國家自然科學基金項目申請存在的問題及對策

韓仁瑞 范君君

摘 要：圍繞國家自然科學基金項目申請形式審查工作重點，一方面調查統計了近5年國家自然科學基金項目申請初審不予受理情況，另一方面以地方省屬高校為案例，從形式審查角度對2021年度國家自然科學基金項目申請存在的問題進行了梳理統計，通過對比分析國家自然科學基金委初審反饋情況和依托單位形式審查結果，建議依托單位從強化責任意識、加強人員培訓、實行分級審查和注重技術應用等方面提高項目申請書的形式審查質量。

關鍵詞：國家自然科學基金;項目申請書;形式審查

中圖分類號：G322 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1673-260X（2021）07-0030-06

1 前言

國家自然科學基金（以下簡稱科學基金）在基金申請領域具有較高威望，對申請單位學科建設、人才培養、學術核心競爭力培育等工作具有重要意義[1]。獲得科學基金資助項目數和資助額度多少也成為衡量一個單位科研發展水平的常用指標[2]。雖然國家自然科學基金委員會（以下簡稱基金委）于每年1月中旬發布國家自然科學基金項目指南（以下簡稱申報指南），并詳細說明了項目申請規定、各學部資助領域和注意事項以及各類別項目申請的具體要求，各依托單位也制定相應的形式審查標準，但每年仍有大量項目申請不予受理。2020年度，基金委在項目申請集中接收期間共接收各類型項目269671項，由于項目申請存在形式審查問題，初審不予受理項目申請達2137項[3]，給依托管理單位和項目申請人帶來了很大損失。因此，各高校都將項目申請的形式審查工作列為年度科學基金申請工作中的重中之重。

2 研究思路

科學基金項目申請形式審查工作是年度科學基金申報工作的重要環節，為了進一步降低科學基金項目申請初審不予受理數，提高項目申請質量，本研究以地方省屬高校為案例，從形式審查實際工作出發，詳細記錄了2021年度科學基金項目申請形式審查工作中發現的各種問題，并進行分類統計，在調查統計近5年科學基金初審不予受理情況的基礎上，進行綜合分析，提出強化責任意識、加強人員培訓、實行分級審查和注重技術應用等四個方面的工作建議，力求在依托單位申請書提交前解決各類“形式”問題，盡最大努力降低初審不予受理數量，減輕基金委初審工作負擔。

3 結果分析

3.1 近5年科學基金項目申請初審不予受理情況

基金委每年定期在官網上發布科學基金項目申請初審結果，內容包括每年接收項目數和不予受理項目數。經過統計，近5年基金委共接收各類項目申請1088932份，其中有16141份項目申請書因為各種形式問題初審不予被受理，平均不予受理比例為1.48%（表1）。由統計數據可以看出，近年來不予受理項目數呈逐年下降趨勢，2020年項目申請初審不予受理項目數最低，占項目總數的0.79%，這可能與基金委在試點部分類別項目無紙化申報有關，避免了紙質申報材料初審產生的各種不予受理情況，但不予受理項目數仍占有一定的比例，不可忽視。

調查統計了近5年基金委不予受理的主要原因，排除紙質材料審核要點，將排名前十的不予受理情況進行了匯總和排序（表2）?？梢钥闯?，排名前兩位的不予受理原因是“不屬于項目指南資助范疇”和“申請代碼或研究領域選擇錯誤”，占所有不予受理原因的41.67%，是項目申請形式審查工作的重要內容，也是難點內容。受專業領域和學科領域限制，給科研管理工作者帶來了很大挑戰，尤其是許多項目申請的研究內容涉及多個學科，研究領域的選擇難以把握，極有可能導致選擇不準確[4]。其他不予受理原因中，各種證明材料、研究計劃與研究期限和簡歷內容等信息的審查比較直觀，通過技術手段一般能達到快速、準確審核的目的。

3.2 2021年度依托單位科學基金項目申請形式審查情況

3.2.1 形式審查指標體系構建

根據2021年度科學基金申報指南、基金委相關管理辦法、填報說明與撰寫提綱和簡歷模板格式規范，以科學基金項目申請書為框架，構建了科學基金項目申請形式審查指標體系（圖1）。指標體系合計設立6個一級指標、25個二級指標，內容涵蓋了科學基金項目申請書基本信息部分、項目組主要參與者、經費預算、報告正文、人員簡歷和附件材料等六個部分。

