淺析新時期高校二級學院科研秘書的素質與能力提升

陳蕾

摘? 要：二級學院科研秘書是我國高校科研管理工作中的中堅力量，其服務質量的高低直接影響到高校科研事業的發展。在新時期，科研管理工作具備顯著的專業性、技術性和綜合性，給每位科研秘書都帶來了新的挑戰。因此，如何提升自己的專業知識、服務水平和各項素質與能力，以更好、更高效地做好科研管理工作，是每一位科研秘書都需要重視和認真思考的問題。

關鍵詞：高校? 科研秘書 能力提升 信息化 主觀能動性

中圖分類號：G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）06（a）-0091-03

Research on the Quality and Ability for Administrative Secretaries in Secondary Colleges in the New Period

CHEN Lei

（Zhanjiang University of Science and Technology， Zhanjiang， Guangdong Province， 524000 China）

Abstract： Administrative secretaries of secondary colleges are the backbone of scientific research management in China's universities， and the quality of their services directly affects the development of scientific research in universities. In the new period， scientific research management brings new challenges to every scientific research secretary due to its significant professional， technical and comprehensive nature. Therefore， how to improve their professional knowledge， service level and general quality and competence to do a better and more efficient job in research management， is an important issue that every research secretary needs to pay attention to and seriously consider.

Key Words： Colleges and universities; Administrative secretaries; Competence enhancement; Informatization; Subjective motivation

科學技術是第一生產力，也是推動人類社會進步的重要驅動力。隨著全球化浪潮的推進，各個國家的科技與文化不斷融合、發展，催生了豐富多彩的現代化文明成果，為人們的日常生活帶來了極大的便利。因此，科技成果的轉化與科學技術的發展受到了世界各國政府的高度重視[1]。在當今時代，高校和科研院所是發展科技工作的重要基地[2]。其中，高校不僅要承擔大量的科研項目，而且還肩負著培養科技人才的任務。特別是近年來，隨著國家對科研項目投入的逐漸加大，高校的科研管理工作逐漸受到了社會各界的廣泛關注。在高校科研管理工作中，二級學院的行政秘書是科研管理工作順利開展的基礎力量。不同于傳統行政秘書，科研秘書的服務對象主要是研究人員，在科研項目申報、項目管理、科研工作量考核等環節起著重要作用，同時還肩負著與高校（或研究機構）科研管理部門、審計處、財務處、保密處等的溝通工作[3]。為保障學院科研工作順利、有序地開展，科研秘書在項目申報、項目實施、材料歸檔、成果獎勵申報等各個環節都要具備扎實的基礎知識和專業技能，同時也要具備良好的溝通能力和較強的執行力。

1? 新時期高校科研秘書的職責和工作特點

新時期的科研管理工作具有明顯的復雜性，科研秘書要能夠應對時代賦予的全新挑戰。以湛江科技學院為例，二級學院的科研秘書需要承擔以下科研管理任務：（1）負責校科研管理相關部門（包括科技處、審計處、財務處等）、本院領導與本院科研師生間的信息傳遞與溝通;（2）科研項目過程管理（包括項目動員、項目申報、形式審查、建檔立項、進度追蹤、中期檢查、年度考核、項目結題等）;（3）科研工作考核量化（包括科研項目、論文、著作、專利、研究報告、學術會議等成果情況的統計、認定和賦分）;（4）為本院科研師生建立數字化檔案并及時追蹤更新;（5）學術會議、論壇或相關活動的組織、策劃、實施等;（6）保障學院正常運行的其他工作。近年來，隨著人們對科研成果轉化為社會效益認可度的提升，高校也越來越重視教師的科研活動，對于科研工作的管理也逐漸趨向于規范化、信息化、復雜化，對科研秘書的基本素質與專業技能提出了更嚴格的要求。

