淺析高職院校檔案管理工作

謝曉光

摘要：檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。它真實(shí)的記錄了學(xué)校各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，通過(guò)檔案，我們可以更好的了解過(guò)去，分析現(xiàn)在，預(yù)知未來(lái)。對(duì)高校的發(fā)展起著重要的作用。文章闡述了的檔案管理工作存在的問(wèn)題，解決檔案管理工作存在問(wèn)題的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理、存在的問(wèn)題、措施

1.高校檔案的重要作用

檔案的重要作用是指檔案價(jià)值的內(nèi)在與外在和具體表現(xiàn)形式。檔案產(chǎn)生于豐富的社會(huì)實(shí)踐中，能夠廣泛地滿足社會(huì)需求，因此，它的作用是顯而易見的。

1.1檔案對(duì)教育教學(xué)具有參考作用

學(xué)校檔案產(chǎn)生于學(xué)校的形成、發(fā)展、變化的全部過(guò)程，同時(shí)又貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及起組織管理的各個(gè)方面，檔案真實(shí)的反映了學(xué)校的教學(xué)管理，運(yùn)行的發(fā)展軌跡，是學(xué)校重要的的信息資源，學(xué)校教育教學(xué)的管理形成離不開作為載體的學(xué)校檔案，是積累和豐富學(xué)校教學(xué)管理的有效手段。研究和整理學(xué)校檔案，可以深刻理解本學(xué)校的特點(diǎn)以及自身發(fā)展規(guī)律。

1.2搞好檔案管理工作，能調(diào)動(dòng)教職工的工作積極性

檔案真實(shí)的記載了一個(gè)學(xué)校的歷史，也匯集了每位教職工的歷史。檔案管理的核心是人的管理，人的管理就是保護(hù)管理對(duì)象的工作積極性，學(xué)校檔案是學(xué)校歷史的記載，它匯集了教師的各種資料，也是對(duì)教師勞動(dòng)的認(rèn)可，管理好檔案又是一部光榮的歷史它無(wú)疑增強(qiáng)了教師的自豪感，對(duì)每位教師的的成長(zhǎng)起到鞭策和激勵(lì)作用。

1.3 檔案管理教工作是教學(xué)科研的可靠資料

任何一種教學(xué)和研究都必須以廣泛占有資料為基礎(chǔ)，以資料的真實(shí)可靠性為前提。在教學(xué)和科研活動(dòng)中，檔案不但能通過(guò)原始的記錄提供直接的借鑒，而且可以通過(guò)分析、概括、總結(jié)、實(shí)驗(yàn)等手段獲得間接的參考，為各類教學(xué)科研活動(dòng)提供可靠、詳實(shí)的資料。

1、檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1檔案管理理論缺乏創(chuàng)新

檔案管理是一項(xiàng)具體管理、服務(wù)性、政治性于一體的工作，很多學(xué)校的管理者對(duì)于其管理的重要性并沒(méi)有給予充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)于檔案認(rèn)識(shí)還停留在傳統(tǒng)管理的思想范圍內(nèi)。這就使得高校的檔案管理工作難以得到發(fā)展，高校檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它做起來(lái)的細(xì)節(jié)繁瑣，需要老師們一點(diǎn)一滴進(jìn)行梳理，需要老師進(jìn)行細(xì)致歸總，管理意識(shí)的淡薄讓相關(guān)人員難以投入較大的精力進(jìn)行整理，無(wú)法讓檔案的管理達(dá)到高校的程度

1.2檔案管理手段缺乏創(chuàng)新

我國(guó)高校管理大多采用的是人工記錄的模式，信息化進(jìn)入高校以后，雖然檔案管理工作也出現(xiàn)了信息化技術(shù)創(chuàng)新，但是其創(chuàng)新的范圍也僅僅局限于信息的錄入，對(duì)于其它方面的管理則較少涉及。加上學(xué)校的配套設(shè)備不完整，檔案管理工作人員的積極性不高，檔案管理手段沒(méi)有達(dá)到實(shí)質(zhì)性的變化。高校對(duì)檔案管理人員的激勵(lì)制度不足，也讓檔案管理者工作積極性不高，進(jìn)行手段創(chuàng)新的動(dòng)力不足，這都難以讓檔案管理的手段進(jìn)行革新。