3.2.2 形式審查結果

按照計劃安排，形式審查工作實行項目申請人初審、二級單位工作人員復審、學?？蒲泄芾砣藛T終審三級審查機制，對某地方省屬高校224份科學基金申請書進行了形式審查。對照上述形式審查指標體系，采用系統反饋、電話溝通、網絡交流等方式將形式審查過程中發現的問題反饋給項目申請人，項目申請人根據修改意見重新修改提交項目申請書，學?？蒲泄芾砣藛T終審無誤后將申請書提交至基金委。由于不方便記錄項目申請人初審和二級單位工作人員復審反饋內容，僅對學?？蒲泄芾砣藛T終審過程均進行了詳細記錄，主要記錄了申請人基本信息、申請書退回次數和申請書退回原因等內容。

調查統計了該地方省屬高校2021年度科學基金項目申請人合計224人，其中青年科學基金申請人106人，面上項目申請人118人。高級、中級、初級職稱申請人分別為123人、69人和32人，所占比例分別是54.91%、30.8%和14.29%。博士、碩士、學士學位申請人分別為114人、104人和6人，所占比例分別是50.89%、46.43%和2.68%（表4）。

退回次數方面，各類項目申請書退回修改總次數為581次，平均每份申請書退回修改2次以上。根據記錄顯示，沒有進行退回修改操作的項目申請有14項，僅占申請書總數的6.25%，退回次數在5次（含5次）以上的項目申請合計有23項，占項目申請總數的10.27%。從項目類別來看，面上項目退回次數較多，合計為365次，占總退回修改次數的62.82%，平均每份申請書退回3次。從申請人職稱來看，高級職稱申請人較多，合計123人，申請的項目類別主要是面上項目，各類項目申請書退回修改359次，占總退回修改次數的61.79%。由此可見，高級職稱申報的面上項目是形式審查工作的主要內容。

退回原因方面，對照形式審查指標體系，調查統計得到各類退回原因合計21個，按照存在問題的申請數量倒序將排名前十的退回原因進行梳理如下（表5），由下表可以看出，排名第一的是教育/工作經歷和主持/參與項目情況填寫存在問題，有87份申請書出現類似情況，大多數申請書是因為申請人未按照相應的格式要求填寫，小部分存在漏填、填寫信息不完整或與項目組參與者職稱等信息前后不一致情況;排名第二的是代表性研究成果和學術獎勵情況填寫存在問題，有85份申請書出現類似情況，主要原因是許多申請人沒有認真對照簡歷格式要求，直接復制知網或萬方數據庫等平臺參考文獻內容，沒有修改文獻格式;排名第三的是附件材料中上傳的代表性論著存在問題，存在問題的57份項目申請中，有23項沒有上傳代表性論著，占項目申請總量的10.27%，尚有一部分上傳的代表性論著數量不足或上傳的文件錯誤;排名第四的是項目申請人主持科研項目填寫信息不規范，沒有嚴格按照格式要求書寫相關內容，或者填寫的內容格式符合規范，但表達的含義與實際情況存在較大出入。例如，不少教師主持的省自然科學基金項目，資助機構部分應填寫“安徽省科學技術廳”，實際形式審查過程中發現該部分填寫的資助機構有“安徽省”“科技廳”“教育廳”或“省科協”等，均責令退回修改。另外，該部分內容最終會在項目申請書申請人簡歷中顯示，和參與人簡歷中主持/參與項目情況填寫要求一致，區別在于填寫位置不同。除以上退回原因外，仍有較多項目申請書存在預算說明表述不規范、報告正文填寫不完整或參與人簡歷填寫不規范等問題。

3.3 對比分析

通過對比基金委初審和依托單位形式審查反饋排名結果，可以發現兩者存在一定的相同點和不同點。

3.3.1 相同點

依托單位形式審查發現的項目申請中，年度研究計劃與研究期限不一致、申請人或主要參與者填寫的信息前后不一致的情況，在基金委初審過程中仍然是重要檢查內容且為數較多;雖然在依托單位形式審查過程中發現少數項目申請未上傳推薦信、導師同意函、知情同意函等證明材料，但在基金委初審過程中仍發現有較多項目申請不符合要求。

3.3.2 不同點

從形式審查時間來看，依托單位形式審查工作時間主要消耗在項目申請填寫是否規范方面，尤其是簡歷模板和簡歷內容的填寫，如教育/工作經歷、主持/參與項目情況、代表性研究成果和學術獎勵情況等內容填寫都有固定格式，申請人填寫時如不仔細對照格式要求，極易出錯。