2? 新時期高校科研秘書需具備的基本能力

面對新時期復雜的科研管理工作，作為二級學院的科研秘書，應具有以下4項基本能力，包括：溝通交流能力、信息凝練能力、組織管理能力、信息化辦公能力。首先，良好的溝通能力不僅是人們日常生活中應具備的基本能力，也是保障各類科研信息上傳下達的基礎。然而，科研秘書要想與科研師生達成溝通無間，不僅需要對科研工作具備一定的了解和認識，還需要掌握一定的科研術語，同時也要熟悉科研管理相關文件和各項事務流程。因此，科研秘書要想具備良好的溝通能力，需要在日常的工作中不斷學習、總結提高。近年來，科研工作者面臨的工作任務日益繁重，他們不僅承擔著教書育人的本職工作，還要兼顧著科研工作。信息化技術的發展為教學科研管理工作帶來了便捷的交流方式，但同時也讓大家感受到了信息爆炸的困擾，大家每天都處在海量信息的包圍中。因此，為了提高科研工作者的工作效率及專注度，新時期的科研秘書需要具備良好的信息凝練能力，將科研信息簡練、高效、準確地傳達至科研師生，緩解信息堆積帶來的困擾，保障科研師生的時間充分利用在研究工作上。此外，學術交流活動是促進學者交流、分享研究經驗與成果、交換研究思路的重要渠道，也是提高科研人員業務水平、拓展研究思路的重要平臺。對于大部分高校而言，學術活動的組織和籌備都離不開科研秘書的參與，而良好的組織協調與管理能力是保障相關活動順利開展的基礎。當前，科研秘書的工作任務普遍繁重，不僅要承擔科研管理工作，有時還要承擔學院的日常事務，甚至兼管教學方面的工作。因此，提高自身的辦事效率是保障學院各項事務運行的關鍵。隨著信息技術、網絡技術、辦公軟件的不斷完善和發展，依托信息化辦公平臺，提升個人的信息化辦公能力將能極大地提升自己的工作效率。

3? 新時期高校科研秘書面對的挑戰

對于二級學院的科研管理工作，盡管學校會出臺相關文件制度保障其順利進行，但是，在具體的實施過程中，時常會因為一些突發性事務的出現而導致進度停滯。科研秘書不僅要服務于學院領導和學校科研部門，也要服務于科研師生，工作具有典型的服務屬性，因此，往往會導致領導不重視、教師不理解，進而導致科研師生在工作上不配合、某些問題得不到有效解決，最終影響整體工作效率。總體上，在科研管理工作中，科研秘書需要面對的挑戰主要有以下幾點。

3.1 重視力度不夠

在高校中，二級學院的科研秘書幾乎都是由行政秘書兼任，造成大家在習慣上形成了一種錯誤的觀念，即科研管理工作是日常行政工作的附屬，平常只需要發發通知、收集材料，不需要特別的專業知識和業務能力。不管是學院的領導，還是科研教師，甚至一些科研秘書，對這一工作的認識都存在一定的誤區。這種錯誤的認識不僅導致大家對科研管理工作的重視程度不夠，也給科研管理工作的順利開展帶來了不利的影響。重視力度的不足還體現在缺乏相關文件明確科研秘書的職責，因此在出現錯誤時會由于各方責任不明確，影響工作的順利開展。

3.2 教師配合度不高

部分教師對科研管理工作的錯誤認識導致其對科研秘書的工作不理解、不配合，對科研秘書下發的通知、文件關注不夠，對需要填寫的資料隨意應付，對需要上報的材料不能按時、按規范上交。科研師生的不配合導致科研秘書往往需要花費大量的時間和精力對他們進行催促，這就更容易加深科研師生們對科研管理工作的誤解。此外，這種不配合還體現在教師提交的材料中存在著大量內容及格式方面的錯誤，最終導致主管部門不受理，耽誤工作進度，甚至會影響到整個學院的進度，最終影響學校對學院科研工作的年終考核。

3.3 科研秘書精力不夠

近年來，許多高校的規模都在不斷擴大，二級學院行政人員的工作量也隨之增多，許多科研秘書同時還擔任著行政工作和教學工作，甚至在兼任著輔導員或班主任[4]。因此，工作量大、工作內容繁瑣是新時代科研秘書工作的一大典型特征。面對如此繁雜的工作任務，科研秘書作為基層工作人員，不僅要事事親力親為，還要協調處理領導與科研教師間的平衡關系，而且還要承受著各項工作時間節點的壓力和家庭生活的壓力，在這樣的環境下，許多科研秘書都疲于應付，幾乎無法尋得空余時間和精力來自主學習和提升自己，進而影響到個人的職業發展規劃，導致許多科研秘書工作積極性低、缺乏工作熱情。

