大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理中的問題與對策

王娜

[摘? 要]隨著信息技術(shù)在我國的普及，高職院校檔案管理也逐步信息化。在大數(shù)據(jù)發(fā)展迅速的今天，高職院校如何更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用，是每一位高職院校負(fù)責(zé)人需要面對和解決的難題，而在檔案管理中如何合理利用大數(shù)據(jù)則是每一位檔案管理人員要研究的重要內(nèi)容。文章通過對大部分高職院校仍沿用原有檔案管理體系、信息化手段運(yùn)用不到位、無法充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)作用而導(dǎo)致的檔案管理難以適應(yīng)高職院校發(fā)展要求等問題的深入剖析，旨在結(jié)合大數(shù)據(jù)平臺尋找解決這些問題的對策，以期為高職院校提升檔案管理效率提供一定的參考。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)? 高職院校? 檔案管理

基金項(xiàng)目：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文社科基金項(xiàng)目“高職學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的研究”（項(xiàng)目編號：GJ19075）。

引? 言

信息技術(shù)如今已經(jīng)深入到人們生產(chǎn)和生活的方方面面，對人們的生產(chǎn)和生活產(chǎn)生了巨大的影響，它不僅改變了人們的生產(chǎn)和生活方式，還改變了人們的生產(chǎn)和生活理念。高職院校檔案管理是保證高職院校順利開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，各高職院校積極響應(yīng)國家的擴(kuò)招政策，但隨著學(xué)生人數(shù)的增多，學(xué)校檔案的數(shù)量也急劇增加，這需要檔案管理人員在有限的時間內(nèi)將各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類和管理，繁重的工作使得部分檔案管理人員對自己的工作產(chǎn)生了厭煩情緒，而這非常不利于檔案管理人員工作效率的進(jìn)一步提升，加之檔案內(nèi)容是需要進(jìn)行嚴(yán)格保密的，這就更進(jìn)一步加大了檔案管理工作的難度，而要改變這一狀況，就離不開科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)的支持。

高職院校檔案管理中的問題

現(xiàn)在國內(nèi)大部分的高職院校不是很重視檔案管理，這導(dǎo)致檔案管理過程中存在很多問題，這些問題的存在非常不利于檔案管理的順利開展，而且會對高職院校的競爭力產(chǎn)生一些不良的影響，高職院校檔案管理中存在的問題如下。

1.檔案管理模式簡單，存在片面性

高職院校開展檔案管理的時間比較短，因而其管理模式也就相對比較簡單，大部分工作都由人工完成，檔案也主要是以紙質(zhì)版為主。高職院校由于資金不是很充足，因而其檔案管理流程一般都是先采集信息，然后整理后再密封，大部分信息采集都是由管理人員通過電話等方式完成的，這種工作方式不僅增加了檔案管理人員的工作量，還不能確保信息的完整性和準(zhǔn)確性，中間需要多次核對才能完成檔案所需要的內(nèi)容。高職院校的檔案主要分為兩種：一種是學(xué)籍檔案與教職工檔案，另一種是學(xué)術(shù)檔案。由于這些檔案隸屬于多個部門，檔案管理人員在采集信息時就會有諸多的不便，有時可能會忘記某一部分檔案的歸類和檢索，這種單一的檔案管理模式也受時間和空間限制，非常不利于檔案管理效率的提升。

2.缺乏專業(yè)的信息人才，發(fā)揮不出大數(shù)據(jù)的作用

高職院校檔案管理需要具備一定專業(yè)知識的信息人才，只有這樣才能做好學(xué)校的檔案管理，但由于高職院校大部分管理者并沒有意識到科技創(chuàng)新給學(xué)校檔案管理帶來的機(jī)遇，這造成高職院校檔案管理缺乏專業(yè)的信息人才。而現(xiàn)有的檔案管理人員大部分是年長的退休教師，他們對大數(shù)據(jù)缺乏一定的了解，無法有效操作學(xué)校引進(jìn)的一些設(shè)備，而且他們學(xué)習(xí)檔案管理知識的欲望也不夠強(qiáng)烈。

3.檔案管理手段比較傳統(tǒng)，未緊跟大數(shù)據(jù)發(fā)展步伐

信息化技術(shù)的引入使高職院校實(shí)現(xiàn)了檔案管理電子化，大部分紙質(zhì)版檔案可以輸入云端保存。但高職院校并沒有配備相對比較完善的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，采集的信息大多都是由單機(jī)完成的，這就導(dǎo)致其他信息化設(shè)備的閑置，并且大多數(shù)高職院校對大數(shù)據(jù)的利用還僅僅停留在表面，沒有挖掘大數(shù)據(jù)的隱藏價值，這非常不利于其檔案管理的深入開展。

