數(shù)字化背景下高校電子文件共建共享研究
——以湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

郭湘仁

湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，國家政策改革的不斷深入，黨政機(jī)關(guān)、各類行政管理部門及事業(yè)單位、高校等都依據(jù)各行業(yè)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)制定了相應(yīng)的行政辦公系統(tǒng)，無紙化辦公得以廣泛推行，形成了內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一致的各類電子文件。所謂電子文件主要是指在計(jì)算機(jī)設(shè)備及環(huán)境中生成，存儲(chǔ)在磁盤和光盤等載體上的數(shù)字信息形式，借助移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行閱讀、處理，并可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞的一種新文件類型。[1]

一、電子文件類型

本文根據(jù)學(xué)校電子文件的來源，將電子文件分為三大類：

（一）校內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，學(xué)校現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)共16個(gè)，如AIC智能校園系統(tǒng)、用友財(cái)政系統(tǒng)、收費(fèi)管理系統(tǒng)、圖書館系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、迎新系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等。這類業(yè)務(wù)系統(tǒng)主要用于處理校內(nèi)各項(xiàng)日常事務(wù)性工作，每個(gè)系統(tǒng)都設(shè)置了一些工作流程，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高學(xué)校協(xié)同辦公的效率。業(yè)務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件以文本、圖片等形式存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。

（二） 校外各審批系統(tǒng)電子文件

隨著“放管服”改革的持續(xù)深入，“一件事一次辦”要求的提出，上級(jí)各黨政機(jī)關(guān)、行政管理部門也順應(yīng)要求，改變傳統(tǒng)審批方式，推行行政審批系統(tǒng)預(yù)先審批，再提交紙質(zhì)材料審核。學(xué)校在向上級(jí)機(jī)關(guān)提交各類審批資料時(shí)，會(huì)將相關(guān)材料掃描成電子檔導(dǎo)入系統(tǒng)，或是直接在系統(tǒng)里填報(bào)相關(guān)資料，通過初審后再導(dǎo)出來打印，向?qū)徟鷻C(jī)關(guān)提交紙質(zhì)檔。這類電子文件存儲(chǔ)在上級(jí)機(jī)關(guān)的審批系統(tǒng)內(nèi)，如學(xué)籍學(xué)歷管理信息平臺(tái)、事業(yè)單位登記管理平臺(tái)、事業(yè)編制管理平臺(tái)等。

（三）學(xué)校各電腦系統(tǒng)電子文件

信息技術(shù)的發(fā)展已步入“無電腦不辦公”時(shí)代，我們處理日常工作事務(wù)或起草相關(guān)文件材料，都會(huì)通過電腦來操作。每位教職工的電腦里存儲(chǔ)著大量與學(xué)校工作相關(guān)的電子文件，其中部分電子文件具有利用價(jià)值，會(huì)打印成紙質(zhì)檔案移交至檔案室存檔，而電子檔存在歸檔人員電腦中。

二、電子文件的尷尬處境

上述電子文件涵蓋了我校內(nèi)部大多數(shù)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容，是我校紙質(zhì)檔案的源頭。而目前正在進(jìn)行的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程，是將這批電子文件輸出的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描處理加工，轉(zhuǎn)化成圖片或PDF等其它格式的電子文檔，通過編目后再進(jìn)行電子版本查閱。由此可見，我們重復(fù)做了大量工作，造成了檔案信息資源的極大浪費(fèi)。

