信息化技術(shù)在企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用

黃小梅

（江西省地礦測(cè)繪院，南昌 330030）

0 引言

信息化人力資源管理的基礎(chǔ)是信息量巨大、運(yùn)轉(zhuǎn)迅速的硬件以及先進(jìn)的、前沿的信息技術(shù)軟件。相關(guān)工作人員應(yīng)通過(guò)靈活運(yùn)用最新的信息化人力資源管理理論與知識(shí)，有效利用企業(yè)內(nèi)外的各種人力、物力及財(cái)力等資源，完成人力資源管理的使命［1］。

1 企業(yè)人力資源信息化的含義及內(nèi)涵

1.1 企業(yè)人力資源信息化的含義

企業(yè)信息化指的是企業(yè)通過(guò)應(yīng)用包括網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)等在內(nèi)的現(xiàn)代化技術(shù)，開(kāi)發(fā)及利用資源來(lái)提高決策、管理、經(jīng)營(yíng)以及生產(chǎn)等的水平及效率，從而不斷提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力以及經(jīng)營(yíng)效率的過(guò)程。企業(yè)的信息化可以分為3 個(gè)層次。第一，手工處理自動(dòng)化。相關(guān)工作人員通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)，采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理的方式來(lái)代替一些原來(lái)需要公共處理的工作，從而明顯提高工作質(zhì)量及效率，進(jìn)一步控制處理成本，但是這一階段的信息化層次不高，信息技術(shù)自身的潛力沒(méi)有得到充分發(fā)揮。第二，基于信息技術(shù)的組織再造及企業(yè)流程的重組。相關(guān)工作人員采用信息技術(shù)重新設(shè)計(jì)企業(yè)的原組織結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)流程，刪除非必要的環(huán)節(jié)，采用并行處理代替原本的串行處理方法，并采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及共享數(shù)據(jù)庫(kù)等方式來(lái)進(jìn)行異地協(xié)同工作等。第三，基于信息技術(shù)的戰(zhàn)略重定位以及管理模式的變革。相關(guān)工作人員可采用戰(zhàn)略性應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理模式的變革，并對(duì)企業(yè)進(jìn)行新的戰(zhàn)略定位，以取得戰(zhàn)略優(yōu)勢(shì)。

企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)就是企業(yè)在人力資源管理過(guò)程中，利用現(xiàn)代化技術(shù)以及人力資源管理信息進(jìn)行深入開(kāi)發(fā)，使企業(yè)的人力資源決策及管理水平與效率不斷提高，使企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力以及整體效益不斷提高的過(guò)程。由此可見(jiàn)，人力資源管理信息化過(guò)程是一個(gè)從局部到整體、從內(nèi)部到外部、從簡(jiǎn)單到復(fù)雜、從信息技術(shù)到管理的一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程。

企業(yè)人力資源管理信息化主要包括兩個(gè)方面：一是管理內(nèi)容信息化，二是管理手段信息化。管理內(nèi)容信息化就是要側(cè)重信息資源的管理，為基層管理人員提供任務(wù)信息，為中層管理人員提供戰(zhàn)術(shù)信息，為高層管理人員提供戰(zhàn)略信息；管理手段信息化則是通過(guò)信息技術(shù)來(lái)發(fā)揮管理職能，從而給企業(yè)帶來(lái)更強(qiáng)活力［2］。

1.2 企業(yè)人力資源管理信息化的內(nèi)涵

人力資源的信息化管理并不是單純?cè)谌肆Y源管理中應(yīng)用信息技術(shù)，而是對(duì)工作資源與工作方式進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)管理理念進(jìn)行更新。企業(yè)人力資源管理部門除了要縮短行政事務(wù)處理時(shí)間，重新定位人力資源部門的角色，還要規(guī)范建設(shè)人力資源管理體系，整合企業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)人力資源價(jià)值，提高企業(yè)價(jià)值，才可能成為企業(yè)的戰(zhàn)略合作伙伴。企業(yè)人力資源管理信息化不僅可以帶來(lái)使溝通渠道更加暢通、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提高效率、降低企業(yè)管理成本等有形的改變，還可以帶來(lái)無(wú)形的改變，如讓員工更加滿意，形成全新的企業(yè)面貌、給員工及企業(yè)提供增值服務(wù)以及實(shí)現(xiàn)企業(yè)核心價(jià)值觀等。