利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新高職院校檔案管理

傳統(tǒng)檔案分為書本、音像帶、相片等，但科學(xué)利用信息化技術(shù)可以將傳統(tǒng)的實(shí)體資料轉(zhuǎn)化為電子版保存在云端，這樣做不僅能更好地確保檔案的安全，而且使得保存方式也變得更加方便快捷。高職院校檔案管理對本校的科研工作、教育教學(xué)任務(wù)及教職工、學(xué)生信息的安全保護(hù)有著重要的價值。新課改的推行和擴(kuò)招政策的實(shí)施使高職院校檔案管理愈發(fā)復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理已不能滿足當(dāng)下高職院校檔案管理的要求了，而大數(shù)據(jù)獨(dú)特的優(yōu)勢可以幫助高職院校將檔案管理工作做得更好。

1.數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)快速，節(jié)省時間

高職院校可以利用大數(shù)據(jù)對大量的檔案進(jìn)行快速處理與分類。管理人員利用數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)建立實(shí)時查閱程序，這對檔案的歸類和有效利用都是一件好事，使用者通過app還可以不限時間、地點(diǎn)、方式翻查檔案，學(xué)校工作人員通過手機(jī)、電腦就可以借閱檔案，數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)還可以有效保證學(xué)校檔案管理和后臺系統(tǒng)的運(yùn)作，其分辨快速且系統(tǒng)穩(wěn)定。

2.云計(jì)算維護(hù)系統(tǒng)安全，提升保密性

大數(shù)據(jù)中的云計(jì)算可以利用終端設(shè)備對上傳的檔案加密，這對系統(tǒng)安全有輔助作用，而且高職院校各類檔案保密性高不僅對學(xué)生和教職工的個人信息保護(hù)有益，同時還不會泄露學(xué)校的科研成果和學(xué)術(shù)研究等信息，在終端處理數(shù)據(jù)和信息，云技術(shù)可以有效地提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性，并且學(xué)校還可以單獨(dú)使用一份數(shù)據(jù)系統(tǒng)，能更有效地保證檔案的嚴(yán)密性，這對提高高職院校競爭力也有著重要的作用。

3.有效的數(shù)據(jù)處理方式，利于檔案管理人員掌握檔案管理結(jié)構(gòu)與規(guī)律

大數(shù)據(jù)內(nèi)擁有大量的數(shù)據(jù)信息，其中一部分對健全學(xué)校檔案管理有極高的使用價值。在處理大量信息時，大數(shù)據(jù)會對不同產(chǎn)品和信息實(shí)施定位，然后建立數(shù)據(jù)模型，檔案管理也不例外。在使用時學(xué)校的檔案管理人員可以根據(jù)已建構(gòu)的數(shù)據(jù)模型分類不同的檔案，等再維護(hù)和查找檔案時就會方便很多，同時還有助于檔案管理人員形成自己的檔案管理模式，進(jìn)而掌握檔案管理結(jié)構(gòu)與規(guī)律，提升自己的檔案管理能力。

大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理中的優(yōu)勢

1.更新檔案管理人員觀念，完善檔案管理體制

高職院校檔案管理引入信息技術(shù)，需要檔案管理人員具有一定的信息化檔案管理理念及能力，檔案管理的核心是對檔案信息的有效檢索和歸納，所以檔案管理人員應(yīng)改變傳統(tǒng)的管理觀念，革新自己的檔案管理模式，科學(xué)地利用信息技術(shù)提升自己的檔案管理效率。檔案管理人員還應(yīng)結(jié)合不同的檔案內(nèi)容建立信息化模塊，然后通過放置不同的內(nèi)容重新組合檔案結(jié)構(gòu)，提升檔案歸類的合理性，有效利用云端數(shù)據(jù)對現(xiàn)有信息進(jìn)行加工，提高數(shù)據(jù)的利用率和信息的有效性。

做好檔案管理還應(yīng)建立完善的管理與監(jiān)督機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。首先，高職院校要建立一支信息化檔案管理隊(duì)伍，對不同級別的檔案進(jìn)行合理的分配與監(jiān)督，同時要求各級部門的檔案管理規(guī)范化，要求其設(shè)置嚴(yán)格的檢索和借閱流程。例如在借閱時需要對借閱檔案的名稱、時間等進(jìn)行登記，健全審查手續(xù)，避免檢索時出現(xiàn)文件損壞或遺失的情況，定期檢查檔案信息，利用大數(shù)據(jù)資源完善檔案管理。例如可以定時更新學(xué)校的發(fā)展情況、科學(xué)研究成果等信息，為學(xué)生今后的學(xué)習(xí)提供多而準(zhǔn)確的資料。