從基金委初審不予受理原因排名來看，項目申請是否屬于項目指南資助范疇和申請代碼的填寫是否正確是基金委審查的首要內容，研究領域的選擇直接決定項目申請的后期評審流程，申請代碼填寫錯誤意味著該項目申請不在該領域資助范疇內，無須審查申請書其他內容，直接不予受理項目申請。此外，申請人是否具有申報資格、相關申報證明材料是否齊全也是基金委初審主要內容。

從工作流程來看，依托單位形式審查工作是基金委初審的前期準備，依托單位形式審查工作質量的高低決定了基金委初審工作量的大小，基金委初審反饋內容可以作為依托單位提高形式審查工作質量的決策參考，但不能簡單地將基金委初審不予受理原因替代項目指南作為依托單位形式審查工作的主要評判標準。

4 對策建議

通過對近5年基金委初審反饋意見和依托單位形式審查結果進行梳理分析，依托單位形式審查工作依舊任重道遠。如何進一步做好形式審查工作，提高項目申請質量，建議從以下幾個方面采取措施。

4.1 強化責任意識，實行項目申請責任制

依托單位要認真履行職責，進一步加強形式審查工作力度，在基金申請過程中精心組織、統籌協調，避免通過下指標、發獎勵等方式出現項目申請“重申請、輕管理”“重數量、輕質量”狀況[5]，嚴把項目申請質量關，從“教育、引導、規范、監督、懲戒”五個方面構建依托單位科研誠信建設體系[6]，明確項目申報各審核環節人員職責，簽訂項目申請責任書，進一步加強對申請人的申請資格審查，確保申請材料的真實性、完整性和合規性。對項目申請過程中玩忽職守、糊弄應付、弄虛作假的人員，應根據依托單位科研誠信建設體系按問題程度給予通報或懲處，以案警示，提醒項目申請人和管理人員嚴肅、嚴格、嚴謹對待形式審查工作。

4.2 結合申報指南，做好項目申請全方位培訓工作

科學基金項目申請書填報內容量大、涉及面廣、規范性強，為了進一步幫助項目申請人完成申請書撰寫，減輕申請人工作負擔，依托單位管理部門要做好四個方面的培訓工作。（1）政策宣講。圍繞科學基金申報指南內容和相關管理辦法，舉辦政策宣講報告。（2）申請書撰寫輔導。圍繞申請書內容撰寫和在線填報要求，可以邀請科學基金領域權威專家，圍繞申請書撰寫方法與技巧，對項目申請人進行輔導，并安排科研管理人員針對申請書線上填報流程和注意事項開展培訓。（3）同行專家點評。同行專家點評是提高項目申請書質量的主要途徑之一，建議依托單位邀請相同學科領域的科學基金評審專家對項目申請書進行深度的點評與指導。（4）形式審查培訓。對照依托單位形式審查指標體系，面科研管理人員和廣大項目申請人，尤其是高級職稱申請人，對形式審查工作主要內容進行深入培訓。以上各方面培訓工作基本上涵蓋了項目申請全過程，有利于項目申請人多角度完善項目申請書，提高申報質量。為了加強學習培訓效果，建議依托單位在每次培訓時，制作培訓手冊和相關知識問答題冊，并要求參會人員填寫反饋，從而加深對培訓內容的理解。

4.3 注重系統應用，建立線上三級形式審查機制

首先，借助科學基金管理系統功能，依托單位管理員可以為依托單位所轄院系所管理員開通審核管理權限，設置院系所管理員賬號，添加項目申請人賬號，從而在項目申請系統管理流程中建立三級用戶體系。其次，形式審查指標體系是項目申請是否符合申報指南規定的主要判斷標準，是能否通過基金委初審的決定因素，依托單位管理部門要根據當年的申報指南和相關管理辦法制定形式審查通用標準，院系所管理員再根據本單位所轄申請人研究領域和基金委各學部的具體要求對形式審查標準進行充分完善，形成本院系所特有的一套形式審查指標體系。最后，對照形式審查指標體系，項目申請人完成自查后，將項目申請書提交至院系所管理員，由所在院系所管理員復審，最后經依托單位管理員終審后提交至基金委。

4.4 加強分工協作，注重形式審查技術應用

科學基金申請書形式審查要點多，工作量大，機械式的審核工作容易使工作人員身心疲勞，容易遺漏審核要點，影響審核質量。受協同辦公思想啟發，借助一定的技術手段，加強形式審查人員分工協作，可以有效提高形式審查工作效率和質量。