（一）真實(shí)性被質(zhì)疑

我校檔案室未采購檔案管理系統(tǒng)，暫不具備存儲(chǔ)電子檔案的基礎(chǔ)，故現(xiàn)存檔案以紙質(zhì)檔案為主。近期查閱卓越院校建設(shè)申報(bào)材料，需要借鑒相應(yīng)電子資料，因部門職能分工調(diào)整，咨詢多個(gè)相關(guān)部門找到了電子文件，但時(shí)間久遠(yuǎn)，工作人員也無法確認(rèn)是否為最后的上報(bào)稿，還需與紙質(zhì)檔案重新核對(duì)最終版本。原本由電子文件生成的紙質(zhì)檔案，由于電子文件與紙質(zhì)文件未實(shí)現(xiàn)同步收集，造成電子文件的真實(shí)性被質(zhì)疑。如果上報(bào)材料的電子文件都利用管理系統(tǒng)，經(jīng)過相關(guān)審批流程，最后提交歸檔就不會(huì)有查驗(yàn)真實(shí)性的后患之憂了。

（二）完整性難保障

通過上級(jí)機(jī)關(guān)審批導(dǎo)出的電子文件，并不是真正意義上的電子檔案。正如相應(yīng)的紙質(zhì)文件需要提交上級(jí)單位蓋章才被認(rèn)可，電子文件也不例外，沒有加蓋行政公章的電子文件，不能作為檔案利用的佐證材料。如學(xué)校的定崗定編上報(bào)材料、新生錄取審批表、學(xué)籍注冊表及畢業(yè)生注冊審批表等等，這類存于電腦或系統(tǒng)中的電子文件并不完整，缺少確定認(rèn)可的證明。其次，這類電子文件未經(jīng)加密或設(shè)置為不可寫狀態(tài)，存于計(jì)算機(jī)中可修改性、隨意性太強(qiáng)，嚴(yán)重威脅著電子文件的完整性和真實(shí)性。

（三）有效性未發(fā)揮

電子文件并非留存下來就能發(fā)揮其利用價(jià)值，缺乏有效性認(rèn)證的電子文件不行，將通過現(xiàn)場審核加蓋公章的紙質(zhì)文件掃描成電子文檔也不行。以學(xué)校定崗定編上報(bào)材料為例，工作人員將辦理完畢的紙質(zhì)文件掃描成電子檔存在個(gè)人辦公電腦里，但這僅僅是一份文檔，換人換崗時(shí)若未交接，新任工作人員查閱仍需到檔案室調(diào)閱紙質(zhì)文檔。新生錄取審批表、學(xué)籍注冊表及畢業(yè)生注冊審批表等等這類信息也是如此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件查詢方式太原始，需要耗費(fèi)大量勞力，電子文件的有效性未得到充分發(fā)揮。

大量電子文件沒有規(guī)范管理，造成了信息資源的浪費(fèi)，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件又要通過數(shù)字化掃描加工，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，這一對(duì)矛盾的出現(xiàn)為我們提供了新的檔案管理思路。

三、電子文件的回“家”之路

這些電子文件或掃描件存于個(gè)人計(jì)算機(jī)中，檔案信息資源未得到有效利用，時(shí)間久后電腦報(bào)廢，這批文件也廢了。我們需要把這批文件變廢為寶，給它們找一條回“家”之路，實(shí)現(xiàn)電子文件的共建共享，降低后期檔案數(shù)字化成本。

（一）完善制度體系建設(shè)，讓電子文件及時(shí)回“家”

完善的制度體系是電子檔案建設(shè)的地基。制度體系建設(shè)分為管理制度體系和規(guī)則制度體系兩個(gè)方面進(jìn)行。

首先應(yīng)建立起相應(yīng)的管理制度。電子文件的歸檔管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，并非檔案管理部門能夠單獨(dú)勝任的，需要規(guī)劃一套由學(xué)校頂層統(tǒng)籌部署、各級(jí)黨群行政部門協(xié)同合作、檔案管理部門綜合指導(dǎo)、信息管理部門技術(shù)支持的工作模式。同時(shí)，由學(xué)校頒布《電子文件管理辦法》，主要包含以下幾方面內(nèi)容：建立組織機(jī)構(gòu)；明確管理領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、部門任務(wù)分工、人員管理要求；闡明工作流程；制定工作要求；建立獎(jiǎng)懲機(jī)制等等。

