關于檔案規范化管理的幾點思考

徐超

摘要：新時期的事業單位內部工作體制與現行管理模式正在不斷地改進完善。現如今，檔案管理問題已經逐步成為了目前事業單位管理中首先需要解決的問題之一。由于目前檔案管理制度的欠缺、檔案管理技術落后等問題都是影響事業單位檔案管理質量的主要因素。因此，相關工作人員要不斷強化對此類問題的分析與管控。鑒于此，文章對事業單位檔案管理規范化工作策略進行了研究，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化

1檔案管理規范化的作用

隨著企事業單位檔案管理理念的不斷創新，檔案管理規范化的涵義也被理解得更為透徹，人們已經意識到檔案管理規范化的重要作用。首先，提升工作效率。檔案管理工作受到傳統管理思想的影響較大，長期處于混亂狀態，實行檔案管理規范化以后，將打破這一困境，每個部門都能夠協同合作，按規章制度開展流程化工作，解決了各自為政的“孤島現象”，將大大改善檔案管理低效率的問題，顯著提升工作效率和工作質量。其次，完善管理程序。檔案管理工作涉及到的環節并不復雜，關鍵就是工作中要認真和細致。檔案管理規范化能夠讓原有分散的工作集中進行，將寬泛的管理程序具體化，有利于增強檔案管理工作的實效性提升。

2當前檔案管理工作現狀分析

2.1信息化程度低

隨著大數據、云計算等先進技術的應用，各地區檔案管理信息化工作也暴露出了很多問題。由于軟硬件設施的參差不齊，管理人員思想認識的不同，使得各地檔案管理工作的開展也有著顯著差別。尤其是中小型城市的企事業單位檔案管理工作，信息化建設程度嚴重落后于大城市。這就導致檔案管理工作的效率較低，且標準化程度低，不利于工作的開展。

2.2政策落實緩慢

我國新檔案法修訂后，針對檔案管理工作曾經出現的各種問題予以解釋，有關部門出臺相關政策，然而很多企事業單位對新法規、新政策一知半解，并沒有將政策一一落實，還是延用著傳統的檔案管理方法，導致很多工作無法順利開展。有些偏遠地區的企事業單位甚至都沒有建立專門的檔案管理部門，而是將檔案管理與辦公室管理工作混在一起，檔案管理工作職能根本不能得到有效發揮，檔案信息利用更是困難重重。

3事業單位檔案管理規范化的實踐思路

3.1加強檔案管理方式的改革與升級

為增強檔案信息的搜索效率，需要積極借助計算機技術、互聯網等新型設備軟件工具，方便檔案管理人員進行及時地查找利用，由此逐步改進以往的檔案管理形式及其方法。除此之外，需要定期對各式各樣的檔案材料開展維護工作，采取數字化掃描、病毒查殺以及在線病毒檢測的方式進行統一的維護與管理，做好重要檔案文件的備份工作，并給予妥善的保存。這樣既可以確保檔案信息的安全性，也可以節省大量的維護管理時間。

3.2深化對檔案管理標準化和規范化的認識

想要促進事業單位檔案管理工作更加標準化和規范化，事業單位就需要不斷深化并明確對于檔案管理工作規范化和標準化的認知。在此過程中，相關的事業單位一定要結合實際的檔案管理制度、檔案管理工作人員的專業技術能力以及對于檔案管理工作的初始認知程度，不斷深化檔案管理工作人員對于檔案管理標準化和規范化的認知。除此之外，事業單位還需要對檔案管理人員進行檔案管理標準化和規范化的認識培訓，要讓檔案管理工作人員在培訓過程中真正認識到檔案管理對于單位未來發展的重要性，切實把這種意識入腦、入心，這樣才能夠讓檔案管理工作人員在檔案管理過程中真正投入到工作之中，嚴格遵守檔案管理規范化和標準化的要求開展工作。

3.3建立事業單位規范化和標準化的檔案管理機制

想要促進我國事業單位檔案管理的標準化和規范化，就必須建立健全檔案管理機制。并對檔案管理工作進行嚴格考核，在此過程中，事業單位一定要建立較為完善的檔案管理制度和體系，確保所有檔案管理工作人員能夠嚴格按照相應的制度和體系進行工作。除此之外，事業單位還需要要求檔案管理工作人員在實際的工作過程中把信息技術融入其中，從而提升檔案管理工作的效率。事業單位還需要激發檔案管理工作人員的工作積極性和責任心，確保檔案管理工作的順利進行。

3.4統一規范信息化建設的標準

進入“互聯網+”時代之后，利用信息化建設完成檔案管理規范化和標準化的建設成為了當下事業單位檔案管理工作的重要途徑。從實際的工作分析可知，為了能夠積極地推動事業單位檔案管理的信息化建設，我國各級事業單位正在逐步地完成檔案管理的數字化。但是到目前為止，檔案管理數字化建設因為未能及時地形成統一、規范的建設標準，導致事業單位檔案管理規范化標準化的建設進程緩慢。所以在進行事業單位檔案管理的信息化建設的過程中，事業單位應當盡早建立健全一套統一化、規范化的信息化建設標準。這樣才能夠確保事業單位檔案管理規范化標準化的穩步推進。具體而言，在建設的過程中，應當參考檔案管理建設信息化建設的相關要求、規范和標準。結合在檔案管理工作中每一個環節中的具體要求，建立起基于統一的操作模式進行檔案規范化管理的處理體系。對檔案管理的過程進行嚴格地要求，規范其行為，然后通過規范化的處理體系完成檔案的信息化轉化。

結語

綜上所述，事業單位的檔案資料記錄了該單位各項工作及活動開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據，對該單位今后各項工作的開展具有指導價值，同時，還能促進該單位的健康、有序發展。因此，事業單位管理人員必須轉變思想認識，改善工作中存在的不足，盡全力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案資料真正發揮出應有的作用。

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