2.豐富檔案管理人員的信息知識，促使其創(chuàng)新檔案管理模式

由于高職院校檔案管理人員信息知識比較薄弱，因而高職院校要多對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使其能夠掌握和大數(shù)據(jù)相關(guān)的操作方式，使檔案管理人員能及時創(chuàng)新工作模式，還可以引進(jìn)信息技術(shù)人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，為檔案管理隊(duì)伍注入活力。為順應(yīng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，高職院校也要盡力為檔案管理人員提供相應(yīng)的信息技術(shù)培訓(xùn)，可以聘請數(shù)據(jù)專家來校授課或開講座，通過這一系列的措施提升本校檔案管理人員的信息技術(shù)水平和其對數(shù)字的敏感度。學(xué)校還可以多培訓(xùn)本校相關(guān)專業(yè)的學(xué)生，在他們學(xué)習(xí)了專業(yè)知識之后，安排他們在校內(nèi)檔案管理部門實(shí)習(xí)，進(jìn)一步提升他們的檔案管理專業(yè)技能。定期舉辦講座、論壇等，使相關(guān)專業(yè)的學(xué)生與檔案管理人員有更多的專業(yè)交流機(jī)會，保證檔案管理工作的信息化手段能緊跟技術(shù)的發(fā)展趨勢。

信息處理方式的變化使檔案管理人員的工作方式也跟著發(fā)生變化，大數(shù)據(jù)背景下檔案管理人員不需要實(shí)地調(diào)查和搜集檔案，只需要督促相關(guān)人員把信息上傳至檔案系統(tǒng)即可。采用這種方式可以使上傳的檔案內(nèi)容更加齊全，且其可以與原始檔案合并形成詳細(xì)的檔案系統(tǒng)，這樣既能避免檔案管理人員需要將零散材料整理合并的麻煩，又能很好地提高檔案管理的效率。檔案管理人員只需要熟練掌握操作管理系統(tǒng)就可以把檔案進(jìn)行歸類，再進(jìn)行檢索時就能縮短檢索的時間。這不僅減輕了檔案管理人員的工作壓力，還能使檔案管理人員快速分辨海量的檔案信息，通過對檔案中不同信息的處理，達(dá)到快速查漏補(bǔ)缺的目的，并確保每一個檔案的完整性。

3.配齊檔案室所需設(shè)施，加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)

高職院校要想更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢和價值，就需要更新現(xiàn)有的檔案配套設(shè)施，特別是規(guī)模較小的高職院校負(fù)責(zé)人一定要高度重視本校檔案管理，加大對檔案管理系統(tǒng)的投入，逐步形成完善的大數(shù)據(jù)檔案管理體系。高職院校可以提前做好檔案管理預(yù)算方案，在學(xué)校能夠承受的范圍引進(jìn)相關(guān)技術(shù)和設(shè)施，包括云技術(shù)平臺、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)等，以保證檔案在云端的安全，避免因相關(guān)資料的泄露而造成的數(shù)據(jù)損失。同時要做到定期對引進(jìn)的數(shù)據(jù)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，保證其運(yùn)轉(zhuǎn)正常。

將信息技術(shù)融入檔案管理各環(huán)節(jié)，從對檔案的搜集、管理、使用到建立檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，對檔案的去向和所在位置實(shí)行動態(tài)管理。利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)完善檔案庫時，需要對不同級別的檔案實(shí)行分層管理與考核，對處理信息、建檔方式及其他微小細(xì)節(jié)進(jìn)行考核。例如對系級檔案與校級檔案的歸類質(zhì)量進(jìn)行考核，保證不同需求的人在提檔時可以有效使用檔案。檔案管理的信息化可以有效地促進(jìn)檔案管理的全面性，運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案，可以更好地提升檔案管理效率和使用率。

結(jié)? 語

高職院校運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理是大勢所趨，也是順應(yīng)高職院校現(xiàn)代化發(fā)展的必然。科學(xué)地利用網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)平臺，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，合理利用信息技術(shù)健全檔案管理體系，為“百萬擴(kuò)招”及其他政策在高職院校的有效推行提供檔案基礎(chǔ)。使用大數(shù)據(jù)還能改變檔案管理人員的工作方式和檔案管理觀念，使其拋棄傳統(tǒng)的手動管理，向信息化、科學(xué)化的檔案管理邁進(jìn)。而且打造高職院校檔案管理現(xiàn)代化體系，可以更有效地提升高職院校的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

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作者單位：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院藥物與化工分院? 陜西楊凌