其次規(guī)則體系建設(shè)是電子文件歸檔工作的實(shí)施保障。檔案管理部門應(yīng)依據(jù)學(xué)校電子文件類型、特點(diǎn)制定相應(yīng)的《電子文件歸檔范圍和保管期限表》，確定各部門電子文件歸檔目錄，允許部門根據(jù)工作內(nèi)容調(diào)整歸檔文件目錄。同時(shí)，聯(lián)合信息管理部門、業(yè)務(wù)系統(tǒng)主管部門制定《電子文件歸檔工作規(guī)范》，明確各類電子文件歸檔要求、歸檔流程、歸檔時(shí)間、歸檔格式等等，推行電子文件“定稿即歸檔”機(jī)制，讓電子文件及時(shí)回“家”，在第一時(shí)間確保電子文件內(nèi)容的真實(shí)性。

（二）建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，讓電子文件有“家”可歸

檔案管理系統(tǒng)是電子檔案建設(shè)的框架。在技術(shù)手段上，學(xué)校沒有將電子檔案的維護(hù)作為長效機(jī)制去完善。信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理工作也不能固步自封，要緊跟時(shí)代步伐，開拓創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案資源管理模式，突破時(shí)間層面和空間層面的制約，有效地開發(fā)與利用，使檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化。

檔案管理系統(tǒng)是電子文件的最佳歸途，主要從以下方面建設(shè)。

1.業(yè)務(wù)模塊

（1）交換平臺(tái)：檔案管理系統(tǒng)利用交換平臺(tái)與校內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)對(duì)接，通過接口將業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)。從其他系統(tǒng)導(dǎo)出的電子文件也可利用接口導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，但需把蓋章頁替換入文件，確保文件的完整性。

（2）檔案整理：教職工導(dǎo)入文件后，由部門兼職檔案員根據(jù)前期制定的《電子文件歸檔范圍和保管期限表》對(duì)文件進(jìn)行鑒定、選擇分類和期限，提交至歸檔庫預(yù)立卷。檔案管理員審核通過后，正式提交歸檔，但對(duì)不符合規(guī)范的文件予以退回并提出修改建議。

（3）檔案借閱：歸檔部門可以通過歸檔系統(tǒng)直接調(diào)閱本部門的存檔資料，其他借閱者通過檔案管理系統(tǒng)提交申請(qǐng)，經(jīng)歸檔部門同意，檔案管理部門審核通過后，即可從系統(tǒng)中查閱相關(guān)資料。[2]

（4）檔案檢索：利用檢索模式對(duì)需要查閱的事項(xiàng)進(jìn)行檢索。

（5）鑒定銷毀：對(duì)保管期限或者密級(jí)發(fā)生變更的檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)過審批后，可對(duì)過期檔案進(jìn)行銷毀。

2.管理模塊

（1）庫房管理：用于查找與電子檔案相應(yīng)的實(shí)體檔案的位置。

（2）日志管理：用于記錄數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)后的操作流程、時(shí)間等。

（3）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：根據(jù)需求進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。

（4）權(quán)限管理：用于添加刪除用戶，設(shè)置用戶的權(quán)限，不同的用戶可直接查看的檔案內(nèi)容不一致。

（5）審批流程管理：用于對(duì)檔案借閱、歸檔審批等流程的管理。

3.維護(hù)模塊

（1）歸檔配置：用于歸檔范圍、分類方案、檔號(hào)規(guī)則、保管期限表、歸檔目錄等配置管理。

（2）數(shù)據(jù)備份：對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，保證其安全性。

（3）系統(tǒng)升級(jí)：系統(tǒng)根據(jù)后臺(tái)服務(wù)平臺(tái)提示升級(jí)，解決使用過程中出現(xiàn)的一些問題。

