提高基層單位檔案管理效能的路徑研究

李德坤

摘要：眾所周知，基層單位的檔案管理是整個檔案工作的基礎，同時也是國家檔案中不可或缺的一部分，基層單位檔案收集、整理水平的高低直接關系到有關部門是否高效利用檔案，最大限度地發揮檔案信息的價值，助推社會的穩健長遠發展。因此，基層單位一定要認識到做好基層檔案管理工作的重要性，并立足于實際，不斷加強基層單位檔案管理，從整體上促使基層單位檔案管理效能提升。

關鍵詞：提高;基層單位;檔案管理效能;路徑研究

中圖分類號：A 文獻標識碼：A 文章編號：（2021）-15-130

引言

目前，我國檔案管理工作在新時期背景下出現了巨大變化，呈現出檔案資源數據日益豐富、檔案信息愈加多元化的特征，加之計算機技術、網絡技術的快速發展，傳統的檔案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐漸暴露出越來越多的問題，難以順應新時期的發展需求。在此形勢下，改革創新檔案管理工作刻不容緩。因此，研究新時期的檔案管理工作十分必要，是擺在我國各地、各級檔案機構面前的重要任務。

一、提高基層單位檔案管理效能的重要性

第一，當前我們正處在“雙創”的社會宏觀背景下，如何超越或突破傳統檔案管理模式是擺在基層單位檔案工作面前亟待解決的問題。在新時期，要想提高基層單位管理效能，就要堅持與時俱進，構建科學、現代的檔案管理架構，擺脫傳統檔案管理理念或是檔案管理系統的制約，通過科學的收集、保管檔案信息，以便最大化地發揮檔案的價值，從整體上促使檔案管理工作水平和效率提升，為相關單位的穩健長遠發展提供強有力的保障。第二，有助于提高檔案資源的利用效率。在新時期，想要提高檔案管理效能，相關單位要投入人力物力，引入先進技術和管理方式。與此同時，檔案管理人員要與時俱進，加強學習，強化專業知識，充分利用信息技術，科學有序地對檔案資料進行收集、整理、編制、存儲。便于在使用檔案的時候，快速及時找到檔案信息資料，提高相關工作人員查找檔案的主動性，從整體上促使檔案利用效率提高。

二、提高基層單位檔案管理效能的路徑

（一）嚴把檔案形成環節，規范檔案管理工作

眾所周知，檔案的形成會經歷幾個環節，這些環節能否高效地完善在很大程度上關系到檔案的價值和質量。基于此，要求基層單位嚴格每個環節，科學、規范地管理檔案，促使檔案質量提升。基層單位需做好以下幾點：一是嚴格把好檔案收集關。在檔案管理中檔案收集是關鍵，倘若檔案管理人員檔案收集材料不齊全、質量低，自然無法做好后續的檔案管理工作。對此，檔案管理人員需嚴格根據我國的法律法規，定期收集檔案，針對部分不符合相關要求或是標準的檔案，一定要嚴格根據相關標準或要求來處理。一般來說，基層檔案主要包含了音頻、視頻、業務等諸多類型的檔案，所以我們必須要明確每一個環節檔案管理人員的工作職責，將責任落到實處。二是基層單位需嚴把檔案整理關，將一些雜亂無章的檔案進行整理，檔案管理人員在這個過程中需要將收集來的檔案進行分類、排列、組合、存儲、編號，形成卷宗。上述這個過程是檔案形成的關鍵環節，所以檔案管理人員要正確把握檔案特征，根據特征進行分類整理。與此同時，還必須要了解不同檔案之間的區別和聯系，此外還要了解檔案的價值，存儲方式，以便為后期的檔案利用或是保管奠定良好基礎。三是基層單位立足于實際構建檔案整理具體標準，在這過程中，檔案管理人員一定要認真整理檔案，注意檔案的完整性和“去偽”性，通過這樣的舉措，最大限度確保檔案的完整性，便于在之后的利用中最大限度地發揮檔案的價值意義。四是嚴把檔案存放關，儲存檔案主要是基于前期檔案收集、整理上分類存儲檔案，通常情況下，基層單位檔案都存放在檔案庫房中，為了防止或是規避檔案損壞，基層檔案要根據相關規定或標準使用指定檔案盒，同時制定好目錄、做好標簽。針對一些重要且特殊的檔案，檔案管理人員還要在檔案盒的側面做好標記，通過這樣的方式，在檔案盒上面清晰反映檔案資料，便于檔案管理人員查找。

（二）引入現代化檔案管理模式

傳統的依賴于手工操作的檔案管理辦法已經落后于時代發展，其不僅會由于操作失誤影響檔案資料的準確性，還會因檔案檢索不便而降低檔案資料的利用效率。為此，基層單位檔案管理人員要利用計算機技術優化檔案資料的收集、錄入、整理、打印、檢索等各項步驟。這就需要檔案管理人員養成邊操作、邊學習的好習慣，跟隨檔案管理信息化變革的步伐使自身成長為具備互聯網信息化技術的優秀應用型人才。此外，現代化信息技術的引入也推動了檔案整理歸檔過程的迭代，由傳統手工操作走向電腦操控，從而極大地提升了檔案管理工作的規范化程度。

（三）需要全面提高檔案管理人員的專業能力

基層單位的檔案管理工作需要配備專業的管理人員，對于基層單位而言，只有認真做好專業化人才的管理，才可以在最大程度上發揮檔案管理的最大作用，才可以實現檔案管理可持續化發展。為此，首先需要做好檔案管理人員的培訓，不僅僅需要認真做好專業知識的教育，還需要培養檔案管理人員的責任感。通過上述方式，可以更好地培養每一位檔案管理人員自身端正的態度，以高標準的要求進行工作，同時，也能夠不斷地豐富自身的知識，在日常工作中，使用更加現代化的手段進行檔案管理。

結束語

總之，在基層單位管理中，檔案管理非常重要，因此，基層單位一定要認識到這項工作的重要性，從而積極轉變管理觀念，深化檔案管理意識、嚴把檔案形成環節，加強人才隊伍建設，提高人員綜合素養，做好基層單位檔案管理工作，從整體上提高基層單位檔案管理效能，助推基層單位穩健長遠發展。

參考文獻

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