實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理信息化并不是要用機(jī)器代替人的所有工作，而是通過(guò)信息化管理人力資源，對(duì)企業(yè)的管理內(nèi)容以及管理方式進(jìn)行不斷改進(jìn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。具體而言，可實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理的信息化，以獲得以信息為基礎(chǔ)，保證計(jì)劃的合理性以及科學(xué)性，同時(shí)還可以結(jié)合環(huán)境變化來(lái)靈活求證，從而讓組織適應(yīng)環(huán)境的變化。控制職能尤其是事前控制可以發(fā)揮更大的作用，能及時(shí)反饋并糾正各種誤差；指揮路線從以往的從上而下的單向指揮增加自下而上的反饋，形成雙向指揮，可及時(shí)反饋指揮效果，提高部門交流的便捷性與效率。

2 企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

企業(yè)人力資源管理信息化的內(nèi)容包括了企業(yè)內(nèi)部人力資源管理的各個(gè)方面，但從整體上來(lái)看，可以分為以下6個(gè)部分。

2.1 組織機(jī)構(gòu)及崗位管理

相關(guān)工作人員應(yīng)在系統(tǒng)中儲(chǔ)存定員情況、組織機(jī)構(gòu)以及崗位設(shè)置等情況，加強(qiáng)管理及維護(hù)，并統(tǒng)計(jì)、分析各階段的企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、崗位設(shè)置以及定員情況，為工資計(jì)發(fā)、員工配置等工作奠定基礎(chǔ)。在企業(yè)過(guò)渡時(shí)期，單位面臨人員重新安排問(wèn)題、拆并問(wèn)題，通過(guò)信息系統(tǒng)可以比較方便地統(tǒng)籌各種工作，減少誤差。單位的改革需要循序漸進(jìn)，不能搞一刀切，因此會(huì)面臨新老過(guò)渡的問(wèn)題，將信息化技術(shù)應(yīng)用于單位的改革中，可以很好地簡(jiǎn)化新老銜接。

2.2 輔助決策人力資源規(guī)劃

企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)可以模擬比較、運(yùn)行分析企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及工作人員所編制的各種方案，采用直觀的圖形來(lái)對(duì)管理人員作出最終決策，并分析過(guò)去及現(xiàn)在的人員成本，預(yù)測(cè)將來(lái)的人員成本，基于企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）集成環(huán)境來(lái)為企業(yè)分析成本提供依據(jù)。同時(shí)，該系統(tǒng)還可以制定職務(wù)模型，其內(nèi)容涵蓋職位要求、升遷路徑以及培訓(xùn)計(jì)劃等。此外，該系統(tǒng)可基于擔(dān)任相關(guān)職位員工的條件與資格，提出相關(guān)培訓(xùn)建議，當(dāng)發(fā)生職位變動(dòng)或者機(jī)構(gòu)改組時(shí)，該系統(tǒng)可以提出相關(guān)升遷建議以及職位變動(dòng)建議。

2.3 招聘管理

企業(yè)最為重要的資源就是人才，一個(gè)企業(yè)只有擁有優(yōu)秀的人才，才能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得比較大的競(jìng)爭(zhēng)力。招聘系統(tǒng)可以從以下幾個(gè)方面著手：第一，在管理招聘過(guò)程中，對(duì)招聘過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化，從而減少工作量；第二，可以科學(xué)管理招聘成本進(jìn)而控制招聘成本；第三，提供輔助信息以確定聘用人員的崗位，為企業(yè)挖掘人才資源提供幫助［3］。

2.4 工時(shí)管理

相關(guān)工作人員可以以本國(guó)或者當(dāng)?shù)氐娜諝v為依據(jù)，對(duì)工作人員的作息時(shí)間表以及企業(yè)的運(yùn)作時(shí)間進(jìn)行安排，并通過(guò)遠(yuǎn)端考勤系統(tǒng)，在主系統(tǒng)中記錄工作人員的實(shí)際出勤狀況，將與獎(jiǎng)金及薪資相關(guān)的事件數(shù)據(jù)導(dǎo)入成本核算及薪資系統(tǒng)中。

2.5 工資核算

企業(yè)可以根據(jù)不同工種、不同部門、不同地區(qū)的不同薪資結(jié)構(gòu)以及相應(yīng)處理流程來(lái)制定相應(yīng)的薪資核算方法。并與其他模塊結(jié)合，自動(dòng)根據(jù)要求對(duì)薪資結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化核算員工薪資。

