淺析文書工作與檔案管理工作脫節現象

雷靜

摘要：論文從文書工作與檔案管理工作中存在的脫節現象出發，通過對這些現象的深入分析，進而匯總、分類對應的問題。針對所述的幾類脫節現象，利用現存的文獻資料及社會上存在的新聞材料，再將現實現象對照理論依據分析說明。最后提出做好文書工作與檔案管理工作的銜接工作建議。本論文根據新檔案法《中華人民共和國檔案法》中補充的條例為背景，適當的以這些內容做參照。

關鍵詞：文書工作;檔案管理工作;電子檔案;脫節現象

一、文書工作與檔案管理工作

（一）文書工作與檔案管理工作的基本流程

文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務文書的形成，處理和管理的程序、手續等。文書的形成、處理需要有一系列的工作環節，形成一個運轉流程，在這一流程中所做的一切都是文書工作。根據工作的需要和客觀實際，高質量地形成機關地公文，科學地組織和準確地處理機關的公文，有秩序而安全地進行公文運轉，完整而妥善地保管公文，正確地發揮公文地作用，有效地推進機關工作，為領導工作服務、為社會主義現代化建設服務。檔案管理工作用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。堅持集中統一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度;科學地管理檔案，大力開發檔案信息資源，逐步實現檔案管理地現代化，使檔案管理工作更好地為黨的總任務、總目標服務，為建設社會主義物質文明和精神文明服務。其中文書工作包括發文工作和收文工作兩個方面，發文工作的流程為起草，審核，簽發，復核，登記，印制，核發。收文工作的流程有簽收，登記，初審，承辦，傳閱，催辦，答復。檔案管理工作流程為文件材料的價值鑒定，文件材料的收集，歸檔文件的裝訂，歸檔文件的分類，歸檔文件的排列，歸檔文件的編號，歸檔文件的編目，歸檔文件的裝盒，排架。

（二）文書工作與檔案管理工作的聯系

文書工作是檔案管理的基礎。我們知道文件的檔案是由文件的組合形成的。因此，文書工作的質量不僅直接影響其自身的日常工作和企業管理的效果，而且對文件從后續流動轉化為檔案后的質量也有基礎的影響。檔案由各種文件構成，所以文件工作的質量，如語言文字能夠有效維持的時間、格式的統一性、語言的嚴密性和文件形成風格的連續性等都是形成文件后直接影響未來使用質量的關鍵。

二、文書工作與檔案管理工作的脫節現象

（一）文書工作與檔案管理工作人員的違紀

仝卓曾是一名嶄露頭角的歌手、影視演員，1994年出生在山西臨汾，畢業于中央戲劇學院，參與過多檔綜藝節目的錄制。2020年5月22日，仝卓在直播中聲稱，2013年參加高考時用了某些手段，把往屆生的身份改成了應屆生，以偽造的應屆生身份參加了解放軍藝術學院、中央戲劇學院等學校專業考試，同年6月參加高考并被中央戲劇學院錄取。此外，請托時任臨汾市堯都區委組織部副部長趙國華、時任臨汾市第二中學副校長段玉河等人，弄虛作假，嚴重違規，為仝卓辦理了中共預備黨員虛假手續。

（二）電子文件與電子歸檔的加入

《計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用》一文中闡述了計算機網絡技術在檔案管理中的優勢主要體現在有利于檔案信息的高效回收整理，有利于節約管理成本，有利于實現信息共享。計算機網絡技術在企業檔案管理中的具體應用主要包括構建網絡化的檔案信息管理系統，加快檔案管理一體化建設，實現企業檔案的數字化管理，實現企業檔案信息資源的高效共享。

近年來，隨著“互聯網+”經濟的蓬勃發展，檔案管理工作也提出了越來越高的要求，在“互聯網+”背景下，文件信息的數量和種類越來越多，文件信息的載體也越來越多，紙質文件中電子轉換為文件，大數據時代下應做好新時期的文件管理工作，滿足企業的生產經營和管理決策需求及機關單位的行政管理，實現各種信息資源的高效共享，統一文件管理標準。

現階段，很多單位的檔案管理工作仍存在很多問題，主要是以人為的管理為主，整體工作效率下降，要想轉換成能夠利用文件資源的信息資源，就要善于開發和利用信息資源，使單位要應用于管理的各個方面。

三、做好文書工作與檔案管理工作的銜接工作

（一）文書工作及檔案管理工作人員的素養

增強檔案管理者的專業能力素養，作為管理者，必須具備自己專業的檔案管理能力和相關素養以及知曉并嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》。檔案管理能力是指能夠將文書工作的專業知識和相關專業知識運用到管理工作中的能力。而且，專業的管理素養是指工作責任感、誠實的工作態度、工作執行心理等質量，這些在單位的管理管理工作中發揮重要作用，使文件收集和保管工作順利進行，以此為基礎，使相關企業的主管部門對文件管理人員進行全面了解，根據管理人員的實際工作情況和階段性績效評價目標，制定合理、適合檔案管理者的專業教育計劃方案，通過專業有效的培訓，對教育內容進行先進的要融合管理思想理念，使管理者在較短的時間內掌握專業的文件管理知識功能，提高自身的工作素養，同時在教育結束后進行科學的評價和評價，有效地把握教育的效果。如果發現不足之處，就要通過完善來提高管理者自身的專業能力素質。

（二）文書工作及檔案管理工作的制度

科學改善單位文件的收集和保管方式，同時還要做好定期的檢查工作，保證文書檔案資料的真實性以及完整性，并且兼顧到每一個工作細節，使得各個部門以及整個企業對文書檔案的需求得到有效的滿足。第三，提高硬件設備的完善性。企業要引進信息化的管理設備以及先進的管理理念，加強文書檔案管理工作的信息化建設，提升文書檔案收集與歸檔的高效性。

（三）文書工作及檔案管理工作的監督

在外部監督上各行政區可制定自己區域的相關規定進行監管，在原有的行政區域劃分上對各級各類單位進行法律監督管理，設置紀律檢察進行專人專管。在內部監督上各單位要認真貫徹執行下發的文件，結合單位實際情況及時調整單位結構人員，改正錯誤的工作方法，學習先進的工作方式與工作技術。做到正確領悟文件精神，有效接收文件指示，帶領相關檔案部門人員共同學習。指定專人負責單位檔案工作的檢查，對工作態度從好到差的人員進行合理的賞罰。

（四）電子文件及電子檔案的解決方式

一是建立安全的網絡機制，加強資金投入，相關機構在綜合監督執法文件管理工作時，應加強資金投入，重視文件管理工作，在工作過程中，應將性能較好的軟件和選擇硬件設備，真正發揮文件管理的價值和作用，并在管理過程中建立相應的懲罰機制。

二是加強兩者之間的共存性，紙質文件將在未來很長時間內不會被淘汰。電子檔案管理也不會壟斷信息管理的前列。兩種方式必須隨著信息技術的發展，在較長的時間內生存下來，共同完成文件信息的管理任務，他們共同生存的原因主要有以下幾點：首先，電子文檔的出現是在參考紙文件的基礎上形成的。在很多情況下，電子文檔的管理和完善要借鑒紙文件管理的經驗和教訓。

三是加強兩種文件管理方式之間的相互作用，在紙質文件與電子文件共存的基礎上，一定會出現較多的溝通機會。

四、結 論

綜上所述，上至國家部門下至工作人員要全面重視文書檔案管理工作，在國家法律條文和文件規定之下，檔案管理人員更應全面重視檔案管理工作，積極運用各種現代化信息技術，建立完善的文書工作與檔案管理工作體系。

（嘉興學院南湖學院 314033）