔案館推行以后，提高了檔案文件的查詢效率，在便民利民方面起到了很好的推動作用，大幅提升了企事業單位在人民群眾中的形象。

3 數字化在檔案管理中的應用

3.1 檔案數字化業務模型

建立任何管理系統其本質上是要梳理業務邏輯，進而形成業務模型。關鍵的業務流程涉及提卷、查卷、編寫頁號、數據錄入、數據校對、文件掃描、圖像處理、文件質檢、裝訂、還卷等。涉及的表單有提卷單、流程單、檔案目錄、還卷單等。業務模型見圖1。

圖1 數字化制作業務模型

3.2 系統架構設計

一般而言，檔案管理系統的主要架構可以分為3個層級，分別為客戶價值層、服務體系層、專業體系層。其中核心功能在服務體系層，本層包含5個主要模塊，主要是服務行業模塊、檔案類型模塊、數字化加工服務模塊、整理服務模塊、協建流水線模塊。專業體系模塊是數字化檔案館運營的核心基礎，分為專業團隊、專業設備、專業系統、專業管理和專業經驗5個部分。客戶價值層分為原件的保護、數字化檔案、脫機光盤、網絡化利用、內部數字化流水線。具體層級結構見圖2。

圖2 數字化檔案系統的系統架構設計

4 支持數字化檔案管理的措施

除了建立數字化檔案管理系統外，要想實現數字化的落地，還要有相關措施的配合，檔案管理要從規章制度、人才培養、信息化理念傳達、檔案數字化管理落地等方面開展工作。

4.1 完善檔案管理的相關制度

規章制度是任何管理的前提，為推動數字化技術在檔案管理中的落地，各單位應該根據自身的實際情況，制定出符合條件的規章管理制度，保障制度能夠可執行，以便于規章工作人員能夠貫徹并落實。例如，首先做好紙質檔案的分類、編目及排序工作，為后續的查找奠定基礎。然后，數字化檔案管理系統完成開發后，需要借助數字化手段，對目錄及檔案內容進行分門別類的存儲和管理，將檔案信息錄入系統。同時，對于檔案的管理應該根據保存年限的要求進行分類分級管理，對于已經超出保存年限的檔案，進行集中銷毀。

4.2 檔案管理人才培養

對于人才的培養，主要是從主觀能動性和自身技能方面出發。為了順應數字化技術在檔案管理工作中的快速落地，應該充分調動檔案管理人員的積極性，做好檔案管理人員的培養工作。應該定期進行檔案數字化技術的培訓，提升全員的整體水平，使檔案管理人員在日常工作過程中積極利用數字化的理念進行工作，提高工作效率。

4.3 擺正理念并引入新型信息技術

采用數字化技術搭建檔案管理系統以后，應該做好檔案的管理和收集工作，做好目錄的檢索和目錄編制工作，體現檔案管理帶來的收益。還需要不斷引入新技術來充實檔案管理，采用云計算技術，依據用戶的指令，檢索出各類信息資料，以滿足檔案管理的需求。同時，發揮數字化技術虛擬化的特點，建立云計算平臺，實現信息的及時更新。還需要采用專業的采集設備，如OCR等，將傳統的紙質文檔電子化，降低檔案收集過程中的人力物力損耗。

另外，采用數字化手段實現檔案管理，對傳統的管理方式是一種沖擊。檔案管理的老員工對信息化技術存在抵觸情緒，因此應該通過日常培訓等方式，提升工作人員對數字化理念的理解程度，確保檔案管理工作能夠和數字化進行深度融合。

5 結語

隨著計算機網絡和數字化技術的不斷發展，數字化已經深入到日常管理的各個領域，利用數字化解決人們日常管理過程中的痛點問題，已經成為當今世界發展的主要措施之一。人們已經離不開數字化，數字化也需要人們對其大力推廣，檔案數字化也不例外。檔案管理是各企事業單位的基礎工作，在日常管理工作過程中需要對檔案的管理高度重視。現如今傳統的檔案管理方式，已經無法適用于大批量、多品種的檔案管理模式，借助數字化手段，提升檔案管理的水平，是檔案管理的大趨勢，只有順應趨勢的要求，采用更加有針對性的數字化管理方法，才可以提升檔案管理的整體數字化水平，從而推進檔案管理的科學化。但是，對于檔案的數字化管理不能僅僅拘泥于將檔案進行數字化存檔，實現檔案的快速查閱和共享。數字化檔案管理的發展盡頭絕不是簡單的搜索和查詢，在未來研究如何通過數字化和智能化技術，提升檔案管理的效率，提升對于檔案管理過程中的業務事件的預警和預測是主要趨勢和方向。