3.4 缺乏正規系統培訓

科研管理崗位服務的是各專業領域的高學歷科研人員，該工作具有很強的專業性，這就要求科研秘書在科研方面也需要具備一定的專業知識儲備和熟練的業務技能[5]。目前，許多科研秘書所學專業與服務崗位不符，甚至也從未參與過科研工作和管理工作，同時缺乏系統的業務培訓和必要的規章制度學習計劃。導致部分科研秘書對自己的工作職責沒有清楚的認識，對各項事務的開展流程缺乏深入的了解。此外，對于部分學院領導和科研師生，同樣缺乏對科研管理工作的正確認識，導致其重視程度不夠，甚至錯誤地將自己的工作推卸給他人完成。這些不利因素極大地影響了科研管理工作的順利推進。因此，從學校到學院，分層次、全方位地開展系統的科研管理培訓工作勢在必行。

4? 新時期高校科研秘書的素質提升

湛江科技學院于2021年2月經教育部批準轉設，學校發展自此邁入新的階段，教學、科研等方面工作即將揭開新的篇章。為完善科研部門的管理工作，推進學校科研事業的蓬勃發展，學校對科研秘書的工作提出了新的要求和更高的挑戰。

4.1 要具備較強的學習能力

科研工作內容繁雜、專業性強，科研秘書需要對研究人員的研究領域、研究內容和研究進展有一定的了解，只有這樣才能在日常的科研管理工作中進行有效的溝通與服務。因此，科研秘書需要具備較強的學習能力，不僅要學習并領會最新的科研管理政策和相關規章制度，也要學習與科研部門及科研教師之間溝通的技巧，還要學習與科研相關的專業知識，在日常工作中不斷總結、積累，在實踐中切實提升科研管理效率。

4.2 要具備敏銳的主觀能動性

任何崗位的工作人員都要有較高的主觀能動性，科研管理工作同樣如此。高校科研秘書工作具有系統性、復雜性的特點，是技術性較強的崗位[6]，在日常的工作中不能拘泥于已有規章制度的框架內，要思路靈活、善于變通。不僅要能發現現行制度和工作流程中的問題與不足，思考解決陳規陋習的對策;也要積極主動地拓展自己的知識領域，提高與上級部門和科研人員溝通的能力;還要加強與不同部門之間的協作，互通有無，相互促進，共同提高;同時也應培養自己的創新意識，化被動為主動，與時俱進，積極探索利用信息技術和其他現代科技成果開展創造性的管理工作，不斷提升科研管理效率。

5? 結語

近年來，國家在加大科研投入的同時，也在大力倡導為科研人員“松綁”減壓，因此，高效的科研管理模式將發揮至關重要的作用。科研秘書作為高校科研管理的中堅力量，將在這一過程中發揮日益突出的作用。在現代科技飛速發展的今天，科研秘書要對自己的工作崗位和職責范圍有清晰的認識。在科研管理工作中加強自主學習能力，努力提高自身的業務水平和服務意識，在實踐中不斷地培養、提升自己的創新能力，為學院、學校的科研事業發展做出自己應有的貢獻。

參考文獻

[1] 楊帆.高校科研成果轉化促進地方經濟發展路徑研究[J].文化創新比較研究，2021，5（7）：158-160.

[2] 丁黎明，陳啟蓮，賀達江，等.發展觀視域下我國科研政策變化對地方高校科研的機遇與挑戰[J].科技資訊，2021，19（6）：217-219.

[3] 徐軍.高校二級學院科研秘書崗位服務及改進措施研究[J].現代交際，2021（3）：161-163.

[4] 黃曉波.新建本科院校二級學院管理模式的制約因素與優化策略[J].教育與職業，2016（3）：28-30.

[5] 黎海紅.科研管理行政秘書的能力培養[J].黑龍江科學，2019，10（5）：134-135.

[6] 馮一瀟.淺析科研院所秘書工作[J].科技風，2019 （15）：223，232.