4.4.1 工作思路

按照項目申請書內容結構，設計科學基金項目申請書形式審查任務分工表（表6），表格內容主要包括項目名稱、項目類別、申請人姓名、任務完成情況和審核意見等內容。其中，依托單位管理員可通過科學基金管理系統導出項目名稱、項目類別和申請人姓名，任務完成情況和審核意見需要形式審查工作人員手工填寫。任務完成情況可以細分為分為五個子任務，根據現有工作人員數量，每個子任務可以分別安排給一位工作人員，也可以將某幾個子任務安排給一位工作人員。分工表制作完成后，可通過當前主流分檔共享軟件（如騰訊文檔等）進行在線協同分享、編輯，每位工作人員審核完成一項任務后，如果沒有發現問題，可將該任務對應的單元格填充為深灰顏色或其他統一顏色，否則在反饋意見中填寫修改意見，不做填充操作，編輯結果會實時地展現在各工作人員電腦屏幕中。待五項任務都完成后，由指定人員將該項目申請書提交至基金委審核。

4.4.2 注意事項

科學基金項目申請書中基本信息部分與簡歷、附件材料、報告正文等內容均存在不同程度的邏輯關系，實際形式審查過程中，應首先完成基本信息內容的審查，再進行參與者列表和簡歷內容的檢查，經費預算、報告正文和附件材料可以放在最后審查。

4.4.3 技術應用

對照形式審查指標體系，可以充分利用各類辦公軟件，提高審核效率與準確率。（1）匯總項目申請基本信息。使用依托單位管理員賬號下載依托單位當年申請項目人員信息EXCEL表，通過EXCEL軟件篩選功能，可以快速檢查基本信息部分中申請代碼、參加人員單位、職稱和學位等內容填寫是否準確。（2）建立形式審查搜索關鍵詞句庫。根據任務分工和申請書內容結構，建立形式審查檢索關鍵詞句庫，如報告正文部分中設置的相關關鍵詞包括：“報告正文”“年度研究計劃”“預期研究結果”和“申請人和項目組主要參與者”等。（3）軟件校對。下載所有項目申請書，并按任務分工表進行申請書排序，使用PDFbinder軟件合并項目申請書，用CAJViewer軟件打開合并后的項目申請書，根據前面已建立的關鍵詞庫和CAJViewer軟件檢索功能，逐條進行查找核對，并將核對結果在任務分工表中進行標記或填寫，最后將反饋意見整理完畢后發送給項目申請人，由項目申請人重新進行修改提交。

5 結語

形式審查工作不僅是科學基金項目申請通過基金委初審的前提條件，而且是提高項目申請質量的重要手段。依托單位要強化責任意識，建立科學合理的形式審查指標體系，做好項目申請形式審查培訓，注重形式審查工作中信息化技術應用，多措并舉，有組織、有計劃地做好形式審查工作，不斷提高科學基金申報工作水平。

參考文獻：

〔1〕翁振群，許春雁，李暉.從形式審查角度談如何撰寫國家自然科學基金項目申請書[J].中國科學基金，2017，31（06）：550-553.

〔2〕馮寶華，李英，周錢，楊杰孚，張鵬俊，王辰.大型綜合醫院國家自然科學基金管理政策的改革與實踐[J].中國醫院，2012，16（09）：59-63.

〔3〕國家自然科學基金委員會.關于公布2020年度國家自然科學基金項目申請初審結果的通告[EB/OL].http：//www.nsfc.gov.cn/publish/portal0/tab434/info77970.htm，2020-06-04/2021-3-18.

〔4〕黃溦，李玥，陳新麗，蔡躍鵬.從高?？蒲忻貢嵌日剣一痦椖啃问綄彶閇J].中國高新科技，2019，3（18）：21-23.

〔5〕國家自然科學基金委員會.關于印發《國家自然科學基金委員會關于進一步加強依托單位科學基金管理工作的若干意見》的通知[EB/OL].http：//www.nsfc.gov.cn/publish/portal0/tab434/info74694.htm，2018-12-12/2021-3-18.

〔6〕國家自然科學基金委員會.關于加強依托單位管理做好2020年度國家自然科學基金資助管理工作的通知[EB/OL].http：//www.nsfc.gov.cn/publish/portal0/tab442/info77349.htm，2020-01-20/2021-3-18.