2.6 差旅核算

企業(yè)在人力資源管理信息化建設(shè)時(shí)，對(duì)差旅申請(qǐng)、批準(zhǔn)以及報(bào)銷等的整個(gè)流程進(jìn)行自動(dòng)控制，經(jīng)集成環(huán)境在財(cái)務(wù)成本核算模塊中導(dǎo)入核算數(shù)據(jù)。

3 企業(yè)人力資源信息化的建設(shè)步驟

3.1 形成數(shù)據(jù)流意識(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)流程進(jìn)行分析

傳統(tǒng)的人力資源管理需要管理人員長(zhǎng)時(shí)間從事各種繁雜的事物，而信息化管理首先就是要將管理人員從這些事務(wù)性工作中解放出來(lái)，超乎于具體的業(yè)務(wù)操作，根據(jù)數(shù)據(jù)流的增減、形成以及變化趨勢(shì)來(lái)對(duì)人力資源管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析。這項(xiàng)工作的直接成效并不明顯，但確實(shí)是信息化管理的前提，且深度分析會(huì)對(duì)后期的工作效率以及信息化管理方案的成敗造成直接影響。

3.2 形成數(shù)據(jù)模型

人力資源管理業(yè)務(wù)包括招聘、勞動(dòng)合同管理、考勤、績(jī)效評(píng)估、調(diào)動(dòng)、薪金制度以及培訓(xùn)等。從數(shù)據(jù)流角度來(lái)看，人力資源信息流動(dòng)于各個(gè)模塊，完成的是以人為中心的管理工作，形成歷史數(shù)據(jù)流以及當(dāng)前數(shù)據(jù)流。對(duì)數(shù)據(jù)流進(jìn)行充分分析后，企業(yè)可借助數(shù)據(jù)庫(kù)原理，建立涵蓋社會(huì)關(guān)系、教育培訓(xùn)、工作分配、勞動(dòng)合同以及人員信息庫(kù)等子集在內(nèi)的數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，企業(yè)在建立數(shù)據(jù)庫(kù)模型時(shí)，要結(jié)合實(shí)際工作，達(dá)到三范式以上的約束標(biāo)準(zhǔn)，盡量控制冗余項(xiàng)，從而提高模型的可靠性、穩(wěn)定性［4］。

3.3 選擇eHR 系統(tǒng)

企業(yè)在選擇自己的eHR 系統(tǒng)時(shí)，要綜合考慮產(chǎn)品價(jià)格、服務(wù)水平、供應(yīng)商實(shí)力、方案可行性以及系統(tǒng)功能。對(duì)于前3 項(xiàng)，企業(yè)可以根據(jù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判斷，對(duì)后兩項(xiàng)需要合適的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行指導(dǎo)，從而選擇出合理的eHR 系統(tǒng)，具體見(jiàn)圖1。

圖1 HR 系統(tǒng)圖示

3.4 使用eHR 系統(tǒng)

企業(yè)在使用eHR 系統(tǒng)之前，要先充分且客觀地評(píng)估自己，了解當(dāng)前自身在人力資源管理方面所處的階段、引入管理咨詢的需求度以及實(shí)施eHR 系統(tǒng)的預(yù)算等，確定eHR 系統(tǒng)的邊界與范圍。一方面要立足于企業(yè)的實(shí)際情況，不能一味追求時(shí)髦，要做到量體裁衣，通過(guò)準(zhǔn)確的自我定位來(lái)制訂最為合適的方案；另一方面要充分考慮eHR 系統(tǒng)是否能提高HR管理層次，不能僅局限于滿足HR管理需求［5］。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前我國(guó)的企業(yè)管理還處在不斷摸索階段，企業(yè)人力資源管理的信息化發(fā)展還有很長(zhǎng)一段路，就入職培養(yǎng)以及人力招聘等方面都要借鑒大型成熟企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)與自身情況相結(jié)合進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。對(duì)企業(yè)中的人力資源管理部門來(lái)說(shuō)，每一次改變的目的都是要做更好的自己，因此人力資源管理工作任重道遠(yuǎn)，相關(guān)工作人員需要在不斷地學(xué)習(xí)、探索過(guò)程中完善自己存在的不成熟部分。