電子文件通過審批定稿后，即可導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，經(jīng)過審核，形成電子檔案。電子文件才得以真正回“家”，才能充分發(fā)揮其有效性。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)，幫電子文件引路回“家”

在“數(shù)字化檔案”建設(shè)過程中，雖然信息技術(shù)是必要手段，但人才是“數(shù)字化檔案”建設(shè)的基礎(chǔ)所在。人才建設(shè)需要建立完善的高效人才培訓(xùn)體系，定期開展管理人員、技術(shù)人員培訓(xùn)，不僅培養(yǎng)檔案專業(yè)人才、計(jì)算機(jī)人才，還要培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)與信息技術(shù)都精通的復(fù)合型人才，打造技術(shù)精湛、結(jié)構(gòu)合理、精簡高效的專業(yè)檔案建設(shè)團(tuán)隊(duì)。

檔案管理部門工作人員在加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)及專業(yè)技術(shù)本領(lǐng)的基礎(chǔ)上，應(yīng)組織兼職檔案員定期開展檔案規(guī)范學(xué)習(xí)，加強(qiáng)與兼職檔案員的溝通交流，探討實(shí)際工作中存在的歸檔問題，并不斷完善學(xué)校電子檔案管理制度。各兼職檔案員應(yīng)增加檔案使命感，向本部門工作人員傳達(dá)學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案知識(shí)，提高本部門工作人員的歸檔意識(shí)，學(xué)會(huì)鑒定歸檔范圍外具有保存價(jià)值的電子文件，做到應(yīng)歸盡歸，為電子文件回“家”引路。

四、電子文件的共建共享

目前，學(xué)校正在大力開展“數(shù)字化校園”建設(shè)工作，“數(shù)字化”建設(shè)的過程都存儲(chǔ)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)所依托的服務(wù)器上，資料查詢也借助業(yè)務(wù)系統(tǒng)。實(shí)際上，這些電子資料都是學(xué)校建設(shè)的歷程，檔案作為學(xué)校歷史的記錄者與見證者，應(yīng)該參與其中，承擔(dān)起記錄“數(shù)字化”建設(shè)結(jié)果的重任，對(duì)電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

（一）電子文件的建設(shè)者和享用者

每位教職工都是學(xué)校電子檔案的建設(shè)者，電子文件由教職工負(fù)責(zé)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)文件的真實(shí)性負(fù)責(zé)。同時(shí)，每位教職工也是學(xué)校電子檔案的享用者，教職工能通過檔案管理系統(tǒng)的檔案借閱功能查閱需要的檔案資料，無需來到檔案存放地查閱，還能同時(shí)為多人提供同一份文件，大大提高了檔案利用的效率，以此實(shí)現(xiàn)電子文件共建共享。[3]

（二）電子文件的保密管理

電子文件的共建共享還存在工作秘密、個(gè)人隱私及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的問題。因此在檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限管理和審批流程管理中都進(jìn)行了相關(guān)設(shè)置，屬于工作秘密或涉及個(gè)人隱私的信息不對(duì)外公開查閱，在檔案借閱的模塊只提供檢索目錄，不顯示具體的電子文件內(nèi)容。在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)方面，除開歸檔部門同意外，檔案查閱流程中還應(yīng)加上知識(shí)產(chǎn)權(quán)當(dāng)事人審核步驟，經(jīng)過本人同意才能查閱。

檔案資源信息化建設(shè)是檔案資源開發(fā)與管理的一個(gè)重要發(fā)展趨勢，規(guī)范電子文件的管理，實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件的“雙套制”歸檔，是適應(yīng)新時(shí)代檔案資源開發(fā)利用的要求，能推動(dòng)檔案信息化工作的開展，為高校數(shù)字化檔案館的建設(shè)奠定有力的基礎(chǔ)，節(jié)省檔案數(shù)字化掃描的費(fèi)用，有助于實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源的共建共享，不斷提高檔案部門的綜合服務(wù)能力和檔案管理水平。