1.3服務(wù)意識(shí)缺乏創(chuàng)新

現(xiàn)在的高校，在開展檔案管理工作時(shí)，管理工作人員缺乏服務(wù)意識(shí)是一個(gè)普遍現(xiàn)象。很多高校處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，主要原因是管理人員缺乏專業(yè)技能，他們對(duì)檔案管理的工作意識(shí)淡薄、缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致開展檔案管理工作受阻，加之有的高校的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。師生對(duì)檔案管理人員意見等原因，造成了檔案管理人員的工作懶散。

2、解決檔案管理工作創(chuàng)新的措施

2.1引進(jìn)先進(jìn)的管理理論

要提高高校的檔案管理工作。首先要改變檔案管理的意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視的檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)要深入到檔案管理一線工作中去，了解檔案管理在學(xué)生學(xué)習(xí)，就業(yè)過(guò)程中發(fā)揮的積極效用，重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作的工作重點(diǎn)。其次，高校領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，規(guī)范對(duì)檔案工作的正確認(rèn)識(shí)，讓檔案管理工作朝著既定的目標(biāo)順利進(jìn)行，能夠讓檔案管理工作更加具有成效。最后，檔案管理者無(wú)論從管理的角度還是從工作人員的角度，都要挖掘檔案管理層次的內(nèi)涵，并將內(nèi)涵與服務(wù)連接在一起，提升檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。

2.2創(chuàng)新服務(wù)方式

在服務(wù)方式創(chuàng)新的過(guò)程中，就要改變以往傳統(tǒng)的服務(wù)方式，加強(qiáng)改革創(chuàng)新，高職院校根據(jù)自身的情況，結(jié)合技術(shù)設(shè)備和相關(guān)的管理理論知識(shí)，充分挖掘潛能，不斷的進(jìn)行完善及創(chuàng)新，運(yùn)用多樣化的服務(wù)模式去服務(wù)不同需求的用戶，切實(shí)以服務(wù)對(duì)象的實(shí)際需要為主，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不僅要滿足社會(huì)發(fā)展的需要，也能保證符合服務(wù)對(duì)象的實(shí)際要求。在其創(chuàng)新的過(guò)程中，要積極學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提供員工思想素質(zhì)，為檔案管理工作順利開展提供打下良好的基礎(chǔ)。

2.3提升服務(wù)意識(shí)

想要保證高校檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。首先工作人員要有一定的服務(wù)意識(shí)。高校提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)包括：認(rèn)知意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，高校檔案管理人員要清楚自己應(yīng)該做什么，清楚檔案管理工作的重要性和必要性，這樣才能端正工作態(tài)度;高校要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們意識(shí)到檔案服務(wù)管理工作的重要性，并且制定相應(yīng)的考核制度，對(duì)工作人員進(jìn)行不定期的考核，主要考核理論知識(shí)。充分調(diào)動(dòng)管理者的服務(wù)熱情，可以實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，被服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案管理者進(jìn)行評(píng)價(jià)，被服務(wù)對(duì)象的評(píng)價(jià)決定檔案管理者的待遇。這一決定對(duì)提升檔案管理者的工作熱情起到了一定的積極作用，也為服務(wù)對(duì)象提供了更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)：

高校檔案管理的工作效率提升與服務(wù)意識(shí)、服務(wù)方式、管理理論有著非常緊密的聯(lián)系。要順利發(fā)展高校的檔案管理工作，必須要積極采取措施促使高校以及管理人員對(duì)檔案管理工作引起高度的重視，提升服務(wù)意識(shí)，完善檔案管理制度，為提升高校檔案管理質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，讓檔案管理更好的為廣大師生服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]余芳.高校檔案信息化安全策略探究[J].中國(guó)管理信息化，2018.09.

[2]武鋒.淺議當(dāng)前高校檔案管理工作創(chuàng)新[J].教育與職業(yè)，2012（5）

[3]王焱.談如何做好高校檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2015，（01）